7 wichtige Projektmanagement Methoden

Unter Projektmanagement Methoden verstehen wir systematische Vorgehensweisen zur Erreichung von Projektzielen. Methoden bestehen aus Praktiken, Regeln, Verfahren und Techniken. Methoden können sich in ihrem Bedeutungsumfang stark unterscheiden. Rahmenwerke wie PMBOK oder PRINCE und Vorgehensmodelle wie das V-Modell beschäftigen sich mit der ganzen Bandbreite an aufkommenden Problemstellungen, während z.B. eine Projektstrukturplanung oder eine Meilensteintrendanalyse sich nur mit sehr speziellen Aspekten des Projektmanagements befassen.

Wir bezeichnen die umfassenderen Prozess- und Vorgehensmodelle deshalb hier als Methoden und die spezielleren handwerklichen Verfahren als Techniken. Alleine für das Anforderungsmanagement sind mehr als 200 veröffentlichte Techniken beschrieben. Für diesen Beitrag haben wir die folgenden wichtigen Projektmanagement-Methoden und Techniken ausgewählt:

1. Wasserfall-Methode
2. Scrum
3. Kanban
4. Scaled Agile
5. Leistungswertmethode
6. Meilensteintrendanalyse
7. Critical Path Analysis

1. Wasserfall-Methode

Die Projektmanagement-Methode Wasserfall ordnet alle Prozessschritte in einer Kaskade sequentiell an. Wie bei einem Wasserfall gibt es kein Zurück, ist eine Kaskade erst einmal überschritten. Der Prozessfluss geht nur in eine Richtung. Die Fertigstellung des vorhergehenden Schritts ist Voraussetzung für den nachfolgenden Schritt. So müssen z.B. die Anforderungen vollständig dokumentiert sein, bevor mit der Implementierung begonnen werden kann.

Phasenmodell

Die reine Wasserfall-Methode setzt voraus, dass die aktuelle Projektphase vollständig beendet wird, bevor die nächste Phase begonnen werden kann. Ein typisches Phasenmodell sieht z.B. so aus:

1. Planen
2. Entwerfen
3. Implementieren
4. Testen
5. Betreiben

Prinzipien

Das Wasserfall-Modell geht davon aus, dass in den meisten Projekten spätere Prozessschritte auf den Ergebnissen früherer Tätigkeiten aufsetzen. So wie man das Fundament eines Gebäudes auch nicht mehr einfach ändern kann, wenn der Rohbau steht, sollte nach der Projektmanagement-Methode Wasserfall sichergestellt sein, dass eine Phase erfolgreich abgeschlossen ist, bevor mit der nächsten begonnen wird. Dazu bedarf es einer sorgfältigen Planung sowie einer klaren und dokumentierten Definition von Teilzielen.

Für welche Szenarien eignet sich Waterfall?

Unter den Projektmanagement-Methoden wird die Wasserfall-Methode im Projektmanagement vielfach als überholt und unflexibel angesehen. Dabei ist das zugrunde liegende Prinzip, sich vor einem mit größerem Aufwand verbundenen Schritt gründlich Gedanken über die Voraussetzungen dafür zu machen, fast immer richtig und wichtig.

In der Praxis gibt es kein reines Wasserfall-Modell, schon weil es sehr schwierig ist, sämtliche Anforderungen vorneweg zu erfassen. Deshalb sind bei der praktizierten Wasserfall–Methode immer auch kleinere Rekursionen zu beobachten.

Die Projektmanagement-Methode Wasserfall eignet sich gut für Vorhaben,

• die mit sicherheitskritischen Produkten zu tun haben
• die in ganz ähnlicher Form schon öfter durchgeführt wurden
• bei denen ein iteratives Vorgehen (Refactoring) sehr teuer werden könnte
• bei denen sehr klar ist, wie das Ergebnis aussehen muss
• bei denen eine verbindliche Termin- und Aufwandsplanung wichtig ist

In Waterfall verwendete Techniken

In Projekten, die nach der Wasserfall-Methode verwaltet werden, kommen u.a. folgende Techniken zum Einsatz:

• Projektsteuerung mit Projekthandbuch
• Requirements Engineering mit Lastenheft und Pflichtenheft
• Gantt-Diagramme
• Projektstrukturplan
• Netzplantechnik
• Meilensteintrendanalyse zur frühzeitigen Erkennung von Terminabweichungen
• Leistungswertmethode zur Beobachtung des Projektfortschritts

2. Scrum

Scrum ist eine der agilen Projektmanagement-Methoden aus dem Software Engineering, um mit kleinen Teams von fünf bis neun Mitgliedern Produkte zu entwickeln oder um neue Leistungsmerkmale zu erweitern. Die eigentliche Entwicklungsarbeit ist dabei in mehrere gleich lange Phasen von ca. einer bis vier Wochen Dauer aufgeteilt, die ”Sprints“ genannt werden. Für Scrum charakteristisch ist die inkrementelle, iterative Abarbeitung der Anforderungen, die regelmäßige Veröffentlichung und Begutachtung des Projektstands sowie das große Maß an Eigenverantwortung des Teams.

