Projekthandbuch erstellen leicht gemacht | Allegra

Projekthandbuch erstellen leicht gemacht

Projekthandbuch

Das Projekthandbuch ist eines der wichtigsten Dokumente in einem Projekt. Es legt vor allem den Prozess fest, nach dem im Projekt gearbeitet wird. Es beschreibt auch die eingesetzten Werkzeuge, Programmiersprachen und Rahmenwerke. Es ist das erste Dokument, dass ein neuer Projektmitarbeiter lesen sollte. Dieser Artikel zeigt angelehnt an das V-Modell XT, wie ein gut strukturiertes Projekthandbuch inhaltlich gestaltet werden sollte.

Einleitung

Das V-Modell ist ein generischer Vorgehensstandard, der für unser Projekt angepasst und konkretisiert werden muss. Dieses Projekthandbuch legt die notwendigen Anpassungen und Ausgestaltungen fest („Tailoring“). Es beschreibt sozusagen unseren projektspezifischen Prozess.

Wenn Du noch nie mit dem V-Modell zu tun hattest: „Produkte“ bedeutet darin alles, was im Rahmen eines Vorhabens produziert wird, also nicht nur das Endprodukt, sondern auch alle Arten von Dokumenten und Zwischenergebnissen.

Das Projekthandbuch beinhaltet 

  • eine Kurzbeschreibung des Projekts
  • die Beschreibung des Tailoring-Ergebnisses. Dazu gehören als wesentliche Bestandteile eine Liste mit den Typen der zu erstellenden Produkte sowie eine Beschreibung der Rollen
  • den grundlegenden Projektdurchführungsplan
  • die notwendige und vereinbarte Unterstützung des Auftraggebers
  • Organisation und Vorgaben für die Planung und Durchführung des Projekts und die anstehenden Entwicklungsaufgaben.

Dazu gehören z.B. eine Liste der einzusetzen-den Werkzeuge, Programmiersprachen und Rahmenwerke. Der Projektleiter muss dieses zentrale Produkt in Abstimmung mit den Schlüsselpersonen des Projekts erarbeiten.

Im Projekthandbuch werden auch Häufigkeit und Notwendigkeit der Erzeugung weiterführen-der Produkte, die für die Planung und Durchführung des Projekts, für das Ausschreibungs- und Vertragswesen sowie für die Prozessverbesserung notwendig sind, festgelegt, zum Beispiel Projektstatusberichte, Risikolisten, Verträge und Bewertungen von Vorgehensmodellen.

Hinweis an den Projektleiter: Gehe alle Punkte in diesem Dokument durch. Wenn Du auch nach längerer Überlegung keine Idee hast, wozu ein Abschnitt in Deinem Vorhaben gut sein soll, lass ihn weg! Schlimmer als etwas zu viel wegzulassen ist etwas hinzuschreiben, ohne den Nutzen zu sehen.

projekthandbuch

Projektüberblick, Projektziele und Erfolgsfaktoren

Das Projekthandbuch ist eine unverzichtbare Informationsquelle und Richtlinie für alle Projektbeteiligten. In diesem Abschnitt wird kurz, prägnant und möglichst plastisch das gemeinsame Projektleitbild dargestellt.

Projektspezifisches V-Modell

Projekttyp

Systementwicklungsprojekt (AG/AN)

Projekttypvariante

AG-AN-Projekt mit Entwicklung, Weiterentwicklung oder Migration

Anwendungsprofil

Kaufmännisches Projektmanagementnein
Messung und Analysenein
Informationssicherheit und Datenschutz (AG/AN)ja
Funktionssicherheit (AG/AN)ja
ProjektgegenstandHW und SW
Unterauftragnein
Prototypentwicklungja
Fertigprodukteja
Benutzerschnittstelleja
Altsystemnein
Betriebsübergabe (AG/AN)nein

Ausgewählte Vorgehensbausteine

Die folgenden Bausteine sind zwingend erforderlich, wenn Hardware und Software zu liefern sind. Sonst kann man einen der beiden Bausteine weglassen.

Projektmanagement 
Qualitätssicherung 
Konfigurationsmanagement 
Problem- und Änderungsmanagement 
Anforderungsfestlegung 
Systemerstellung 
HW-Entwicklung 
SW-Entwicklung 
Lieferung und Abnahme (AG) 
Lieferung und Abnahme (AN) 

Die folgenden Bausteine sind optional, je nach Art des Projektes.

