Projektmanagement-Methoden die man kennen sollte
Übersicht
Projektmanagement ist ein unglaublich wichtiger Teil der Organisation und des reibungslosen Ablaufs eines Unternehmens. Projekte können intern für viele verschiedene Zwecke auftreten und alles hängt von dem Geschäft oder der Organisation ab, die geführt wird. Es gibt auch viele externe Faktoren, die ein Projekt beeinflussen können, und einige Projektmanagement-Stile sind leichter in der Lage, sich an diese anzupassen als andere.
Es gibt ein paar verschiedene Methoden und Techniken, die im Laufe der Jahre entwickelt wurden, und dieser Blog wird mehr Einblick in sieben der beliebtesten Projektmanagement-Methoden geben.
Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass “Projektmanagement” als Konzept definiert werden kann, wenn die endgültigen Ergebnisse auf einen endlichen Zeitrahmen und ein begrenztes Budget beschränkt sind.
Im Folgenden werden die verschiedenen Arten von Methodiken besprochen:
Wasserfall Projektmanagement
Das Wasserfall-Projektmanagement ist sicherlich eine der ältesten Methoden, die in Unternehmen bekannt sind und wird immer noch von vielen Entwicklungsteams verwendet. Bei diesem Stil wird in Wellen oder Phasen gearbeitet, wobei jeder Schritt stark vom vorangegangenen Schritt abhängig ist. Es folgt im Wesentlichen einer Logik, die verlangt, dass ein Schritt vollständig abgeschlossen sein muss, bevor man den nächsten Schritt beginnen kann. Dieser Prozess wiederholt sich, bis Sie die letzte Phase erreichen, in der das Projekt abgeschlossen werden kann.
Während das Projektmanagement im Wasserfallstil aufgrund seines schrittweisen Vorgehens viel langsamer ist als seine Gegenstücke, kann es für diejenigen nützlich sein, die eine Menge Struktur oder Vorhersehbarkeit am Arbeitsplatz haben wollen.
Leider kann es aber auch zu zahlreichen Problemen und Verzögerungen führen. Vor allem dann, wenn in einem späteren Schritt des Entwicklungsprozesses Fehler entdeckt werden und frühere Schritte erneut durchlaufen werden müssen, um das Problem zu lösen.
Ist das eine effiziente Art zu arbeiten? Manche würden sagen, nein, denn die Wasserfall-Methode kann sehr zeit- und kostenaufwendig sein. Es hat eine Verlagerung hin zu anderen Arten des Projektmanagements stattgefunden, wie z. B. dem agilen Projektmanagement, das im Folgenden besprochen wird.
Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist sicherlich eine schnellere und vielseitigere Lösung als das oben beschriebene veraltete Wasserfallmodell. Agile ist keine genaue Projektmanagement-Methodik, sondern eher eine Denkweise oder ein Ethos, das auf andere Versionen des Projektmanagements angewendet wird. Es beinhaltet das Arbeiten in kleineren Abschnitten oder Sprints, die es Projekten ermöglichen, sich zu drehen, wenn Änderungen auftreten und dies notwendig ist. Sollte ein unvorhergesehener Fehler oder ein externer Faktor den Projektablauf stören, ermöglicht diese Methode eine schnelle Bewegung und Richtungsänderung. Daher die Agilität im Projektmanagement der Organisation.
Scrum Projektmanagement
Scrum ist der Inbegriff des agilen Projektmanagements. Es ist schnell, sehr eng gefasst und in der Lage, jederzeit die Richtung zu ändern.
Bei Scrum dreht sich alles um die Verwendung von “Sprints”, um Projekte in kleinen Stücken zu vollenden, oft basierend auf einem einmonatigen oder zweiwöchigen Sprint-Zeitplan. Scrum eignet sich hervorragend für relativ kleine Teams, die iterieren und schnell zu Ergebnissen kommen wollen. Teams in Organisationen, die nach dem Scrum-Projektmanagement arbeiten, treffen sich regelmäßig (in der Regel täglich), um alle Hindernisse zu besprechen, auf die sie stoßen, um sie zu überwinden.
