Gantt Diagramm als wichtiges Projektmanagement-Tool

1. Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist benannt nach dem von Henry Laurence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung. Es stellt den Ablaufplan eines Projekts mit Hilfe von Balken über einem Zeitstrahl dar. Dieses Diagramm wird deshalb auch Balkendiagramm oder Balkenplan genannt. Von einem Timeline Diagramm unterscheidet es sich dadurch, dass es auch die Abhängigkeiten zwischen Vorgängen darstellt. Gantt-Diagramme zählen zu den effektivsten Projektmanagement-Methoden.

Ein Gantt-Diagramm dokumentiert den tatsächlichen und geplanten sachlichen und zeitlichen Projektablauf. Es stellt die Ablaufelemente – d.h. Vorgänge und Meilensteine – unter Berücksichtigung ihrer Zusammenhänge, Randbedingungen und Abhängigkeiten mit Angabe von Startdatum, Dauer und Enddatum leicht erkennbar dar.

Die Basis für ein Gantt-Diagramm ist in der Regel ein Projektstrukturplan (PSP). Bei kleineren Vorhaben wird häufig auf den PSP verzichtet und die Work Breakdown Structure direkt im Gantt Diagramm angelegt. Ansonsten ergeben sich die Vorgänge im Gantt Diagramm aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans. Ein Arbeitspaket teilt sich zumeist in eine Reihe von Vorgängen auf; es gibt vereinzelt aber auch den umgekehrten Fall.

2. Vorteile des Gantt-Diagramms

• Die Gantt-Darstellung ist auch für Laien schnell verständlich
• Das Gantt-Diagramm gibt einen schnellen Überblick über Aktivitäten des Projekts
• Die Dauer der Aktivitäten ist durch die Balkenlänge leicht erkennbar
• Beziehungen zwischen den Aktivitäten sind durch Verbindungslinien leicht erkennbar
• Der aktuelle Status im Projekt ist schnell erfassbar
• Pufferzeiten lassen sich einfach identifizieren
• Kritische Aktivitäten bzw. Abläufe lassen sich identifizieren

3. Elemente des Gantt-Diagramms

Ein Gantt Diagramm besteht in der Regel aus Projekten, Vorgängen und Meilensteinen sowie Abhängigkeiten.

3.1 Projekte

Ein Kernmerkmal der Gantt-Darstellung ist die Möglichkeit, Elemente hierarchisch anzuordnen. Auf den obersten Ebenen befinden sich dabei die Projekte bzw. Teilprojekte. Diese gliedern sich in untergeordnete Aktivitäten bzw. Produkte. So gibt es in einem klassischen Projekt z.B. Aktivitäten für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm unterhalb der Projektebene in Release- und Sprint-Aktivitäten aufgeteilt werden.

Der voraussichtliche Zeitrahmen eines Projekts ergibt sich aus den Anfangs- und Endterminen der in ihm enthaltenen Vorgänge.

3.2 Vorgänge

Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie z.B. Arbeitspakete (Tasks, Aufgaben) zusammen. Vorgänge müssen selbst wieder beliebig tief in Teilvorgänge gegliedert werden können. Oft ist es hilfreich, statt echter Vorgänge und Aktivitäten die aus diesen Vorgängen resultierenden Ergebnisse (Produkte) einzusetzen. Der Vorteil liegt darin begründet, dass es leichter zu prüfen ist, ob ein Produkt wirklich fertig ist, als festzustellen, ob genügend getan wurde.

Vorgänge besitzen üblicherweise ein Anfangsdatum, eine Dauer und ein Enddatum. In manchen Werkzeugen wird durch Einfärbung des Vorgangsbalkens der aktuelle Arbeitsfortschritt dargestellt.

3.3 Meilensteine

Meilensteine kennzeichnen den Abschluss einer Phase bzw. Etappe im Projekt. Sie repräsentierten daher Ziele, die bereits im Projekt erreicht worden sind oder die anzustreben sind. Meilensteine werden im Gantt-Chart durch eine Raute gekennzeichnet. In vielen Werkzeugen werden Vorgänge mit einer Dauer von null als Meilensteine interpretiert.

In manchen Projekten gibt es Meilensteine, die sich aus übergeordneten, nicht durch das Projekt kontrollierbaren Randbedingungen ergeben wie z.B. einem Messetermin. Solche Meilensteine dürfen dann nicht verschoben werden. Gute Gantt Tools bieten daher die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge und insbesondere Meilensteine gegen Terminverschiebungen zu schützen.

4. Gantt-Diagramm erstellen

Ein Balkendiagramm basiert auf einem Projektstrukturplan, der zuvor als Mindmap oder mit einer Projektmanagement-Software erstellt worden ist. In diesem Plan ist das Projekt in Aufgaben (Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete) gegliedert worden. Dadurch ist bekannt, welche Aufgaben erledigt werden müssen bzw. welche Produkte (Arbeitsergebnisse) zu liefern sind. Durch das Gantt-Chart kann die zeitliche Dauer und die Abhängigkeiten der Aufgaben geplant werden.

