Meistertask-Alternative Allegra

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In diesem Beitrag stellen wir die Meistertask-Alternative Allegra dem Original gegenüber und vergleichen systematisch die wichtigsten Leistungsmerkmale. Dabei müssen wir berücksichtigen, dass Meistertask im wesentlichen ein Task Management-System ist und wie auch Trello nicht den Anspruch hat, ein komplettes Projektmanagement-Tool zu sein.

1. Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Allegra kann auf einem eigenen Server betrieben (On Premises) oder als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller angebotenen Cloud genutzt werden. Meistertask gibt es ausschließlich als Cloud-Lösung.

Beide Anbieter garantieren die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich ausschließlich in der EU.

Projekte und Projekttypen

In der Meistertask-Alternative Allegra verwaltet man Vorgänge in Projekten bzw. Arbeitsbereichen. Bereiche haben einen Typ, womit sich zentral Einstellungen an allen Bereichen dieses Typs vornehmen lassen. In Allegra lassen sich Vorlagen für Projekte bzw. Bereiche anlegen. In Meistertask kann man Projekte kopieren, aber keine Vorlagen erstellen oder Projekte zentral umkonfigurieren.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In der Meistertask-Alternative Allegra haben die Vorgänge einen Vorgangstyp, der das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflussen kann. Es gibt z.B. „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“.

Es können auch eigene Vorgangstypen erstellt werden.

Vorgangstypen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Die Meistertask-Alternative Allegra unterstützt hierarchische Vorgänge in beliebiger Tiefe. Durch die Hierarchie entstehen auch funktionale Abhängigkeiten; z.B. kann ein Vorgang nicht geschlossen werden, wenn noch untergeordnete Vorgänge offen sind. Oder der Endtermin eines untergeordneten Vorgangs kann nicht hinter den Endtermin eines übergeordneten Vorgangs gelegt werden.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet werden kann.

Benachrichtigungen

Die Meistertask-Alternative Allegra besitzt ein ausgefeiltes, umfangreich konfigurierbares Benachrichtigungssystem. Wann was an wen verschickt wird, lässt sich genau einstellen.

Die E-Mail-Benachrichtigungen beruhen auf Vorlagen, die angepasst werden können. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Das Benachrichtigungssystem ist z.B. in der Lage, E-Mails nur an den Manager des betroffenen Vorgangs zu schicken, wenn der Vorgang erledigt war und nun wiedereröffnet wurde.

Zugangsberechtigungen

Die Gewährung von Zugriffsrechten erfolgt in Allegra rollenbasiert und projektspezifisch. Berechtigungen können vergeben werden für

• ein komplettes Projekt bzw. einen Arbeitsbereich
• Vorgangstypen wie Tasks, offene Punkte oder Problemberichte
• einzelne Attribute wie z.B. das Budget für einen Vorgangs

Das Berechtigungssystem erlaubt es, sehr genau zu steuern, wer was sehen oder ändern darf.

Es lassen sich eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen defnieren.

Attribute

In Allegra kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Es steht eine umfangreiche Auswahl an Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label, Personenauswahl oder Datumsfelder. Zusätzlich lässt sich das Verhalten der Standardattribute sinnvoll anpassen, z.B. der voreingestellte Wert für ein Anfangs- oder Enddatum.

So kann man z.B. ein Auswahllistenfeld erstellen, das alle Benutzer, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, anbietet.

Für verschiedene Projekte lassen sich für die Attribute unterschiedliche Voreinstellungen konfigurieren.

Eingabemasken

In Allegra können beliebig viele Eingabemasken definiert werden.

Die Eingabemasken können mit Reitern und Panels strukturiert werden.

Für das Neuanlegen eines Vorgangs kann man eine andere Eingabemaske zuweisen als für das nachträgliche Bearbeiten.

Für den gleichen Vorgangstyp kann man in unterschiedlichen Bereichen bzw. Projekten unterschiedliche Eingabemasken festlegen.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Allegra gibt es eine umfassende Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen. Die wichtigsten Verknüpfungstypen wie Ende-Anfang-Beziehungen oder „ist Duplikat von“ sind nach der Installation vorhanden, weitere können selbst definiert werden.