Scrum unterstützt den Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung durch regelmäßige Treffen, in denen alle Beteiligten ihre Vorgehensweise und Arbeitsergebnisse begutachten und reflektieren können (”inspect and adapt“).

Anforderungen werden in Scrum vorwiegend in Form von Szenarien beschrieben (Epics und User Stories) und in einem Anforderungsspeicher, dem sog. Backlog, gesammelt.. Diese Methode ist sehr effektiv, wenn sich ein Großteil der Systemfunktionalität an der Benutzerschnittstelle zeigt. Das ist aber bei weitem nicht bei allen Systemen der Fall, denkt man zum Beispiel an eine Motorsteuerung.

Obwohl es Versuche gibt, Scrum auch für größere Entwicklungsvorhaben einzusetzen, hat die Praxis gezeigt, dass die Scrum zu Grunde liegenden Prinzipien den Prinzipien widersprechen, die sich bei der Strukturierung großer Systeme bewährt haben (z.B. Hierarchie, Clustering, Dokumentation für den asynchronen Wissenstransfer).

Scrum Prinzipien

Scrum postuliert einige Prinzipien als Leitlinien für den gelebten Prozess:

• Selbst-organisierende Teams
• Änderungen sind die Regel und keine Ausnahme
• Der Kunde wird eng in den Entwicklungsprozess eingebunden
• Überstunden vermeiden
• Entwicklungsaufwand wird minimiert
• In kurzen Zyklen iterativ entwickeln
• Automatisierte Tests sind Schlüsselelement
• Zuerst Tests erstellen
• Szenarien-basierte Anforderungen

3. Kanban

Kanban ist eine vom gleichnamigen Produktionssteuerungsverfahren abgeleitete Projektmanagement-Methode, die den Fluss von Vorgängen oder Aufgaben durch einen Abarbeitungsprozess (Workflow) steuert. Ein solcher Arbeitsablauf ist in Schritte gegliedert, die zum Beispiel so aussehen können:

• To Do
• In Progress
• Done

Kanban kann über einen vorhandenen Workflow oder Prozess gelegt werden und ist deshalb leicht mit anderen Projektmanagement-Methoden wie Scrum kombinierbar (Scrumban).

Kanban anerkennt den möglichen Wert vorhandener Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Terminologie und fordert nicht deren Änderung. Bevorzugt werden inkrementelle Änderungen, deren Effekt sogleich überprüft und deren Wert schnell erkannt werden kann.

Kanban ist eng Verbunden mit der Idee des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Das Ziel ist es, durch stetige Beobachtung und Rückkopplung die bestehenden Prozesse zu optimieren.

Die 6 Kanban-Praktiken

Kanban beruht auf sechs Praktiken, die im folgenden vorgestellt werden.

Praktik 1: Den Workflow visualisieren

Als Hauptinstrument zur Visualisierung dient das Kanban-Board. Jeder Vorgang bzw. jedes Arbeitselement darauf wird durch eine Kanban-Karte repräsentiert. Für jeden Schritt im Workflow wird eine Spalte angelegt.

Zu Beginn der Bearbeitung steht die Karte eines Arbeitselements in der ersten Spalte, z.B. ” To Do”. Kann der nächste Arbeitsschritt begonnen werden, wird die Karte in die entsprechende Spalte gezogen, z.B. “in Bearbeitung”. Man sieht damit jederzeit, wie viele Arbeitselemente sich in welchem Arbeitsschritt befinden.

Praktik 2: Laufende Arbeit begrenzen

Häufiges Umschalten von einer Aufgabe zu einer anderen, sog. Multitasking, kann die Produktivität deutlich beeinträchtigen. Kanban wirkt dem entgegen, indem für jeden Workflow-Schritt eine Obergrenze für die Anzahl der darin enthaltenen Arbeitselemente festgelegt wird.

Die Begrenzung der “Work-in-Progress” (WIP) soll so helfen, den Prozess insgesamt flüssiger und effizienter zu gestalten. Ein Arbeitselement kann damit erst dann in die nächste Spalte gezogen werden, wenn die Anzahl der darin enthaltenen Elemente unter dem für diese Phase festgelegten Maximalwert (Work-in-Progress-Limit) liegt.

