Getting Things Done

1 März 2021 Joerg Friedrich Aufgabenmanagement

Übersicht

“Getting Things Done” ist eine Methode für das persönliche Aufgabenmanagement, beschrieben von David Allen in seinem gleichnamigen Buch. Er schlägt vor, alles was in Gedanken, auf dem Schreibtisch oder auf dem Computer erscheint, nach einem bestimmten Schema zu klassifizieren. Dieses “Alles” (“Stuff” oder “Zeug”) wird von David Allen so definiert:

“Alles, was Sie in Ihre psychische oder physische Welt aufgenommen haben und was nicht dort hingehört, wo es ist, und für das Sie noch nicht das gewünschte Ergebnis und den nächsten Aktionsschritt bestimmt haben.”

Wir nennen dieses Zeug von hier an “Vorgänge“. Beispiele für solche “Vorgänge ” sind Aufgaben, offene Punkte, Bug-Reports, Fragen, Ideen, Kundenanfragen, Pläne, etc.. Sie können den Strom der eingehenden Vorgänge nicht direkt beeinflussen.

Methodisch kategorisieren
Der Eingangskorb
Nächste Aktionen
Geplante Vorgänge
Kalender
Delegiert/wartend
Abfall
Inkubator
Referenz/Favoriten

1. Methodisch kategorisieren

Alle eingehenden Vorgänge werden zunächst in Ihrem persönlichen Eingangskorb gesammelt. Der “Korb” ist in einer GTD-Software ein Ordner oder anderer Container, kann aber auch ein Kasten in Ihrem Büro sein. Sie überprüfen regelmäßig die Vorgänge in Ihrem Eingangskorb. Es gibt drei mögliche Ergebnisse dieser Analyse:

Ein Vorgang ist “umsetzbar“, das heißt, es ist etwas zu tun.
Ein Vorgang ist “nicht umsetzbar“, das heißt, Sie müssen nichts tun außer es zur Kenntnis nehmen und eventuell irgendwo ablegen.
Ein Vorgang erfordert eine Sequenz von Aktionen, möglicherweise unter Beteiligung vieler Menschen und über einen längeren Zeitraum. Dazu müssen Sie “geplanten Vorgänge” erstellen oder ändern. “Geplante Vorgänge” können zum Beispiel ein Projektstrukturplan für ein Projekt oder ein Scrum Produkt-Backlog sein.

Für nicht umsetzbare Vorgänge haben Sie drei Körbe, in denen Sie diese platzieren können:

Müll: die Vorgänge hier werden nicht weiter betrachtet und irgendwann gelöscht.
Inkubator: hier platzieren Sie Vorgänge, die erfordern keine Handlung im Moment oder in naher Zukunft, aber möglicherweise später betrachtet werden. Diese Vorgänge dienen als Kristallisation für die künftige Arbeit. Beispiel für Vorgänge in diesem Korb sind Ideen, Wünsche, Verbesserungen, etc..
Referenz/Favoriten: Dieser Korb enthält Material, das Sie eines Tages benötigen konnten, zum Beispiel FAQ, Anforderungen, Standards, etc.

Für umsetzbare Vorgänge haben Sie drei Körbe, in denen Sie diese platzieren können:

Nächste Aktionen: Hier platzieren Sie Vorgänge, an denen Sie in naher Zukunft arbeiten möchten. Es gibt keine echte Planung oder eine Frist für die nächsten Aktionen. Wenn es Fristen oder Termine gibt, die berücksichtigt werden müssen, sollten die Vorgänge in den Kalender-Korb platziert werden.
Kalender: Hier platzieren Sie alle Aktionen, die eine strenge Beziehung zu Datum oder Zeit haben, z.B. einen Termin oder eine Besprechung oder ähnliches. Der Kalender enthält drei Arten von Vorgängen: Termine, Aktionen, Tag und Tag-spezifische Informationen.
Delegiert/warten: Dieser Korb enthält Aktionen, die Sie an einen anderen delegiert haben.

Der Korb für “geplante Vorgänge” wird regelmäßig überprüft. Ein Teil der Vorgänge in diesem Korb kann evtl. zu einem der umsetzbaren Körbe verschoben werden.

2. Getting Things Done: Der Eingangskorb

Dieser Korb dient als eine Sammlung für alles, was Ihnen zugeschoben worden ist. Typische Quellen sind E-Mails von Kollegen oder Kunden, Telefonate, Besprechungen, eigene Ideen, Dokumente und von anderen an Sie delegierte Vorgänge.

Überprüfen Sie Ihren Eingangskorb regelmäßig, zum Beispiel jeden Morgen. Solange Sie einen Vorgang nicht aus Ihrem Eingangskorb in einen anderen Korb verschoben haben, bleibt er dort. Es sollte Ihr Ziel sein, Ihren Eingangskorb regelmäßig zu leeren, um den Überblick zu behalten.

Ein Vorgang erscheint dann in Ihrem Eingangskorb, wenn Sie für seine Bearbeitung verantwortlich sind, d.h. Sie sind nach dem RACI-Schema der Bearbeiter.

3. Nächste Aktionen

Der “Nächste Aktionen”-Korb ist das Zentrum Ihrer täglichen Aktivitäten. Er enthält alle Vorgänge, um die Sie sich selbst so schnell wie möglich kümmern möchten. Nur Sie selbst können Vorgänge hierher verschieben.

Benötigt etwas weniger als zwei Minuten, erledigen Sie es sofort lang nichts Sie sofort, ohne in diesem Korb platzieren. Sie selbst können nur Elemente in diesem Korb, und niemand anders platzieren.

