Projektmanagement

Überall wimmelt es von Projekten. Es gibt kleine Projekte wie einen Frühjahrsputz, einen Umzug oder den Bau eines Gartenhäuschens. Es gibt mittelgroße Projekte wie den Bau eines Einfamilienhauses oder die Ausrichtung eines Kongresses über Projektmanagement. Und dann sind da noch große Projekte mit tausenden von Beteiligten wie der Bau einer Philharmonie, eines Flughafens oder eines Flugzeugträgers, für den Fall, dass der Flughafen nicht rechtzeitig fertig wird. 

Schon beim Bau einer Hundehütte zahlt sich eine Planung aus. Man kann zwar in den Baumarkt stolpern, sich den Einkaufswagen schnappen und die Regale entlang laufen. Dann kratzt man sich immer wieder am Kopf und schmeißt in seinen Wagen, was einem gerade so ins Auge fällt. Zuhause stellt man fest, dass wichtige Teile vergessen wurden und anderes nicht brauchbar ist.

Stattdessen kann man vor dem Einkauf auch einen Plan erstellen und danach für dessen Abarbeitung sorgen. Und genau das ist Projektmanagement: Man erstellt einen Projektplan und sorgt danach für dessen Abarbeitung.

1. Die Bausteine des Projektmanagements
2. Die Projektphasen

Die Bausteine des Projektmanagements

Ein Projekt ist ein zeitlich und aufwandsmäßig begrenztes Vorhaben, um ein Ziel zu erreichen. Das Wort stammt ab vom lateinischen “projectus”, was “nach vorn geworfen” heißt und den Planungsaspekt betont.

Projekte werden selten von nur einer Person durchgeführt. In der Regel arbeiten ein oder mehrere Projektteams an einem Vorhaben. Teams und Aufgaben müssen koordiniert werden. Dazu bedarf es eines Projektmanagements.

Sämtliche Tätigkeiten im Projektmanagement lassen sich einem von insgesamt neun Bausteinen zuordnen:

1. Umfangsmanagement (Scope)

Zum Projektmanagement-Überblick gehört als erstes das Umfangsmanagement. Was gehört in das Projekt und was ist nicht mehr Bestandteil des Projekts? Was ist das Projektziel und was steht außerhalb davon? Dieser Baustein ist essentiell und eine nachlässige Behandlung dieser Fragen führt später zu viel Ärger und Streit. Für den Auftraggeber mag es selbstverständlich sein, dass die Brandschutzanlage im neuen Flughafen funktioniert, aber stand das auch genau so in der Ausschreibung? Zu diesem Block gehören das Anforderungsmanagement, das Erstellen von Leistungsbeschreibungen sowie Lasten- und Pflichtenheften.

2. Zeitmanagement

Zeit und Geld sind bestimmende Faktoren im Wirtschaftsleben und damit auch in Projekten. Der eine hat viel Zeit, aber kein Geld. Der andere hat viel Geld, aber keine Zeit. Und leider gibt es prominente Beispiele, dass auch Menschen mit viel Zeit und viel Geld nicht vor einem frühen Dahinscheiden in unglücklichen Seelenzuständen geschützt sind, man denke nur an Elvis Presley, Marylin Monroe oder Michael Jackson.

Im Projektmanagement gehören zum Zeitmanagement die Planung und Planverfolgung mit Definition aller Fristen und Termine im Projekt. Dazu zählen das Definieren von Prozessabläufen, Prozessdauerschätzungen, die Erstellung von Zeitplänen und deren Überwachung.

3. Kostenmanagement

Nicht nur der zeitliche Rahmen, sondern auch die nötigen Aufwände sind in Projekten wichtige Randbedingungen. Aufwände entstehen in der Regel durch die Inanspruchnahme von Ressourcen unterschiedlicher Art und müssen geplant und kontrolliert werden. Ziel des Kostenmanagements ist es, mit einem zur Verfügung stehenden Budget die Projektziele zu erreichen. Kostenüberschreitungen müssen sofort sichtbar gemacht werden, so dass die Verantwortlichen reagieren können, bis hin zur vorzeitigen Schließung eines Projekts wegen Unwirtschaftlichkeit.

4. Integrationsmanagement

Dieser Teilbereich ist in erster Linie eine Definition geeigneter Koordinierungsprozesse, die für eine gute Koordinierung und Integration des Projekts erforderlich sind. Konkret geht es um die Entwicklung und Umsetzung von Projektplänen und mögliche Änderungen in diesem Bereich.

