Verständnis von Effektivität und Effizienz

Effektivität und Effizienz sind beides Elemente eines jeden Projekts, die den Erfolg mitbestimmen. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Effektivität bei der Durchführung von Aufgaben und Effizienz ist der Schlüssel um die Ziele eines jeden Projekts zu erreichen.

Bei Allegra sind wir große Fans von großartigen Projekten, daher die Spezialisierung auf Projektmanagement-Software! In diesem Blog gehen wir die wichtigsten Punkte zum Verständnis von Effizienz und Effektivität durch und erklären, was genau der Unterschied ist. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Prioritäten setzen können und warum sie zusammen funktionieren!

Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass Effektivität definitiv nicht dasselbe ist wie Effizienz.
Effektivität ist definiert als:
Substantiv
1. das Ausmaß, in dem etwas erfolgreich ein gewünschtes Ergebnis erzielt; Erfolg.
“die Wirksamkeit der Behandlung”.
Quellennachweis: Google (4. August 2021)

Effizienz ist definiert als:
Substantiv
1. der Zustand oder die Eigenschaft, effizient zu sein.
“höhere Energieeffizienz”
Quellennachweis: Google (4. August 2021)

Laut Oxford Dictionary können beide Ausdrücke austauschbar und synonym verwendet werden. Sie haben jedoch eine etwas andere Bedeutung, und diese Schlussfolgerung lässt sich nicht auf das Projektmanagement übertragen. Beide Begriffe sind jedoch klar voneinander zu unterscheiden, da Effektivität sicherlich nicht dasselbe ist wie Effizienz. Die Unterscheidung zwischen diesen Begriffen lässt sich vor allem auf den Zusammenhang mit Zeitmanagement und Produktivität zurückführen.

Erfolgreiche Projekte sind zielorientiert und versuchen auch, ressourcenbewusst (d. h. ressourcenschonend) zu sein. Die Denkweise, dass man sein Ziel mit “weniger” Arbeit erreicht, ist überholt. Wir sagen gerne: Arbeite intelligent, nicht hart. Im gleichen Atemzug konzentriert sich Allegra vor allem auf effektive Ergebnisse und effiziente Projektphasen. Projektmanager streben nach effektivem und effizientem Arbeiten (vor allem bei ihren alltäglichen Aufgaben).

Wie oben definiert, werden wir nun mehr unter den obigen Überschriften auspacken

Definitionen von Effektivität und Effizienz erklärt

Dies sind die offiziellen Definitionen von Effektivität und Effizienz. Doch worin besteht der Unterschied in der Praxis?
Effektivität ist gegeben, wenn eine durchgeführte Maßnahme zum gewünschten Ziel führt. Sie wird dadurch bestimmt, was zu tun ist, um ein geplantes/gewünschtes Ziel möglichst erfolgreich zu erreichen. Bei effektiver Arbeit werden nur die Wege beschritten, die das Unternehmensziel letztlich ermöglichen. Dabei geht es in erster Linie um die Frage, WAS getan werden muss. Was sind die “richtigen” Dinge, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen und helfen, ein Ziel zu erreichen.

Beim effizienten Arbeiten sollen die zuvor definierten Effektivitätsmaße vollständig optimiert werden. Das Ziel soll also mit möglichst geringem (Zeit-)Aufwand erreicht werden. Es wird ein Verhältnis zwischen dem Aufwand und dem Ertrag hergestellt. Effizienz ist somit auch ein Maß für die Rentabilität eines Unternehmens. Im Mittelpunkt stehen also Fragen wie: Wie werden die Ressourcen am besten eingesetzt? Wie viel Aufwand ist tatsächlich nötig, um eine Aufgabe zu erledigen? Es geht um das ‘WIE’.
Was ist wichtiger – Effektivität oder Effizienz?
Das ist der Punkt, an dem die Verwirrung bei Projekten beginnt. Oftmals kommt hier der Projektmanagementstil ins Spiel. Der Unterschied zwischen den beiden Begriffen ist nun geklärt (siehe oben). Aber welches Attribut ist eigentlich besser? Effektivität oder Effizienz? Die Antwort ist mit Sicherheit eine Kombination aus beidem.

Sie sollte das Ziel jeder Organisation sein und führt zu einem perfekten Projektergebnis! Wenn sich Unternehmen ausschließlich auf effektive Arbeit konzentrieren, wird das Ergebnis zwar erreicht, aber Input und Output stehen nicht im richtigen Verhältnis und dauern vielleicht länger als nötig. Dadurch werden nur unnötig Ressourcen verschwendet!

Ist Effizienz immer effektiv?

Einfach gesagt, nein. Projekte können effizient durchgeführt werden, ohne völlig effektiv zu sein. Denn eine Aufgabe kann auch ohne definierte Vorgaben effizient erledigt werden. Allerdings ist es fraglich, wie sinnvoll und zweckmäßig dies wirklich ist. Denn in den meisten Fällen reicht es leider nicht aus, nur effizient zu sein, um die gesteckten Ziele und Aufgaben zu erreichen. Effizient zu sein, nützt nichts, wenn man an den falschen Dingen arbeitet, d. h. es mag zwar eine großartige Fähigkeit sein, die Ressourcen bestmöglich zu nutzen, aber Effizienz schafft nur dann einen wirklichen Wert, wenn sie im Rahmen der Leitlinien der Effektivität eingesetzt wird.

