Freedcamp Projektmanagement-Software Test

Freedcamp: Interessante Projektmanagement-Software

Freedcamp ist eine interessante Software für allgemeines Aufgabenmanagement und Projektmanagement in Teams. Freedcamp lockt mit einer kostenlosen Einstiegsvariante, die allerdings nur für ganz einfaches Task Management gut ist. Eine echte Projektmanagement-Software wird Freedcamp erst mit den kostenpflichtigen Business- und Enterprise-Versionen.

1. Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Freedcamp wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen.

Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten werden normalerweise in den USA gespeichert. Auf Wunsch und für ein größeres Nutzungskontingent können die Daten auch in der EU gehalten werden.

Projekte und Projekttypen

In Freedcamp verwaltet man Aufgaben in Projekten. Es gibt kein Konzept von “Projekttypen”. Zentrale Einstellungen an existierenden Projekten sind nicht möglich. Es ist aber möglich, Projekte aus Projektvorlagen zu erstellen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Freedcamp lassen sich “Listen” anlegen, die einem Vorgangstyp entsprechen, also z.B. „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“.

Diese Listen lassen sich beliebig erweitern, allerdings unterscheiden sich die entsprechenden Vorgänge in Bezug auf ihre Behandlung, ihre Attribute und ihr Verhalten nicht voneinander.

Vorgangshierarchien

Freedcamp bietet in der kostenlosen Variante genau eine Hierarchieebene an. In den kostenpflichtigen Versionen lassen sich echte Teilaufgaben erstellen, so dass auch Projektstrukturen und Work Breakdown Structures dargestellt werden können.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet werden kann.

Benachrichtigungen

Freedcamp besitzt ein einfaches, in gewissen Grenzen konfigurierbares Benachrichtigungssystem. Wann was an wen verschickt wird, lässt sich einstellen.

Die E-Mail-Benachrichtigungen beruhen auf nicht konfigurierbaren Vorlagen. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Zugangsberechtigungen

Freedcamp besitzt ein einfaches, auf Ebenen basierendes Berechtigungssystem. Die Berechtigungen sind fest mit den Ebenen verbunden. Es ist nicht möglich, eigene Ebenen zu definieren. Dafür gibt es aber die Möglichkeit, Benutzern und Teams für Projekte Zugang zu “Applikationen” zu gewähren. Applikationen sind z.B. Task Lists, Diskussionen, Meilensteine, Anhänge oder gebuchte Aufwände.

Attribute

In Freedcamp kann man in den Bezahlvarianten ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Es steht eine umfangreiche Auswahl an Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label, Personenauswahl oder Datumsfelder. Zusätzlich lässt sich das Verhalten der Standardattribute sinnvoll anpassen, z.B. der voreingestellte Wert für ein Anfangs- oder Enddatum.

Eingabemasken

In Freedcamp können keine eigenen Eingabemasken definiert werden.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Freedcamp gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Es gibt aber keine Cockpit-Vorlagen und Cockpits können auch nicht zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Meine Vorgänge
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

In Freedcamp gibt es keine Berichtsvorlagen. Berichte lassen sich in Freedcamp in den Formaten Excel und PDF erstellen.

Benutzerverwaltung

Eine Synchronisation von Freedcamp mit einem Verzeichnisserver ist nicht vorgesehen. Freedcamp lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS integrieren. Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Freedcamp vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann durch die Freigabe von “Applikationen” an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Die Online-Hilfe steht nur in englischer Sprache zur Verfügung.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in Freedcamp nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

Freedcamp kann nicht vom Nutzer erweitert werden, es gibt dafür keine passenden Schnittstellen.

2. Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Freedcamp Aufgabenmanagement-Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Freedcamp ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Freedcamp erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Freedcamp erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Freedcamp unterstützt die GTD-Methode leider nicht, d.h. persönliche Kennzeichnungen oder Wiedervorlagetermine sind nicht möglich.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe diesen Beitrag zur RACI-Matrix).

Die Freedcamp Projektmanagement-Software bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Freedcamp besitzt keine Workflow-Funktionalität, weder nach der ersten noch nach der zweiten Variante.

3. Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Freedcamp bietet leider keine Unterstützung für ein Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

Freedcamp unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Sub-Tasks. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Freedcamp bietet in den Bezahlversionen ein schönes interaktives Gantt-Diagramm. Der kritische Pfad lässt sich darstellen und die Abhängigkeiten können interaktiv gesetzt und geändert werden. Der Fortschritt in Prozent für eine Aufgabe kann ebenfalls interaktiv eingegeben werden.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Es gibt in Freedcamp die Möglichkeit, Projektfortschritt über die Menge der schon erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge zu messen. Es ist darüber hinaus für noch offene Aufgaben möglich, den geschätzten Restaufwand bis zur Fertigstellung anzugeben.

Damit ist in Freedcamp eine rudimentäre, unaufwändige Art der Fortschrittsbeobachtung vorhanden, die jedoch für ein etwas anspruchsvolleres Projektmanagement nicht ausreichend ist.

Agiles Projektmanagement

Für Software-Entwickler fehlen Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Alternative Lösungen

Neben Allegra ist auch ClickUp eine interessante Alternative zu Freedcamp. Einen ClickUp-Test finden Sie hier.

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