Priorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Managers ist die Priorisierung von Aufgaben, sowohl seiner eigenen als auch derer, die er seinen Mitarbeitern überträgt. Nicht selten vergeben Manager gerne ausschließlich die höchste Priorität, da sie sich mit niedrig priorisierten Dingen ja gar nicht beschäftigen können. Es ist dabei manchmal etwas unklar, was die Priorität eigentlich bedeuten soll und wie man sie vergibt. Wir schauen uns hier die Methode des U.S.-Generals und späteren Präsidenten Dwight D. Eisenhower an, die nach dem nach ihm benannten Eisenhower-Prinzip.

Wichtig oder dringend?

Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheiden wir zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe. Die Kombination von Wichtigkeit und Dringlichkeit ergibt die Priorität. Die Eisenhower-Matrix ordnet anstehende Aufgaben in vier Prioritäten an:

• wichtig und dringend
• wichtig und nicht dringend
• nicht wichtig aber dringend
• weder wichtig noch dringend

Dringend heißt, du musst dich sofort darum kümmern. Die meisten Leute empfinden es als dringend, an ihr Telefon zu gehen, wenn es läutet. Die meisten Leute würden nicht auf die Idee kommen, ihrem Gesprächspartner am Telefon zu sagen, er solle 15 Minuten warten, weil sie erst ein Gespräch vor Ort beenden müssten. Sie haben aber oft kein Problem damit, den Gesprächspartner vor Ort 15 Minuten zuhören zu lassen, wie sie sich dem Partner am Telefon widmen.

Dringende Aufgaben sind in der Regel gut sichtbar. Sie springen uns ins Gesicht, und alle haben Verständnis dafür, wenn wir uns ihnen zuwendet. Sie stehen direkt vor uns und drängen uns, sie zu erledigen. Manchmal jedoch sind sie völlig unwichtig.

Wichtige Aufgaben sind in der Regel deshalb wichtig, weil ihr Ergebnis von Bedeutung ist. Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen hat immer etwas mit Ergebnissen zu tun.  Ist etwas wichtig, dann trägt es zur Erreichung unserer Ziele bei. Wichtige Dinge, die nicht dringend sind, werden leicht verschoben oder vergessen.

Wir tendieren dazu, wichtige Dinge aufzuschieben, wenn sie nicht gleichzeitig dringend sind. Während wir auf dringende Aufgaben quasi automatisch reagieren, müssen wir wichtige, aber nicht dringende Aufgaben proaktiv angehen. Das bedarf einer gewissen Übung und Geisteshaltung.

Der Quadrant 1 nach dem Eisenhower-Prinzip beschreibt, was zugleich wichtig und dringend ist. Das sind oft “Krisen” oder “Probleme”. Krisenmanager und termin-getriebene Problemmanager verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit dieser Art von Aufgaben.

Der Quadrant 3 gibt Leuten das Gefühl, sich mit wichtigen Dingen zu beschäftigen. Hier ist es häufig die Erwartung anderer, dass etwas schnell erledigt werden muss, der einer Angelegenheit eine Anmutung von Wichtigkeit verleiht. Durch eine aufgesetzte Dringlichkeit werden so aus unwichtigen Aufgaben scheinbar wichtige, obwohl vom Ergebnis nichts oder wenig abhängt.

Nicht wichtig aber dringend ist es, mit der Kollegin zu sprechen, die gerade ins Büro gekommen ist, um die letzten Neuigkeiten zu verbreiten.

Nicht wichtig und nicht dringend ist es, jetzt die Briefmarkensammlung zu ordnen.

Die Anwendung des Eisenhower-Pinzips ist ein elegantes, einfaches Mittel um Prioritäten zu setzen. Es ist nur deshalb in der Praxis nicht immer erfolgreich, weil wir uns lieber mit Dingen beschäftigen, die uns Spaß machen. Wie mir mal ein Mitarbeiter im Jahresgespräch freundlich auf die Frage, welche Tätigkeit ihm am meisten Freude bereiten würde, die Antwort gab: “Urlaub machen”.

Wie lässt sich das Eisenhower-Prinzip nun in einer modernen Aufgabenverwaltung umsetzen? Schauen wir uns dazu einmal die Aufgabenverwaltungs-Software Allegra an. Damit lassen sich auch große To Do-Listen in Teams verwalten und anstehende Aufgaben priorisieren. Nach der Installation bietet die Software direkt ein Feld “Priorität” an, das allerdings mit den Werten “gelegentlich”, “bald” und “sofort” belegt ist. Um die Einteilung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Modell vornehmen zu können, werden wir das ändern.

Dazu melden wir uns als Administrator (“admin”) an und wechseln in die Administrations-Perspektive. Wir gehen auf “Anpassen” und dann “Listen”.

Wir wählen die Prioritätsliste aus.

Nun können wir die Prioritäten umbenennen, eine Priorität hinzufügen und alle mit neuen Symbolen versehen. Das Stilfeld erlaubt später, die Vorgänge entsprechend ihrer Priorität in der Vorgangsliste in dem jeweiligen Stil darzustellen.

Im hier gezeigten Beispiel würden Vorgänge, die wichtig und dringend sind, hellgrün dargestellt, wenn man das möchte.

Die Übersicht behalten

Jetzt weisen wir konsequent allen Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip die entsprechenden Prioritäten zu. In der Aufgabenmanagement-Software Allegra können wir in der Vorgangsübersicht nach Priorität filtern und gruppieren. Per Drag & Drop können wir Aufgaben eine neue Priorität zuweisen, das geht cool und intuitiv.

Probieren Sie es aus! Lesen mehr dazu, warum es sich lohnt, hier.