Projektmanagement-Software: Großer Vergleich 2020 | Allegra

Projektmanagement-Software: Großer Vergleich 2020

Best Project Management Software 2019

Was ist die beste kostenlose und kommerzielle Projektmanagement-Software in 2020?

Dieser fundierte Test der besten Projektmanagement-Software gibt einen aktuellen Überblick über alle kostenlosen und die wichtigsten kommerziellen Projektmanagement-Tools. Hier meine alphabetisch sortierte Liste:

Im Open Source-Bereich habe ich genau 4 Angebote gefunden, die ich für brauchbar halte. Der Rest erfüllt nicht die unten aufgeführten Kriterien.

Im kommerziellen Bereich habe ich ca. 100 Angebote gesichtet, 23 näher geprüft und davon die 7 besten Lösungen ausgewählt. Meldet mir, wenn Aussagen unzutreffend sind oder ich Wichtiges übersehen haben sollte.

Die folgende Tabelle listet die ausgewählten Produkte mit einigen wichtigen Merkmalen.

On PremisesCloudKostenlosDefizite
Allegra  0
Asana  1G,W,D
Jira  0G,W
Monday  0G,W,D
MS Project  0
OpenProject  F,S
ProjeQtOr G,F,P,S
Redmine  G,F,P,S
Trello  1G,W,D
Wrike  1
ZenTao G,P,F

Die Defizit-Spalte weist auf fehlende Leistungsmerkmale hin und ist wie folgt codiert:

  • G: kein interaktives oder nur eingeschränkt interaktives Gantt-Diagramm, keine Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen
  • W: keine echte Work Breakdown Structure, maximal Sub-Tasks
  • P: keine Projekthierarchie (Teilprojekte, Portfolios) möglich
  • F: keine oder primitive Eingabemasken-Konfiguration
  • S: keine Unterstützung für Scrum und Kanban
  • D: nicht BDSG-konform

Ich habe in den Vorstellungen nicht nur versucht klar zu machen, welche Funktionen die Tools bieten, sondern vor allem auch, was sie nicht leisten. Damit möchte ich keineswegs ein Projektmanagement-Tool in ein schlechtes Licht rücken, sondern schnell erkennen lassen, ob es passt oder nicht. Die folgenden Werkzeuge habe ich getestet:

1. Allegra

Die beste Projektmanagement-Software auf dem Markt?

Die Projektmanagement-Software Allegra von Steinbeis lässt sich passend als eine Kombination von Jira und Wrike beschreiben. Allegra unterstützt ziemlich umfassend agile, klassische und hybride Projektmanagement-Modelle. Durchgängig werden bewährte Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, Earned Value, Getting Things Done und RACI-Matrix eingesetzt, um Übersichtlichkeit auch in sehr großen Vorhaben zu gewährleisten.

Allegra Projektmanagement-Software

Modern, ausgereift, komplett, aber wenig bekannt

Allegra unterstützt praktisch alle wichtigen Leistungsmerkmale. Die Bedienoberfläche ist aufgeräumt und modern. Die Konfigurierbarkeit schüchtert einen am Anfang etwas ein, erweist sich nach kurzer Beschäftigung damit jedoch als logisch und durchdacht. Das Gantt-Diagramm, die Ressourcen-Ansicht und der graphische Workflow-Editor sind alle interaktiv.

Umfassendes Rollen- und Berechtigungssystem

Das Rollen- und Berechtigungssystem macht einen durchdachten Eindruck und basiert auf dem RACI-Matrix Prinzip. Zugriffsberechtigungen sind bis auf einzelne Felder hin einstellbar. Alle wichtigen Methoden wie Earned-Value, Meilenstein-Trend, Eisenhower-Prinzip und Getting-Things-Done werden unterstützt. Praktisch überall lassen sich Operationen durch Ziehen und Verschieben (Drag & Drop) ausführen.

