Getting-Things-Done für Teams

Aufgabenmanagement mit “Getting Things Done” für Teams einzusetzen ist noch nicht weit verbreitet. Getting Things Done ist eine Methode für die persönliche Aufgabenverwaltung. Es gibt viele Werkzeuge, die diese Methode für die persönliche Aufgabenverwaltung als Smartphone-Software, für ein Tablet oder einen normalen PC nutzen. In professionellen Aufgabenmanagement-Lösungen, die fast immer die Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit Kollaboration sehen, findet man GTD leider so gut wie nicht.

Vorgangsanalyse

Nach “Getting Things Done” wird alles was in Gedanken, auf dem Schreibtisch oder auf dem Computer erscheint (wir nennen es hier “Vorgänge”), nach einem Schema klassifiziert.

Beispiele für solche “Vorgänge ” sind Aufgaben, offene Punkte, Bug-Reports, Ideen und Kundenanfragen. Der Empfänger kann den Zufluss der eingehenden Vorgänge nicht direkt beeinflussen. Alle eingehenden Vorgänge werden zunächst im persönlichen Eingangskorb gesammelt. Der “Korb” ist in einer Aufgabenmanagement-Software ein Ordner oder anderer Container.

Die dort eingegangenen Vorgänge werden regelmäßig analysiert. Es gibt drei mögliche Ergebnisse dieser Analyse:

• Ein Vorgang ist “handlungsbedürftig“, das heißt, es ist etwas zu tun.
• Ein Vorgang ist “nicht handlungsbedürftig“, das heißt, es muss nur zur Kenntnis genommen und eventuell irgendwo abgelegt werden.
• Ein Vorgang erfordert eine Sequenz von Aktionen, möglicherweise unter Beteiligung mehrerer Menschen und über einen längeren Zeitraum. Dazu müssen “geplante Vorgänge” erstellt oder geändert werden. “Geplante Vorgänge” können zum Beispiel ein Projektstrukturplan für ein Projekt oder ein Scrum Produkt-Backlog sein.

Nicht handlungsbedürftige Vorgänge

Für nicht handlungsbedürftige Vorgänge gibt es drei Körbe, in denen diese platziert werden können:

• Müll, die Vorgänge hier werden nicht weiter betrachtet und irgendwann gelöscht.
• Inkubator, Vorgänge, die momentan und in naher Zukunft keine Handlung erfordern, aber möglicherweise später betrachtet werden. Diese Vorgänge dienen als Kristallisation für die künftige Arbeit. Beispiel für Vorgänge in diesem Korb sind Ideen, Wünsche, Verbesserungen, etc..
• Referenz/Favoriten. Dieser Korb enthält Material, das eines Tages wichtig oder gerade häufig benötigt wird, zum Beispiel FAQ, Anforderungen, Standards, etc.

Handlungsbedürftige Vorgänge

Für handlungsbedürftige Vorgänge haben Sie drei Körbe:

• Nächste Aktionen. Hier platzieren Sie Elemente, an denen Sie in naher Zukunft arbeiten möchten. Es gibt keine echte Planung oder eine Frist für die nächsten Aktionen. Wenn es Fristen oder Termine gibt, die berücksichtigt werden müssen, sollten die Elemente in den Kalender-Korb platziert werden.
• Kalender. Hier platzieren Sie alle Aktionen, die eine strenge Beziehung zu Datum oder Zeit haben, z.B. einen Termin oder eine Besprechung oder ähnliches. Der Kalender enthält drei Arten von Elementen: Termine, Aktionen, Tag und Tag-spezifische Informationen.
• Delegiert/warten. Dieser Korb enthält Aktionen, die Sie an einen anderen delegiert haben.

Geplante Vorgänge

Der Korb für “geplante Vorgänge” wird regelmäßig überprüft. Ein Teil der Elemente in diesem Korb kann evtl. zu einem der umsetzbaren Körbe verschoben werden.

Getting Things Done im Team

Getting Things Done für Teams nutzbar zum machen bietet deutliche Vorteile. So kann jeder Mitarbeiter auch seine persönliche Aufgabenverwaltung auf diese Weise einfach organisieren. Wiedervorlage-Termine kann jeder Mitarbeiter individuell für jeden Vorgang vergeben. Vorgänge können delegiert werden und bleiben doch im Beobachtungsbereich der delegierenden Person.

Der “Referenzkorb” kann verwendet werden, um häufig benutzte Vorgänge schnell griffbereit zu haben (“Favoriten”). Im “Eingangskorb” landen alle Vorgänge, die einem Mitarbeiter neu zugewiesen worden sind.

Wenn Sie mehr über die Methode wissen möchten, schauen Sie in diesen Artikel zur GTD-Methodik und GTD-Software oder in David Allens Buch. Eine professionelle, teamfähige Implementierung dieser Vorgehensweise findet sich in der Aufgabenmanagement-Software Allegra.

Eine weitere Methode im Bereich Aufgabenmanagement ist die Priorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip.