Meistertask Task Management Software Test

Meistertask: Aufgabenmanagement-Software gut gemacht

Meistertask ist eine einfach zu bedienende Software für allgemeines Aufgabenmanagement in Teams. Mit Meistertask lassen sich Aufgaben strukturieren, zuweisen und nachverfolgen. Meistertask bietet Grundfunktionalität für Projektmanagement, ist aber vom Funktionsumfang her keine echte Projektmanagement-Software.

Pro und Contra

Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Meistertask wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen.Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich ausschließlich in der EU.

Projekte und Projekttypen

In Meistertask verwaltet man Vorgänge in Projekten bzw. Arbeitsbereichen. Bereiche haben keinen Typ, so dass sich Einstellungen nicht zentral für alle Bereiche eines Typs vornehmen lassen.

Vorlagen für Projekte bzw. Bereiche lassen sich nicht anlegen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Meistertask haben die Vorgänge einen Vorgangstyp, der das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflussen kann. Es gibt z.B. „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“.

Es können auch eigene Vorgangstypen erstellt werden.

Vorgangstypen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Meistertask bietet keine Möglichkeit, Vorgangshierarchien abzubilden.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich nicht abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. nicht verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet wird.

Benachrichtigungen

Meistertask besitzt ein einfaches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem.

Zugangsberechtigungen

Die Gewährung von Zugriffsrechten ist in Meistertask recht einfach gehalten. Eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen lassen sich nicht defnieren.

Attribute

In Meistertask kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Dafür stehen ein paar einfache Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label und Datumsfelder. Das Verhalten der Standardattribute ist vorgegeben und nicht konfigurierbar.

Für verschiedene Projekte lassen sich für die Attribute unterschiedliche Voreinstellungen konfigurieren.

Eingabemasken

In Meistertask können keine eigenen Eingabemasken definiert werden.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Meistertask gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Es gibt aber keine Cockpit-Vorlagen und Cockpits können auch nicht zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Meine Vorgänge
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

In Meistertask gibt es keine Berichtsvorlagen.

Berichte lassen sich in Meistertask in den Formaten Excel und PDF erstellen.

Benutzerverwaltung

Eine Synchronisation von Meistertask mit einem Verzeichnisserver ist nicht vorgesehen.

Meistertask lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS und Shiboleth integrieren.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Meistertask vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in Meistertask nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Meistertask ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Meistertask erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Meistertask erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Meistertask unterstützt die GTD-Methode vollständig.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

Meistertask bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Meistertask unterstützt die erste Variante mit einem etwas schwer zu bedienenden Tabellen-Editor. Es gibt keine einfache Möglichkeit, Aufgabenmengen zu kopieren und dann anzupassen.

Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Meistertask erlaubt es, Bereiche beliebig tief hierarchisch anzuordnen und unterstützt so ein einfaches, pragmatisches Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

Meistertask unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Sub-Tasks. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Meistertask bietet in dieser Hinsicht keine Unterstützung.

Meistertask bietet ein einfaches interaktives Balken-Zeitdiagramm ohne eine Darstellung von Abhängigkeiten.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Eine Darstellung des Projektfortschritts ist in Meistertask nicht vorgesehen.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt agiles Projektmanagement ansatzweise mit einer Taskboard-Ansicht, Epics und Backlogs. Wichtige agile Prozesselemente wie Burn Charts stehen nicht oder nur ungenügend zur Verfügung.

Für Software-Entwickler gibt es Integrationen mit den Quellcode-Verwaltungssystemen Git und Subversion.

Weitere Informationen

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