Elemente, die von einem bestimmten Datum oder Zeit, die Sie in den Kalender-Korb platzieren erledigt werden müssen. Elemente, die Sie Sie in den Warenkorb übertragen/Waiting delegiert haben.

Sobald ein Element entweder zu einem anderen verantwortlich übertragen wurde oder abgeschlossen wurde, wird es in der nächsten Aktionsliste entfernt.

4. Getting Things Done: Geplante Vorgänge

Wenn ein Vorgang eine Reihe von Aktionen oder die Bearbeitung durch andere Personen erfordert , wird er in den Korb “geplant Elemente” verschoben.

Geplante Elemente werden in der Regel in ein reguläres Projektmanagement übernommen und in einem Projektstrukturplan, Produkt-Backlog oder Release-Backlog untergebracht. Es ist nicht Gegenstand dieses Artikels zu beschreiben, wie man solche Strukturen zu entwickeln. Im Allgemeinen ist es ratsam, die geplante Elemente gemäß zwischen- und Deliverables, wie Dokumente, Funktionen, Software, Hardware, Mechanik, etc. zu strukturieren. Dies erleichtert später Fortschritt zu messen. Es ist weniger ratsam, die geplante Elemente entlang Aktionen, wie “schreiben” Anforderungen zu strukturieren. Anstatt einen wahren Projektstrukturplan entwickeln sollten Sie also mehr wie ein Dokument Projektstrukturplan entwickeln.

Ein Projektplan kann über viele Monate oder sogar mehrere Jahre erstrecken. Als die Arbeit am Projekt voranschreitet eventuell der Plan verfeinert und überarbeitet werden.

5. Kalender

Der Kalender-Korb enthält drei Arten von Elementen:

Termine
Tag-Aktionen
Tag-spezifische Informationen

Termine, die Sie vorgenommen haben, z. B. Teilnahme an einer Projektsitzung oder einen Besuch zu einem Kunden. Dazu müssen Sie es auf eine bestimmte Zeit und Ort zu sein.

Tag-spezifische Aktionen betreffen die Dinge, die Sie tun müssen, irgendwann bis oder während eines bestimmten Tages, beispielsweise um jemanden anzurufen, oder Ende zu schreiben ein Angebot. Die Zeit, wenn Sie dies tun, ist nicht wichtig.

Tag-spezifische Informationen ist etwas, was Sie von einem bestimmten Tag wissen wollen. Beispielsweise benötigen Sie etwas Input für Ihr Projekt Planung Aktionen oder Sie versuchen, ein Treffen zu organisieren und Sie brauchen die OK von denen eingeladen. Sie können auch Erinnerungen hier platzieren, z. B. Wenn Sie jemanden anrufen, nach ihrer von einer Geschäftsreise Rückkehr möchten.

6. Delegiert/warten

Wenn Sie nicht die richtige Person zu tun, etwas zu einem Artikel sind, können Sie es delegieren. Sie benötigen eine Erinnerung daran, dass Sie das Element an einen anderen übertragen haben.

Der Delegierte/Waiting-Korb enthält Elemente, die Sie an einen anderen delegiert haben und die nicht abgeschlossen wurden. Im Warenkorb delegiert/Waiting halten Sie eine Kopie des ursprünglichen Elements, während das Original an den neuen Verantwortlichen Person geht. In ein elektronisches System könnten Sie einen Link auf das ursprüngliche Element in Ihre Kopie behalten. Damit Sie daran erinnert werden werden, an einem bestimmten Tag nach diesem Titel suchen, können Sie diese Kopie mit einem persönlichen Follow-up Date tag.

7. Abfall

Wie Artikel in Ihrem Warenkorb eingeben, möglicherweise gibt es Dinge, die keine Aktion auf benötigen Ihr oder jemand anderes Teil und nicht wertvoll genug, um zu halten Informationen enthalten. Solche Elemente können Sie direkt in den Papierkorb verschieben. Sie sollten den Papierkorb regelmäßig leeren.

8. Inkubator

Der Inkubator-Korb können Sie Dinge zu sammeln, die nicht dringend sind, sondern dass Sie irgendwann in der Zukunft erreichen möchten. Artikel im Korb Inkubator dienen als Kristallisation Punkte für künftige Aktivitäten und Projekte. Dieser Korb könnte man als “Parkplatz für zukünftige Projekte” vorstellen.

Beispielsweise gaben Ihre Kunden Sie einige netten Ideen, wie Sie Ihr Produkt zu verbessern. Jedoch zu diesem Zeitpunkt müssen Sie nicht die Kapazität, solche Features in den nächsten Produktversionen aufzunehmen, da es eine große Neugestaltung erfordern würde. So setzen Sie diese Idee in den Inkubator-Korb. Dieser Korb überprüfen Sie regelmäßig, und einige Zeit in der Zukunft möglicherweise tatsächlich die Idee in einem Projekt umsetzen können.

9. Referenz/Favoriten

Der Referenz-Korb dient als ein Ort, wo Sie Informationen sammeln, die ist oder möglicherweise von einigen Wert für Sie oder andere. Es ist wichtig, dass Sie Elemente, die hier in den richtigen Kategorien machen es leicht für Sie, um diese abzurufen organisieren.

Beispiele für Artikel im Korb Referenz sind Standards, Präsentationen, Verträge und bestimmte Projektdokumentation. Es ist hilfreich, wenn ein Ordner im Warenkorb Referenz für allgemeine Themen, die nicht den anderen Kategorien passen.