Allegra als Monday-Alternative: Die bessere Wahl

Du kennst monday und glaubst, es müsste doch eine bessere und  leistungsfähigere Projektmanagement-Software als Alternative geben? Oder möchtest Du eine neue Lösung zur erfolgreichen Projektsteuerung einführen, bist auf monday gestoßen und suchst nach einer monday-Alternative, die Du auch selbst betreiben kannst?

Wir haben uns beide Team Collaboration Tools im Detail angeschaut und miteinander verglichen. Unsere Beobachtungen haben wir im folgenden dokumentiert.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Grob zusammengefasst gibt es folgende fundamentale Unterschiede zwischen der monday-Alternative Allegra und monday:

• Allegra und monday sind beide als Software as a Service in der Cloud verfügbar. Allegra kann jedoch auch gekauft und firmenintern installiert und betrieben werden (Self Hosting).
• Monday ist de facto ein funktional einfaches Aufgabenmanagementsystem. Es verzichtet auf das Konzept von Projekten und Strukturierung. Allegra als monday-alternative unterstützt ebenfalls Aufgabenmanagement, bietet dabei aber ungleich mehr Anpassungsmöglichkeiten. Darüber hinaus ist es ein ziemlich komplettes Projektmanagement-Werkzeug mit Gantt Charts, Ressourcenplanung, Kanban– und Scrum-Unterstützung.
• Monday arbeitet hauptsächlich mit Task Boards und einfachen Listen. Allegra bietet dagegen eine vollständige Unterstützung agiler Methoden mit Epics, User Stories, Backlogs, Sprints, Burn Charts usw. Darüber hinaus unterstützt Allegra das Scaled Agile Framework (SAFe), um auch größere Vorhaben agil abwickeln zu können.

Man kann die beiden Projektmanagement-Tools eigentlich nicht miteinander vergleichen. Wir haben uns deshalb im folgenden auf die Aufgabenmanagement-Funktion konzentriert.

1. Cloud und Self Hosting

Monday ist eine israelische Firma und hält seine Daten auf Servern der Firma Amazon in den USA. Monday sichert zu, GDPR-konform zu sein, auch wenn die Daten nicht innerhalb der EU gespeichert werden. Die Cloud-Server für Allegra stehen für europäische Kunden in Frankfurt und Paris und unterliegen damit den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien.

Das deutsche Rechenzentrum, in dem die Daten in Allegra gespeichert werden, ist nach den Normen ISO / IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert und für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen. Dies garantiert Allegra-Benutzern höchste Sicherheitsstandards. Die Datenübertragung zwischen dem Rechenzentrum und dem Endgerät wird mit der sicheren SSL-Methode verschlüsselt.

Allegra bietet umfassende Sicherheit für Deine Arbeit: Mit einem deutschen Serverstandort und einer stabilen Cloud.

2. Einführung, Betreuung und Integration

Jeder kann sich Allegra herunterladen und kostenlos ausprobieren. Alternativ kann man beim Anbieter eine eigene Testinstanz in der Cloud beantragen. Der Anbieter hilft ab einem bestimmten Lizenzvolumen auch mit der Anpassung und Erstkonfiguration des Werkzeugs noch in der Testphase.

Auch bei monday kann man sich ohne Verpflichtung und Kosten einen Eindruck von der Software machen, allerdings nur für kleine Teams. Will man realistische Szenarien implementieren, muss man zahlen.

Der deutschsprachige Kundensupport von Allegra berät Dich per Telefon, E-Mai, Kontaktformular und mit Hilfe von Webkonferenzen zu Konfigurations- und Anwendungsfragen. Die Einführung der Software wird durch ein in den Lizenzkosten enthaltenes Onboarding-Paket im Umfang von mehreren Stunden deutlich erleichtert und beschleunigt.

Der Kundensupport von monday ist englischsprachig und es wird versucht, den Kunden auf das veröffentlichte Material zur Selbsthilfe zu verweisen.

Dadurch, dass jeder Allegra-Kunde einen eigenen dedizierten virtuellen Server erhält, lässt sich die Lösung gut in bestehende IT-Infrastruktur einbinden. Über die vielfältigen APIs können kundenspezifische Erweiterungen angebaut werden, z.B. für die Integration mit ERP-, CRM und CI/CD-Systemen. Es gibt eine Reihe sofort benutzbarer Integrationen für Single Sign On sowie CI/CD-Systemen wie Gitlab und Jenkins.

3. Perspektiven und Ansichten

Monday und Allegra bieten unterschiedliche Ansichten von Projekten und Aufgaben. Beide Team Collaboration Tools haben eine Board-Ansicht. Monday bildet damit einen Workflow ab, der in Form von Karten erstellt wird.

Die Allegra (Kanban) Board-Ansicht enthält auch den Aufgabenstatus, der dem Benutzer auf einen Blick zeigt, welche Aufgaben geplant, aktiv, abgeschlossen oder überprüft werden. Dies ermöglicht eine klare und kooperative Projektarbeit.

4. Aufgabenmanagement

Die Bedienoberfläche von monday ist übersichtlich gestaltet und macht regen Gebrauch von bunten Farben. Statt langweiliger Listen gibt es viele bunte Kacheln, die mit Symbolen versehen sind. Alles ist großzügig dimensioniert. Für den, der es richtig bunt mag, gibt es wenig Besseres.

Wo sind die Projekte?

