Gantt Diagramm als wichtiges Projektmanagement-Tool | Allegra

Gantt Diagramm als wichtiges Projektmanagement-Tool

Gantt-Diagramm erstellen
  1. Was ist ein Gantt-Diagramm?
  2. Gantt-Diagramm-Vorteile
  3. Elemente des Gantt-Diagramms
  4. Gantt-Diagramm erstellen
  5. Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm
  6. Projekte steuern

1. Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist benannt nach dem von Henry Laurence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung. Es stellt den Ablaufplan eines Projekts mit Hilfe von Balken über einem Zeitstrahl dar. Dieses Diagramm wird deshalb auch Balkendiagramm oder Balkenplan genannt. Von einem Timeline Diagramm unterscheidet es sich dadurch, dass es auch die Abhängigkeiten zwischen Vorgängen darstellt. Gantt-Diagramme zählen zu den effektivsten Projektmanagement-Methoden.

Ein Gantt-Diagramm dokumentiert den tatsächlichen und geplanten sachlichen und zeitlichen Projektablauf. Es stellt die Ablaufelemente – d.h. Vorgänge und Meilensteine – unter Berücksichtigung ihrer Zusammenhänge, Randbedingungen und Abhängigkeiten mit Angabe von Startdatum, Dauer und Enddatum leicht erkennbar dar.

Die Basis für ein Gantt-Diagramm ist in der Regel ein Projektstrukturplan (PSP). Bei kleineren Vorhaben wird häufig auf den PSP verzichtet und die Work Breakdown Structure direkt im Gantt Diagramm angelegt. Ansonsten ergeben sich die Vorgänge im Gantt Diagramm aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans. Ein Arbeitspaket teilt sich zumeist in eine Reihe von Vorgängen auf; es gibt vereinzelt aber auch den umgekehrten Fall.

2. Vorteile des Gantt-Diagramms

  • Die Gantt-Darstellung ist auch für Laien schnell verständlich
  • Das Gantt-Diagramm gibt einen schnellen Überblick über Aktivitäten des Projekts
  • Die Dauer der Aktivitäten ist durch die Balkenlänge leicht erkennbar
  • Beziehungen zwischen den Aktivitäten sind durch Verbindungslinien leicht erkennbar
  • Der aktuelle Status im Projekt ist schnell erfassbar
  • Pufferzeiten lassen sich einfach identifizieren
  • Kritische Aktivitäten bzw. Abläufe lassen sich identifizieren

Elemente des Gantt-Diagramms

Ein Gantt Diagramm besteht in der Regel aus Projekten, Vorgängen und Meilensteinen sowie Abhängigkeiten.

gantt-diagramm: vorgänge planen

Projekte

Ein Kernmerkmal der Gantt-Darstellung ist die Möglichkeit, Elemente hierarchisch anzuordnen. Auf den obersten Ebenen befinden sich dabei die Projekte bzw. Teilprojekte. Diese gliedern sich in untergeordnete Aktivitäten bzw. Produkte. So gibt es in einem klassischen Projekt z.B. Aktivitäten für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm unterhalb der Projektebene in Release- und Sprint-Aktivitäten aufgeteilt werden.

Der voraussichtliche Zeitrahmen eines Projekts ergibt sich aus den Anfangs- und Endterminen der in ihm enthaltenen Vorgänge.

Vorgänge

Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie z.B. Arbeitspakete (Tasks, Aufgaben) zusammen. Vorgänge müssen selbst wieder beliebig tief in Teilvorgänge gegliedert werden können. Oft ist es hilfreich, statt echter Vorgänge und Aktivitäten die aus diesen Vorgängen resultierenden Ergebnisse (Produkte) einzusetzen. Der Vorteil liegt darin begründet, dass es leichter zu prüfen ist, ob ein Produkt wirklich fertig ist, als festzustellen, ob genügend getan wurde.

Vorgänge besitzen üblicherweise ein Anfangsdatum, eine Dauer und ein Enddatum. In vielen Werkzeugen wird durch Einfärbung des Vorgangsbalkens der aktuelle Arbeitsfortschritt dargestellt.

Meilensteine

Meilensteine kennzeichnen den Abschluss einer Phase bzw. Etappe im Projekt. Sie repräsentierten daher Ziele, die du bereits im Projekt erreicht hast oder die du anstrebst. Meilensteine sind im Gantt-Chart durch eine Raute gekennzeichnet. In vielen Werkzeugen werden Vorgänge mit einer Dauer von null als Meilensteine interpretiert.

Gantt-Diagramm erstellen

Ein Balkendiagramm basiert auf einem Projektstrukturplan, den du zuvor als Mindmap oder mit einer Projektmanagement-Software erstellt hast. In diesem Plan hast du das Projekt in Aufgaben (Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete) gegliedert. Dadurch weist du, welche Aufgaben erledigt werden müssen bzw. welche Produkte (Arbeitsergebnisse) zu liefern sind. Durch das Gantt-Chart kannst du die zeitliche Dauer und die Abhängigkeiten der Aufgaben planen.

Wenn du ein Gantt-Diagramm für dein Projekt erstellen möchtest, gehst du wie folgt vor:

  1. Identifiziere all wichtigen Aufgaben im Projekt, indem du einen Projektstrukturplan erstellst
  2. Bestimme die Dauer der Aufgaben
  3. Definiere die Kontrollfüsse, indem du die Beziehungen der Aufgaben zueinander bestimmst

Dauer der Aufgaben und kritischer Pfad

Die Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den Aktivitäten Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann befindet dort ein kritischer Pfad. Denn wenn sich dort etwas verzögert, verzögert sich auch das Projektende. Dieses Konzept kennst du vielleicht bereits aus Netzplänen.

gantt-diagramm: jritischer pfad

Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm

Manche Aufgaben können erst anfangen, wenn andere beendet sind, oder sie sind abhängig vom Start einer anderen Aktivität. Diese linear ablaufenden Beziehungen musst du ebenfalls im Gantt-Chart bzw. Balkendiagramm einpflegen. Bei linear ablaufenden Aufgaben gibt es vier unterschiedliche Beziehungstypen:

Ende-zu-Start

Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist.

Ende-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist.

Start-zu-Start

Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige gestartet ist.

Start-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist (sehr selten).

Am besten ist es natürlich, wenn möglichst viele Aufgaben parallel laufen können. Dann ist es eine Frage der zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie lange es bis zur Fertigstellung eines Projektes dauert.

Sind die Abhängigkeiten festgelegt, können moderne Projektmanagement-Werkzeuge das beim Verschieben von Terminen berücksichtigen. Wird ein Vorgang verschoben, verschieben sich entsprechend auch alle davon abhängigen Termine.

Projekte steuern

Ein Gantt-Chart ist ein bewährtes Kontrollmittel im Projektmanagement – schließlich gibt es diese Darstellung bereits seit über 100 Jahren und wird noch immer gern eingesetzt. Das ist nicht verwunderlich, denn sie sind sie leicht zu erstellen und bieten einen schnellen Überblick über den Status Ihres Projekts. Aber wollen Sie ein Balkendiagramm per Hand zeichnen, wie es die Erfinder einst taten? Setzen Sie ein Tool ein, das Ihnen eine Vorlage für die Erstellung von Balkendiagrammen bietet und mit dem sich Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben einfach definieren lassen. Wenn Sie den Plan anpassen müssen, brauchen Sie nur die entsprechenden Aktivitäten oder Arbeitspakete im Gantt-Diagramm verschieben – das Tool führt alle weiteren Berechnungen aus, sodass Sie zum Beispiel kritische Vorgänge gleich erkennen.

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