Priorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Managers ist die Priorisierung von Aufgaben, sowohl seiner eigenen als auch derer, die er seinen Mitarbeitern überträgt. Nicht selten vergeben Manager gerne ausschließlich die höchste Priorität, da sie sich mit niedrig priorisierten Dingen ja gar nicht beschäftigen können. Es ist dabei manchmal etwas unklar, was die Priorität eigentlich bedeuten soll und wie man sie vergibt. Wir schauen uns hier die Methode des U.S.-Generals Dwight D. Eisenhower an.

Wichtig oder dringend?

Eisenhower unterschied zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe. Die Kombination von Wichtigkeit und Dringlichkeit ergibt die Priorität. Eisenhower beschränkte sich auf vier Prioritäten:

eisenhower
  • wichtig und dringend
  • wichtig und nicht dringend
  • nicht wichtig aber dringend
  • nicht wichtig und nicht dringend

Beispiele gefälligst? Die sind z.T. natürlich subjektiv.

Wichtig und dringend ist es, dass Sie nach einem sicheren Ort schauen, wenn ein Säbelzahntiger vor Ihnen auftaucht.

Wichtig aber nicht dringend ist es, dass Sie im Herbst nach einer warmen Höhle für den Winter schauen.

Nicht wichtig aber dringend ist es, mit der Kollegin zu sprechen, die gerade ins Büro gekommen ist, um die letzten Neuigkeiten zu verbreiten.

Nicht wichtig und nicht dringend ist es, jetzt die Briefmarkensammlung zu ordnen.

Das ist ein elegantes, einfaches Prinzip, dass nur deshalb in der Praxis nicht immer erfolgreich ist, weil wir uns lieber mit Dingen beschäftigen, die uns Spaß machen. Wie mir mal ein Mitarbeiter im Jahresgespräch freundlich auf die Frage, welche Tätigkeit ihm am meisten Freude bereiten würde, die Antwort gab: „Urlaub machen“.

 nicht dringenddringend
wichtigVorbeugung
PC-Aktivitäten
Netzwerke bauen
Planen
Erholung
Harte Termine
Krisen
Drängende Probleme
nicht
wichtig
Zeitverschwender
Angenehme Tätigkeiten
Gewisse Telefonate
Gewisse E-Mails
Unterbrechungen
Gewisse Telefonate
gewisse E-Mails

Dringende Aufgaben sind in der Regel gut sichtbar. Sie stehen direkt vor uns und drängen uns, sie zu erledigen. Manchmal jedoch sind sie völlig unwichtig.

Wichtigkeit hat immer etwas mit Ergebnissen zu tun.  Ist etwas wichtig, dann trägt es zur Erreichung unserer Ziele bei. Wichtige Dinge, die nicht dringend sind, werden leicht verschoben oder vergessen. Während wir auf dringende Aufgaben quasi automatisch reagieren, müssen wir wichtige, aber nicht dringende Aufgaben proaktiv angehen. Das bedarf einer gewissen Übung und Geisteshaltung.

Wie lässt sich dieses Prinzip nun in einer modernen Aufgabenverwaltung umsetzen? Schauen wir uns dazu einmal die Aufgabenverwaltungs-Software ALlegra an. Nach der Installation bietet sie direkt ein Feld „Priorität“ an, das allerdings mit den Werten „gelegentlich“, „bald“ und „sofort“ belegt ist. Das können wir aber ändern.

Dazu melden wir uns als Administrator („admin“) an und wechseln in die Administrations-Perspektive. Wir gehen auf „Anpassen“ und dann „Listen“.

config-prio-s1
config-prio-s2

Wir gehen auf „Anpassen“ und dann „Listen“. Wir wählen die Prioritätsliste aus.

Nun können wir die Prioritäten umbenennen, eine Priorität hinzufügen und alle mit neuen Symbolen versehen. Das Stilfeld erlaubt später, die Vorgänge entsprechend ihrer Priorität in der Vorgangsliste in dem jeweiligen Stil darzustellen.

config-prio-s3

Im hier gezeigten Beispiel würden Vorgänge, die wichtig und dringend sind, hellgrün dargestellt, wenn man das möchte.

Die Übersicht behalten

Jetzt weisen wir konsequent allen Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip die entsprechenden Prioritäten zu. In der Aufgabenmanagement-Software Allegra können wir in der Vorgangsübersicht nach Priorität filtern und gruppieren. Per Drag & Drop können wir Aufgaben eine neue Priorität zuweisen, das geht cool und intuitiv.

Probieren Sie es aus!

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