In 5 Schritten zum Gantt Diagramm für Dein Projekt

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Was ist ein Gantt Diagramm?

Das Gantt-Diagramm, benannt nach dem von Lawrence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung, stellt den Ablaufplan eines Projekts mit Hilfe von Balken über einem Zeitstrahl dar. Dieses Diagramm wird deshalb auch Balkendiagramm oder Balkenplan genannt.

Ein Gantt-Diagramm ist die Dokumentation des geplanten sachlichen und zeitlichen Projektablaufs. In ihm sind die Ablaufelemente – d.h. Vorgänge und Meilensteine – unter Berücksichtigung ihrer Zusammenhänge, Randbedingungen und Abhängigkeiten angeordnet.

Die Basis für ein Gantt-Diagramm ist in der Regel ein Projektstrukturplan (PSP). Bei kleineren Vorhaben wird häufig auf den PSP verzichtet und die Work Breakdown Structure direkt im Gantt Diagramm angelegt. Ansonsten ergeben sich die Vorgänge im Gantt Diagramm aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans. Ein Arbeitspaket teilt sich zumeist in eine Reihe von Vorgängen auf; es gibt vereinzelt aber auch den umgekehrten Fall.

Vorteile des Gantt-Chart

  • Etabliertes Werkzeug, um Team und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten
  • Schneller Überblick über Aktivitäten des Projekts
  • Dauer der Aktivitäten ist durch die Balkenlänge leicht erkennbar
  • Beziehungen zwischen den Aktivitäten ist durch Verbindungslinien leicht erkennbar
  • Aktueller Status im Projekt ist schnell erfassbar
  • Aufwand für die Einarbeitung und Erstellung ist gering
  • Pufferzeiten lassen sich leicht identifizieren
  • Kritische Aktivitäten bzw. Abläufe lassen sich identifizieren

Elemente des Gantt-Chart

Ein Gantt Diagramm besteht in der Regel aus Projekten, Vorgängen und Meilensteinen.

Projekte

Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie Arbeitspakete zusammen. Zum Beispiel gibt es in einem klassischen Projekt eine Aktivität für das gesamte Projekt und weitere Aktivitäten für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm ebenfalls mit der Projektaktivität beginnen und darunter ordnen Sie die einzelnen Release- und Sprint-Aktivitäten.

Vorgänge

Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie Arbeitspakete zusammen. Zum Beispiel gibt es in einem klassischen Projekt eine Aktivität für das gesamte Projekt und weitere Aktivitäten für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm ebenfalls mit der Projektaktivität beginnen und darunter ordnen Sie die einzelnen Release- und Sprint-Aktivitäten.

Meilensteine

Meilensteine kennzeichnen den Abschluss einer Phase bzw. Etappe im Projekt. Sie repräsentierten daher Ziele, die du bereits im Projekt erreicht hast oder die du anstrebst. Meilensteine sind speziell im Gantt-Chart gekennzeichnet.

Entwicklung des Gantt-Diagramms

Ein Gantt-Diagramm bzw. Balkendiagramm basiert auf einem Projektstrukturplan, den Sie zuvor erstellt haben. In diesem Plan haben Sie das Projekt in Aufgaben (Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete) gegliedert. Sie wissen dadurch, welche Aufgaben Sie bewältigen müssen. Durch das Gantt-Chart können Sie die zeitliche Dauer und die Abhängigkeiten der Aufgaben planen.

Wenn Sie das Balkendiagramm für Ihr Projekt erstellen möchten, führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Aufgaben im Projekt identifizieren (Projektstrukturplan erstellen)
  2. Dauer der Aufgaben bestimmen
  3. Beziehungen der Aufgaben zueinander bestimmen (Kontrollflüsse definieren)

Dauer der Aufgaben und kritischer Pfad

Die Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den Aktivitäten Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann herrscht dort ein kritischer Pfad. Denn wenn sich dort etwas verzögert, verzögert sich auch das Projektende. Dieses Konzept kennen Sie vielleicht bereits aus Netzplänen.

Der Kontrollfluss im Gantt-Diagramm

Manche Aufgaben können Sie erst anfangen, wenn Sie andere beendet haben, oder sie sind abhängig vom Start einer anderen Aktivität. Diese linear ablaufenden Beziehungen müssen Sie ebenfalls im Gantt-Chart bzw. Balkendiagramm darstellen. Wenn Aufgaben linear ablaufen, können 4 unterschiedliche Beziehungstypen herrschen:

Ende-zu-Start

Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist.

Ende-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist.

Start-zu-Start

Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige gestartet ist.

Start-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist (sehr selten).

Am besten ist es natürlich, wenn Sie möglichst viele Aufgaben parallel laufen lassen. Parallellaufende Aufgaben können Sie im Gantt-Diagramm auch durch Kontrollflüsse verbinden.

Kontrollieren Sie Ihre Projekte

Ein Gantt-Chart ist ein bewährtes Kontrollmittel im Projektmanagement – schließlich gibt es das Diagramm bereits seit über 100 Jahren und wird noch immer gern eingesetzt. Das ist nicht verwunderlich, denn sie sind sie leicht zu erstellen und bieten einen schnellen Überblick über den Status Ihres Projekts. Aber wollen Sie ein Gantt-Chart per Hand zeichnen, wie es die Erfinder einst taten? Setzen Sie ein Tool ein, das Ihnen eine Vorlage für die Erstellung von Balkendiagrammen bietet und mit dem sich Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben einfach definieren lassen. Wenn Sie den Plan anpassen müssen, brauchen Sie nur die entsprechenden Aktivitäten oder Arbeitspakete im Gantt-Diagramm verschieben – das Tool führt alle weiteren Berechnungen aus, sodass Sie zum Beispiel kritische Vorgänge gleich erkennen.

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