Projektstrukturplan richtig erstellen

Ein Projektstrukturplan ist die Grundlage einer guten Projektplanung. Ich stelle mir Projektplanung vor als die Antwort auf die vier Fragen:

  • WAS ist zu tun?
  • WER kümmert sich darum?
  • WANN muss es erledigt werden?
  • WIEVIEL Aufwand erfordert es?

Ein sehr nützliches Hilfsmittel beim Erstellen eines Projektplans ist es, zu Beginn das „WAS“ für dieses Projekt zu sammeln und hierarchisch zu strukturieren. Je nach Methode nennt man diese Strukturierung eines Projektvorhabens in einzelne Elemente Projektstrukturplan (DIN 69901-5) , Produktstrukturplan (PRINCE2) oder Work Breakdown Structure (PMBOK® Guide 2017).

Allen diesen Plänen ist gleich, dass sie alle Elemente eines Projekts und ihre Beziehungen zueinander umfassen. Die Elemente werden hierarchisch in einer Baumstruktur angeordnet, ohne eine Aussage über den genauen zeitlichen Verlauf der Abarbeitung.

Auf der Basis dieses „Plans der Pläne“ werden in den späteren Planungsstufen die Termin- und Ablaufplanung, die Ressourceneinplanung und die Kostenplanung adressiert.

Projektstrukturplan

Die Strukturierung eines Projektstrukturplans (PSP) erfolgt nach DIN69901-5 mit drei Arten von Elementen:

  • Teilprojekte
  • Teilaufgaben
  • Arbeitspakete

Teilprojekte ermöglichen es, innerhalb eines Gesamtprojekts unterschiedliche Prozessmodelle zu nutzen. So kann es z.B. sinnvoll sein, für die Entwicklung einer Elektronik in einem Teilprojekt eine klassische Wasserfall-Methode zu nutzen und für die zugehörige Softwareentwicklung in einem Teilprojekt mit agilen Methoden zu arbeiten.

Teilaufgaben sind Elemente, die im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden können.

Arbeitspakete stellen die unterste Ebene eines Projektstrukturplans dar und können im weiteren Planungsprozess in Vorgänge oder Aufgaben gegliedert werden.

In dieser Form erscheint der Projektstrukturplan aktivitätsorientiert mit einem Fokus auf die Tätigkeiten und weniger die Ergebnisse. Ein Produkt­strukturplan betont die Ergebnisse, während eine Work Breakdown Structure die Kombination von Tätigkeit und nachprüfbarem Ergebnis verlangt.

PSP horizontal
PSP horizontale Darstellung

Welche Vorteile bietet mir ein PSP?

Der Projektstrukturplan ist der „Plan der Pläne“, die Grundlage für jede weitere Planung. Er bietet u.a.

  • Vorgabe einer Struktur für alle Projektmanagement-Aktivitäten
  • Vollständige Darstellung des Leistungsumfangs
  • Projekte mit klarer Definition des Projektziels
  • Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete
  • Schaffen einer Grundlage für eine Kostenträgerstruktur
  • Schaffung von Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten 
  • Bereitstellen einer Nomenklatur für alle Projektdokumente
  • Bessere Planung von Abhängigkeiten
  • Einfachere Terminplanung
  • Leichtere Ressourcenplanung
  • Projekte mit besserer Kostenkontrolle

Elemente finden

Um einen Projektstrukturplan bzw. Produktstrukturplan erstellen zu können, muss ich zunächst die dazu gehörenden Elemente in den zugehörigen Projekten finden. Dabei stelle ich mir zwei Zeitpunkte vor: Die Ausgangssituation und die Endsituation. Lässt sich die Endsituation durch Objekte beschreiben, die im Laufe des Projekts entstehen sollen, zerlege ich diese Objekte in Teilobjekte. Die Teilobjekte zerlege ich weiter, wenn sie selbst nicht zugekauft oder primitiv sind. Ich erstelle den Plan also produktorientiert.

Handelt es sich bei den Projekten um solche mit einem stark aktivitätsorientierten Charakter wie zum Beispiel ein Umzug, sammle ich die Aktivitäten und versuche, sie zu kategorisieren. Bei einem Umzug bieten sich z.B. die Räume als oberste Kategorieebene an.

Das Sammeln der Elemente für das Projekt oder Teilprojekt kann durch Mindmapping oder Brainstorming unterstützt werden.

