Aufgabenverwaltung jenseits von Excel

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Excel mag eines der am häufigsten genutzten Tools für die Aufgabenverwaltung sein, aber ist es auch das richtige Tool, um Aufgaben und Projekte zu verwalten?

Realitätscheck

Wir machen einen Realitätscheck! Der Projektmanager beginnt mit der Erstellung eines Plans. Ist der Plan zu detailliert, veraltet er innerhalb weniger Tage. Ist der Plan zu grob, hat er wenig Aussagekraft. Um steuern zu können, muss der Projektmanager ein zeitnahes und detailliertes Bild der Projektwirklichkeit haben. Dazu kann er entweder seine Aufgaben und Vorgänge periodisch selbst abfragen, oder er überlässt die Verantwortung zur detaillierten Darstellung der Aufgaben und Vorgänge seinen Teammitgliedern. Bei größeren Projekten ist periodisches Abfragen durch Projektmanager praktisch nicht durchführbar.

Ergebnis

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  • Fehlende Transparenz im Projektablauf
  • Langwierige, unbefriedigende Besprechungen
  • Missverständnisse, wer was bis wann zu erledigen hat
  • Projekt- und Linienmanager fühlen sich hilflos
  • Wichtige Aufgaben werden vergessen
  • Man beginnt, Excel-Sheets zu führen
  • Nach ein paar Monaten sind x Versionen des Sheets im Umlauf
  • Steuernde und planende Prozesse werden nur noch reaktiv geführt

Forderungen für effektives Aufgaben- & Projektmanagement

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  • Transparenz im Projektablauf
    – Schon mittelgroße Projekte haben mehrere tausend Vorgänge
    – Ohne Werkzeug ist eine Nachverfolgung kaum möglich
    – Excel-Sheets versagen vor allem durch die dezentrale Datenhaltung
  • Jederzeit die eigenen Aufgaben kennen
    – eigene Aufgaben des Projektmanagers
    – Aufgaben der zugeordneten Mitarbeiter
  • Jederzeit informiert über den Stand der Arbeiten
    – Nicht durch wolkige Aussagen in Besprechungen, sondern durch den klar definierten Status eines Eintrags
  • Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen
    – Eine Aufgabe soll einen Verantwortlichen für die Erledigung und für die Einhaltung des Kostenbudgets haben

Excel

Eine nüchterne Betrachtung des Aufgabenmanagements mit Excel ergibt:

  • Keine Berechtigungsmechanismen
  • Änderungen sind nicht nachvollziehbar
  • Funktioniert nur bei kleinen Teams < 5 Personen
  • Keine hierarchische Strukturierung
  • Früher oder später Durcheinander mit Versionen
  • Zeitfresser: es wird viel Gleiches „programmiert“

Die Lösung: Aufgabenmanagement jenseits von Excel

Lösungen

Eine Aufgabenmanagement-Software, wie zum Beispiel Allegra, bietet folgende Lösungen, welche mit der deutschen DIN ISO 21500:2016-02 als Best Practice Leitfaden zum Projektmanagement konform geht:

  • Zentrale Haltung der Projektdaten
    – Alle müssen den gleichen Stand sehen können
  • Dezentrale Pflege durch jedes Teammitglied
    – Beispiel: 30 MA, Vorgangsauflösung 5 Tage, Projektlaufzeit 400 Tage: 2400 Vorgänge!
    – Das ist zentral nicht mehr pflegbar
  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Klare Termine
    – Müssen einfach verschiebbar sein, Verschiebungen müssen aufgezeichnet werden
  • Klare Zeit- und Kostenbudgets
    – Müssen einfach änderbar sein, Änderungen müssen aufgezeichnet werden
  • Klare Darstellung des aktuellen Zustands
    -Muss in der Verantwortung des jeweiligen Bearbeiters liegen
  • Information aller Beteiligten sicherstellen
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