Praktik 3: Workflow-Management

Ein wichtiges Ziel von Kanban ist es, einen möglichst schnellen, gleichmäßigen und reibungslosen Fluss der Arbeitselemente durch den Workflow zu ereichen. Dazu wird der Workflow immer wieder analysiert und ggfs. angepasst.

Praktik 4: Prozessrichtlinien ausformulieren

Sie können nichts verbessern, was Sie nicht verstehen. Deshalb muss der Prozess klar definiert und öffentlich und gemeinsam besprochen werden. Die Menschen beteiligen sich nicht an etwas, dessen Nützlichkeit sie nicht nachvollziehen können.

Wenn alle auf das gemeinsame Ziel eingeschworen sind, können sie so arbeiten und Entscheidungen treffen, dass positive Veränderungen ermöglicht werden.

Praktik 5: Feedbackschleifen

Zur Kanban-Methode gehören tägliche Treffen zur Synchronisation aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter. In diesen kurzen Stand-Up-Meetings berichtet jeder kurz, was er am vergangenen Arbeitstag getan hat und für den aktuellen Tag zu erreichen gedenkt.

Darüber hinaus sieht Kanban Review-Meetings zur Service-Bereitstellung, zu Risiken und zur allgemeinen Betriebsabläufen vor. Diese sollen regelmäßig zu vorher klar kommunizierten Terminen stattfinden und kurz und bündig sein.

Praktik 6: Zusammenarbeit verbessern

Kanban legt viel Wert darauf, die Qualität der Zusammenarbeit zu verbessern. Das setzt voraus, dass alle Teammitglieder die bestehenden Prozesse gut kennen, sich damit identifizieren können und aktiv eingebunden sind in deren Weiterentwicklung. Von der Prozessentwicklung ansonsten nur Betroffene werden so zu Beteiligten gemacht.

4. Scaled Agile

Scaled Agile ist ein Framework, das Organisations- und Workflow-Muster zusammenfasst, mit denen Unternehmen ihre Praktiken schlanker und agiler skalieren können. Es gehört damit nicht zu den eigentlichen Projektmanagement-Methoden, sondern es handelt sich hier um eine Erweiterung der bereits erprobten agilen Methoden für eine Anwendung über ein einzelnes Projektteam hinaus. Aus den Erfahrungen agiler Softwareentwicklung, schlanker Produktentwicklung und Systems Thinking entwickelten Experten Scaled Agile. Die Methode fördert die gemeinsame Ausrichtung, Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit über eine große Anzahl agiler Teams hinweg.

Scaled Agile setzt auf Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Situationen, angemessene und kontinuierliche Kommunikation zwischen dem Projektteam und mit dem Kunden – im großen Stil, für umfangreiche Projekte mit mehreren Teams. So gelingen auch komplexe Vorhaben in einem dynamischen Umfeld und Unternehmen können das Potenzial aus der agilen Welt umfassend nutzen.

5. Leistungswertmethode (EVM)

Die Leistungswertmethode (Earned Value Method, EVM) ist ein bewährtes Verfahren des klassischen Projektmanagements und eine der nützlichsten Projektmanagement-Methoden, um in einem Projekt Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen. Dazu muss beim Erstellen des Projektplans für jede neben Anfangs- und. Endtermin ein Planwert (engl. Planned Value, PV) bestimmt werden. Der PV wird auch Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) genannt und ist der geplante Arbeitsaufwand, um diesen Vorgang zum gewünschten Schluss zu bringen.

Während des Projektablaufs müssen für jeden Vorgang die folgenden Daten in regelmäßigem Abstand nachgehalten werden:

• Aktueller Aufwand (engl. actual cost, AC): Die bisher für diesen Vor- gang tatsächlich aufgewendete Arbeit.
• Geschätzter Restaufwand (engl. estimated remaining work, ERW): Zu jedem Zeitpunkt der geschätzte Restaufwand, um diesen Vorgang zum gewünschten Schluss zu bringen. Am Anfang ist dieser Wert identisch mit dem Planwert PV.

Den Leistungswert (engl. Earned Value, EV) kann man sich als das Produkt aus Planwert PV und Fertigstellungsgrad des jeweiligen Vorgangs vorstellen. Der EV kann also nie größer als der Planwert werden, egal wie groß der Aufwand für seine Erstellung gewesen ist. Der Leistungswert wird auch als Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), bezeichnet.

Der aktuelle Planwert (eng. actual planned value, APV) ergibt sich aus

APV = AC + ERW

Die Beobachtung der drei Werte PV, AC und EV über der Zeit geben frühzeitig Hinweise auf Aufwandsabweichungen und Verzögerungen.
Diese Methode ist sehr zuverlässig, wenn man als Fertigstellungsgrade für die unterste Vorgangsebene nur null oder 100% zulässt.