Element im Projektstrukturplan anordnen

Wie ordne ich nun die Elemente für meinen Strukturplan? Für den Projektstrukturplan gibt es nach DIN 69901 drei Vorschläge, um abhängig von der Art des Projektes zu einer guten Struktur zu kommen:

  • Objektorientierte Gliederung
  • Funktionsorientierte Gliederung
  • Zeitorientierte Gliederung

Im folgenden gehen wir diese Prinzipien anhand eines kleinen Beispiels durch, dem Bau einer kleinen Werkstatt.

Objektorientierte Gliederung

Diese Vorgehensweise ist am besten, wenn das Projektziel ein konkretes Objekt ist wie z.B. eine Garage, ein Bürogebäude oder ein Gasbrenner. Die objektorientierte Strukturierung ergibt einen Plan, der einem Produktstrukturplan nach PRINCE2 sehr ähnlich ist.

Der Vorteil gegenüber einer funktionsorientierten Vorgehensweise liegt in der besseren Nachvollziehbarkeit während der Projektdurchführung. Ein Ergebnis ist einfacher zu prüfen als Aktivitäten. Die Prozessprüfung erfordert im Grunde eine Begleitung des Projektes in Echtzeit, während die Prüfung anhand der Prozessergebnisse problemlos viel später erfolgen kann.

Ein objektorientiert gegliederter Projektstrukturplan ist im Prinzip ein Produkt­strukturplan, wenn man nicht nur die Endprodukte sieht, sondern auch Zwischenprodukte wie z.B. Designdokumente oder Prüfberichte.

Funktionsorientierte Gliederung

Die funktionsorientierte Gliederung ist am besten, wenn das Projekt anschaulicher durch die durchzuführenden Aktivitäten bzw. Arbeitspakete als durch die Ergebnisse der Aktivitäten beschrieben werden kann. So könnte ich zum Beispiel für einen Umzug zwar beschreiben, wie das Ergebnis auszusehen hat. Dabei entgeht mir aber das Wesentliche, nämlich der Umzug der Objekte vom Ausgangsort zum Zielort.

Zum Vergleich habe ich in der nächsten Abbildung den funktionsorientierten Projektstrukturplan für einen Garagenneubau aufgestellt. Anders als bei einem Umzug ist in diesem Fall auch ein funktionsorientierter Ansatz möglich.

Zeitorientierte Gliederung

Bei einer zeitorientierten Strukturierung erstelle ich den Plan direkt aus den notwendigen Aufgaben. Dazu überlege ich mir den Ablauf des Projekts, d.h. was eins nach dem anderen getan werden muss. Diese Aktivitäten schreibe ich auf eine Liste oder gebe sie in ein geeignetes Projektmanagement-Tool ein. Wird die Liste länger, gliedere ich den Ablauf in Phasen. Bei einem Umzug würde ich zum Beispiel für jedes Zimmer eine Phase vorsehen und darunter Phasen für Möbel und Kleinkram.

phasen im psp

Welches Gliederungsprinzip anwenden?

Ich mache die Wahl des Gliederungsprinzip von der Art des Projekts abhängig, wenn ich die Freiheit dazu habe. Ich bevorzuge wenn immer möglich die objektorientierte Vorgehensweise und nur, wenn das nicht passt, die funktionsorientierte Methodik. Die funktionsorientierte Strukturierung bietet sich in Projekten an, wenn das Projekt anschaulicher durch seine Aktivitäten als durch die Ergebnisse der Aktivitäten beschrieben werden kann.

Codierung im Projektstrukturplan

Um die einzelnen Element im Projektstrukturplan eindeutig identifizieren zu können, ist ex wichtig, dass sie einen Code erhalten. Damit können später Aufwände, Ressourcen oder Änderungen immer eindeutig einem Arbeitspaket zuordnen zu können. Die Codierung muss die hierarchische Position des Elements widerspiegeln. Es werden verschiedene Arten der Codierung unterschieden:

  • Numerische Codierung: Nutzung von Ziffern, z.B. 1, 1.1, 1.1.2…
  • Alphabetische Codierung: Nutzung von Buchstaben, z.B. A, AA, AB, …
  • Alphanumerische Codierung: Mischung aus Zahlen und Buchstaben, z.B. A, A1, A.1.1 …
  • Dekadische Codierung: Ziffern im 10er-Format, z.B. 1000, 1100, 1110 …

Wie detailliert muss ich planen?

