Die 6 besten Terminmanagement-Tips

Jeder Manager weiß, dass Terminmanagement und die Einhaltung von Terminen entscheidend für ein erfolgreiches Projektmanagement ist. Aber was passiert, wenn Sie mehrere Projekte mit sich überschneidenden Terminen und Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, verwalten müssen, während Sie gleichzeitig E-Mails beantworten, tägliche Videomeetings abhalten und den Überblick darüber behalten, was jeder tut?

So schwer es auch zu glauben ist, man muss kein Superheld sein, um sich um alles zu kümmern und trotzdem himmelhohen Stress, schlechte Qualität der Ergebnisse und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Alles, was Sie brauchen, ist ein effizienter Terminmanagement-Prozess, der es Ihnen ermöglicht, Projektaktivitäten zu organisieren und zu planen, Ressourcen zu verwalten, Aufgaben zu priorisieren und zu verfolgen, Meilensteine zu setzen, Engpässe zu beseitigen und die Arbeit pünktlich abzuliefern.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie von “Mission impossible” zur “Mission accomplished” gelangen können.

Wie verwaltet man Projekttermine professionell?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Termine nicht eingehalten werden, darunter vage Zeitrahmen, Fehlkommunikation zwischen Teammitgliedern oder anderen wichtigen Stakeholdern, mangelnde Organisation und Verantwortlichkeit sowie eingeschränkte Sichtbarkeit beim Verfolgen des Aufgabenfortschritts.

Dennoch können Sie sich mit den richtigen Techniken und Werkzeugen leicht für den Erfolg rüsten. Werfen Sie einen Blick auf diese 6 Top-Tipps zum Terminmanagement, die Ihnen helfen werden, Ihr Arbeitspensum effizient zu bewältigen und alle Termine in diesem Jahr einzuhalten.

1. Priorisieren Sie die Aufgaben

Beginnen Sie damit, die zu erledigende Arbeit zu priorisieren, indem Sie den Grad der Wichtigkeit und Dringlichkeit jeder Aufgabe berücksichtigen. Diese Aufgabenmanagement-Methode basiert auf dem Eisenhower-Prinzip, das die Aufgaben in vier Prioritätsgruppen einteilt (wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend).

Der Hauptvorteil dieser Terminmanagement-Technik besteht darin, dass Sie damit bestimmen können, welche dringenden Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche Arbeiten in diesem Moment eine geringere Priorität haben. Außerdem können Sie die Eisenhower-Matrix verwenden, wenn Sie mehrere Projekte verwalten.

2. Weisen Sie klare Rollen zu

Wenn Sie Aufgaben delegieren, weisen Sie den Verantwortlichen auch die Verantwortung für die Ergebnisse zu. Wenn die Rollen, die Sie festlegen, von allen Projektbeteiligten verstanden werden, können Sie die Arbeitslast besser verteilen, Engpässe verhindern und die Kommunikation im Team verbessern.

Um das zu erreichen, können Sie die RACI-Matrix verwenden. Mit dieser Methode können Sie festlegen, wer verantwortlich ist, wer rechenschaftspflichtig ist, wer konsultiert werden muss und wer in jeder Phase eines Projekts informiert werden muss.

Wenn Sie einen Konsens darüber erzielen, welche Verantwortlichkeiten jeder Stakeholder hat, können Sie die Dinge beschleunigen und alle auftretenden Probleme in kürzester Zeit lösen.

3. Fortschritt verfolgen

Das Verfolgen des aktuellen Fortschritts von Aufgaben gibt Ihnen die Möglichkeit zu überprüfen, ob alles wie geplant läuft, ob es Verzögerungen gibt und was getan werden kann, um diese zu überwinden.

Sie können entweder ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban-Board verwenden, um sich ein besseres Bild vom Projektfortschritt zu machen und die Effizienz der Aufgaben zu maximieren. Während Ersteres Ihnen detaillierte Informationen wie Start- und Enddatum der Aufgabe, zugewiesene Teammitglieder, Dauer, aktueller Fortschritt und Abhängigkeiten liefert, bietet Letzteres einen vereinfachten Überblick über den Fertigstellungsgrad eines Projekts.

4. Verbesserung der Teamkommunikation

Ob über Zoom oder Skype, ein regelmäßiger Kontakt mit Ihrem Team ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Aufgaben wie geplant erledigt werden, und um mögliche Probleme aufzudecken, die die Einhaltung der Frist verhindern könnten.

Denken Sie daran, auch alle wichtigen Projektbeteiligten in Ihre Projektgespräche einzubeziehen. Auf diese Weise können Sie die Zustimmung des Kunden einholen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, den Teammitgliedern ermöglichen, einzuschätzen, wie realistisch die Erwartungen des Kunden in Anbetracht der aktuellen Arbeitsbelastung sind, und sich an andere Führungskräfte wenden, wenn Sie mehr Ressourcen für eine rechtzeitige Lieferung benötigen.

5. Fügen Sie einen Puffer hinzu

Als menschliche Wesen neigen wir dazu, dem Planungsirrtum zum Opfer zu fallen. Genauer gesagt neigen wir bei Zeitschätzungen dazu, frühere Erfahrungen außer Acht zu lassen und uns nur auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.

Außerdem berücksichtigen wir nicht immer die Probleme, die in jeder Phase unseres Projekts auftreten können. Ein bewährter Trick im Terminmanagement ist es, Ihrem Projekt und/oder einzelnen Aufgaben Pufferzeit hinzuzufügen, die Ihnen hilft, unvorhergesehene Risiken abzufedern und Termine einzuhalten.

6. Wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool

Wenn Sie auf der Suche nach der Geheimwaffe für Ihr Terminmanagement sind, sind Sie hier genau richtig.

Wenn Sie auf der Suche nach der Geheimwaffe sind, um Ihr Terminmanagement zu verbessern, brauchen Sie nicht weiter zu suchen. Mit einer Projektmanagement-Software wie Allegra können Sie Aufgaben organisieren und zuweisen, ihren Fortschritt in Echtzeit überwachen und Anpassungen vornehmen, wenn Sie Verzögerungen feststellen.

Verfolgen und verwalten Sie Abhängigkeiten innerhalb einer Zeitleiste und finden Sie die beste Lösung für Ihr Projekt mit Hilfe der Teamplanungsfunktion. Verschaffen Sie sich mit den einfach zu bedienenden Basis- und persönlichen Kalendern jederzeit einen klaren Überblick über die verfügbaren Ressourcen.

Wählen und kombinieren Sie agile und klassische Projektmanagement-Ansätze mit einem flexiblen und intuitiven System. Haben Sie alle Methoden und Werkzeuge, die Sie benötigen, an einem Ort, sei es Earned Value, RACI-Matrix, Gantt-Diagramm oder Get Things Done (GTD).

Sparen Sie Zeit, indem Sie selbst die komplexesten Aufgaben in Ihrem Workflow mit dem grafischen Workflow-Editor und der Allegra Task Engine automatisieren. Keine Programmierung erforderlich.
Nehmen Sie den Stress aus den Deadlines

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen auf Ihrer Reise hilft, ein Experte im Planen, Organisieren und Verfolgen Ihrer Projekte zu werden.

Denken Sie daran, dass die Ausstattung Ihres Teams mit den besten Tools nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern es auch motiviert, über sich hinauszuwachsen, um Projekttermine einzuhalten und Ihren Kunden qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern.

Weitere Informationen

Lesen Sie mehr darüber wie man die Produktivität in Teams steigert und bekommen Sie eine Übersicht über Projektmanagement Methoden hier.