Projektmanagement-Software: Vergleich der besten Tools 2023
Übersicht
Was ist die beste kostenlose und kommerzielle Projektmanagement-Software in 2023?
Dieser fundierte Vergleich der besten Projektmanagement-Software gibt einen aktuellen Überblick über alle kostenlosen und die wichtigsten kommerziellen Projektmanagement-Tools. Gegenüber 2022 gibt es einige Änderungen, u.a. weil Atlassian seine Nutzer in die Cloud zwingt und Monday funktional aufgeholt hat. Interessant sind auch Informationen zur finanziellen Situation einiger Anbieter.
Hier meine alphabetisch sortierte Liste der besten Projektmanager Software:
- Allegra – “hidden champion” für Aufgaben- und Projektmanagement
- Asana – bewährte Lösung für Aufgabenmanagement
- Jira – weit verbreitet in der Softwareentwicklung
- MS Project – umfangreiche Funktionalität, kompliziert
- monday.com – bestes Marketing
- OpenProject – beste Open Source-Lösung mit Einschränkungen
- ProjeQtOr – etwas in die Jahre gekommene Open Source-Lösung
- Redmine – beste “echte” Open Source-Lösung
- Trello – für einfaches Aufgabenmanagement
- Wrike – bewährtes, umfangreiches Projektmanagement
- ZenTao – Open Source Lösung mit Einschränkungen
Im Open Source-Bereich habe ich genau 4 Angebote gefunden, die ich für brauchbar halte. Der Rest erfüllt nicht die unten aufgeführten Kriterien.
Im kommerziellen Bereich habe ich ca. 100 Angebote gesichtet, 23 näher geprüft und davon die 7 besten Lösungen ausgewählt. Meldet mir, wenn Aussagen unzutreffend sind oder ich Wichtiges übersehen haben sollte.
Ich habe in den Vorstellungen nicht nur versucht klar zu machen, welche Funktionen die Tools bieten, sondern vor allem auch, was sie nicht leisten. Damit möchte ich keineswegs ein Projektmanagement-Tool in ein schlechtes Licht rücken, sondern schnell erkennen lassen, ob es passt oder nicht.
On Premises und Cloud
Für viele Firmen ist es wichtig, dass ein Project Management Tool auch innerhalb des eigenen Firmennetzes betrieben werden kann (“on Premises”). Die folgenden Projektmanagement Software Lösungen unterstützen on Premises-Betrieb:
- Allegra
- Jira (nur noch für sehr große Nutzerzahlen)
- MS Project
- OpenProject
- ProjeQtOr
- Redmine
- ZenTao
Für alle Projektmanagement-Lösungen gibt es Angebote direkt vom Hersteller oder über Drittanbieter für einen Betrieb in einer Cloud.
Projektmanagement vs. Aufgabenmanagement
Ein wichtiger Unterschied zwischen einer einfachen Aufgabenmanagement-Software und einer Projektmanagement-Software ist die Fähigkeit, hierarchische Strukturen über einer Zeitleiste abzubilden. Dazu eignen sich vor allem Gantt-Diagramme. Die folgenden Produkte unterstützen derartige Work Breakdown-Strukturen und bieten interaktive Gantt-Diagramm-Darstellungen:
Agiles Projektmanagement
In vielen Firmen etablieren sich agile und hybride Formen des Projektmanagements, zumeist nach dem Scrum- und /oder Kanban-Verfahren. Um diese Prozessmodelle zu unterstützen, genügt nicht ein einfaches Taskboard, sondern es müssen Konzepte wie User Stories, Epics, Sprints usw. hinterlegt sein. Die folgenden Projekt Management Software Produkte unterstützen agiles Projektmanagement mit mehr als nur einem Taskboard:
Ich habe in den Vorstellungen nicht nur versucht klar zu machen, welche Funktionen die Tools bieten, sondern vor allem auch, was sie nicht leisten. Damit möchte ich keineswegs ein Projektmanagement-Tool in ein schlechtes Licht rücken, sondern schnell erkennen lassen, ob es passt oder nicht. Die folgenden Werkzeuge habe ich getestet:
1. Allegra
Projektmanagement-Software mit vielen Methoden
Die Projektmanagement-Software Allegra von Steinbeis lässt sich passend als eine Kombination von Jira und Wrike beschreiben. Allegra unterstützt ziemlich umfassend agile, klassische und hybride Projektmanagement-Modelle. Durchgängig werden bewährte Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, Earned Value, Getting Things Done und RACI-Matrix eingesetzt, um auch in großen Vorhaben Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Modern, ausgereift, komplett, aber wenig bekannt
Allegra unterstützt praktisch alle wichtigen Leistungsmerkmale für eine teamfähige Aufgabenmanagement-Software und Projektmanagement-Software., man kann damit z.B. gut einen Projektplan erstellen. Die Bedienoberfläche ist aufgeräumt und modern. Die Konfigurierbarkeit schüchtert einen am Anfang etwas ein, erweist sich nach kurzer Beschäftigung damit jedoch als logisch und durchdacht. Das Gantt-Diagramm, die Ressourcen-Ansicht und der graphische Workflow-Editor sind alle interaktiv.
