Bitrix24 Projektmanagement-Software Test

Bitrix24: Multifunktionale Collaboration Software

Bitrix24 ist eine multifunktionale web-basierte Kollaborations-Plattform für Kommunikation, CRM, Support und auch Aufgabenmanagement und Projektmanagement. In diesem Bitrix24 Projektmanagement-Software Test haben wir uns auf den letzten Bereich konzentriert und betrachten das System als Projektmanagement-Software und Aufgabenverwaltungs-Software. Fairerweise muss man allerdings sagen, dass die Stärke von Bitrix24 in seinem CRM-Modul liegt.

Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Die Bitrix24 Projektmanagement-Software kann auf einem eigenen Server betrieben (On Premises) oder als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller angebotenen Cloud genutzt werden. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich ausschließlich in der EU.

Projekte und Projekttypen

In Bitrix24 verwaltet man Aufgaben in Gruppen. Projekte sind eine spezielle Art von Gruppe. Beim Anlegen eines Projekts kann man auf eine Liste von vordefinierten Gruppentypen zugreifen, die nicht veränderbar ist. Der Typ bestimmt hauptsächlich die Sichtbarkeit eines Projektes für Nutzer sowie die zur Verfügung stehenden Anwendungen (Chat, Kalender).

In Bitrix24 lassen sich Gruppen bzw. Projekte kopieren.

Vorgänge und Vorgangstypen

Bitrix24 kennt kein Konzept von Vorgangstypen. Es werden ausschließlich Aufgaben verwaltet. Beim Anlegen einer Aufgabe kann man auf Aufgabenvorlagen zurückgreifen, die zugehörigen Aufgabenattribute festlegen. Man kann so nicht zwischen einer Fehlermeldung, einem Verbesserungsvorschlag und einer Projektaufgabe unterscheiden.

Vorgangshierarchien

Dieser Bitrix24 Projektmanagement-Software-Test ergab, dass das System genau eine Hierarchieebene bietet. Diese „Sub-Tasks“ werden z.T. anders behandelt und dargestellt als die „richtigen“ Vorgänge. Eine hierarchische Strukturierung von Arbeitspaketen lässt sich damit nicht realisieren.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich nicht abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. nicht verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet wird.

Benachrichtigungen

Bitrix24 besitzt ein einfaches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem.

Die E-Mail-Benachrichtigungen beruhen auf vorgegebenen Vorlagen, die nicht angepasst werden können. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Zugangsberechtigungen

Es lassen sich keine eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen definieren. Vordefinierte Rollen sind auf Projektebene verfügbar und werden auf alle Aufgaben angewendet. So lässt sich der Zugriff nur auf Projektebene steuern, aber nicht auf einzelne Aufgaben innerhalb des Projekts.

Attribute

Attribute (Felder) sind rudimentär konfigurierbar. Man kann Aufgabenvorlagen definieren, die Benutzerdefinierte Felder enthalten. Es gibt eine kleine Auswahl von Benutzerdefinierten Attributtypen (Zeile, Nummer, Datum/Zeit, Ja/Nein). Bitrix24 bietet somit nur eine eingeschränkte Möglichkeit für benutzerdefinierte Felder.

Das Verhalten der Standardattribute lässt sich sinnvoll anpassen, z.B. der voreingestellte Wert für ein Anfangs- oder Enddatum.

Eingabemasken

In Bitrix24 werden Eingabemasken über Aufgabenvorlagen definiert. Die Felder lassen sich untereinander anordnen, ein Feld pro Zeile. Die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder lässt sich beliebig festlegen.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Bitrix24 gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Es gibt aber keine Cockpit-Vorlagen und Cockpits können auch nicht zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Meine Vorgänge
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

Berichte lassen sich in Bitrix24 basierend auf Berichtsvorlagen nach Excel exportieren. Die Berichtsvorlagen lassen sich relativ einfach an eigene Bedürfnisse anpassen und unterstützen Ausgaben in Excel.

Benutzerverwaltung

Eine Synchronisation von Bitrix24 mit einem Verzeichnisserver ist nicht vorgesehen.

Bitrix24 bietet keine Integration mit gängigen Single-Sign-On-Systemen.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Bitrix24 vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in Bitrix24 nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

Bitrix24 kann nicht vom Nutzer erweitert werden, es gibt dafür keine passenden Schnittstellen.

Aufgabenmanagement

Delegieren

Diese Aufgabenmanagement-Software unterstützt die Delegation nur durch die Zuordnung eines neuen Verantwortliche. Für den Delegierenden ist es nicht möglich, eine Liste mit der von ihm delegierten Aufgaben zu erstellen.

Stellvertreter-Funktion

In Bitrix24 ist es nicht möglich, jedem Nutzer einen Stellvertreter zuzuordnen. Der Stellvertreter kann so nicht im Urlaubs- oder Krankheitsfall in die Rechte des ursprünglichen Nutzers eintreten und an seiner Stelle handeln.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann in der Aufgabenverwaltung sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Bitrix24 erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

In diesem Bitrix24 Projektmanagement-Software-Test stellte sich heraus, dass Bitrix24 es erlaubt, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

In Bitrix24 ist die GTD-Methode nicht implementiert.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

Dieser Bitrix24 Projektmanagement-Software Test ergab, dass es leider keine Möglichkeit gibt, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Bitrix24 unterstützt beide Methoden. Es gibt einen Tabellen basierten Workflow-Editor für vorgangsbezogene Workflows. Mit Hilfe von Bereichsvorlagen und Sammelvorgängen lassen sich einfache, kleine Workflows in Form von Aufgabenpaketen erstellen.

Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Bitrix24 bietet leider keine Unterstützung für ein Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung. In diesem Bitrix24 Projektmanagement-Software Test stellte sich heraus, dass die Software keine Teilprojekte unterstützt.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können. Bitrix24 unterstützt die Erstellung von Berichten (Tabellen) über mehrere Projekte hinweg, sie können nur in Excel exportiert werden.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

Bitrix24 unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Sub-Tasks. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Bitrix24 bietet eine einfache, interaktive Gantt-Komponente. Es ist nicht möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt auch keine Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand nicht mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Eine Darstellung des Projektfortschritts ist in Bitrix24 nicht vorgesehen.

Agiles Projektmanagement

Für Software-Entwickler fehlen Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Alternative Lösungen

Bitrix24 bietet von allen getesteten Lösungen die beste Unterstützung für CRM-orientierte Projekte. Awork ist eine mögliche Alternative. Hier finden Sie einen awork-Test.

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