5. Qualitätsmanagement

Beim Qualitätsmanagement geht es letztendlich darum sicherzustellen, dass die Erwartungen der Kunden erfüllt oder übertroffen werden. Viele Produkte und Dienstleistungen sind heute sehr komplex oder abstrakt, so dass einfache Funktionsprüfungen keine ausreichend belastbare Aussage hinsichtlich der Qualität eines Produktes haben. Aus diesem Grund ist man übereingekommen, die Prozesse bis zur Fertigstellung eines Produktes zu prüfen. Durch eine hohe Prozessqualität soll so indirekt eine gute Produktqualität erzielt werden. Das Qualitätsmanagement kann man differenzieren in Qualitätsplanung, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle.

6. Beschaffungsmanagement

Fast jedes Projektvorhaben benötigt die Zulieferung von Material oder Dienstleistungen. Es ist Aufgabe des Einkaufsmanagement, sich darum zu kümmern. Dazu werden Einkäufe vorbereitet, Angebote eingeholt, Preise verhandelt, Lieferanten ausgewählt und Verträge abgeschlossen.

7. Risikomanagement

Jedes Vorhaben ist Risiken unterworfen, da wir als Menschen nicht in die Zukunft schauen können. Die reale Welt ist sehr viel kreativer, was die Erzeugung unangenehmer Szenarien angeht als selbst das versierteste FMEA-Team.

Risiken besitzen drei wesentliche Attribute:

• Einen Namen bzw. eine Beschreibung
• Eine Auswirkung, d.h. die Folgen bei Eintritt eines Risikos
• Eine Eintrittswahrscheinlichkeit

Das Produkt aus Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmt das Maß an Aufmerksamkeit, dass einem Risiko gewidmet werden sollte. Für die Auswirkung werden oft Klassifikationen eingesetzt, z.B. in Anlehnung an die SIL-Klassifikationen.

8. Kommunikationsmanagement

Dieser Teilbereich umfasst die Kommunikation mit Mitarbeitern, Projektleitern oder Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Das Kommunikationsmanagement sammelt, definiert und verbreitet alle projektbezogenen Informationen.

9. Personalmanagement

Neben den Zeitressourcen gibt es auch Personalmitarbeiter. Hier stellen sich weitere wichtige Fragen.

• Haben wir genug Leute, um an dem Projekt zu arbeiten?
• Wer ist für welche Aufgaben zuständig?
• Wie schnell kann er die Aufgabe erfüllen
• Kann er die Aufgabe mit seinen vorhandenen Fähigkeiten erledigen?
• Mit wem darf / soll er arbeiten?

Das Personalmanagement befasst sich mit all diesen Problemen bei der Projektorganisation, der Personalbesetzung und der Teamentwicklung. Teamentwicklung und Teambuilding-Themen sind dabei besonders wichtig.

Die Projektphasen

Ein Projekt erfordert also den Überblick und die Durchführung all dieser Disziplinen, aber wie genau funktioniert es?

Ein Projekt wird dazu in vier Phasen unterteilt.

Phase 1: Vorbereitung

In der Vorbereitungs- oder Projekt-Initialisierungsphase müssen die wichtigsten Rahmenbedingungen geklärt werden. Dazu gehören die groben Ziele des Vorhabens, Anforderungen, Termine und Aufwände. Von großer Bedeutung ist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, die zumeist voraussetzt, dass ein Lösungskonzept mit einer einigermaßen realistischen Aufwandsschätzung vorliegt.

Daraus ist ersichtlich, dass schon die Projekt-Initialisierung ein Vorhaben ist, dass nicht ohne Aufwand zu erbracht werden kann. Bei großen Projekten können schon in dieser Phase erhebliche Kosten auflaufen. Diese sind unumgänglich, wenn man nicht später von den tatsächlichen Aufwänden überrascht werden will.

Phase 2: Planung

Pläne erstellen ist recht einfach, solange der Plan später nicht realisiert werden muss. So schrieb der Philosoph Kant 1783:

Pläne machen ist mehrmalen eine üppige, prahlerische Geistesbeschäf- tigung, dadurch man sich ein Ansehen von schöpferischem Genie gibt, indem man fordert, was man selbst nicht leisten, tadelt, was man doch nicht besser machen kann, und vorschlägt, wovon man selbst nicht weiß, wo es zu finden ist.