Wenn du ein Gantt-Diagramm für dein Projekt erstellen möchtest, gehst du wie folgt vor:

1. Identifiziere all wichtigen Aufgaben im Projekt, indem du einen Projektstrukturplan erstellst
2. Bestimme die Dauer der Aufgaben. Die Dauer wird meistens in Arbeitszeit angegeben, also z.B. Arbeitsstunden oder Arbeitstagen. Der Aufwand kann von der Dauer abweichen, wenn der Aufgabe z.B. mehrere Ressourcen zugeteilt werden.
3. Definiere die Abhängigkeiten der Aufgaben voneinander und trage sie in den Plan ein.

4.1 Dauer der Aufgaben und kritischer Pfad

Die Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den einzelnen Aktivitäten Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann befinden sie sich auf dem kritischen Pfad. Eine Verzögerung auf dem kritischen Pfad führt immer auch zu einen Verzögerung des Projektendes. Dieses Konzept kennst du vielleicht bereits aus der Arbeit mit Netzplänen.

5. Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm

Es ist für Projekte typisch, dass die zu erledigenden Aufgaben nicht alle voneinander unabhängig sind. Die zwei wesentlichen Typen von Abhängigkeiten sind die über gemeinsam genutzte Ressourcen entstehenden sowie logische Abhängigkeiten. Manche Vorgänge können erst begonnen werden, wenn andere beendet sind, oder sie sind beispielsweise abhängig vom Beginn einer anderen Aktivität. Diese linear ablaufenden Beziehungen müssen in das Balkendiagramm eingepflegt werden. Im Gantt Chart gibt es dazu vier unterschiedliche Beziehungstypen:

5.1 Ende-zu-Start

Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist. Das ist der häufigste Fall. Beispiel: Der Dachstuhl kann erst errichtet werden, nachdem das oberste Stockwerk gemauert wurde und die Decke des obersten Stockwerks errichtet worden ist.

5.2 Ende-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist. Beispiel: Ein Bauabnahmeprozess kann erst dann abgeschlossen werden, wenn alle anderen Aufgaben ebenfalls erledigt worden sind. Er kann aber durchaus schon begonnen werden, wenn andere Vorgänge noch offen sind.

5.3 Start-zu-Start

Diese Art einer Abhängigkeit bedeutet, dass die Nachfolgeaufgabe erst dann beginnen kann, wenn die Vorgängeraufgabe ebenfalls begonnen hat. Wenn Sie zum Beispiel einen Tisch für Ihre Gäste vorbereiten, können Sie mit der Zubereitung der Beilage beginnen, sobald Sie das Hauptgericht zum Braten in den Ofen geschoben haben.

5.4 Start-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist. Dieses ist eine in der Praxis seltene Konstellation und eignet sich vor allem für Übergabeprozesse. Wenn Sie z. B. an einer Tankstelle in Schichten arbeiten, können Sie Ihre Arbeit nicht beenden und nach Hause gehen, bevor Ihr Kollege, der die nächste Schicht abdeckt, eintrifft und die Aufgabe übernimmt.

Für eine kurze Projektlaufzet ist es günstig, wenn möglichst viele Aufgaben parallel ablaufen können. In diesem Fall ist es dann eine Frage der zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie lange es bis zur Fertigstellung eines Projektes dauert.

Sind Abhängigkeiten festgelegt, können moderne Projektmanagement-Werkzeuge das beim Verschieben von Terminen berücksichtigen. Wird ein Vorgang verschoben, verschieben sich entsprechend auch alle davon abhängigen Vorgänge, es sei denn, sie sind vorher als feste, unverrückbare Aufgaben markiert worden.

6. Projekte steuern

Ein Gantt-Chart ist ein bewährtes Kontrollmittel im Projektmanagement – schließlich gibt es diese Darstellung bereits seit über 100 Jahren und wird noch immer gern eingesetzt. Das ist nicht verwunderlich, denn sie sind leicht zu erstellen und bieten einen schnellen Überblick über den Status Ihres Projekts. Aber wollen Sie ein Balkendiagramm per Hand zeichnen, wie es die Erfinder einst taten? Setzen Sie ein Tool ein, das Ihnen eine Vorlage für die Erstellung von Balkendiagrammen bietet und mit dem sich Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben einfach definieren lassen. Wenn Sie den Plan anpassen müssen, brauchen Sie nur die entsprechenden Aktivitäten oder Arbeitspakete im Gantt-Diagramm verschieben – das Tool führt alle weiteren Berechnungen aus, sodass Sie zum Beispiel kritische Vorgänge gleich erkennen.

7. Weitere Artikel

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