10 Projektmanagement Best-Practices

Die folgenden zehn Projektmanagement Best Practices helfen dir, als ambitionierter und auf Erfolg fokussierter Projektmanager in jedem Projektstadium sicher und effektiv handeln zu können.

Arbeite SMART

Um ein Projekt erfolgreich abzuwickeln, helfen dir die sogenannten SMART-Regeln. SMART ist ein Akronym für die englischen Begriffe

• Specific
• Measurable
• Accepted
• Realistic
• Time Bound.

Ins Deutsche übersetzt heißt das:

• Spezifisch
• Messbar
• Ansprechend
• Realistisch
• Terminiert

Wenngleich jedes Projekt ein Unikat ist, so gibt es für das  Projekt­management doch allgemein gültige Regeln. Berücksichtigt du diese, dann ist das ein wesentlicher Grundstein für eine erfolgreiche Projekt­abwicklung.

1. Frühzeitige Kommunikation mit allen Beteiligten und Betroffenen

Jeder, der direkt oder mittelbar an dem durchzuführenden Projekt interessiert beziehungsweise beteiligt ist, gehört zu den sogenannten Stakeholdern mit hohem Informationsbedarf. Es ist eine der wichtigsten Projektmanagement Best Practices, dass das Projektmanagement von Beginn an eine umfassende und aktuelle Information dieser Projektbeteiligten sicherstellt.

Der Stakeholderkreis ist mit Internen und Externen weit gefasst. Aus seiner eigenen Kommunikation kann das Projektmanagement gleichzeitig den Anspruch ableiten, dass sich alle Beteiligten Betroffenen mit dem Projekt befassen bis hin zu identifizieren. Jeder von ihnen muss zur selben Zeit dieselben Informationen erhalten. Niemand darf sich benachteiligt oder den anderen gegenüber ausgespielt fühlen. Mit einem web-basierten Projektmanagementsystem ist das denkbar einfach und praktikabel.

2. Projektsponsoren helfen und erwarten eine Gegenleistung

Zum typischen Charakter von Projektsponsoren gehört es, trotz wenig Manpower und Präsenz bestmöglich informiert sein zu wollen. Von diesem Anspruch darf sich das Projektmanagement nicht düpiert fühlen, sondern es muss die damit verbundenen Vorteile im Blick haben. In einer kritischen Phase hilft die ehrliche Antwort auf die Frage, wie das Projekt ohne das Sponsoring dastehen würde, beziehungsweise ob es das Projekt überhaupt gäbe.

Sponsoren wollen, ebenso wie Mäzene, gehegt und gepflegt werden. Klappt dieses Zusammenspiel zwischen Projektmanagement und Sponsor, dann ist ein Reibungspunkt von Beginn an ausgeklammert. Im Gegenteil, das Managementteam hat einen Fürsprecher auf Seiten eines der ganz maßgeblichen Financiers, nämlich des Sponsors.

3. Risiko Chance – Den Worst Case vor Augen führen

Das Projektmanagement tut gut daran, sich in sporadischen Abständen einen anderen als den momentan erfolgreichen Projektverlauf vorzustellen. Während einer längeren Projektdauer kann buchstäblich viel passieren. Vom Projektteam wird erwartet, dass es jede nur erdenkliche Situation erkennt und managed. Messlatte ist ausschließlich der Projekterfolg. Die Risikobewertung ist ein ständiger Begleiter im Rahmen der Projektüberwachung. Für den Auftraggeber des Projektes gibt es nur ganz wenige Gründe als Entschuldigung für ein Misslingen. Zu denen gehören, vergleichbar mit dem Versicherungssektor, lediglich Krieg und elementare Naturgewalten wie Erdbeben, Starkregen, Hochwasser und dergleichen.

4. Arbeits-Businessplan ist mehr als ein Auflisten von Tätigkeiten

Ein konkret ausgearbeiteter Arbeitsplan ist gleichzeitig der Leitfaden für das Projektmanagement. Die zunächst aufgelisteten Tätigkeiten werden erst durch ein Planen mit Leben gefüllt. Gleichzeitig bildet der Arbeitsplan einen festen Rahmen für das Projektmanagement.

Er darf weder unter- noch überschritten werden. Mit diesem Bewusstsein kommt dem Arbeitsplan eine eminent wichtige Bedeutung zu. Schrittweise Ziele werden priorisiert, Zwischenergebnisse definiert sowie identifiziert, und jedes Scope Creep als ungeplante, schleichende Auftragserweiterung schon im Keim erstickt. Was nicht geplant worden ist, das braucht oder kann auch kein Projektgegenstand sein. Bildlich gesprochen nimmt der Arbeitsplan an der Projektkommunikation teil.

5. Startschuss für das Projekt mit Kick-off-Meeting

Kick-off ist gleichbedeutend mit Start oder Neustart. Auf das Projektteam hat ein Kick-off-Meeting eine in jeder Hinsicht motivierende Wirkung. Alle sind in dem Meeting beisammen, jeder von ihnen wird angesprochen und in gleicher Weise informiert. Die Erwartungshaltung der Beteiligten ist groß bis hin zu neugierig. Entscheidend ist eine im doppelten Sinn klare Projektsprache. Erste Zuständigkeiten und Aufgaben werden verteilt, und das Managementteam informiert über das Projektziel sowie die einzelnen Arbeitsschritte dorthin. Jedem der Anwesenden muss das Empfinden vermittelt werden, zum Projektteam zu gehören und darin seinen festen, verantwortungsvollen Platz zu haben.