Die Vorentwurfsplanung der Hamburger Elbphilharmonie schätzte die Baukosten im Juli 2005 auf 186 Mio. Euro. Nach der Ausschreibung und dem Bieterwettbewerb lag das günstigste Angebot bei 241 Mio. Euro. Im April 2007 wurde mit dem Bau begonnen. Etwas über ein Jahr später stiegen die veranschlagten Baukosten auf ca. 500 Mio. Euro. Bis zur Fertigstellung 2016 hatten die Hamburger insgesamt 866 Mio. Euro ausgegeben, also fast fünf mal soviel wie ursprünglich geschätzt.

Der Bettlerkönig Jonathan Jeremiah Peachum in Berthold Brechts Dreigroschenoper singt:

Ja mach nur einen Plan
Sei nur ein großes Licht!
Und mach dann noch ’nen zweiten Plan,
Gehn tun sie beide nicht.

Auch bei Rumpelstilzchen lief es nicht nach Plan:

Heute back ich,
morgen brau ich,
übermorgen hole ich
der Frau Königin ihr Kind.

Planung ist keineswegs einfach und basiert in der Regel auf Erfahrung. Mehr zu diesem wichtigen Thema gibt es im Blog-Beitrag “Aufwandsabschätzung mit Planungspoker“.

Phase 3: Durchführung

Die Durchführung beinhaltet dann die Umsetzung des Plans in konkrete Maßnahmen.

Phase 4: Abschluss

Schließlich fasst man das Projekt zusammen, bewertet es und lernt: Wie läuft das Projekt? Geht alles gut? Was können wir das nächste Mal machen? Bei Bedarf können die Ergebnisse auch mit ähnlichen Projekten verglichen werden.

Die Werkzeugkiste für das Projektmanagement: PM-Software

Ein Projekt ist eine Teamarbeit. Mit dem Wachstum der Gruppe ist es eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Wie ist der Status jeder Aufgabe? Wer hat eine Frist? Bist du noch pünktlich? Gibt es Verzögerungen? Um die Konzentration auf diese komplexen Prozesse zu erleichtern und die Teamarbeit zu optimieren, setzen immer mehr Unternehmen unterstützende Projektmanagement-Software ein.
Wichtig ist ein zentraler Ort oder ein zentraler Speicherplatz, auf den jeder Teilnehmer zugreifen kann. Dies ermöglicht ein strukturiertes, flexibleres Arbeiten und spart Zeit und Mühe. Die Programmautomatisierung ist besonders nützlich für Unternehmen mit sich wiederholenden Prozessen. Vor allem sollten Sie darauf achten, welche Funktionen Ihr Projekt besonders benötigt.
Dazu müssen sie für sich selber folgende Fragen beantworten:

1. Wie weit sollten Teamwork und Kommunikation gehen?
2. Welche Ansichten für das Projekt besitzen eine Wichtigkeit?
3. Benötigen Sie eine professionelle Aufführung der Leistungserfassung?
4. Wo sollen Ihre Daten gehostet werden?

Sobald das richtige Tool für das Projekt gefunden ist und das Team es verwenden kann, können auch komplexe und verwirrende Projekte jederzeit gemeistert werden. Das Wichtigste ist, dass die wirklich wichtige Arbeit im Projekt mehr Zeit hat und der Workflow lange Zeit optimiert wurde, um das Projekt erfolgreich umzusetzen.

Auswahl des richtigen Tools für das Projekt bzw. für das Projektmanagement

Um Projektmanagement-Tools nutzen zu können, müssen Unternehmen zuerst das richtige Tool für sie finden. Bei mehr als 750 Anbietern ist diese Wahl nicht einfach.
Dies führen du am besten in vier Teilschritten systematisch durch.

1. Analyse

Was ist die aktuelle Situation? Bevor du Funktionen und Anbieter in Betracht ziehst, solltest du den aktuellen Status des Unternehmens kennen. Wie ist das Projektmanagement aktuell organisiert? Wo liegt das Entwicklungspotential? In welchen Branchen oder Bereichen benötigen Sie Unterstützung? Wo soll ich die Software einsetzen? Wo wird die Software eingesetzt? In solchen Fällen können Mitarbeiterbefragungen sehr hilfreich sein.

2. Anforderungen

Während des ersten Teilschrittes kommen viele Anforderungen an neue Software zusammen, und diesen Anforderungen muss immer Vorrang eingeräumt werden. Neben verwandten Funktionen sollten Sie auch die Rahmenbedingungen für den Datenschutz, den Serverstandort, den Kundenservice und die Kosten berücksichtigen.