Kaufmännisches Projektmanagement 
Messung und Analyse 
Informationssicherheit und Datenschutz 
Informationssicherheit und Datenschutz (AG) 
Informationssicherheit und Datenschutz (AN) 
Funktionssicherheit 
Funktionssicherheit (AG) 
Funktionssicherheit (AN) 
Logistikkonzeption 
Evaluierung von Fertigprodukten 
Benutzbarkeit und Ergonomie 
Betriebsübergabe 
Betriebsübergabe (AG) 
Betriebsübergabe (AN) 
Vertragsschluss (AG) 
Weiterentwicklung und Migration von Altsystemen 

Abweichungen vom V-Modell

Sämtliche Abweichungen von den Vorgaben des V-Modells, wie Streichungen einzelner Pro-dukte, Aktivitäten und Abweichung vom Tailoring-Verfahren, müssen unter Angabe von Grün-den dokumentiert werden. Die Änderungen sind in diesem Abschnitt aufzuführen.

Projektdurchführungsplan

Das V-Modell macht durch die Festlegung von Entscheidungspunkten Vorgaben zur groben Strukturierung des Projekts. Dieser Abschnitt enthält die planerische Ausgestaltung dieser Entscheidungspunkte in Form eines Projektdurchführungsplans. Hierbei sind zumindest der Projektanfang, das Projektende und alle wichtigen Entscheidungspunkte während des Pro-jekts einzuplanen. Es muss dokumentiert werden, welche Produkte für das Herbeiführen ei-ner Projektfortschrittsentscheidung, also dem Erreichen eines Entscheidungspunktes erfor-derlich sind.

Darüber hinaus können noch weitere projektspezifische Meilensteine festgelegt werden, so-weit diese für alle Projektbeteiligten relevant sind. Meilensteine, die nur projektintern relevant sind, werden im Projektplan dokumentiert.

Organisation und Vorgaben zum Projektmanagement

In diesem Projekthandbuch-Abschnitt werden die Vorgaben des V-Modells zum Projektmanagement angepasst und konkretisiert. Es werden alle internen und externen Projektbeteiligten aufgeführt. Die verantwortlichen Ansprechpartner sind dabei namentlich zu benennen. Darüber hinaus werden die Schlüsselrollen des V-Modells, wie Projektleiter, QS-Verantwortlicher und Systemarchitekt, mit Personen besetzt und deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend den V-Modell-Vorgaben ausgestaltet.

Die grundlegende Organisation und Durchführung der Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten wird definiert. Dabei werden beispielsweise Besprechungen, das Vorgehen für Abstimmungsrunden, das Konfliktmanagement, die Eskalationsstrategie, die Bedingungen für die Durchführung eines formalen Entscheidungsprozesses festgelegt und dokumentiert. Zusätzlich werden Schwellenwerte definiert, deren Überschreitung zur Einleitung von Steuerungsmaßnahmen führt. Ein Beispiel dafür ist die Überschreitung von Sollwerten für die Planung um mehr als 15%. Organisationsweite Vorgaben müssen dabei berücksichtigt werden.

Für die im Rahmen des Projektmanagements zu erstellenden V-Modell-Produkte, wie Projektplan, Schätzung, Arbeitsauftragsliste und Projekttagebuch, wird festgelegt, ob und wann diese zu erstellen sind, nach welchen Methoden, Richtlinien und Standards diese Produkte auszuarbeiten sind und mit welchen Werkzeugen sie bearbeitet werden (siehe dazu auch Kapitel Produktstrukturierung und Erzeugende Produktabhängigkeiten).

Organisation und Vorgaben zum Risikomanagement

Damit die Einschätzungen der Risiken innerhalb des Projekts nach denselben Maßstäben erfolgen, wird das im V-Modell bereits vorgesehene Risikomanagement in diesem Abschnitt ausgestaltet und konkretisiert. Dabei ist die generelle Entscheidung zu treffen, ob neben Risiken auch Chancen betrachtet werden sollen. Für Chancen wird das gleiche Verfahren wie für Risiken angewendet, deshalb wird im Folgenden nicht mehr zwischen den Begriffen Chance und Risiko unterschieden.

Hier erfolgt die Festlegung, wann und nach welchen Kriterien Risiken in einer Risikoliste dokumentiert werden. Zusätzlich muss definiert werden, mit welchen Methoden, Richtlinien und Standards und mit welchen Werkzeugen das Risikomanagement durchzuführen ist.

Dabei sind im Einzelnen die folgenden Punkte festzulegen:

  • Risikoklassen zur Einstufung von Risiken
  • Kriterien zur Risikoakzeptanz
  • Eskalationsstufen basierend auf den definierten Risikoklassen, entsprechend den Vorgaben des Abschnitts Organisation und Vorgaben zum Projektmanagement
  • Verfahren für die Dokumentation der identifizierten Risiken und der geplanten Maßnahmen
  • Zeitpunkte und Vorgehen bei der Risikoidentifizierung
  • Zeitpunkte für die Neubewertung von Risiken
  • Zeitpunkte und Verfahren für die Planung und Durchführung von Gegenmaßnahmen

Hier findest Du eine Vorlage für ein Projekthandbuch in verschiedenen Formaten.

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