6. Schriftliche Dokumentation als A & 0 für den erfolgreichen Projektverlauf

Insbesondere im agilen Projektmanagement wird der Projektdokumentation oft eine Nebenrolle zugewiesen. Die schriftliche Befestigung von Plänen, Besprechungsergebnissen, Schnittstellen und Ähnlichem gehört jedoch zu den wichtigsten Projektmanagement Best Practices. Die Projektdokumentation ist eine essentielle Grundlage für den letztendlichen Projekterfolg. Niemand kann alles behalten, und das gesprochene Wort wird unterschiedlich ausgesprochen, interpretiert beziehungsweise verstanden. Was schriftlich fixiert ist, das steht unwiderruflich fest und kann jederzeit nachgelesen werden. Die Schriftform ist geradezu eine Selbstverständlichkeit. Entscheidend sind deren Umfang und Gründlichkeit. Einerseits darf „die Projektbürokratie“ nicht übertrieben werden, andererseits ist sie unabdingbar notwendig. Nur anhand von schriftlichen Unterlagen oder deren Abbildung in einem Projektmanagementsystem lassen sich getroffene Aussagen nachweisen, lassen sich Arbeitsplan, Budgetplan sowie andere Planungen nachvollziehbar ändern und ergänzen. Und um aufgetretene Fehler aufzuarbeiten, muss der Vorgang zurückverfolgt, in dem Sinne aufgerollt werden können.

7. Step by Step mit Zwischenkontrollen und Controlling

Zur Projektkommunikation gehören ein regelmäßiges Reporting im ein- oder zweiwöchigen Abstand sowie ein bestenfalls tägliches Kurzmeeting innerhalb des Projektteams. Auch hier gilt die Redewendung: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Regelmäßige Zwischenkontrollen sorgen für Sicherheit auf allen Seiten, ein Projektmanagementsystem bietet hier Transparenz. Dem Projektteam wird bestätigt, wo es steht und ob der Zeitplan noch stimmt.

Die Projektleitung braucht sowohl Zwischenkontrollen als auch Controlling als Arbeits- und Entscheidungsgrundlage für den nächsten Projektschritt. Bis zum Erreichen des Projektziels bauen die einzelnen Abschnitte naht- und lückenlos aufeinander auf. Ein fehlender Arbeitsschritt bringt das gesamte Projekt ins Wanken. Vergleichbar mit einer Treppe darf keine Stufe übersprungen oder gar ausgelassen werden.

8. Feedback als wichtiger Bestandteil der Kommunikation

Ein ebenso reges wie regelmäßiges Feedback gehört ebenfalls zu den Projektmanagement Best Practices und ist der Garant dafür, dass im Projektablauf keine Lücken entstehen. Die Kommunikation darf nie einseitig, sondern sie muss immer zweiseitig sein, sie muss in beide Richtungen gehen. Wenn eine Anweisung gegeben wird, dann muss sichergestellt sein, dass sie einerseits angekommen ist, und dass sie andererseits auch ausgeführt wird. Nobody is perfect, weder die Projektleitung noch das Projektteam. Je enger und je besser organisiert die Feedbackschiene ist, umso lückenloser ist der gesamte Projektablauf.

Darüber hinaus erhöht das Feedback die gegenseitige Akzeptanz. Jedes Teammitglied fühlt sich ernstgenommen, wenn es mit seinen Anregungen und Vorschlägen nicht nur gehört wird, sondern auch noch ein Feedback bekommt. Eine web-basierte Projektmanagement-Software erleichtert die Kommunikation.

9. Am Arbeitsplan festhalten und Scope Creep vermeiden

Die entscheidende Projektgrundlage ist der existierende Arbeitsplan. Jedes Projekt lebt, und insofern muss während des Projektverlaufs mit Leben, mit Aktionismus von innen und außen gerechnet werden. Eins wie das andere hat oftmals unmittelbare Auswirkungen auf das Projekt. An dieser Stelle muss die Projektleitung gegensteuern und sich nicht stur, aber doch recht starr an den Arbeitsplan halten. Der kann als solcher zwar substanziell geändert werden. Ein No-Go ist jedoch jegliche Ausweitung auf Wunsch oder Vorgabe der Stakeholder. Nur diejenigen, die den Arbeitsplan aufgestellt haben, können und dürfen ihn ändern. Störfeuer von außen muss, wie es genannt wird, abgeschmettert werden. Das geschieht besonders gegenüber den Sponsoren natürlich höflich, aber bestimmt.

10. Rückblick auf das Projekt und Nachbereitung

Die letzte der zehn hier vorgestellten Projektmanagement Best Practices betrifft den Rückblick und die Nachbereitung eines Projektes. Jedes Projekt ist in die drei Abschnitte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung gegliedert. Alle Abschnitte sind sowohl für sich selbst als auch für das Gesamtprojekt unabdingbar notwendig. Das ist erst nach einem ausführlichen Rückblick beendet.

Der lässt sich auf unterschiedliche Weise gestalten. Hilfreich bis notwendig ist im Einzelfall eine umfängliche Nachbereitung mit dem Ziel, dass bei zukünftigen ähnlich gelagerten Projekten auf die Erfahrung des soeben abgeschlossenen Projektes zurückgegriffen werden kann. Vergleichbar mit dem Kick-off-Meeting sollte es ein letztes, abschließendes Final-Meeting geben.

Das bleibt aus mehrerlei Gründen leider oftmals auf der Strecke. Die Projektmitarbeiter sind mittlerweile in alle Winde verstreut, oder das Projektbudget ist aufgebraucht. Um dem vorzubeugen, sollte das Abschlussmeeting möglichst zeitnah zum Projektende stattfinden getreu dem Grundsatz: Nach dem beendeten Projekt ist vor dem neuen Projekt.

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