Allegra unterstützt die gängigen Datenbanksysteme und läuft auf praktisch allen Betriebssystemen. Es ist in Java und JavaScript geschrieben, seit über zehn Jahren auf dem Markt und wird von ca. 10.000 Nutzern eingesetzt.

Server stehen in Deutschland

Allegra Cloud wird auf Servern betrieben, die in Frankfurt a.M., Berlin und Karlsruhe stehen. Allegra Cloud ist voll DSGVO-konform. Es existiert ein persönlich ansprechbarer Support, der per E-Mail, Telefon und Webkonferenz unterstützt.

2. Asana

Für den Laien einfach – für den Experten manchmal zu einfach

Asana ist eine viel genutzte cloud-basierte Anwendung, um Projekte zu verwalten. Eine attraktive Bedienoberfläche mit vielen Anleitungen und Hinweisen macht den Einstieg relativ komfortabel. Mit der kostenlosen Version für einen Nutzer kann man nicht produktiv arbeiten; sie ist lediglich ein Lockangebot. Das minimale brauchbare Nutzerkontingent bedient bis zu 5 Nutzer und kostet etwa 350 € im Jahr.

Vorlagen, Listen und Boards

Beim Anlegen eines Projektes geht man von einer Projektvorlage aus. Davon gibt es eine ganze Reihe fertig und man kann sich auch eigene anlegen. Im Zentrum des Werkzeugs stehen Projekte, in denen Aufgaben verwaltet werden. Es gibt in einem Projekt nur eine Art von Aufgabe, man kann also z.B. keine Risiken oder offenen Punkte definieren.

Die Aufgaben können in Listen-Ansichten oder auf Boards dargestellt werden. Es gibt eine Zeitleisten-Ansicht ähnlich einem Gantt-Diagramm sowie eine Kalender-Ansicht. Man kann sich eigene Eingabeformulare erstellen.

Asana Projektmanagement-Software

Gute Lösung mit ein paar Lücken

Es ist offensichtlich, dass das Konzept des Projektmanagement Tools von Asana vielen Nutzern eine völlig ausreichende Funktionalität bietet. Auf folgende Punkte solltest Du aber achten, wenn Du mit Asana starten willst. Asana passt, wenn

  • Du keine Work Breakdown Structure benötigst, also hierarchisch angeordnete Aufgaben. Es gibt nur Unteraufgaben in einer Ebene
  • Du keine Teilprojekte benötigst, die gibt es nicht
  • Du keine schreibgeschützten und unsichtbaren Aufgabenattribute benötigst
  • Du Aufgaben, Risiken, offene Punkte, Meilensteine etc. alle gleich behandeln kannst
  • Du keine Tabellen in den Aufgabenbeschreibungen benötigst
  • Du keine Projekte nach Scrum oder Kanban abwickeln musst
  • Du auf Methoden wie RACI oder Earned Value verzichten kannst
  • Du keinen Vergleich von einem Ist-Zustand eines Projekts zu einem Soll-Zustand benötigst
  • Du auf die Einhaltung der DSGVO nicht angewiesen bist

Server-Standort in den USA

Die Projektmanagement-Software Asana läuft auf Servern, die in den USA stehen. Damit unterliegen sie dem dortigen Datenschutzrecht, das mit der DSGVO nicht vereinbar ist. Du musst für deine Organisation prüfen, ob das ein Problem sein kann.

3. Jira

Sehr guter Issue Tracker und Scrum Tool

Jira ist ein für die Softwareentwicklung optimierter Issue Tracker und ein beliebtes Scrum-Werkzeug. Jira ist weitgehend konfigurierbar und bietet viele Schnittstellen zu anderen für die Softwareentwicklung nützlichen Werkzeugen wie Wikis, Source Code Repositories und Continuous Integration Systemen. Es unterstützt einfache Workflows und kann über eine Reihe von APIs erweitert werden.

