monday.com Task Management Software Test | Allegra

monday.com Task Management Software Test

monday.com test

monday.com: Es wird nie komplex!

monday.com ist eine flippig gemachte Task Management-Software und Software für Aufgabenmanagement für Teams. Die oberste Gliederungsebene besteht aus „Boards“, auf denen man Vorgänge in „Gruppen“ anlegen kann. Gruppen können Mitarbeiter, Zustände, oder Zeiträume sein. Mit monday.com lassen sich Vorgänge eine Ebene tief strukturieren. monday.com bietet für ein Projektmanagement-Tool eine Basisfunktionalität. Es ist allerdings schwer vorstellbar, mit dem grafisch nett gemachtem, bunten Ansatz Projekte mit mehr als etwa 50 Aufgaben noch im Überblick zu behalten.

  1. Allgemeine Funktionalität
  2. Aufgabenmanagement
  3. Projektmanagement
  4. Fazit

Pro und Kontra

ProKontra
BedienoberflächeÜbersichtlichkeit
ProjektvorlageKonfigurierbarkeit
OnboardingBerechtigungssystem
Marketing

1. Allgemeine Funktionalität in monday.com

Betrieb

monday.com wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen. Die Daten befinden sich in den USA, der Hersteller garantiert jedoch die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards.

Projekte und Projekttypen

In monday.com verwaltet man „Elemente“ in „Gruppen“ auf „Boards“. Es gibt eine Reihe von Board-Vorlagen, die man selbst erweitern kann und man kann Boards kopieren. Eine zentrale Konfiguration bestehender Boards ist nicht vorgesehen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In monday.com gibt es nur einen Vorgangstyp, dessen Bezeichnung für jedes Board konfiguriert werden kann. Man kann also in einem Board „Aufgaben“ verwalten und in einem anderen „Kunden“. Man kann nicht im selben Board einen Vorgangstyp „Kunde“ und einen Vorgangstyp „Aufgabe“ haben.

Vorgangshierarchien

monday.com bietet die Möglichkeit, jedem Vorgang beliebig viele Untervorgänge zu zuordnen, allerdings genau nur eine Ebene tief. Untervorgänge können selbst nicht weiter unterteilt werden.

Benachrichtigungen

monday.com verschickt aufgrund von Ereignissen im System E-Mails. In gewissen Grenzen kann konfiguriert werden, wann eine Benachrichtigung erfolgt. Meldungen lassen sich auch innerhalb der Anwendung verschicken. Außer über Workflow-Automatisierungen ist wenig steuerbar, wer wann Benachrichtigungen erhält.

Zugangsberechtigungen

Die Gewährung von Zugriffsrechten ist in der Task Management-Software monday.com recht einfach gehalten. Sie basiert auf wenigen fest vorgegebenen Rollen (Board-Eigentümer, Teammitglied, Gast) mit einigen wenigen Berechtigungen, die sich immer auf ein Board beziehen. Einzelne Vorgänge können nicht berechtigt werden. Für ein differenziertes Berechtigungskonzept reicht diese Funktionalität nicht ganz aus.

Attribute

In monday.com assoziiert man Vorgangsattribute mit Vorgängen dadurch, dass man entsprechende Spalten in der tabellarischen Board-Ansicht hinzufügt. Es gibt eine ganze Reihe von Attributtypen wie z.B. Personen, Label und Datumsfelder. Das Verhalten der Standardattribute ist in der Regel vorgegeben und nicht konfigurierbar. Die Liste an Attributtypen lässt sich nicht erweitern.

Eingabemasken

Es gibt in monday.com keine konfigurierbaren Eingabemasken, die Attribute werden direkt in der Tabellenansicht editiert.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In monday.com gibt es eine umfangreiche Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen über die Workflow-Automatisierung. Damit lassen sich sehr viele der üblicherweise auftretenden Abhängigkeiten einfach realisieren.

Cockpits

monday.com bietet unter der Bezeichnung „Dashboard“ ein gut gemachtes, benutzerspezifisch konfigurierbares Cockpit-System an. Cockpits lassen sich privat halten oder allen im Team zur Verfügung stellen. Es gibt u.a. folgende Cockpit-Ansichten:

  • Statusübersicht
  • Diagramme
  • Kalender
  • Aufgabenübersicht
  • Zeiterfassung

Berichtsfunktion

Projektberichte können monday.com nur durch Abspeichern von Abfragen nach Excel erstellt werden. Es gibt keine vorlagenbasierte Berichtsfunktion.