Umfassendes Rollen- und Berechtigungssystem
Das Rollen- und Berechtigungssystem macht einen durchdachten Eindruck und basiert auf dem RACI-Matrix Prinzip. Zugriffsberechtigungen sind bis auf einzelne Felder hin einstellbar. Alle wichtigen Methoden wie Earned-Value, Meilenstein-Trend, Eisenhower-Prinzip und Getting-Things-Done werden unterstützt. Praktisch überall lassen sich Operationen durch Ziehen und Verschieben (Drag & Drop) ausführen.
Allegra unterstützt die gängigen Datenbanksysteme und läuft auf allen verbreiteten Betriebssystemen. Es ist in Java und JavaScript geschrieben, seit über zehn Jahren auf dem Markt und wird von ca. 10.000 Nutzern eingesetzt.
Server stehen in Deutschland
Allegra Cloud wird auf Servern betrieben, die in Frankfurt a.M., Berlin und Karlsruhe stehen. Allegra Cloud ist voll DSGVO-konform. Es existiert ein persönlich ansprechbarer Support, der per E-Mail, Telefon und Webkonferenz unterstützt.
2. Asana Projektmanager Software
Für den Laien einfach – für manchen Experten zu einfach
Asana ist ein viel genutztes cloud-basiertes Project Management Tool, um Projekte zu verwalten. Eine attraktive Bedienoberfläche mit vielen Anleitungen und Hinweisen macht den Einstieg relativ komfortabel. Mit der kostenlosen Version für einen Nutzer kann man nicht produktiv arbeiten; sie ist lediglich ein Lockangebot. Das minimale brauchbare Nutzerkontingent bedient bis zu 5 Nutzer und kostet etwa 350 € im Jahr.
Vorlagen, Listen und Boards
Beim Anlegen eines Projektes geht man von einer Projektvorlage aus. Davon gibt es eine ganze Reihe fertig und man kann sich auch eigene anlegen. Im Zentrum des Werkzeugs stehen Projekte, in denen Aufgaben verwaltet werden. Pro Projekt existiert nur eine Art von Aufgabe, man kann also z.B. keine Risiken oder offenen Punkte definieren.
Die Aufgaben können in Listen-Ansichten oder auf Boards dargestellt werden. Die Projektmanagement Software monday.com bietet eine Zeitleisten-Ansicht ähnlich einem Gantt-Diagramm sowie eine Kalender-Ansicht. Man kann sich eigene Eingabeformulare erstellen.
Gute Lösung mit ein paar Lücken
Es ist offensichtlich, dass das Konzept des Projektmanagement Tools von Asana vielen Nutzern eine völlig ausreichende Funktionalität bietet. Auf folgende Punkte solltest Du aber achten, wenn Du mit Asana starten willst. Asana passt, wenn
- Du keine Work Breakdown Structure benötigst, also hierarchisch angeordnete Aufgaben. Unteraufgaben können nur eine Ebene tief angelegt werden
- Du keine Teilprojekte benötigst, die gibt es nicht
- Du keine schreibgeschützten und unsichtbaren Aufgabenattribute benötigst
- Du Aufgaben, Risiken, offene Punkte, Meilensteine etc. alle gleich behandeln kannst
- Du keine Tabellen in den Aufgabenbeschreibungen benötigst
- Du auf Methoden wie RACI oder Earned Value verzichten kannst
- Du keinen Vergleich von einem Ist-Zustand eines Projekts zu einem Soll-Zustand benötigst
Server-Standort in den USA und Europa
Die Projektmanagement-Software Asana läuft in der Cloud. Im Enterprise-Lizenzmodell gibt es die Möglichkeit Daten auf europäischen Servern zu hinterlegen. Somit kann Asana europäische Datenschutzrichtlinien einhalten.
Finanzielle Situation
Asana wurde 2008 u.a. von Facebook-Mitbegründer D. Moskovitz gegründet. Im Jahr 2021 hat das Unternehmen bei einem Umsatz von 227 Mio. USD einen Verlust von 123 Mio. USD verbucht. Im Jahr 2022 lag der Umsatz bei 376 Mio. USD und der Verlust bei 157 Mio. USD. Asana hat seit seinem Börsengang immer Verluste in Höhe des halben Umsatzes gemacht, will aber ab 2026 ein positives Ergebnis erzielen. Die Strategie scheint auf maximalen Gewinn von Marktanteilen ausgelegt zu sein, in der Hoffnung, später durch Einsparungen oder Preiserhöhungen profitabel zu werden.
3. Jira
Sehr guter Issue Tracker und Scrum Tool
Jira ist ein für die Softwareentwicklung optimierter Issue Tracker und ein beliebtes Scrum-Werkzeug. Jira ist weitgehend konfigurierbar und bietet viele Schnittstellen zu anderen für die Softwareentwicklung nützlichen Werkzeugen wie Wikis, Source Code Repositories und Continuous Integration Systemen. Es unterstützt einfache Workflows und kann über eine Reihe von APIs erweitert werden.
Perfekt für agiles Projektmanagement
Jira setzt in Bezug auf Funktionalität und Bedienbarkeit den Maßstab für eine agile Projektmanagement-Software für die Softwareentwicklung. Die Standard-Arbeitsabläufe wie z.B. Sprints erstellen und abarbeiten sind optimiert. Die Bedienoberfläche ist funktional, freundlich und aufgeräumt. Alle notwendigen Ansichten wie z.B. konfigurierbare Task Boards und Listen sind da. Die unterschiedlichen Vorgangstypen wie Epics, User Stories und Tasks werden auch unterschiedlich behandelt.
Klassisches Projektmanagement nicht unterstützt
Jira unterstützt keine Projekthierarchien und nur eine Ebene von Sub-Tasks. Damit kann man keinen Projektstrukturplan oder eine Work Breakdown Structure abbilden. Es fehlen auch Ansichten zur Zeitplanung (kein Gantt) und zur Ressourcen-Planung. Es fehlt ein Konzept von “Projekttypen” z.B. für Hardware- und Software-Teilprojekte in einem Embedded System. Zum Teil gibt es Angebote anderer Hersteller, die versuchen, fehlende Funktionalität durch Plug-Ins zu ergänzen.
Cloud und On Premises möglich
Jira wird sowohl als Cloud-Lösung wie auch als On Premises Lösung angeboten. Der Anbieter legt sich in Bezug auf den Server-Standort nicht fest und verspricht lediglich, seine Kunden dabei zu unterstützen, DSGVO-konform zu sein.
Die On Premise-Lösung ist mit einem Mindestpreis von ca. 50.000 Euro pro Jahr für kleinere Benutzerzahlen uninteressant. Hinzu kommt die Frage der Unterstützung von Plugins, die in Zukunft hauptsächlich für das Cloud-Angebot weiterentwickelt werden sollen.
Jira basiert auf Java- und JavaScript-Technologie und unterstützt alle wichtigen Datenbanksysteme. Die Installation ist sowohl auf Windows-Servern wie auch auf Linux-Servern relativ einfach.
Finanzielle Situation
Atlassian, der Hersteller von Jira, hat 2022 einen Nettoverlust (EBT) von 614 Mio. USD bei einem Umsatz von 2,8 Mrd. USD erzielt, allerdings bei einem gut positivem EBIT. Atlassian hat seit 2017 Nettoverluste produziert. Die Strategie scheint auf maximalen Gewinn von Marktanteilen ausgelegt zu sein. Es zeichnet sich ab, dass die Profitabilität nicht zuletzt durch Preiserhöhungen erreicht werden soll. So ist z.B. für kleinere und mittelständische Firmen keine bezahlbare On Premises-Lösung mehr im Angebot.
4. Monday
Die Lösung mit dem besten Marketing
“Ich möchte die Leute umarmen, die das erfunden haben” sagt Monday über Monday. Monday sagt auch über Monday, dass es einen ähnlichen Funktionsumfang bietet wie Wrike. Monday macht auch sonst vielversprechende Aussagen. Ich habe mir also Monday angeschaut, ohne vorher etwas geraucht zu haben.
Schön (und) bunt
Die Bedienoberfläche von Monday ist übersichtlich gestaltet und macht regen Gebrauch von bunten Farben. Statt langweiliger Listen gibt es viele bunte Kacheln, die mit Symbolen versehen sind. Alles ist großzügig dimensioniert. Für den, der es bunt mag, gibt es wenig Besseres.
Wo sind die Projekte?
Eine Projektmanagement-Software ohne Projekte? Geht das? Die Antwort ist: Nein! Monday organisiert alle Aufgaben in “Views”, auf denen sich “Boards” befinden. Es werden eine Reihe von Board-Typen zur Verfügung gestellt, wie z.B. eine Kalenderansicht oder eine Timeline. In der Tabellenansicht lassen sich die Spalten der Boards konfigurieren. Für die Boards gibt es auch Vorlagen. Sieht alles auch etwas nach Trello aus, man wird doch wohl nicht dort abgekupfert haben?
Mit Monday kann es inzwischen auch komplexer werden
Durch den einfachen Ansatz von Monday wird Projektmanagement nie komplex. Der Grund: Die Software unterstützt die Bearbeitung komplexerer Aufgabenstellungen einfach nicht. Hier ist ein Auszug von dem, was nicht geht:
- Nur Boards, keine Projekte oder Teilprojekte. Ab ca. 30 Aufgaben pro Board leidet die Übersicht zusehends
- Keine Aufgabenhierarchie, damit keine Work Breakdown Structure möglich
- Sehr einfacher Zugriffsschutz auf entweder eine gesamte Zeile auf dem Board, alle Inhalte oder nur lesend
- Das ganze Layout und Design ist bei Vorhaben mit mehr als 5 Leuten und ein paar hundert Aufgaben wohl überfordert
Kein Spielzeug mehr?
Diese Frage kann nur jeder für sich beantworten. Monday bietet von beidem etwas, man kann damit spielen und man kann damit auch überschaubare Aufgabenstellungen bearbeiten. Die Funktionalität hat sich im vergangenen Jahr deutlich weiterentwickelt, wodurch das Werkzeug allerdings auch komplizierter wurde.
Server stehen in den USA
Monday wird nur als Cloud-Lösung angeboten und auf Servern des Amazon Web Services betrieben, die in North Virginia in den USA stehen. Monday versichert die Einhaltung der einschlägigen Datenschutz-Standards, ist aber nicht DSGVO-konform.
Finanzielle Situation
Monday hat 2021 einen Nettoverlust von 152 Mio. USD bei einem Umsatz von 161 Mio. USD erzielt. Seit seinem Börsengang hat Monday immer Nettoverluste in Höhe des Umsatzes produziert. Durch massive Investitionen ins Marketing möchte Monday sich wohl Marktanteile sichern, um die dann später profitabel bewirtschaften zu können.
5. MS Project Projektmanager Software
Ein Werkzeug für den Projektplaner
MS Project ist vielen als Desktop-Software bekannt und hat einen schlechten Ruf. Der basiert vor allem darauf, dass der Umgang mit einem solch mächtigen Werkzeug fundierte Kenntnisse im Projektmanagement und der damit verbundenen Terminologie voraussetzt. Hinzu kommt, dass sich die umfangreiche Funktionalität der Software dem Benutzer nahezu ungefiltert und komplett darbietet, was auch erfahrene Projektmanager als anstrengend empfinden.
Die Desktop-Version der MS Project Projektmanager Software ist für ein modernes, team-basiertes, kollaboratives Projektmanagement ungeeignet. Es wird aber auch ein MS Project Server angeboten, und für diesen wiederum ein Web-Interface.
MS Project Server: Zu komplex für das Team
Um das ganze Team in das Projektmanagement einbeziehen zu können, muss eine Projektmanagement-Software rollen-basiert reduzierte Ansichten auf die Funktionalität bieten können. Dazu muss die Software auch in der Lage sein, wichtige, auf das Projektmanagement zurückwirkende Prozesselemente zu unterstützen (z.B. Issue Tracking, Requirements Management, Continuous Integration).
Genau das bietet MS Project leider nicht. Auch in der Web-Version bleibt die Lösung ein Werkzeug für den Projektplaner, der versuchen muss, durch Besprechungen und Abfragen den Plan immer wieder an die harsche Wirklichkeit anzupassen.
Installation und Support
MS Project kommt von Seiten des Herstellers ohne persönlich ansprechbaren Support. Der Nutzer kann auf ein Hilfe-Center zugreifen und dort mit Hilfe von Suchanfragen sich selbst helfen.
Die Installation des Projektmanagement Tools kann ausschließlich auf Windows-Servern erfolgen und bedarf fundierter System-Administrator-Kenntisse. Die Software muss nach der Installation konfiguriert werden, um sie an die eigenen Prozesse anzupassen.
6. OpenProject
Die beste Open Source Projektmanagement-Software
Wenn man nach einer kostenlosen Projektmanagement-Software sucht, steht OpenProject was die Qualität und den Leistungsumfang anbelangt ziemlich weit oben auf der Liste. Das Projekt zählt zu den besten Lösungen, die ich gefunden habe. Es hat sich aus dem Redmine-Projekt abgespalten und wird unabhängig von diesem weiterentwickelt. Es bietet eine klare, aufgeräumte und moderne Oberfläche.
Großer Funktionsumfang
OpenProject eignet sich gut für Projekte, die mit Softwareentwicklung zu tun haben. Das System ist umfassend konfigurierbar. Wie Redmine bietet es sogenannte “Module” an, die sich projektweise freischalten lassen. Solche Module existieren mit Funktionen für Tickets (Issue Tracking), Zeiterfassung, News, Dokumente, Dateien, Wiki, Repository, Foren, Kalender und eine interaktive Gantt-Ansicht.
Projekt- und Vorgangshierarchien
OpenProject ermöglicht es, Projekthierarchien und Vorgangshierarchien beliebiger Tiefe anzulegen. Vorgänge können miteinander verknüpft werden, z.B. durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Aufwände lassen sich kategorisiert verbuchen.
Keine Unterstützung für agile Methoden
Um herauszufinden, was OpenProject nicht bietet, habe ich mir die Liste der Funktionen der kostenpflichtigen Enterprise-Version angeschaut. Es wird schnell klar, dass es in der kostenlosen Variante kein Agile Board für Scrum und Kanban gibt. Auch fehlt Unterstützung für Single Sign-On, Attribut-Highlighting, Volltextsuche in Anhängen, ein brauchbares Workflow-System und leider auch eine so rudimentäre Funktion wie ein Multi-Select-Custom Field. Ich habe auch keine Möglichkeit gefunden, die Eingabeformulare frei zu gestalten.
Gut für klassisches PM und Issue Tracking
Die kostenlose Variante eignet sich deshalb vor allem für klassisches Projektmanagement, zur Aufgabenverwaltung und als Issue Tracking Tool, in dem man keine Workflows benötigt und die Anzahl der Attribute für Aufgaben überschaubar bleibt.
OpenProject wird von einer Firma in Berlin betreut und zusammen mit einer aktiven Entwickler-Community weiterentwickelt. Das Projekt hat auf Github ca. 3100 Sterne.
Installation und Technologie
Die kostenlose Projektmanagement-Software OpenProject ist in Ruby on Rails geschrieben und unterstützt das Datenbanksystem Postgresql. Ich habe mein Testsystem auf einem Linux-Server installiert, was mit einem Docker-Container relativ einfach war. Die Installation auf Windows-Servern ist möglich, aber anspruchsvoll.
Hier geht es zum Download für OpenProject.
7. ProjeQtOr
Vielseitiges Projektmanagement Tool
ProjeQtOr ist eine sehr umfangreiche Software für allgemeines Projektmanagement. Das Produkt deckt viele Prozessbereiche ab, u.a. Projektplanung, Ressourcen-Management, Incident-Management, Anforderungsmanagement und Testmanagement.
Als ich die Projektmanager Software installiert hatte und mich angemeldet hatte, wurde ich mit einer Fülle an Bedienelementen und Funktionen konfrontiert. Hinter der voreingestellten Konfiguration liegt ein bestimmter Entwicklungsprozess, den man zunächst an seinen eigenen anpassen muss. Die voreingestellte Konfiguration eignet sich für ein Systemhaus, das für externe Kunden Softwareentwicklungs-Projekte durchführt.
Eingabemasken und Felder nicht konfigurierbar
Benötigt man bestimmte Funktionen nicht, können diese nicht immer von der Bedienoberfläche entfernt werden. Auch können keine eigenen Felder und Eingabemasken definiert werden. Wenn der eigene Prozess zu dem in diesem Projektmanagement Tool abgebildeten passt, sollte man sich ProjeQtOr näher ansehen. Die Installation und Erst-Inbetriebnahme auf einem Linux-Server benötigt etwa eine Stunde.
Sehr komplexe Bedienoberfläche
Die vielen Funkionen ziehen leider nach sich, dass die Bedienoberfläche sehr komplex erscheint. Die zur Verfügung stehende Gantt-Darstellung ist nicht wirklich interaktiv. Die wenigen Kontextmenüs und geringe Drag & Drop-Funktionalität erschweren die Arbeit mit dieser Projektmanager Software. Der Workflow-Editor des Tools ist tabellarisch und nicht graphisch. Für agiles Projektmanagement gibt es wenig Unterstützung.
Installation und Technologie
Es ist nicht erkennbar, dass ProjeQtOr direkt von einer Firma unterstützt wird. Kommerzieller Support ist über ein Kontaktformular auf der Webseite zu erhalten. Die Sourceforge-Administratoren sitzen in der Nähe von Toulouse in Frankreich. Das Projekt ist seit 2010 relativ konstant aktiv.
ProjeQtOr ist in PHP und JavaScript geschrieben und hat auf Sourceforge ca. 400 Downloads pro Woche.
Hier geht es zum Download für ProjeQtOr.
8. Redmine
Ausgereiftes, umfangreiches Projektmanagement-Werkzeug
Ehre, wem Ehre gebührt. Redmine bedient die Kategorie “kostenlose Projektmanagement Software” seit 2006. Redmine ist ein Projektmanagement Tool vor allem für Softwareprojekte. Die Projektmanager Software ist sehr konfigurierbar. Es bietet sogenannte “Module” für Tickets (Issue Tracking), Zeiterfassung, News, Dokumente, Dateien, Wiki, Repository, Foren, Kalender und eine nicht-interaktive Gantt-Ansicht.
Man kann sogenannte “Tracker” anlegen, um Vorgänge unterschiedlicher Art getrennt voneinander behandeln zu können. Für Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge und Benutzer können kundenspezifische Felder angelegt werden. Es gibt Integrationen mit SVN und Git. Aufgaben können auch per E-Mail angelegt werden.
Projekt- und Vorgangshierarchien
Redmine unterstützt Projektplanung mit Projekthierarchien und Vorgangshierarchien beliebiger Tiefe. Aufgaben können miteinander verknüpft werden, z.B. durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Es gibt einfache, tabellarische Workflows. Aufwände lassen sich kategorisiert verbuchen.
Ein paar Defizite
Redmine ist ein ausgereiftes, hochwertiges und konfigurierbares System, das sich für unterschiedliche Arten von Teams eignet. Wenn man nach Defiziten schaut, kann man die nicht mehr zeitgemäße Gestaltung der Bedienoberfläche, das Fehlen von Drag & Drop-Funktionalität, das rudimentäre Gantt-Diagramm, fehlende Konfigurationsmöglichkeit für Eingabeformulare und die nur ansatzweise Workflow-Unterstützung ins Feld führen.
Der am schwersten wiegende Punkt dürfte jedoch die fehlende Unterstützung von agilen Methoden im Kern-System sein. Benötigt ein Team Unterstützung für Scrum oder Kanban, kann es sich z.T. mit Plug-Ins behelfen.
Installation und Technologie
Das Redmine Projekt hat zur Zeit ein Team von zwei aktive Entwicklern plus eine große Nutzer-Community. Die Projektmanager Software Redmine basiert auf dem Framework Ruby on Rails und unterstützt eine ganze Reihe von Datenbanksystemen. Aufgrund der verwendeten Technologie ist eine Installation auf Unix-Systemen einfach, auf Windows-Systemen aber eine Herausforderung. Das Projekt hat auf Github ca. 3400 Sterne.
Hier geht es zu Download für Redmine.
9. Trello
Gut gemachtes Task-Board, aber kein Projektmanagement-Tool
Trellos einfache und übersichtliche Ansicht ist benutzerfreundlich. Die Kanban Board-Ansicht kann als Workflow oder als eine Art „Notizzettel“ angelegt werden. Die Einfachheit von Trello liegt natürlich auch daran, dass keine Ansichten-Vielfalt vorhanden ist.
Ein Projekt oder Workflow kann ausschließlich in Form von Boards organisiert werden. Hilfreiche Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturbaum fehlen. Wem es wichtig ist, Projekte zu visualisieren und damit einen schnellen und intuitiven Zugang zu komplexen Projektinhalten herzustellen, für den ist eine reine Kanban-Board-Ansicht zu wenig.
Bedingter Schutz von Daten
Trello hat – wie Asana – einen US-amerikanischen Server-Standort, was eine fehlende BDSG (neu)-Konformität zur Folge hat. Wer Wert auf Datensicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten legt, der muss an dieser Stelle einen „Kompromiss“ eingehen. Seine Firmendaten werden an außereuropäischen Standorten gespeichert.
Online-Hilfen, aber kein persönlicher Kunden-Service
User, die gerne einen persönlichen Service in Anspruch nehmen, werden bei Trello nicht fündig. Es werden allerdings Alternativen – wie YouTube-Tutorials und statische Texte – auf der Homepage angeboten. Diese ersetzen zwar keine persönliche Ansprechpartner, aber geben dem User erste Antworten.
Kein Tool für komplexe Projekte
Wer seine Arbeitsweise mit Trello professionell digitalisieren möchte, stößt schnell an seine Grenzen. Die sehr einfachen Funktionen führen dazu, dass komplexe Projekte und Arbeitsprozesse nicht mehr abgebildet werden können. Der Vergleich zwischen Trello und Allegra liefert hier weitere Informationen zu den Features von Trello und greift auch das Thema „Praxishintergrund“ auf.
Für eine komplett agile Arbeitsweise ist Trello eine sehr gute Lösung. Wer aus dem eher traditionellen Umfeld kommt, ist mit einem Hybrid aus klassisch und agil sicher besser bedient. Denn ein Gantt-Chart, eine Projekt-übergreifende Ansicht, Zeiterfassung & Controlling und einige weitere Features wird man bei Trello nicht finden.
10. Wrike
Cloud-Lösung mit großem Funktionsumfang
Wrike bietet seine gleichnamige Projektmanagement-Software unter verschiedenen Tarifmodellen an, in denen unterschiedlich viel Funktionalität geboten wird. Ich habe die Enterprise-Version getestet, da die kostenlosen Angebote und das Professional-Angebot funktional zu eingeschränkt sind.
Ordner, Projekte und Aufgaben
Wrike arbeitet mit den Begriffen “Ordner”, “Projekte” und “Aufgaben”. Aufgaben lassen sich beliebig verschachteln. Auch Projekte und Ordner können hierarchisch strukturiert und in “Spaces” zusammengefasst werden. Aufgaben können mit eigenen Feldern versehen werden. Man benötigt etwas Zeit, um sich an diese Modellierung zu gewöhnen; danach erscheint es einem einleuchtend.
Alle wichtigen Sichten da
Wrike bietet eine Listensicht, eine Kanban-Board–Sicht, eine Gantt-Darstellung, eine Kalendersicht und eine Tabellendarstellung der Aufgaben. Eine besondere Stärke von Wrike ist sein Workflow-Modul. Damit lassen sich eine Reihe Aufgaben automatisieren.
Keine Unterstützung für Scrum
Für agiles Projektmanagement bietet Wrike ein Kanban-Board. Echte Unterstützung für Scrum gibt es leider nicht; es fehlt das Konzept von Backlogs, Epics, User Stories und Sprints. Damit ist die Software hauptsächlich für klassisches Projektmanagement geeignet, nicht aber für agiles oder hybrides Projektmanagement.
DSGVO-konform
Der kalifornische Anbieter betreibt europäische Server am Standort Amsterdam und hostet die Nutzerdaten im europäischen Wirtschaftsraum. Wrike ist DSGVO-konform. Wer kein agiles Projektmanagement benötigt und mit den Preisen zurecht kommt, findet in Wrike eine ausgereifte, funktional reichhaltige Lösung für einfaches Workflow-Management und klassisches Projektmanagement.
11. ZenTao
Sehr schön für agile Software-Projekte
ZenTao ist eine Projektmanagement-Software, die sich hauptsächlich für Teams eignet, die Software agil entwickeln. Das kostenlose Tool ist vor allem in China populär, wo es auch entwickelt wird.
Die Benutzerschnittstelle der Projektmanager Software ist sauber und modern. Die Open Source-Edition ist funktional eingeschränkt, bietet aber Teams für alle Aufgaben in einem Scrum-Entwicklungsprozess alle wichtigen Leistungsmerkmale. Benötigt man Gantt-Diagramme, Excel-Import, eine Integration mit SVN/Git oder eigene Berichtsvorlagen, muss man auf eine kostenpflichtige Version wechseln. Es gibt eine chinesische und eine englische Online-Hilfe.
ZenTao unterstützt keine aufwandsbasierte Zuordnung und Abrechnung von Vorgängen; es gibt keine Unterstützung für Konten und Kostenstellen.
Klassisches PM nur eingeschränkt möglich
Die Open Source-Variante dieser Projektmanager Software hat keine benutzerdefinierbaren Felder und Eingabemasken. Die Rollen sind nicht projektspezifisch zuteilbar, sondern einem Benutzer immer fest zugeordnet. Die Berechtigungen sind nicht konfigurierbar. Die Vorgangstypen sind fest vorgegeben, es können keine eigenen angelegt werden.
ZenTao erlaubt es, sich wiederholende Aufgaben zu definieren. Es gibt keine Unterstützung für eine Vorgangshierarchie; allerdings können Tasks Child-Tasks haben. Projekte können nicht hierarchisch in Teilprojekte aufgeteilt werden.
Installation und Technologie
ZenTao ist eine interessante Lösung, wenn man sich sicher ist, dass der im Werkzeug abgebildete Prozess zu dem eigenen passt. Das Projektmanagement Tool ist in PHP und JavaScript geschrieben und hat auf Sourceforge ca. 600 Downloads pro Woche.
Welche Projektmanagement Tools habe ich ausgeschlossen?
Die meisten Angebote auf Github und Sourceforge, Projektmanagement-Software kostenlos zu erhalten, kommen für einen ernsthaften Einsatz nicht in Frage. Ich habe folgende Kriterien benutzt, um eine Liste mit den besten Angeboten zusammenzustellen:
- Die Software wurde innerhalb der letzten 12 Monate aktualisiert
- Die Software gibt es seit mehr als 3 Jahren
- Es ist erkennbar, wer die Weiterentwicklung der Software unterstützt
- Als On Premises-Lösung läuft das Projektmanagement Tool auf Windows und Linux
- Im Open Source-Bereich ist die Software ohne kostenpflichtige Erweiterungen brauchbar
- Die Software ist web-basiert und ohne Browser-Plug-Ins oder spezielle Server nutzbar
Die beste Projektmanagement-Software: Ein Fazit
Es ist zunächst erstaunlich, dass wir nicht mehr als 4 brauchbare Open Source-Produkte gefunden haben, die ernsthaft als Projektmanagement Tool eingesetzt werden können. Bis auf zwei bieten alle anderen kostenpflichtige Erweiterungen an, die die Tools dann zu kompletten Lösungen werden lassen. Interessant ist auch, dass zwei Werkzeuge aus der gleichen Codebasis hervorgegangen sind.
Die vielen (über 300) anderen Lösungen für Projektmanager Software werden entweder nicht mehr gepflegt (z.B. dotProject, ]ProjectOpen[, LibrePlan), sind nur für den Desktop-Einsatz zu gebrauchen (z.B. ProjectLibre), sind pseudo-freie Angebote oder passen nur für ganz eingeschränkte Anwendungsszenarien. Dazu gibt es eine Reihe von kostenlosen Desktop-Tools, die für Teams nicht geeignet sind.
Im kommerziellen Bereich gibt es ein großes Angebot an Lösungen, von denen ich hier ein paar der meiner Ansicht nach besten (und sei es auch nur das beste im Marketing) vorgestellt haben. Ganz kurz seien hier noch einige weitere interessante Lösungen erwähnt.
Meistertask
Meistertask ist im wesentlichen ein Task Management-System ist und erhebt nicht den Anspruch, ein komplettes Projektmanagement-Tool zu sein.
Freedcamp
Freedcamp ist eine interessante Software für allgemeines Aufgabenmanagement und Projektmanagement in Teams. Freedcamp lockt mit einer kostenlosen Einstiegsvariante, die allerdings nur für ganz einfaches Task Management gut ist. Eine echte Projektmanagement-Software wird Freedcamp erst mit den kostenpflichtigen Business- und Enterprise-Versionen.
Clickup
Von einfachem Aufgabenmanagement bis hin zu einfachem Projektmanagement kannst du mit Clickup vieles abdecken. Mit einem interessanten Hierarchiekonzept von Workspaces, Spaces und Ordnern kann das System bei der Strukturierung von Projekten punkten, auch wenn echte Unterstützung für WBS und Projektstruktur fehlt. ClickUp ist auch eines der wenigen Projektmanagement-Werkzeuge, das die Getting Things Done-Methode unterstützt.
Bitrix24
Bitrix24 ist eine multifunktionale web-basierte Kollaborations-Plattform für Kommunikation, CRM, Support und auch Aufgabenmanagement und Projektmanagement. Die Stärke von Bitrix24 liegt in seinem CRM-Modul.
awork
awork ist eine einfache Software für allgemeines Aufgabenmanagement in Teams. Mit awork lassen sich Aufgaben strukturieren, zuweisen und nachverfolgen. awork hat Funktionen für einfaches Projektmanagement, ist aber kein echtes Projektmanagement-Werkzeug.
Bitte nutze die Kommentarfunktion, um mich auf Fehler oder wichtige Produkte aufmerksam zu machen, die in der Liste fehlen.