Eine große Herausforderung bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist es, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Es wäre unsinnig, frühzeitig im Projekt Schritte zu planen, die von vielen Randbedingungen abhängen und bei denen in keiner Weise vorhersehbar ist, wie diese Bedingungen zur Zeit der Realisierung des Plans aussehen werden.

Als goldene PSP-Regel gilt:

Ein PSP sollte immer auf ein Blatt passen!
Ein PSP sollte nicht mehr als 50 Element enthalten.

Ein kleines Projekt passt auf ein DIN A4 Blatt, ein großes benötigt vielleicht ein DIN A2 Blatt.

Tips

Anforderungen und Scope kennen

Mindestens dem Projektleiter sollte vor dem Erstellen eines Projektstrukturplans grob klar sein, was das Projektziel bzw. Projektergebnis sein soll. Das Erarbeiten der Anforderungen erfolgt am besten in einem eigenen Projekt oder in einer Vor-Projektphase.

Plan im Team erstellen

Ein verlässlicher Projektstrukturplan sollte im Team entwickelt werden. Ein Einzelner übersieht leicht wichtige Elemente, was sich im Laufe des Projektes nachteilig auswirken wird. Es ist auch vom Team-Building und der Identifikation mit dem Projekt her vorteilhaft, wenn die Beteiligten frühzeitig in das Projekt einbezogen werden.

Einmal darüber schlafen

Einen Projektstrukturplan sollte man nach Möglichkeit nicht in einem Schritt fertig stellen, sondern wie einen Hefeteig vor der Weiterverarbeitung etwas ruhen lassen. Nach einer Pause von einigen Tagen kannst Du Dein Werk mit gebührendem Abstand überprüfen und bei Bedarf korrigieren.

Die 7 mal 7 Regel

Die Woche hat 7 Tage, die Hände zehn Finger. Das kommt nicht von ungefähr. Deshalb ordne maximal 7 bis 10 Elemente auf der ersten Gliederungsebene an und genau so maximal 7 bis 10 Elemente auf der zweiten Gliederungsebene. Es sollten nicht mehr als 50 Elemente insgesamt sein. Ein zu hoher Detaillierungsgrad ist schlecht für die Übersichtlichkeit und erhöht den Arbeitsaufwand.

Planbar und kontrollierbar

Der Projektstrukturplan sollte so weit detailliert werden, dass die entstehenden Arbeitspakete und Teilaufgaben plan- und kontrollierbar sind. Viele Projekte scheitern daran, dass in der Planung Arbeitspakete zu grob definiert wurden.

PSP muss auf ein Blatt passen

Übersichtlichkeit ins Projekt oder Teilprojekt mit seinen vielen Aufgaben zu bringen ist ein wichtiger Zweck des Projektstrukturplans. Deshalb sollte er nicht über viele Seiten verteilt sein, sondern auf einer Seite dargestellt werden können.

PSP an die Wand

Drucke den Projektstrukturplan auf ein großes Blatt und hänge ihn an prominenter Stelle an die Wand. Damit wird er zum zentralen Kommunikationsmittel im Projekt und fokussiert das Team auf die im Projekt wichtigen Punkte.

Tools

Die Zettelwand

Karten zu beschriften und an ein Board zu heften ist vor allem in der frühen Planungsphase eine erprobte Vorgehensweise. Damit wird der Plan unkompliziert erstellt. So kann das ganze Team einbezogen werden und das Umsortieren und Strukturieren ist sehr einfach.

Spezielle PSP-Tools

Es gibt nicht viele Werkzeuge, die speziell dem Erstellen von PSPs gewidmet sind. Das liegt wohl daran, dass diese Aufgabe fast gleichwertig von modernen Diagramm-Werkzeugen übernommen werden kann.

Diagramm-Tools

Diagramm-Werkzeuge wie Visio oder OmniGraffle erlauben es, schnell und einfach Baumstrukturen, die PSPs ja im Grunde sind, grafisch zu erstellen. Diese Tools bieten sogar automatische Layout-Funktionen und die Möglichkeit, eigene Formen zu definieren. Damit können die PSP Codes in den Elementen einheitlich formatiert werden.

Mindmapping-Tools

Die Gliederung eines Projets und den entsprechenden Plan in hierarchisch angeordnete Elemente ist die zentrale Funktion im Mindmapping. Insbesondere für die Sammelphase eignen sich deshalb entsprechende Werkzeuge wie MindManager oder MindGenius gut.

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