Trello Aufgabenmanagement-Software Test

Eine der besten Aufgabenmanagement-Lösungen

Trello ist eine funktional reichhaltige, angenehm zu bedienende Software für allgemeines Aufgabenmanagement in Teams. Die Funktionen der Software lassen sich mit sogenannten “Power-Ups” in erheblichem Umfang erweitern, so dass Trello auch zu einem echten Projektmanagement-Werkzeug konfiguriert werden kann. In diesem Test haben wir diese Erweiterungsmöglichkeiten berücksichtigt. In der Basisvariante bleibt Trello dagegen ein einfaches Aufgabenmanagement-Tool.

Pro und Contra

Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Trello wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards.

Projekte und Projekttypen

In Trello heißen Vorgänge “Karten”. Diese werden in Listen organisiert, die wiederum zu einem “Board” gehören. Es gibt Board-Vorlagen und mit entsprechenden Power-Ups lassen sich die Karten auch hierarchisch anordnen. Es gibt aber in diesem Sinne keine Board-Typen, über die sich davon abgeleitete Boards mit deren Eigenschaften zentral konfigurieren ließen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Trello gehören die Vorgänge bzw. Karten zu einer Liste, die das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflussen kann. Listen kann man beliebig anlegen z.B. für „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“ oder auch nach andren Merkmalen sortiert.

Listen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Trello bietet über Power–Ups die Möglichkeit , Karten voll hierarchisch zu organisieren. Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs über sogenannte “Rules” einschränken. Damit kann z.B. verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet werden kann.

Benachrichtigungen

Trello besitzt ein umfangreiches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem. Die E-Mail-Benachrichtigungen beruhen auf Vorlagen, die angepasst werden können. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Das Benachrichtigungssystem ist z.B. in der Lage, E-Mails nur an den Manager des betroffenen Vorgangs zu schicken, wenn der Vorgang erledigt war und nun wiedereröffnet wurde.

Zugangsberechtigungen

Es lassen sich eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen defnieren.

Attribute

In Trello kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Es steht eine umfangreiche Auswahl an Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label, Personenauswahl oder Datumsfelder. Zusätzlich lässt sich das Verhalten der Standardattribute sinnvoll anpassen, z.B. der voreingestellte Wert für ein Anfangs- oder Enddatum.

So kann man z.B. ein Auswahllistenfeld erstellen, das alle Benutzer, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, anbietet.

Für verschiedene Projekte lassen sich für die Attribute unterschiedliche Voreinstellungen konfigurieren.

Eingabemasken

In Trello können beliebig viele Eingabemasken definiert werden.

Die Eingabemasken können mit Reitern und Panels strukturiert werden.

Für das Neuanlegen eines Vorgangs kann man eine andere Eingabemaske zuweisen als für das nachträgliche Bearbeiten.

Für den gleichen Vorgangstyp kann man in unterschiedlichen Bereichen bzw. Projekten unterschiedliche Eingabemasken festlegen.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Trello gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Über Plug-Ins können eigene Verknüpungstypen eingebracht werden.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Cockpits lassen sich als Vorlagen speichern und können zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Durchschnittliche Antwortzeit
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

In Trello gibt es keine Berichtsvorlagen.

Berichte lassen sich in Trello in den Formaten Excel und PDF erstellen.

Benutzerverwaltung

Zur Verwaltung der Benutzer kann Trello mit einem LDAP-System verbunden werden. Benutzer und Gruppen können mit einem LDAP-Server manuell oder automatisch synchronisiert werden.

Es können auch mehrere Verzeichnisserver verbunden werden.

Trello lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS und Shiboleth integrieren.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Trello vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in Trello nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Trello ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Trello erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Trello erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Trello unterstützt die GTD-Methode nicht direkt.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

Trello bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Trello unterstützt die erste Variante ohne grafischen Editor.

Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Trello erlaubt es, Bereiche beliebig tief hierarchisch anzuordnen und unterstützt so ein einfaches, pragmatisches Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

In Trello können WBS komplett dargestellt werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann auf jeder Ebene frei definiert werden.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Trello bietet eine einfache, interaktive Gantt-Komponente. Es ist nicht möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt auch keine Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand nicht mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Kalender, aus dem die Verfügbarkeit hervorgeht. Die Verfügbarkeit wird bei der Ressourcenplanung vom System berücksichtigt.

Projektfortschritt

Es gibt in Trello die Möglichkeit, Projektfortschritt über die Menge der schon erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge zu messen. Es ist darüber hinaus für noch offene Aufgaben möglich, den geschätzten Restaufwand bis zur Fertigstellung anzugeben.

Damit ist in Trello eine rudimentäre, unaufwändige Art der Fortschrittsbeobachtung vorhanden, die jedoch für ein etwas anspruchsvolleres Projektmanagement nicht ausreichend ist.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt komplett ein agiles Projektmanagement nach Scrum und Kanban. Es gibt nicht nur die entsprechenden Ansichten wie ein Taskboard oder Burn Charts, sondern im Kern des Systems sind alle für ein agiles Arbeiten notwendigen Elemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints implementiert.

Backlog-Priorität, Sprint-Kapazität und Team Velocity werden durch entsprechende Anwendungslogik unterstützt. Aus einem vorhergehenden Sprint übrig gebliebene Tasks können automatisch in den nächsten Sprint übernommen werden. Sprints können automatisch im Voraus erstellt werden.

Für Software-Entwickler gibt es Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Weitere Informationen

Falls Sie interessiert sind mehr über Issue Tracking in Produktlinien zu lesen, können Sie dies hier tun. In diesem Artikel können Sie eine Übersicht zu Ticketsystemen sehen.