Aber wie jedes Framework hat auch Scrum ein paar Nachteile. In einigen Fällen, um die unten genannten Nachteile zu vermeiden, wird Scrum mit anderen Projektmanagement-Techniken kombiniert, die helfen können, einige dieser Nachteile zu beheben.
Zum Beispiel führt Scrum oft zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs (dies bezieht sich auf Änderungen, kontinuierliches oder unkontrolliertes Wachstum des Projektumfangs zu jedem Zeitpunkt nach Beginn des Projekts), da es kein definitives Enddatum gibt. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt scheitert, ist hoch, wenn die einzelnen Personen während des gesamten Prozesses nicht sehr engagiert oder kooperativ sind.
Die Einführung des Scrum-Frameworks in großen Teams ist aufgrund des hohen Koordinations- und Kommunikationsbedarfs eine Herausforderung, da das Framework nur mit erfahrenen Teammitgliedern erfolgreich sein kann. Und schließlich frustrieren die täglichen Meetings manchmal die Teammitglieder.
Kanban Projektmanagement
Kanban ist eine weitere Form des agilen Projektmanagements. Im Gegensatz zu Scrum, das sich auf zeitbasierte Teile konzentriert, dreht sich bei Kanban alles um Organisation. Um dies erfolgreich zu erreichen, betrachtet Kanban vor allem die Anzahl der Aufgaben, die in einen Prozess einfließen, und wie diese gestrafft, reduziert, organisiert und so weiter werden können. Dies ist ein besonders gutes Modell für diejenigen, die ein fabrikähnliches Produkt haben, das nicht viel Variation erfordert. Es fördert die absolute Effektivität und versucht auch sicherzustellen, dass voneinander unabhängige Aufgaben gleichzeitig auftreten.
Einige der Hauptvorteile, die im Rahmen von Kanban deutlich werden, sind die Erhöhung der Prozessflexibilität, der verstärkte Fokus auf kontinuierliche Lieferung, die Reduzierung der Verschwendung im Gesamtprozess, die Verbesserung des Lieferflusses und die Reduzierung des Zeitzyklus des Prozesses.
Zu den Nachteilen von Kanban gehört ein veraltetes Kanban-Board, das zu Problemen bei der Entwicklung eines Unternehmens führen kann. Es kann das Board überkompliziert machen und die fehlende Zeitstruktur ist ein weiterer Nachteil. Dies ist auf das Fehlen von Zeitrahmen zurückzuführen, die mit jeder Phase verbunden sind.
Schlankes Projektmanagement
Lean Project Management ist Kanban insofern ähnlich, als dass es sich um einen Prozess handelt. Allerdings liegt der Schwerpunkt noch stärker darauf, das “Fett” abzuschneiden, d. h. alles, was am Prozess insgesamt unnötig ist. Bei “Lean” geht es darum, sich auf eine “kundenorientierte” Denkweise zu konzentrieren und darauf, wie Prozesse entfernt werden können, um die beste, günstigste und zeitnahe Erfahrung für ihre Kunden zu liefern.
Das Buch “Lean Thinking” von James P. Womack und Daniel T. Jones, das erstmals 1996 veröffentlicht wurde, stellt fünf Schlüsselprinzipien vor, mit denen sich das Lean-Konzept auf das Projektmanagement anwenden lässt.
1. Geben Sie den Wert an: Im Wesentlichen geht es um die Frage: “Welchen Wert hat das Projekt in den Augen des Kunden?”. Dies wird letztlich helfen, den Wert zu bestimmen, der in den Prozessen tatsächlich geliefert werden soll. Es wird auch einem Unternehmen helfen zu entscheiden, was als wesentlich angesehen werden sollte und was eher ein “fettes” Element des Projekts ist.
2. Bilden Sie den Wertstrom ab: Eine “Wertstrom”-Karte zeigt den gesamten Prozess zur Erstellung des Produkts oder Projekts. Wenn dieser Prozess abgebildet ist, kann er auf etwaige Verschwendung analysiert werden, z. B. auf unnötige Schritte, die unnötig Ressourcen verbrauchen oder die Gesamtqualität eines Projekts beeinträchtigen.
