Auf der Suche nach Projektmanagement-Software? | Allegra

Auf der Suche nach Projektmanagement-Software?

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Der Markt für Projektmanagement-Software ist unübersichtlich und es ist schwierig, ein geeignetes Produkt zu finden. Die prominentesten und am heftigsten vermarkteten Lösungen bieten oft weniger Funktionen, als man mittelfristig benötigt, und ein eingeführtes Werkzeug wieder zu ersetzen, kann aufwändig sein.

Erschwert wird die Suche noch dadurch, dass selbst einfache Aufgabenmanagement-Software als Projektmanagement-Software vermarktet wird, obwohl essentielle Leistungsmerkmale dafür fehlen. Wir haben deshalb eine Testreihe aufgesetzt und eine ganze Reihe von Produkten nach den unserer Ansicht nach wichtigsten Kriterien getestet. Vor dem Test haben wir die Hersteller angeschrieben und um eine Selbstauskunft gebeten. Die Angaben des Herstellers haben wir anschließend mit Test-Accounts verifiziert.

Von einem Ranking haben wir Abstand genommen, da die Wichtigkeit eines Leistungsmerkmals letztendlich subjektiv bleibt.

Liste der getesteten Produkte

Liste der Kriterien

1. Allgemeine Kriterien

Betrieb

Für viele Nutzer ist es wichtig zu wissen, wo ihre Daten liegen und ob ein Produkt selbst betrieben werden kann (On Premise). Das haben wir unter diesem Punkt bewertet.

Projekte und Projekttypen

In größeren Organisationen gibt es oft Gruppen von ähnlichen Projekten, die sich aber von den Projeken anderer Guppen stark unterscheiden, z.B. Entwicklungsprojkte und Marketing-Projekte. Es ist eine große Hilfe, wenn man solche Gruppen („Projekttypen“) als Ganzes konfigurieren und verwalten kann. Hilfreich ist es auch, wenn man ein neues Projekt aus einer Projektvorlage erstellen kann.

Vorgänge und Vorgangstypen

Vorgänge („Aufgaben“, „Tickets“, „Tasks“, etc.) sollten einem Vorgangstyp zugeordnet werden können, dem wiederum Eigenschaften und VErhalten zugeschrieben werden kann. So müsten z.B. die Zustände, die eine Kundenreklamation durchläuft andere sein als die für eine geplante Projektaufgabe. Es ist wünschenswert, dass eigene Vorgangstypen definiert werden können.

Vorgangshierarchien

Für ein richtiges Projektmanagement muss es möglich sein, Vorgänge beliebig tief zu verschachteln. Für einfaches Aufgabenmanagement reicht eine Unterebene oder man kommt sogar ganz ohne Teilvorgänge aus.s

Benachrichtigungen

Standard ist heute die Benachrichtigung per E-Mail und per Push-Meldungen in der Anwendung selbst. Auch eine „mention“-Funktion über @name ist heute selbstverständlich. Die leistungsfähigeren Systeme bieten genaue Steuerungsmechanismen, wer wann wie benachrichtigt wird.

Zugangsberechtigungen

Von vordefinierten Bnutzerebenen über fest vorgegebene Rollen mit fest zugeordneten Berechtigungen bis zu konfigurierbaren Rollen mit frei zuordnenbaren Berechtigungen gibt es ein großes Spektrum an Implementierungen. Die besten Systeme erlauben eine rollenbasierte Zugriffsstewuerung bis auf einzelne Attribute.

Attribute

Sobald man mehr machen möchte als persönliches Projektmanagement oder einfaches Aufgabenmanagement muss es möglich sein, je nach Vorgangstyp Vorgängen eigene Attribute zuzuweisen, wie z.B. Optionsfelder oder eigene Datumsfelder. Das Angebot an Attributtypen und die Konfigurationsmöglichkeiten unterscheiden sich z.T. deutlich.

Eingabemasken

Die Eingabemasken für die Vorgangsdaten sind bei einfachen Produkten festvorgegeben. Fügt man eigene Attribute hinzu, werden die irgendwo unten in der Eingabemaske drangehängt. Die mächtigeren Systeme erlauben eine flexible Gestaltung der Eingabemasken.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

Cockpits

Eine Übersichtsseite ist heute Standard. Die Systeme unterscheiden sich vor allem in der Anzahl der Ansichten und ihrer Konfigurierbarkeit.

Berichtsfunktion

Berichte sollten auf Vorlagen basieren, die sich auch von Laien anpassen lassen. Berichte sollten in den Standardformaten PDF, Excel, Word und HTM erstellt werden können.

Benutzerverwaltung

Die Benutzverwaltung sollte mit existierenden VErzeichnis-Servern (LDAP, AD) zusammenarbeiten können. Die Anwendung sollte als Service Provider für Single-Sign-On-Systeme agieren können.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Man darf heute erwarten, dass ein Aufgabenmanagement-System bzw. eine Projektmanagement-Software über eine gut ausgestattete REST-Schnittstelle verfügt. Darüber sollte es möglich sein, Benutzer und Projekte zu verwaalten sowie Abfragen durchzuführen.

2. Kriterien für Aufgabenmanagement

Delegieren

Eine Aufgabenverwaltung-Software sollte die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage unterstützen. Der Delegierende soll dabei die Beziehung zum Vorgang beibehalten und ein persönliches Wiedervorlagedatum festlegen können. Der Delegierende sollte eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge abrufen können.

Stellvertreter-Funktion

In Die Software ist es möglich, jedem Nutzer einen Stellvertreter zuzuordnen. Der Stellvertreter kann so im Urlaubs- oder Krankheitsfall in die Rechte des ursprünglichen Nutzers eintreten und an seiner Stelle handeln. Dabei bleibt ersichtlich, wer tatsächlich eine Aktion ausgelöst hat.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Die Software erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Die Software erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Die Software unterstützt die GTD-Methode vollständig.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

Die Software bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Die Software unterstützt beide Methoden. Es gibt einen grafischen Workflow-Editor für vorgangsbezogene Workflows. Mit Hilfe von Bereichsvorlagen und Sammelvorgängen lassen sich selbst sehr komplexe, umfangreiche Workflows in Form von Aufgabenpaketen einfach erstellen.

3. Kriterien für Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Die Software bietet leider keine Unterstützung für ein Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

Die Software unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Sub-Tasks. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Die Software bietet eine einfache, interaktive Gantt-Komponente. Es ist nicht möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt auch keine Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand nicht mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Eine Darstellung des Projektfortschritts ist in der Software nicht vorgesehen.

Agiles Projektmanagement

Für Software-Entwickler fehlen Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

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