Perfekt für agiles Projektmanagement

Jira setzt in Bezug auf Funktionalität und Bedienbarkeit den Maßstab für eine agile Projektmanagement-Software für die Softwareentwicklung. Die Standard-Arbeitsabläufe wie z.B. Sprints erstellen und abarbeiten sind optimiert. Die Bedienoberfläche ist funktional, freundlich und aufgeräumt. Es gibt alle notwendigen Ansichten wie z.B. konfigurierbare Task Boards und Listen. Die unterschiedlichen Vorgangstypen wie Epics, User Stories und Tasks werden auch unterschiedlich behandelt.

Jira

Klassisches Projektmanagement nicht unterstützt

Jira unterstützt keine Projekthierarchien und nur eine Ebene von Sub-Tasks. Damit kann man keinen Projektstrukturplan oder eine Work Breakdown Structure abbilden. Es fehlen auch Ansichten zur Zeitplanung (kein Gantt) und zur Ressourcen-Planung. Es gibt kein Konzept von „Projekttypen“ z.B. für Hardware- und Software-Teilprojekte in einem Embedded System. Zum Teil gibt es Angebote anderer Hersteller, die versuchen, fehlende Funktionalität durch Plug-Ins zu ergänzen.

Cloud und On Premises möglich

Jira wird sowohl als Cloud-Lösung wie auch als On Premises Lösung angeboten. Der Anbieter legt sich in Bezug auf den Server-Standort nicht fest und verspricht lediglich, seine Kunden dabei zu unterstützen, DSGVO-konform zu sein.

Jira basiert auf Java- und JavaScript-Technologie und unterstützt alle wichtigen Datenbanksysteme. Die Installation ist sowohl auf Windows-Servern wie auch auf Linux-Servern relativ einfach.

4. Monday

Die Lösung mit dem besten Marketing

„Ich möchte die Leute umarmen, die das erfunden haben“ sagt Monday über Monday. Monday sagt auch über Monday, dass es einen ähnlichen Funktionsumfang bietet wie Wrike. Monday macht auch sonst vielversprechende Aussagen. Ich habe mir also Monday angeschaut, ohne vorher etwas geraucht zu haben.

Schön (und) bunt

Die Bedienoberfläche von Monday ist übersichtlich gestaltet und macht regen Gebrauch von bunten Farben. Statt langweiliger Listen gibt es viele bunte Kacheln, die mit Symbolen versehen sind. Alles ist großzügig dimensioniert. Für den, der es bunt mag, gibt es wenig Besseres.

Stand Juli 2019 war die Übersetzung der Bedienoberfläche in die deutsche Sprache nach Angaben von Monday zu 40% abgeschlossen. Sehen kann man davon noch nichts.

Wo sind die Projekte?

Eine Projektmanagement-Software ohne Projekte? Geht das? Die Antwort ist: Nein! Monday organisiert alle Aufgaben in „Views“, auf denen sich „Boards“ befinden. Es gibt eine Reihe von Board-Typen, wie z.B. eine Kalenderansicht oder eine Timeline. In der Tabellenansicht lassen sich die Spalten der Boards konfigurieren. Es gibt auch Vorlagen für Boards.

monday

Mit Monday wird es nie komplex

Durch den einfachen Ansatz von Monday wird Projektmanagement nie komplex. Der Grund: Die Software unterstützt die Bearbeitung komplexerer Aufgabenstellungen einfach nicht. Hier ist ein Auszug von dem, was nicht geht:

  • Nur Boards, keine Projekte oder Teilprojekte. Ab ca. 30 Aufgaben pro Board leidet die Übersicht zusehends
  • Keine Aufgabenhierarchie, damit keine Work Breakdown Structure möglich
  • Sehr einfacher Zugriffsschutz auf entweder eine gesamte Zeile auf dem Board, alle Inhalte oder nur lesend
  • Es gibt nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten für die Erstellung von Eingabeformularen („We are on it…“)
  • Das ganze Layout und Design ist bei Vorhaben mit mehr als 5 Leuten und ein paar hundert Aufgaben wohl überfordert

Spielzeug oder Werkzeug?