3. Bringen Sie den Wert zum Fließen, indem Sie Verschwendung eliminieren: Durch das Erstellen eines verbesserten Plans, der auf dem Wertstrom basiert, wird die Verschwendung eliminiert. Dieser Plan stellt einen “zukünftigen Zustand” für den Prozess des Projekts dar.
4. Lassen Sie den Wert bei Bedarf des Kunden fließen: Das ideale Szenario für jede Organisation ist es, das Projekt voranzutreiben oder das Produkt zu erstellen, wenn es vom Kunden angefordert wird. Diesem Punkt so nahe wie möglich zu kommen, um Bestände zu reduzieren und Ressourcen zu sparen, ist der Schlüssel.
5. Umfassen Sie die kontinuierliche Verbesserung im Streben nach Perfektion: Man muss den Projektprozess regelmäßig neu bewerten, um Verschwendung zu beseitigen und die Produktivität und Effizienz für die Organisation als Ganzes zu maximieren.
Six Sigma Projektmanagement
Die Six Sigma-Methode konzentriert sich auf die Verbesserung der gelieferten Qualität des Projektergebnisses. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie einen Lean-Management-Stil durchlaufen haben und das Endergebnis nicht zufriedenstellend war (weil Sie zu viele “unnötige” Schritte gekürzt haben). Da Six Sigma den Schwerpunkt darauf legt, am Ende ein besseres Endergebnis für den Kunden zu erzielen, kann diese Methode in andere Managementstile integriert werden und ist eine hervorragende Möglichkeit, ein Projekt zu verfeinern.
Zusätzlich zu diesem operativen Fokus gibt es noch ein paar weitere Überlegungen, wann Six Sigma eingesetzt und angewendet werden sollte:
– Um Fehler oder Abweichungen in Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu reduzieren.
– Um zu definieren, was die Ursache von Problemen ist.
– Um verfügbare Daten effektiver zu nutzen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.
– Um die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
– Um einen neuen Prozess zu entwerfen oder einen bestehenden ineffektiven Prozess umzugestalten.
PRINCE2 Projektmanagement
Die PRINCE2-Methode wird häufig von privaten Sektoren in der Regierung verwendet und ist auf Effizienz und die Minimierung von Risiken und Fehlern ausgerichtet. Bei dieser detailorientierten Methode geht es darum, Projekte in produktbasierte Schritte aufzuteilen, die nacheinander angegangen werden können, um sicherzustellen, dass nirgendwo im Prozess ein Stein auf dem anderen bleibt.
Darüber hinaus ist PRINCE2 ein prozessbasierter Ansatz, der sich auf die Organisation und Kontrolle des gesamten Projekts konzentriert, von Anfang bis Ende. Das bedeutet, dass Projekte vor dem Start gründlich geplant werden, jede Phase des Prozesses klar strukturiert ist und alle losen Enden nach Abschluss des Projekts ordentlich zusammengebunden werden.
Sie fragen sich vielleicht: Was ist der Grund für die “2”? Die PRINCE-Methode wurde ursprünglich in den späten 1980er Jahren als eine Möglichkeit für die britische Regierung entwickelt, verschiedene IT-Projekte zu managen. Im Jahr 1996 wurde der Ansatz von einem Team von Projektmanagement-Spezialisten und einem Prüfgremium aus 150 öffentlichen und privaten Organisationen überarbeitet und aktualisiert, um ihn für eine Vielzahl von Branchen anwendbar zu machen. So wurde das neue und verbesserte PRINCE2 geboren.
Zusammenfassung
Klar ist, dass Projektmanagement verschiedene Formen für verschiedene Kernaufgaben annehmen kann. Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf das Zeitmanagement zu konzentrieren, und viele Möglichkeiten, sich auf die Organisation zu konzentrieren. Alles in allem ist es sehr wichtig, das Geschäft, in dem man ein Projekt durchführt, zu verstehen und eine klare Vorstellung davon zu haben, was man erreichen möchte. Projektmanagement ist auf jeden Fall sehr effektiv, wenn man in der Lage ist, sich auf eine sich ständig verändernde Umgebung einzustellen.
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