Eine Projektmanagement-Software ohne Projekte? Geht das? Die Antwort ist: Nein! Das Collaboration Tool Monday organisiert alle Aufgaben in „Views“, auf denen sich „Boards“ befinden. Es gibt eine Reihe von Board-Typen, wie z.B. eine Kalenderansicht oder eine Timeline. In der Tabellenansicht lassen sich die Spalten der Boards konfigurieren. Es gibt auch Vorlagen für Boards.

Mit Monday bleibt es einfach

Durch den einfachen Ansatz von Monday wird Projektmanagement nie komplex. Das hat einen einfachen Grund: Die Software unterstützt die Bearbeitung komplexerer Aufgabenstellungen gar nicht. Hier ist ein Auszug von dem, was nicht geht:

• nur Boards, keine Projekte oder Teilprojekte. Ab ca. 30 Aufgaben pro Board leidet die Übersicht zusehends
• keine Aufgabenhierarchie, damit keine Work Breakdown Structure möglich
• sehr einfacher Zugriffsschutz auf entweder eine gesamte Zeile auf dem Board, alle Inhalte oder nur lesend
• es gibt nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten für die Erstellung von Eingabeformularen („We are on it…“)
• das ganze Layout und Design ist bei Vorhaben mit mehr als 5 Leuten und ein paar hundert Aufgaben überfordert

Spielzeug oder Werkzeug?

Diese Frage kann nur jeder für sich beantworten. Monday bietet von beidem etwas, man kann damit spielen und man kann damit auch überschaubare Aufgabenstellungen bearbeiten. Der Geräuschpegel des monday-Marketings lässt einen glauben, dass gleich ein riesiger LKW um die Ecke kommt. Schaut man dann hin, ist es wohl eher ein Kleinwagen.

5. Projektmanagement

Wie oben schon beschrieben fehlen bei monday essentielle, für ein seriöses Projektmanagement-Tool wichtige Funktionen. Dazu gehören

• Fehlende Strukurierungsmöglichkeiten
• Kein Konzept für Projekte
• Funktional schwache Filtermöglichkeiten
• Keine Unterstützung für Gantt-Diagramme
• Eingeschränkte Konfigurierbarkeit

Monday ist eine nett gemachte Software für einfaches Aufgabenmanagement, aber es ist bei weitem keine Projektmanagement-Software wie Allegra.

6. Agile Methoden

Um agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban wirklich zu unterstützen, genügt es nicht, eine Board-Darstellung zu bieten. Hier tritt ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen Allegra als monday-Alternative und monday auf: Allegra hat einen vollständigen Funktionsmerkmal-Umfang, was agile Methoden angeht. So sind in der Anwendungslogik Konzepte wie Epics, User Stories, Releases, Backlogs, Sprints, Team Velocity und Burn Charts unterstützt. Für größere Vorhaben gibt es die Möglichkeit, Scrum gemäß dem Scaled Agile Framework (SAFe) zu skalieren.

7. Zeit- und Kostenmanagement

Professionelles Projekt-Controlling ist nur in Allegra verfügbar. Mit Hilfe des Controllings können Ausgaben – einschließlich projekt-, personen- oder aufgabenbezogener – erfasst und als Excel-Datei exportiert werden.

Im Gegensatz zu Allegra bietet monday keine Möglichkeit, den geschätzten verbleibenden Restaufwand nachzuhalten. monday verfügt zwar über eine Zeiterfassung, es ist jedoch Sache des Benutzers, die verbleibende Zeit aus der Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlichen Zeit im Auge zu behalten.

Allegra als monday-Alternative bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um die verbleibende Zeit im Fokus zu halten. Schließlich wirken sich die Bemühungen auf die Gesamtdauer und damit auf die Kosten eines Projekts aus. Mit Hilfe des geschätzten Restaufwands behält der Allegra-Benutzer den Erfolgsfaktor Zeit besser im Auge. und verhindert so, dass sein Projekt scheitert.

8. Servicedesk und Gastbenutzer

Allegras Rechte-System bieten dem Benutzer eine eindeutige kostenlose Autorisierungsgruppe – den Gastbenutzer. Eine unbegrenzte Anzahl von Gastbenutzern kann kostenlos in ein Projekt oder einzelne Aufgaben integriert werden. Dies können externe Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Partner sein, die Leserechte für ein Projekt und Bearbeitungsrechte für einzelne Aufgaben erhalten. Sie haben ein eigenes Cockpit und können eigene Aufgaben bearbeiten.

Dies bedeutet, dass ein Projektmanager einen Kunden als Gastbenutzer einladen und ihm einzelne oder mehrere Aufgaben zuweisen kann, indem er ihm Bearbeitungsrechte gewährt. Der Gast nimmt daran teil, indem er Kommentare und Anhänge hinzufügt oder Checklisten überprüft und den Aufgabenstatus ändert.

Allegras Gastnutzer ermöglichen die freie Einbeziehung wichtiger Projektbeteiligter. Dies macht die Zusammenarbeit zwischen allen relevanten Projektteilnehmern einfach und transparent.

Fazit: Allegra ist mehr als eine monday-Alternative

Monday ist ein hübsches, einfach zu bedienendes Aufgabenmanagement-Tool. Allegra überzeugt als monday-Alternative durch:

• Deutscher Serverstandort und damit höchste Datensicherheit
• Möglichkeit zum Self Hosting
• Deutschsprachiger Kundenservice
• Vollständige Projektmanagement-Funktionalität mit Gantt-Diagrammen und Ressourcen-Planung
• Vollständige Unterstützung von Scrum und SAFe
• Leistungsfähige Workflow-Engine und sehr umfangreiche Aufgabenmanagement-Funktion
• Klares Cockpit für perfektes Projektmanagement
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