Diese Frage kann nur jeder für sich beantworten. Monday bietet von beidem etwas, man kann damit spielen und man kann damit auch überschaubare Aufgabenstellungen bearbeiten. In der Werbung wird Monday als Flugzeugträger dargestellt; ich hatte eher den Eindruck, auf einem Küstenboot unterwegs gewesen zu sein. Hut ab vor dem Marketing!

Server stehen in den USA

Monday wird nur als Cloud-Lösung angeboten und auf Servern des Amazon Web Services betrieben, die in North Virginia in den USA stehen. Monday versichert die Einhaltung der einschlägigen Datenschutz-Standards, ist aber nicht DSGVO-konform.

5. MS Project

Ein Werkzeug für den Projektplaner

MS Project ist vielen als Desktop-Software bekannt und hat einen schlechten Ruf. Der basiert vor allem darauf, dass der Umgang mit einem solch mächtigen Werkzeug fundierte Kenntnisse im Projektmanagement und der damit verbundenen Terminologie voraussetzt. Hinzu kommt, dass sich die umfangreiche Funktionalität der Software dem Benutzer nahezu ungefiltert und komplett darbietet, was auch erfahrene Projektmanager als anstrengend empfinden.

Die Desktop-Version von MS Project ist für ein modernes, team-basiertes, kollaboratives Projektmanagement ungeeignet. Es gibt aber auch einen MS Project Server, und für diesen wiederum ein Web-Interface.

MS Project Server: Zu komplex für das Team

Um das ganze Team in das Projektmanagement einbeziehen zu können, muss eine Projektmanagement-Software rollen-basiert reduzierte Ansichten auf die Funktionalität bieten können. Dazu muss die Software auch in der Lage sein, wichtige, auf das Projektmanagement zurückwirkende Prozesselemente zu unterstützen (z.B. Issue Tracking, Requirements Management, Continuous Integration).

Genau das bietet MS Project leider nicht. Auch in der Web-Version bleibt die Lösung ein Werkzeug für den Projektplaner, der versuchen muss, durch Besprechungen und Abfragen den Plan immer wieder an die harsche Wirklichkeit anzupassen.

ms project

Installation und Support

MS Project kommt von Seiten des Herstellers ohne persönlich ansprechbaren Support. Der Nutzer kann auf ein Hilfe-Center zugreifen und dort mit Hilfe von Suchanfragen sich selbst helfen.

Die Installation des Projektmanagement Tools kann ausschließlich auf Windows-Servern erfolgen und bedarf fundierter System-Administrator-Kenntisse. Die Software muss nach der Installation konfiguriert werden, um sie an die eigenen Prozesse anzupassen.

6. OpenProject

Die beste Open Source Projektmanagement-Software

Wenn man nach einer kostenlosen Projektmanagement-Software sucht, steht OpenProject was die Qualität und den Leistungsumfang anbelangt ziemlich weit oben auf der Liste. Das Projekt zählt zu den besten Lösungen, die ich gefunden habe. Es hat sich aus dem Redmine-Projekt abgespalten und wird unabhängig von diesem weiterentwickelt. Es bietet eine klare, aufgeräumte und moderne Oberfläche.

OpenProject Projektmanagement-Software

Großer Funktionsumfang

OpenProject eignet sich gut für Projekte, die mit Softwareentwicklung zu tun haben. Das System ist umfassend konfigurierbar. Wie Redmine bietet es sogenannte „Module“ an, die sich projektweise freischalten lassen. Es gibt solche Module mit Funktionen für Tickets (Issue Tracking), Zeiterfassung, News, Dokumente, Dateien, Wiki, Repository, Foren, Kalender und eine interaktive Gantt-Ansicht.