Benutzerverwaltung

Zur Verwaltung der Benutzer kann monday.com in der Enterprise-Version mit einem LDAP-System verbunden werden. Benutzer und Gruppen können mit dem Verzeichnisserver manuell oder automatisch synchronisiert werden. Single-Sign-On wird unterstützt.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Bedienoberfläche der Software ist schön, hip und modern. Für einen normalen Benutzer ist eine Schulung nicht erforderlich. Es gibt eine nicht kontextbezogene Hilfe und viele Videos, die den Benutzer anleiten. Die allerersten Schritte sind sehr gut geführt und einfach gehalten. Die Board-Ansichten sind dann aber oft ziemlich komplex mit sehr vielen gleichzeitig sichtbaren Bedienelementen.

monday.com user interface

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von monday.com vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern.

Die Bedienoberfläche ist für jeden Anwender identisch und kann nicht individuell angepasst werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnitstelle sind in monday.com nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

2. Aufgabenmanagement mit monday.com

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen mit Wiedervorlage nicht direkt. Über eine „Leute-Spalte“, eine „Datum“-Spalte und eine Automatisierung ließe sich etwas ähnliches darstellen. Der Delegierende könnte sich über entsprechende Filter eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge erstellen.

Stellvertreter-Funktion in monday.com

In monday.com ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

In monday.com gibt es kein Konzept einer Aufgabenserie. Es ist über eine Automatisierung möglich, zyklisch neue Aufgaben zu definieren, diese Aufgaben stehen aber in keiner Beziehung zueinander.

Zeiterfassung in monday.com

monday.com erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit) nachzuhalten. Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war. Die Daten können nach Excel exportiert werden.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

monday.com unterstützt die GTD-Methode nicht.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

monday.com unterstützt das RACI-Konzept nicht.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen und Prozesse durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

monday.com unterstützt Workflows der ersten Art durch ein interessant gemachtes Automatisierungskonzept. Es gibt viele fertige Automatisierungs-Blöcke, die man einem Board zuordnen kann. Auch die zweite Art wird durch eine einfache Mengenkopie unterstützt, allerdings muss man die Kopien dann u.U. einzeln nachbearbeiten.

3. Projektmanagement mit monday.com

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

monday.com bietet keine Unterstützung für ein Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte in monday.com

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

monday.com bietet keine Unterstützung für Teilprojekte an.

Multi-Projekt-Berichte

Es gibt nicht wirklich Berichte. Dafür lassen sich die Cockpits in einem sog. Präsentationsmodus nutzen. Viele Daten lassen sich nach Excel exportieren.

monday.com dashboards

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu könne, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

monday.com unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Unteraufgaben. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme helfen, den zeitlichen Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festzulegen und darzustellen. monday.com bietet eine leistungsfähige, eingeschränkt interaktive Gantt-Komponente bzw. Zeitleisten-Ansicht. Darin lassen sich jedoch keine Abhängigkeiten grafisch erstellen. Es gibt kein Konzept eines Basisplans und keine Anzeige des Projektfortschritts in der Zeitleisten-Ansicht. Zeitleisten über mehrere Boards lassen sich nur über ein entsprechendes Dashboard erstellen.

Ressourcen-Planung mit monday.com

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine persönlichen Kalender, aus denen die Verfügbarkeit von Mitarbeitern hervorginge. Die Verfügbarkeit kann bei der Ressourcenplanung vom System deshalb auch nicht berücksichtigt werden.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt ist in monday.com über die Anzahl schon erledigter Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge darstellbar. Es gibt keine Unterstützung für die im Projektmanagement weit verbreitete Leistungswertmethode.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt agiles Projektmanagement ansatzweise mit einer Taskboard-Ansicht. Wichtige agile Prozesselemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints stehen nicht oder nur ungenügend zur Verfügung.

Für Software-Entwickler fehlen Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Fazit

Die hier getestete Software ist eine attraktive Lösung für ein einfaches Task Management. Für die Verwaltung großer Aufgabenmengen in einem organisatorisch komplexerem Umfeld ist die Art und Weise der Bedienung und die angebotene Funktionalität nicht ganz passend.

Weitere Themen:

Großer Vergleich Projektmanagement-Software,

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