Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements? | Allegra

Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?

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Das magische Dreieck – auch Eisernes Dreieck oder Triple-Constraint-Modell genannt – ist ein Instrument, mit dem Projektmanager die drei konkurrierenden Variablen eines jeden Projekts visualisieren können: Zeit, Kosten und Umfang.

Es ist wichtig zu verstehen, dass sich Änderungen in einer Dimension unweigerlich auf die beiden anderen auswirken. Wenn beispielsweise das Projektbudget gekürzt wird, muss der Umfang reduziert oder der Liefertermin verschoben werden, um eine hohe Qualität der Ergebnisse zu gewährleisten.

Daher besteht die Hauptaufgabe des Projektleiters darin, diese drei Einschränkungen auszugleichen, um die Projekte innerhalb des Budgets und des Zeitplans zu halten und gleichzeitig die Anforderungen des Projektumfangs zu erfüllen.

Die Entscheidung, welche Kompromisse sie eingehen müssen, und das erfolgreiche Management der Erwartungen der Stakeholder können jedoch selbst für erfahrene Projektmanager eine echte Herausforderung darstellen.

Um ein besseres Verständnis der einzelnen Elemente des magischen Dreiecks zu erlangen, wie sie zusammenhängen und wie man sie am besten in Balance hält und mit unerwarteten Änderungen umgeht, laden wir Sie ein, den folgenden Leitfaden zu lesen, den wir für Sie zusammengestellt haben.

Die Elemente des magischen Dreiecks des Projektmanagements

Wie bereits kurz erwähnt, besteht das magische Dreieck aus drei miteinander verknüpften Variablen (Kosten, Zeit und Umfang), die die Qualität eines Projekts beeinflussen. Während der Umfang direkt proportional zu Zeit und Kosten ist, ist das Verhältnis zwischen Zeit und Kosten umgekehrt proportional.

Das bedeutet, dass, wenn der Kunde neue Funktionen hinzufügen und damit den Umfang vergrößern möchte, auch die Projektdauer und das Budget erhöht werden müssen, um einen größeren Arbeitsumfang zu bewältigen.

Wenn andererseits die Kosten gesenkt werden müssen, müssen die Lieferfristen verlängert werden, da ein kleineres Budget die verfügbaren Ressourcen begrenzt. Wird die Frist näher an den Termin herangerückt, wird mehr Geld benötigt, um Überstunden abzudecken oder neue Mitarbeiter einzustellen.

Da diese Variablen die Eckpfeiler des Projektplans darstellen, müssen sie vor Projektbeginn geklärt werden, damit alle Teammitglieder und Beteiligten wissen, was den Projekterfolg bestimmt.

Gehen wir näher darauf ein, was die einzelnen Beschränkungen bedeuten.

  • Zeit

Diese Variable umfasst den gesamten Projektzeitplan, die Projektphasen, interne Kalender, wichtige Meilensteine und die am Projekt geleisteten Arbeitsstunden. Um die Auswirkungen möglicher Änderungen in den beiden anderen Dimensionen des magischen Dreiecks zu minimieren und die Termine einzuhalten, kann der Projektleiter bei der Zeitschätzung auch Puffer einrechnen.

  • Kosten

Die Kostenbeschränkung bezieht sich auf das verfügbare Finanzbudget des Projekts und alle Ressourcen, die für die Durchführung der Arbeit benötigt werden, einschließlich der Gehälter der Mitarbeiter, der Werkzeuge und der Ausrüstung. Um die für ein Projekt erforderlichen Kosten und Ressourcen genauer einschätzen zu können, sollte der Projektleiter die bei früheren ähnlichen Projekten gesammelten Daten analysieren. Außerdem kann dem Projektplan ein Budget für Unvorhergesehenes hinzugefügt werden, um unvorhergesehene Kosten zu decken.

  • Umfang

Der Umfang eines Projekts bestimmt seine Größe und Komplexität und umfasst alle zu erledigenden Arbeiten, die Anzahl der zu erbringenden Leistungen und deren Spezifikationen. Je komplexer ein Projekt ist, desto mehr Zeit und Budget werden für seine Durchführung benötigt. Um zu verhindern, dass das Projekt aus dem Ruder läuft, sollten die Projektziele und -anforderungen von Anfang an klar definiert und in der Umfangsangabe dokumentiert werden. Anschließend sollte der Projektleiter alle Beteiligten dazu bringen, diese zu unterzeichnen.

Wie kann das magische Dreieck Ihrem Team helfen?

Im Projektmanagement ist die Fähigkeit, Risiken aufzudecken und bei der Planung eines Projekts zu berücksichtigen, von entscheidender Bedeutung, wenn man die Zufriedenheit des Kunden erreichen will. Darin liegt die magische Kraft des Dreiecks.