Projekt- und Vorgangshierarchien

OpenProject ermöglicht es, Projekthierarchien und Vorgangshierarchien beliebiger Tiefe anzulegen. Vorgänge können miteinander verknüpft werden, z.B. durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Aufwände lassen sich kategorisiert verbuchen.

OpenProject Projektmanagement

Keine Unterstützung für agile Methoden

Um herauszufinden, was OpenProject nicht bietet, habe ich mir die Liste der Funktionen der kostenpflichtigen Enterprise-Version angeschaut. Es wird schnell klar, dass es in der kostenlosen Variante kein Agile Board für Scrum und Kanban gibt. Auch fehlt Unterstützung für Single Sign-On, Attribut-Highlighting, Volltextsuche in Anhängen, ein brauchbares Workflow-System und leider auch eine so rudimentäre Funktion wie ein Multi-Select-Custom Field. Ich habe auch keine Möglichkeit gefunden, die Eingabeformulare frei zu gestalten.

Gut für klassisches PM und Issue Tracking

Die kostenlose Variante eignet sich deshalb vor allem für klassisches Projektmanagement, zur Aufgabenverwaltung und als Issue Tracking Tool, in dem man keine Workflows benötigt und die Anzahl der Attribute für Aufgaben überschaubar bleibt.

OpenProject wird von einer Firma in Berlin betreut und zusammen mit einer aktiven Entwickler-Community weiterentwickelt. Das Projekt hat auf Github ca. 3100 Sterne.

Installation und Technologie

Die kostenlose Projektmanagement-Software OpenProject ist in Ruby on Rails geschrieben und unterstützt das Datenbanksystem Postgresql. Ich habe mein Testsystem auf einem Linux-Server installiert, was mit einem Docker-Container relativ einfach war. Die Installation auf Windows-Servern ist möglich, aber anspruchsvoll.

Hier geht es zum Download für OpenProject.

7. ProjeQtOr

Vielseitiges Projektmanagement Tool

ProjeQtOr ist eine sehr umfangreiche Software für allgemeines Projektmanagement. Das Produkt deckt viele Prozessbereiche ab, u.a. Projektplanung, Ressourcen-Management, Incident-Management, Anforderungsmanagement und Testmanagement.

Projektmanagement Software kostenlos: Projeqtor

Als ich das Werkzeug installiert hatte und mich angemeldet hatte, wurde ich mit einer Fülle an Bedienelementen und Funktionen konfrontiert. Hinter der voreingestellten Konfiguration liegt ein bestimmter Entwicklungs­­prozess, den man zunächst an seinen eigenen anpassen muss. Die voreingestellte Konfiguration eignet sich für ein Systemhaus, das für externe Kunden Softwareentwicklungs-Projekte durchführt.

Eingabemasken und Felder nicht konfigurierbar

Benötigt man bestimmte Funktionen nicht, können diese nicht immer von der Bedienoberfläche entfernt werden. Auch können keine eigenen Felder und Eingabemasken definiert werden. Wenn der eigene Prozess zu dem in diesem Projektmanagement Tool abgebildeten passt, sollte man sich ProjeQtOr näher ansehen. Die Installation und Erst-Inbetriebnahme auf einem Linux-Server benötigt etwa eine Stunde.

Sehr komplexe Bedienoberfläche

Die vielen Funkionen ziehen leider nach sich, dass die Bedienoberfläche sehr komplex erscheint. Es gibt eine Gantt-Darstellung, aber sie ist nicht wirklich interaktiv. Es gibt kaum Kontextmenüs und wenig Drag & Drop-Funktionalität. Der Workflow-Editor des Tools ist tabellarisch und nicht graphisch. Es gibt keine Unterstützung für agiles Projektmanagement.