Über Plug-Ins können eigene Verknüpungstypen eingebracht werden.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Cockpits lassen sich als Vorlagen speichern und können zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Durchschnittliche Antwortzeit
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

Berichte lassen sich in Allegra basierend auf Berichtsvorlagen oder durch direkten Export nach Excel oder PDF realisieren. Die Berichtsvorlagen lassen sich relativ einfach an eigene Bedürfnisse anpassen und unterstützen Ausgaben in PDF, Excel, Word und HTML.

Benutzerverwaltung

Zur Verwaltung der Benutzer kann Allegra mit einem LDAP-System verbunden werden. Benutzer und Gruppen können mit einem LDAP-Server manuell oder automatisch synchronisiert werden.

Es können auch mehrere Verzeichnisserver verbunden werden.

Allegra lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS integrieren.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Allegra vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in Allegra nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

2. Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Allegra ist es möglich, jedem Nutzer einen Stellvertreter zuzuordnen. Der Stellvertreter kann so im Urlaubs- oder Krankheitsfall in die Rechte des ursprünglichen Nutzers eintreten und an seiner Stelle handeln. Dabei bleibt ersichtlich, wer tatsächlich eine Aktion ausgelöst hat.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Allegra erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Allegra erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Allegra unterstützt die GTD-Methode vollständig.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

Die Meistertask-Alternative Allegra ist eines der wenigen Systeme auf dem Markt, das die RACI-Matrix in seine Anwendungslogik integriert hat und sie so anbietet, dass der praktische Nutzen sofort deutlich wird.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Allegra unterstützt beide Methoden. Es gibt einen grafischen Workflow-Editor für vorgangsbezogene Workflows. Mit Hilfe von Bereichsvorlagen und Sammelvorgängen lassen sich selbst sehr komplexe, umfangreiche Workflows in Form von Aufgabenpaketen einfach erstellen.

3. Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Die Meistertask-Alternative Allegra erlaubt es, Bereiche beliebig tief hierarchisch anzuordnen und unterstützt so ein einfaches, pragmatisches Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Die Meistertask-Alternative Allegra erlaubt es, Projekte beliebig tief hierarchisch zu strukturieren. Den verschiedenen Teilprojekten können eigene Projekttypen mit entsprechender Anpassung an die spezifischen Teilprozesse zugeordnet werden. So lassen sich auch hybride Projekte realisieren, also Mischungen aus klassischem und agilem Projektmanagement.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

In Allegra können WBS komplett dargestellt werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann auf jeder Ebene frei definiert werden.

Interaktives Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme helfen, den zeitlichen Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festzulegen und darzustellen. Die Meistertask-Alternative Allegra bietet eine leistungsfähige, interaktive Gantt-Komponente. Es ist möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Kalender, aus dem die Verfügbarkeit hervorgeht. Die Verfügbarkeit wird bei der Ressourcenplanung vom System berücksichtigt.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt ist in Allegra auf drei unterschiedlich genaue und aufwändige Weisen darstellbar:

• Über die Anzahl schon erledigter Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge
• Über den Zustand von Aufgaben mit zugeordnetem Fertigstellungsgrad
• Über die Leistungswertmethode (Earned Value)

Die letzte Methode erfordert es, den tatsächlich geleisteten Aufwand nachzuhalten. Dafür erhält man eine sehr zuverlässige, konservative Schätzung der aktuellen und zukünftigen Planabweichung. Der Fortschritt und die Planabweichungen werden in entsprechenden Diagrammen übersichtlich und leicht verständlich dargestellt.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt komplett ein agiles Projektmanagement nach Scrum und Kanban. Es gibt nicht nur die entsprechenden Ansichten wie ein Taskboard oder Burn Charts, sondern im Kern des Systems sind alle für ein agiles Arbeiten notwendigen Elemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints implementiert.

Backlog-Priorität, Sprint-Kapazität und Team Velocity werden durch entsprechende Anwendungslogik unterstützt. Aus einem vorhergehenden Sprint übrig gebliebene Tasks können automatisch in den nächsten Sprint übernommen werden. Sprints können automatisch im Voraus erstellt werden.

Für Software-Entwickler gibt es Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Machen Sie sich Ihre eigenes Bild von der umfänglichen Projektmanagement Software Allegra.