Deshalb muss die Effektivität immer vor der Effizienz kommen. Erst müssen die richtigen Schritte im Projekt festgelegt werden, dann können Prozesse und Methoden durch Effizienz optimiert werden. Erst die Effektivität, dann die Effizienz.

Effektivität und Effizienz des Projektmanagements

Im Tagesgeschäft kann es vorkommen, dass sich Ihr Team effektiv durch ein Projekt kämpft. Aufgaben werden erledigt, bis ein Projektziel erreicht ist. Die richtigen Dinge werden pünktlich erledigt. Nun stellt sich aber die Frage: War die Erledigung dieser Ziele und Aufgaben nicht nur effektiv, sondern auch effizient? Im Projektmanagement sind sowohl effektive als auch effiziente Vorgehensweisen von Vorteil, um ein Projekt bestmöglich umzusetzen. Aus Sicht des Projektmanagements ist es also, wie bereits erwähnt, sehr wichtig, ein Gleichgewicht zu finden! Das heißt, man muss Ziele “richtig” umsetzen!

Die Projektleiter müssen sich darüber im Klaren sein, welche übergeordneten Unternehmensziele verfolgt werden und was das für die einzelnen laufenden Projekte bedeutet. Geeignete wirksame Methoden im Projektmanagement sind z.B. die Projektmanagement-Methode Wasserfall oder das Setzen von SMART-Zielen (Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Timely). Bei beiden Ansätzen werden die Ziele sehr explizit und klar definiert und die Projektphasen vor Beginn des Projekts festgelegt.

Das Projektprofil wird erstellt und die dazugehörige Projektplanung gibt einen Überblick und strukturiert den Projektablauf.
Ergänzt durch die passende effiziente Methode werden die richtigen Projekte auch mit dem geringsten Aufwand umgesetzt. Eine detaillierte Kapazitätsplanung und ein erfolgreiches Zeitmanagement sind für Projektleiter wichtig, um stets die Kontrolle zu behalten.

Schaffen Sie mehr Effizienz mit der richtigen Projektmanagement-Software

Mit all dem im Hinterkopf müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Projekte gut strukturiert und kontrolliert sind. Große Projekte lassen sich nicht mehr per E-Mail oder mit Hilfe von Excel-Tabellen umsetzen, sie erfordern eine flexiblere Lösung.Projektmanagement-Software ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und kann den gesamten Prozess kontinuierlich optimieren. In den meisten Projektorganisationen gehört eine cloudbasierte Softwarelösung bereits zur Grundausstattung und ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken.
Weitere Infos zur Frage, ob ein Cloud- oder Premise-Software-System ratsam ist, finden

Flexibel trotz ortsungebundenem Arbeiten
Ein großer Vorteil liegt darin, dass die Projektmanagement-Software Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützt, unabhängig davon, wo Sie arbeiten. Die Pandemie hat gezeigt, wie notwendig das ist! Mit der richtigen Software haben die Projektbeteiligten jederzeit und von überall Zugriff auf aktuelle Daten. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter den gleichen Stand haben, so dass eine strukturierte und produktive Bearbeitung der anstehenden Aufgaben ermöglicht wird!

Das Kanban-Board (siehe hier!) kann z.B. Aufgaben nach Fälligkeit oder Priorität sortieren und visualisieren, was gerade fällig ist. So wissen die Teammitglieder genau, welche Aufgaben “an” sind und behalten alle To-Dos im Blick.

Allegra ist ideal und hilft bei der besten Art der Terminplanung. Um die Effizienz weiter zu steigern, ist eine geeignete Zeitplanung und -verwaltung besonders wichtig. So sind nicht nur die Projektbeteiligten besser organisiert, sondern der Projektleiter kann auch Ressourcen wie Arbeitsmaterial, Budget und Personal besser auf einer Plattform koordinieren.

Die mit Allegra verfügbaren anpassbaren Dashboards zeigen alle Aufgaben eines Mitarbeiters als Balken an und verhindern so eine Überlastung. Auch bei parallel laufenden Projekten kann die Softwaretechnologie anzeigen, welcher Mitarbeiter gerade verfügbar ist, so dass der Teamleiter die Aufgaben leichter auf die verfügbaren Mitarbeiter verteilen kann. Außerdem kann die Software anzeigen, wie stark jemand ausgelastet ist, und im Falle einer unvorhergesehenen Planänderung, z. B. bei Krankheit, kann die Planung auf Allegra flexibel angepasst werden.

Zusammenfassung

Alles in allem gehen Effektivität und Effizienz Hand in Hand. Im Projektalltag gibt es eine klare Unterscheidung zwischen den beiden Begriffen “effektiv” und “effizient”. Zuerst wird eine zielorientierte Methode gefunden. Erst dann stellt sich die Frage nach der Produktivität (im Zeit- und Ressourcenmanagement) oder der Rentabilität.

Die oberste Regel lautet: Effektivität kommt immer vor Effizienz, aber nur zusammen liefern sie das perfekte Ergebnis für die tägliche Projektarbeit.

Sollten Sie gerade an einem Projekt arbeiten (einzeln, in einer kleinen oder großen Gruppe), so sollten Sie dies unbedingt mit der besten Software an Ihrer Seite tun. Die fortschrittlichen Formeln von Allegra bieten die unglaublichsten Möglichkeiten, um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen. Wenn Sie daran interessiert sind, die Allegra Projektmanagement-Software auszuprobieren, probieren Sie die kostenlose Demo auf der Website aus. Sie können sich auch gerne über die Website an uns wenden, wenn Sie weitere Fragen haben.

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