Installation und Technologie

Es ist nicht erkennbar, dass ProjeQtOr direkt von einer Firma unterstützt wird. Kommerzieller Support ist über ein Kontaktformular auf der Webseite zu erhalten. Die Sourceforge-Administratoren sitzen in der Nähe von Toulouse in Frankreich. Das Projekt ist seit 2010 relativ konstant aktiv.

ProjeQtOr ist in PHP und JavaScript geschrieben und hat auf Sourceforge ca. 400 Downloads pro Woche.

Hier geht es zum Download für ProjeQtOr.

8. Redmine

Ausgereiftes, umfangreiches Projektmanagement-Werkzeug

Ehre, wem Ehre gebührt. Redmine bedient die Kategorie „kostenlose Projektmanagement Software“ seit 2006. Redmine ist ein Projektmanagement Tool vor allem für Softwareprojekte. Das System ist sehr konfigurierbar. Es bietet sogenannte „Module“ für Tickets (Issue Tracking), Zeiterfassung, News, Dokumente, Dateien, Wiki, Repository, Foren, Kalender und eine nicht-interaktive Gantt-Ansicht.

Redmine Projektmanagement-Software

Man kann sogenannte „Tracker“ anlegen, um Vorgänge unterschiedlicher Art getrennt voneinander behandeln zu können. Für Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge und Benutzer können kundenspezifische Felder angelegt werden. Es gibt Integrationen mit SVN und Git. Aufgaben können auch per E-Mail angelegt werden.

Projekt- und Vorgangshierarchien

Redmine unterstützt Projektplanung mit Projekthierarchien und Vorgangshierarchien beliebiger Tiefe. Aufgaben können miteinander verknüpft werden, z.B. durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Es gibt einfache, tabellarische Workflows. Aufwände lassen sich kategorisiert verbuchen.

Redmine Projektmanagement

Ein paar Defizite

Redmine ist ein ausgereiftes, hochwertiges und konfigurierbares System, das sich für unterschiedliche Arten von Teams eignet. Wenn man nach Defiziten schaut, kann man die nicht mehr zeitgemäße Gestaltung der Bedienoberfläche, das Fehlen von Drag & Drop-Funktionalität, das rudimentäre Gantt-Diagramm, fehlende Konfigurationsmöglichkeit für Eingabeformulare und die nur ansatzweise Workflow-Unterstützung ins Feld führen.

Der am schwersten wiegende Punkt dürfte jedoch die fehlende Unterstützung von agilen Methoden im Kern-System sein. Benötigt ein Team Unterstützung für Scrum oder Kanban, kann es sich z.T. mit Plug-Ins behelfen.

Installation und Technologie

Das Redmine Projekt hat zur Zeit ein Team von zwei aktive Entwicklern plus eine große Nutzer-Community. Redmine basiert auf dem Framework Ruby on Rails und unterstützt eine ganze Reihe von Datenbanksystemen. Aufgrund der verwendeten Technologie ist eine Installation auf Unix-Systemen einfach, auf Windows-Systemen aber eine Herausforderung. Das Projekt hat auf Github ca. 3400 Sterne.

Hier geht es zu Download für Redmine.

9. Trello

Gut gemachtes Task-Board, aber kein Projektmanagement-Tool

Trellos einfache und übersichtliche Ansicht ist benutzerfreundlich. Die Kanban Board-Ansicht kann als Workflow oder als eine Art „Notizzettel“ angelegt werden. Die Einfachheit von Trello liegt natürlich auch daran, dass keine Ansichten-Vielfalt vorhanden ist.

Ein Projekt oder Workflow kann ausschließlich in Form von Boards organisiert werden. Hilfreiche Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturbaum fehlen. Wem es wichtig ist, Projekte zu visualisieren und damit einen schnellen und intuitiven Zugang zu komplexen Projektinhalten herzustellen, für den ist eine reine Kanban-Board-Ansicht zu wenig.