Das magische Dreieck ermöglicht es Ihnen, Projekte umfassend zu planen und dabei die Entwicklung in jeder der drei Dimensionen im Auge zu behalten. Darüber hinaus hilft Ihnen ein tieferes Verständnis der drei Zwänge, die Grenzen des Projekts zu erkennen und bessere Entscheidungen zu treffen, wenn sich Änderungen ergeben, wodurch kostspielige Verzögerungen vermieden werden.

Sie können das magische Dreieck auch einsetzen, wenn Sie Ihren Kunden die Projektbeschränkungen mitteilen, damit sie sich besser darüber im Klaren sind, wie sich Änderungen in letzter Minute oder zusätzliche Arbeiten auf das Budget und/oder den Zeitplan des Projekts auswirken.

Mit anderen Worten: Sie können das magische Dreieck nutzen, um Folgendes zu bewältigen:

  • Aufgaben: Projektplanung und -steuerung, agiles Projektmanagement, Änderungsmanagement und Kapazitätsplanung
  • Herausforderungen: Zeit (z. B. externe oder interne Verzögerungen), Kosten (z. B. Überschreitung der Budgetzuweisungen) und Umfang (z. B. Anfragen für zusätzliche Funktionen oder geänderte Spezifikationen)

Wie man das magische Dreieck erfolgreich ausbalanciert

Die Aufrechterhaltung des Gleichgewichts zwischen den drei Variablen des magischen Dreiecks gewährleistet, dass das Projekt reibungslos abläuft und die Ergebnisse den Erwartungen des Kunden hinsichtlich der Qualität entsprechen. Um dieses Gleichgewicht zu erreichen, müssen Sie zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Kompromisse eingehen, um die widersprüchlichen Dimensionen des Projektdreiecks zu managen.

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass kein Projekt erfolgreich sein kann, wenn alle drei Variablen festgelegt sind. Mindestens eine von ihnen muss flexibel sein, damit Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.

Schauen Sie sich die folgenden Szenarien an, um zu verstehen, wie sich die Zwänge Ihres Projekts gegenseitig beeinflussen und welche Kompromisse sich daraus ergeben können:

  • Wenn Sie sich auf die Zeit konzentrieren, um das Projekt so schnell wie möglich abzuschließen, muss der Umfang reduziert werden, oder Sie müssen mehr Ressourcen bereitstellen, um die Arbeit rechtzeitig zu erledigen.
  • Wenn die Kosten im Vordergrund stehen und Sie Ihr Projekt im Rahmen des Budgets abschließen wollen, müssen Sie den Umfang des Projekts verringern oder die ursprünglichen Fristen verlängern, da Sie weniger oder billigere Mitarbeiter beschäftigen werden.
  • Wenn Sie den Umfang in den Vordergrund stellen und qualitativ hochwertige Produkte/Dienstleistungen mit vielen Funktionen liefern wollen, benötigen Sie zusätzliche Mittel und Zeit, um komplexe Aufgaben zu bewältigen.

Zweifellos wird jeder Projektmanager die Aufgabe, die drei Dimensionen im Gleichgewicht zu halten, ohne eine Projektmanagementlösung, die ihn bei der Planung, Verwaltung und Verfolgung von Projekten unterstützt, als unmöglich bezeichnen.

Verstärken Sie die Kraft des magischen Dreiecks mit der richtigen Projektmanagementsoftware

Ein umfassendes Projektmanagement-Tool wie Allegra hilft Ihnen dabei, die Projektaufgaben im Vergleich zum Projektzeitplan zu visualisieren, Abhängigkeiten hervorzuheben und wichtige Meilensteine mit Hilfe von interaktiven Gantt-Diagrammen zu verfolgen.

Ein Gantt-Diagramm bietet Ihnen und Ihren Kunden nicht nur einen Überblick über den Projektzeitplan, sondern hilft Ihnen auch, Ihrem Team den Projektumfang zu vermitteln, die Kosten genau zu schätzen und die Ressourcen besser zuzuordnen.

Apropos Ressourcen: Allegra bietet Ihnen mit Hilfe von Basiskalendern und persönlichen Kalendern für jedes Teammitglied vollen Einblick in die tägliche Arbeitsbelastung. Mit dieser Funktion können Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen im Auge behalten und bei Bedarf schnell Änderungen vornehmen.

Halten Sie die Projektkosten mit Hilfe von Ampeldiagrammen unter Kontrolle, die Ihnen helfen, den aktuellen Stand Ihres Projekts in Bezug auf Liefertermine, Budgeteinhaltung und Produktqualität in einem ansprechenden visuellen Format zu sehen. Darüber hinaus können Sie diese Diagramme auch verwenden, um Kunden und Führungskräften über den Projektfortschritt zu berichten.

Weitere Informationen über die Funktionen der Projektmanagement-Software Allegra finden Sie in diesem vollständigen Leitfaden für Einsteiger.

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