3. Testen der ausgewählten Software

Im dritten Teilschritt soll nun die Theorie in die Praxis umgesetzt werden. Mögen die Mitarbeiter die Werkzeuge ihrer Wahl? Sie haben immer noch Probleme? Oder funktioniert die Software dabei nicht optimal? Diese Tests sollten von einer Gruppe von Mitarbeitern durchgeführt werden, die das Tool in Zukunft wirklich verwenden sollten. Sie können Ihre Bedürfnisse am besten beurteilen.

4. Implementierung

Der letzte der vier Schritte ist die langfristige Einführung neuer Software. Zu diesem Zweck müssen die Mitarbeiter mit dem täglichen Gebrauch des Tools vertraut sein. Kommunikation und Information sowie die Bereitstellung von Unterstützung (Schulungen, Seminare usw.) sind besonders wichtig. Das herausragende Ziel ist die grundsätzliche Akzeptanz der Software durch alle beteiligten am Projekt.

Projektmanagement-Überblick: Projektmanagement in der Praxis

Projektmanagement ist ein Thema, das von vielen Unternehmen behandelt wird – auch wenn es nur für die Planung von Weihnachtsfesten ist. Wie viel Projektmanagement in der Praxis eingesetzt wird, hängt von der Positionierung der Branche und des Unternehmens ab.

Branchen und Unternehmen

In einigen Branchen, zum Beispiel in Bezug auf Prozesse und Maschinen, ist die Arbeit besonders projektorientiert. Im Allgemeinen wird Projektmanagement hauptsächlich in den folgenden Branchen eingesetzt:
In der Architektur, dem Maschinenbau, im Marketing, in der Unternehmensberatung, im Bauwesen und von unterschiedlichen Agenturen.

Die gängigsten Methoden im Projektmanagement

Aber wie gehen Sie konkret mit Projekten um? In der Praxis finden sich verschiedene Methoden. In den neun Teilbereichen ist das Projektmanagement eine Querschnittsaufgabe. Daher können Methoden aus verschiedenen Bereichen verwendet werden, um zu helfen.

Im Projektmanagement sind viele Disziplinen vereint

Projektmanagement erfordert die Summe von Disziplinen und Aufgaben aus anderen spezifischen Bereichen. Dazu gehören:

• Ideen analysieren und entwickeln
• Planung und Berechnung
• Prüfen und Lenken
• Teams und Mitarbeitern führen
• Dokumentieren, Berichte schreiben und präsentieren
• Entwickeln von Strategien

Zu all diesen Punkten, gibt es unterschiedliche Ansätze und Methoden, die Sie verfolgen können.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Projekte richtig visualisieren

Visualisierung ist eine Möglichkeit, komplexe Probleme für jedermann leicht verständlich darzustellen. Deshalb sind Grafiken, Zeichnungen und Symbole in der Arbeitswelt unverzichtbar. Dazu gehören zum Beispiel diese drei grafische Darstellungen im Projektmanagement:

• Gantt-Diagramm
• ein Projektstrukturbaum oder eine Mindmap
• ein Kanban Board

Ein Kanban Board

Als “Modell” für agiles Projektmanagement hat das Kanban-Board trotz seiner einfachen Struktur einen enormen Einfluss. Dies ist ein sehr hilfreicher Punkt, insbesondere im Bereich der Aufgabenverwaltung. Verwenden Sie die klassischen Spalten “Aufgaben”, “In Bearbeitung” und “Abgeschlossen”, um Aufgaben nach ihrem Status zu sortieren. So wissen Sie immer, welche Aufgaben aktiv erledigt werden müssen, welche noch in Planung sind und welche Aufgaben erledigt wurden. Als sehr flexible Methode können Aufgaben auch nach anderen Kriterien sortiert werden, z. B. nach Eigentümer oder Fälligkeitsdatum. Spalten können auch entsprechend geändert oder erweitert werden.

Ein Projektstrukturbaum

Der Projektstrukturbaum, auch als Projektstrukturplan oder Mindmap bezeichnet, wird häufig als Grundlage für alle anderen Pläne im Plan verwendet, da er die Struktur des Projekts beschreibt. Alle Elemente und ihre Verbindungen werden hierarchisch nach operativen Einheiten zugeordnet.

Ein Gantt-Diagram

Als spezielle Form des Balkendiagramms wird das Gantt-Diagramm für die detaillierte Zeitplanung verwendet. Es beschreibt grafisch die Dauer aller Aufgaben, deren Reihenfolge und Abhängigkeiten als Vorgänger / Nachfolger zur Veranschaulichung des gesamten Projekts. Die Abhängigkeit zwischen Aufgaben und Meilensteinen ist eine Besonderheit. Auf diese Weise kann bei Verzögerungen oder Planänderungen das Projekt optimal geplant und angepasst werden.

Teamarbeit und Rollen im Projektmanagement

Projekte sind immer Teamarbeit und werden, im großen und ganzen, nie von nur einer Person ausgeführt. In den “internen” und “externen” Rollen des Projekts werden unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Funktionen eingesetzt.
Der Auftraggeber oder der Kunde ist der Sponsor des Projektes und besitzt die oberste Entscheidungsgewalt.
Der Projektmanager ist zuständig für die Organisation und Planung des Projekts und trägt die Verantwortung dafür.
Der Projektleiter ist als Teamleiter verantwortlich für die Mitarbeiter im Projekt und ist inhaltlich in das Projekt involviert.
Der Projektmitarbeiter ist für das erledigen der fachlichen Aufgaben verantwortlich.

Die Stakeholder sind Gruppen oder mehrere Personen die vom Projekt betroffen sind oder ein persönliches Interesse an dem Projekt besitzen.
Kommunikation im Team während eines Projektes
Kommunikation ist ein sehr wichtiger, aber oft unterschätzter Bereich im Projektmanagement. Fehlgeschlagene Projekte sind häufig auf mangelnde Kommunikation im Team zurückzuführen. Laut einer Umfrage des Münchner Kommunikationsberatungsunternehmens Cetacea hielten 85% der befragten Projektmanager Kommunikation für sehr wichtig, 12,6% für wichtig. Die Kommunikation über das Projekt ist entscheidend für die allgemeine Akzeptanz des Projekts – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Die Kommunikation innerhalb eines Projekts ist besonders wichtig für die Teamarbeit. Sind alle Projektmitglieder auf dem neuesten Stand? Weiß jeder, was zu tun ist? Ist eine Einigung erzielt? Wer ist der Ansprechpartner für das Problem und wie kann ich mit Ihnen Kontakt aufnehmen?

Wichtige Fähigkeiten für die Führung von Personen

Management im Sinne von Unternehmensführung wird von Menschen geleistet. Diese Personen sollten über die Fähigkeiten verfügen, um das Projekt optimal zu verwalten. Neben anderen fachlichen und methodischen Fähigkeiten des Managements sind auch soziale und persönliche Fähigkeiten erforderlich:

Kommunikationsfähigkeit, Problemlösungskompetenz, richtige Führung, Initiative ergreifen, Unternehmerisches Denken, die Fähigkeit im Team zu arbeiten, Flexibilität, Kritik annehmen können, Motivieren.

Was sind die wichtigen Faktoren für das Gelingen eines Projektes?

Berliner Flughafen BER, Stuttgart 21, Hamburger Elbphilharmonie: Die Praxis hat gezeigt, dass die Rate der gescheiterten Projekte nicht zu unterschätzen ist. Die Standish Group verwendet ihren CHAOS-Bericht seit 1994 zur Untersuchung der “Fehler” -Raten sowie zur Untersuchung von Erfolgs- und Fehlerfaktoren im Projektmanagement.

Klare Zielformulierung

Jedes Projekt sollte ein klares Ziel haben, und wenn das Ziel erreicht ist, wird das Ziel auch einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. In diesem Fall ist es auch wichtig, von Anfang an Ziele festzulegen, da sich die Ziele sonst nicht oft ändern.

Definieren von Meilensteinen

Um die großen Ziele nicht zu vergessen, sind Meilensteine wichtig. Klare Termine und Budgets können Ihnen beispielsweise helfen, Hindernisse rechtzeitig zu überwinden und auszugleichen, um das Risiko eines Gesamtprojektversagens zu minimieren.

Führungsebene

Die Unterstützung der Unternehmensführung ist für ein Projekt unerlässlich. Generell sollten alle wichtigen Personen und Gruppen das Projekt unterstützen.

Infrastruktur

Mit der Unterstützung von Führungskräften braucht ein Projekt eine gute Infrastruktur. Verwandte Ressourcen, physische Ressource – all dies ist erforderlich, um das Potenzial der beteiligten Personen auszuschöpfen und das Projekt erfolgreich abzuschließen. Natürlich gibt es viele andere Faktoren, die den Erfolg eines Projekts bestimmen können. Das Wichtigste ist jedoch das strukturierte Management. Einmal installiert, können Probleme kontrollierter angegangen werden. Das Ausfallrisiko wird minimiert. Dies bringt uns zu einem weiteren Kriterium: dem Faktor des menschlichen Erfolgs.

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