Bedingter Schutz von Daten

Trello hat – wie Asana – einen US-amerikanischen Server-Standort, was eine fehlende BDSG (neu)-Konformität zur Folge hat. Wer Wert auf Datensicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten legt, der muss an dieser Stelle einen „Kompromiss“ eingehen. Seine Firmendaten werden an außereuropäischen Standorten gespeichert.

Online-Hilfen, aber kein persönlicher Kunden-Service

User, die gerne einen persönlichen Service in Anspruch nehmen, werden bei Trello nicht fündig. Es werden allerdings Alternativen – wie YouTube-Tutorials und statische Texte – auf der Homepage angeboten. Diese ersetzen zwar keine persönliche Ansprechpartner, aber geben dem User erste Antworten.

Kein Tool für komplexe Projekte

Wer seine Arbeitsweise mit Trello professionell digitalisieren möchte, stößt schnell an seine Grenzen. Die sehr einfachen Funktionen führen dazu, dass komplexe Projekte und Arbeitsprozesse nicht mehr abgebildet werden können. Der Vergleich zwischen Trello und Allegra liefert hier weitere Informationen zu den Features von Trello und greift auch das Thema „Praxishintergrund“ auf.

Für eine komplett agile Arbeitsweise ist Trello eine sehr gute Lösung. Wer aus dem eher traditionellen Umfeld kommt, ist mit einem Hybrid aus klassisch und agil sicher besser bedient. Denn ein Gantt-Chart, eine Projekt-übergreifende Ansicht, Zeiterfassung & Controlling und einige weitere Features wird man bei Trello nicht finden.

10. Wrike

Cloud-Lösung mit großem Funktionsumfang

Wrike bietet seine gleichnamige Projektmanagement-Software unter verschiedenen Tarifmodellen an, in denen unterschiedlich viel Funktionalität geboten wird. Ich habe die Enterprise-Version getestet, da die kostenlosen Angebote und das Professional-Angebot funktional zu eingeschränkt sind.

Ordner, Projekte und Aufgaben

Wrike arbeitet mit den Begriffen „Ordner“, „Projekte“ und „Aufgaben“. Aufgaben lassen sich beliebig verschachteln. Auch Projekte und Ordner können hierarchisch strukturiert und in „Spaces“ zusammengefasst werden. Aufgaben können mit eigenen Feldern versehen werden. Man benötigt etwas Zeit, um sich an diese Modellierung zu gewöhnen; danach erscheint es einem einleuchtend.

Alle wichtigen Sichten da

Wrike bietet eine Listensicht, eine Kanban-Board–Sicht, eine Gantt-Darstellung, eine Kalendersicht und eine Tabellendarstellung der Aufgaben. Eine besondere Stärke von Wrike ist sein Workflow-Modul. Damit lassen sich eine Reihe Aufgaben automatisieren.

Keine Unterstützung für Scrum

Für agiles Projektmanagement bietet Wrike ein Kanban-Board. Echte Unterstützung für Scrum gibt es leider nicht; es fehlt das Konzept von Backlogs, Epics, User Stories und Sprints. Damit ist die Software hauptsächlich für klassisches Projektmanagement geeignet, nicht aber für agiles oder hybrides Projektmanagement.

Wrike

DSGVO-konform

Der kalifornische Anbieter betreibt europäische Server am Standort Amsterdam und hostet die Nutzerdaten im europäischen Wirtschaftsraum. Wrike ist DSGVO-konform. Wer kein agiles Projektmanagement benötigt und mit den Preisen zurecht kommt, findet in Wrike eine ausgereifte, funktional reichhaltige Lösung für einfaches Workflow-Management und klassisches Projektmanagement.

11. ZenTao

Sehr schön für agile Software-Projekte

ZenTao ist eine Projektmanagement-Software, die sich hauptsächlich für Teams eignet, die Software agil entwickeln. Das kostenlose Tool ist vor allem in China populär, wo es auch entwickelt wird.

Projektmanagement Software kostenlos: Zentao

Die Benutzerschnittstelle ist sauber und modern. Die Open Source-Edition ist funktional eingeschränkt, bietet aber Teams für alle Aufgaben in einem Scrum-Entwicklungsprozess alle wichtigen Leistungsmerkmale. Benötigt man Gantt-Diagramme, Excel-Import, eine Integration mit SVN/Git oder eigene Berichtsvorlagen, muss man auf eine kostenpflichtige Version wechseln. Es gibt eine chinesische und eine englische Online-Hilfe.

ZenTao unterstützt keine aufwandsbasierte Zuordnung und Abrechnung von Vorgängen; es gibt keine Unterstützung für Konten und Kostenstellen.

Klassisches PM nur eingeschränkt möglich

Die Open Source-Variante hat keine benutzerdefinierbaren Felder und Eingabemasken. Die Rollen sind nicht projektspezifisch zuteilbar, sondern einem Benutzer immer fest zugeordnet. Die Berechtigungen sind nicht konfigurierbar. Die Vorgangstypen sind fest vorgegeben, es können keine eigenen angelegt werden.

ZenTao erlaubt es, sich wiederholende Aufgaben zu definieren. Es gibt keine Unterstützung für eine Vorgangshierarchie; allerdings können Tasks Child-Tasks haben. Projekte können nicht hierarchisch in Teilprojekte aufgeteilt werden.

Installation und Technologie

ZenTao ist eine interessante Lösung, wenn man sich sicher ist, dass der im Werkzeug abgebildete Prozess zu dem eigenen passt. Das Projektmanagement Tool ist in PHP und JavaScript geschrieben und hat auf Sourceforge ca. 600 Downloads pro Woche.

Welche Projektmanagement Tools habe ich ausgeschlossen?

Die meisten Angebote auf Github und Sourceforge, Projektmanagement-Software kostenlos zu erhalten, kommen für einen ernsthaften Einsatz nicht in Frage. Ich habe folgende Kriterien benutzt, um eine Liste mit den besten Angeboten zusammenzustellen:

  • Die Software wurde innerhalb der letzten 12 Monate aktualisiert
  • Die Software gibt es seit mehr als 3 Jahren
  • Es ist erkennbar, wer die Weiterentwicklung der Software unterstützt
  • Als On Premises-Lösung läuft das Projektmanagement Tool auf Windows und Linux
  • Im Open Source-Bereich ist die Software ohne kostenpflichtige Erweiterungen brauchbar
  • Die Software ist web-basiert und ohne Browser-Plug-Ins oder spezielle Server nutzbar

Die beste Projektmanagement-Software: Ein Fazit

Es ist zunächst erstaunlich, dass wir nicht mehr als 4 brauchbare Open Source-Produkte gefunden haben, die ernsthaft als Projektmanagement Tool eingesetzt werden können. Bis auf zwei bieten alle anderen kostenpflichtige Erweiterungen an, die die Tools dann zu kompletten Lösungen werden lassen. Interessant ist auch, dass zwei Werkzeuge aus der gleichen Codebasis hervorgegangen sind.

Die vielen (über 300) anderen Lösungen werden entweder nicht mehr gepflegt (z.B. dotProject, ]ProjectOpen[, LibrePlan), sind nur für den Desktop-Einsatz zu gebrauchen (z.B. ProjectLibre), sind pseudo-freie Angebote oder passen nur für ganz eingeschränkte Anwendungsszenarien. Dazu gibt es eine Reihe von kostenlosen Desktop-Tools, die für Teams nicht geeignet sind.

Im kommerziellen Bereich gibt es ein großes Angebot an Lösungen, von denen ich hier ein paar der meiner Ansicht nach besten (und sei es auch nur das beste im Marketing) vorgestellt haben.

Bitte nutze die Kommentarfunktion, um mich auf Fehler oder wichtige Produkte aufmerksam zu machen, die in der Liste fehlen.

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