Diese Methode eignet sich besonders für das klassische Projektmanagement. Im agilen Umfeld kommen die Burn Charts dem Grundgedanken der EVM am nächsten.

6. Meilensteintrendanalyse

Mithilfe der Projektmanagement-Methode Meilensteintrendanalyse (MTA) lassen sich voraussichtliche Verschiebungen wichtiger Projekttermine prognostizieren. Dazu werden im Projektplan Meilensteine definiert, die z.B. für den nachprüfbaren Abschluss einer Projektphase stehen können.

Im Ablauf des Projektes wird der Projektplan regelmäßig aktualisiert, um z.B. schon entstandene Verzögerungen zu vermerken oder neue Risiken zu berücksichtigen. Die Zeitachse für die Meilenstein-Termine trägt man auf der y-Achse auf, den Zeitstrahl für die regelmäßig stattfindenden Aktualisierungen bildet die x-Achse.

Zur Trenderkennung verbindet man für jeden Meilenstein seine Punkte miteinander. Ein horizontaler Verlauf signalisiert, dass das Projekt im Plan liegt. Steigt die Linie an, deutet das auf eine Verzögerung gegenüber dem Plan hin. Fällt die Linie ab, scheint das Projekt früher fertig zu werden.

Die Meilensteintrendanalyse ist eine der in der Praxis weniger eingesetzten Projektmanagement-Methoden. Sie lässt sich nur bei gründlich geplanten Projekten einsetzen. Wichtig ist dazu, dass die Meilensteine objektiv nachprüfbar sind. Im agilen Umfeld ergibt die MTA keinen großen Sinn.

7. Kritischer Pfad-Analyse (CPM)

Als eine der anschaulichen Projektmanagement-Methoden hilft Dir die Critical Path Method (CPM), in einem Projekt die zeitlich längste Aneinanderreihung von Aktivitäten vom Projektanfang bis zum Projektende zu finden. Verzögerungen in einer der im kritischen Pfad liegenden Aktivitäten führen also zu einer Verzögerung des Gesamtprojekts.

Um den kritischen Pfad bestimmen zu können, benötigst Du

• eine Liste mit allen für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Aktivitäten
• die zeitlichen und logischen Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten
• die für die Erledigung einer Aktivität benötigte Zeit bzw. Dauer

Mit diesen Werten identifiziert die CPM alle Aktivitäten, deren zeitliche Verlängerung zu einer Verschiebung des Projektendes führen würden. Die Aktivitäten, die nicht auf dem kritischen Pfad liegen, haben damit einen zeitlichen Puffer, um den sie sich ohne Auswirkung auf den Projekttermin verschieben dürfen.

Die Abhängigkeiten sowie die Dauer von Aktivitäten lassen sich gut in einem Gantt-Diagramm darstellen. Viele Gantt-Diagramm-Implementierungen bieten deshalb die CPM mit an.

Ein kritischer Pfad im Projektmanagement kann alle wichtigen Aufgaben enthalten oder auch nicht. Es kommt mitunter vor, dass die Aufgaben des kritischen Pfads nicht die wichtigsten des Projekts sind. Gleichzeitig hängt der Erfolg des Projekts auch von einigen Aufgaben ab, die sich nicht auf dem kritischen Pfad befinden. Der kritische Pfad veranschaulicht, welche Aufgaben wichtig sind, um das Projekt innerhalb des Zeitplans fertigzustellen. Aber vergessen Sie nicht, dass auch andere Aufgaben außerhalb des kritischen Pfads sehr wichtig sein können und Aufmerksamkeit, Mühe und Einsatz erfordern.

Die Dauer einer Aktivität kann stark von der Anzahl der eingesetzten Ressourcen abhängig sein. Die Zeit, die der Beton zum Aushärten und Trocknen benötigt, ist unabhängig davon, wie viele Ressourcen dabei zusehen. Muss eine Wiese von Hand gemäht werden, ist die Dauer stark abhängig von der Anzahl der dafür eingesetzten Arbeiter.

Es ist deshalb zu beachten, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen indirekten Einfluss auf den kritischen Pfad haben.

Wofür eignet sich CPM?

Eine Critical Path Analyse hilft vor allem bei komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten. Dazu muss zuvor eine gründliche Anforderungsanalyse mit der Erstellung eines Projektstrukturplans und evtl. eines Netzplans stattgefunden haben. Die CPM eignet sich nicht für agile Projektmanagement-Vorgehensweisen und ist den klassischen Projektmanagement-Methoden zuzurechnen.

Fazit

Wir haben hier die unserer Ansicht nach wichtigsten Projektmanagement-Methoden vorgestellt. Eine gute Projektmanagement-Software sollte alle diese Methoden anbieten können. Wir haben daneben auch noch eine Definition für Lastenhefte für Sie erstellt.