Aufgabenmanagement für Teams

Projekte einfach und professionell managen. Teams, Kunden und Lieferanten einbinden.
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Plane deine Aufgaben systematisch unter Einbeziehung aller Betroffenen.

Zuweisen

Delegiere Aufgaben an Zulieferer und Mit­ar­beiter unter Berück­sich­tigung ihrer Verfügbarkeit.

Nachverfolgen

Lege dir delegierte Aufgaben auf Wiedervorlage und verfolge den Status jeder Aufgabe in Echtzeit.

Erledigen

Schließe die Bearbeitung der Aufgabe ab und informiere automatisch alle Betroffenen.

ascom Aufgabenmanagement-Software

Aufgabenmanagement perfektioniert

Allegra ist eine Plattform zur Arbeitsverwaltung und wird von Teams verwendet, die Wert legen auf

  • transparente Prozesse
  • Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen
  • Einhaltung von Terminen
  • klare Zuständigkeiten
  • kurze, effiziente Besprechungen

 

Aufgaben organisieren

Plane und strukturiere die Arbeit so, wie es für Dich am besten ist. Systematisiere Dein Aufgabenmanagement mit der Getting Things Done-Methode. Setze Prioritäten und Fristen, teile wichtige Informationen mit anderen und weise Aufgaben zu – alles an einem Ort. So erreichst Du

  • Überblick und Transparenz
  • Kürzere Besprechungen
  • Bessere Ressourcen-Auslastung
  • Nachvollziehbarkeit

Dran bleiben

Es ist gut, wenn Du einen Plan hast. Mit Allegra kannst Du ihn auch umsetzen. Verfolge Deine Projekte und Aufgaben über den gesamten Lebenszyklus. Erkenne Risiken rechtzeitig und regiere umgehend bei Planänderungen. Sieh den Stand der Arbeiten in Echtzeit und sorge so dafür, dass alle effizient arbeiten können.

Prozesse verbessern

Ohne zusätzlichen Aufwand erhältst Du Daten und Key Process Indicators (KPI), mit deren Hilfe Du kritische Stellen in Deinen Prozessen gezielt verbessern kannst. Mit aussagekräftigen Berichten stelle die Leistung Deiner Teams gegenüber Vorgesetzten und Kunden dar.

Workflows automatisieren

Mit Allegra automatisierst du deine Workflows, ohne irgendetwas programmieren zu müssen. Automatische Beantwortung von E-Mails, Wiedervorlagen, Eskalationen und Genehmigungsverfahren: der grafische Workflow-Editor und die Allegra Task Engine machen es dir einfach, selbst komplexe Aufgaben zu automatisieren.

Aufgabenverwaltung für unterwegs

Aufgabenverwaltung von unterwegs - mit Deinem Smartphone, iPhone, Tablet oder iPad. Der mobile Zugriff auf Projektdaten fördert die Zusammenarbeit im Team, auch wenn die Teammitglieder gerade nicht vor Ort im Unternehmen sind. Die mobile App Teamgeist ist kostenlos. Mit dieser Aufgabenverwaltung macht Projektarbeit Spaß.

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Aufgabenmanagement mit RACI Matrix

Mit der RACI-Matrix hat jeder Vorgang einen Bearbeiter (Responsible), einen Manager (Accountable) und evtl. eine Reihe von Beratern (Consulted) und zu Informierende (Informed).

Dadurch kannst du Zugangs­berech­tigungen und automatische Benachrich­tigungen unglaublich exakt und flexibel steuern.

Projekt-Statusberichte

Nutzen Sie die vielen Berichtsvorlagen inAllegra zur einfachen und schnellen Erstellung von Berichten. So erhalten Sie schnell einen Überblick, wo Ihre Projekte stehen, wie Ihre Mitarbeiter und Sie selbst vorankommen und wo es Engpässe, Budgetüberschreitungen oder Terminprobleme gibt.

Was zeichnet eine klassische Aufgabenverwaltung aus?

Unter "klassischer" Aufgabenverwaltung bzw. "traditioneller" Aufgabenverwaltung verstehen wir das Management solcher Projekte, die zu einem bestimmten Termin innerhalb eines gegebenen Kostenrahmens ein definiertes Produkt liefern müssen. Während des Projekts kann also nicht verhandelt werden, was wann geliefert werden kann. Klassische Aufgabenverwaltung erfordert eine sorgfältige Planung von Aufwänden für die einzelnen Arbeitsschritte bzw. Teilprodukte. Dadurch ergibt sich schon am Anfang eine große Anzahl an Vorgängen, die verwaltet werden müssen. Im persönlichen Bereich nutzt mna für die Aufgabenverwaltung auch oft To-Do-Listen.

Wie funktioniert klassischesAufgabenverwaltung?

Das sogenannte "Wasserfall-Modell" erklärt am besten, wie klassische Aufgabenverwaltung funktioniert. Es kommt häufig in Unternehmen mit hierarchischer Organisationsstruktur zum Einsatz. Dabei werden große Projekte in mehrere Phasen eingeteilt, welche konsequent in der festgelegten Reihenfolge durchgeführt werden. Zu den Elementen des traditionellen Wasserfall-Modells gehören analog dem PDCA-Zyklus das Planen des Projektablaufs (Projektplan unter Berücksichtigung der Anforderungen), das Ausführen (Design, Implementierung, Test), das Beobachten und zum Schluß das Beenden des Projekts (Ausliefern).

Welchen Vor- und Nachteil bietet klassische Aufgabenverwaltung?

Im Vordergrund steht bei klassischem Aufgabenverwaltung die hohe Planungssicherheit. Der Projektablauf ist zu Projektbeginn in einem Plan genau festgelegt, ebenso ein fester Liefertermin, fest zugeordnete Ressourcen und vertraglich vereinbarte Kosten. Durch die geordnete Struktur können auch große Projekte exakt geplant und durchgeführt werden. Klassische Aufgabenverwaltung ist vor allem für Projekte interessant, die sehr konstante Anforderungen aufweisen und keine kurzfristigen Korrekturschleifen erfordern. Hier ist auch schon der wesentliche Nachteil der klassischen Aufgabenverwaltung erkennbar. So ist es für Projekte mit vielen unvorhersehbaren Anforderungsänderungen aufgrund mangelnder Flexibilität ungeeignet. Es besteht das Risiko, dass Fehler erst zu einem späten Zeitpunkt entdeckt und korrigiert werden, was meistens mit hohen zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Was ist eine hybride Aufgabenverwaltung-Software?

Hybrides Aufgabenverwaltung ist eine Kombination aus klassischen und agiler Aufgabenverwaltung. Dieser pragmatische Ansatz findet sich vor allem Anwendung in Branchen mit hohem Innovationsdruck wie z.B. dem Informations- und Telekommunikationstechnologie-Markt sowie der Automobilindustrie mit kurzen Time-To-Market-Sequenzen.

Hybrides Aufgabenverwaltung zielt auf einen flexibleren Umgang mit kontinuierlichen Änderungsanforderungen, eine stärkere Orientierung der Projektergebnisse an den Marktbedürfnissen und auf eine Verkürzung der Umsetzungsdauer des Projekts im Vergleich zur klassischen Aufgabenverwaltung.

Dazu werden agile Methoden in eine klassisch geprägte Aufbau- und Ablauforganisationen integriert bzw. in Teilprojekten eingeführt und mit geeigneten Schnittstellen versehen. Dann werden z.B. die administrativen Bereiche wie Marketing und Geschäftsentwicklung nach klassischen Methoden und die Softwareentwicklung nach agilen Methoden geführt.

Eine moderne Aufgabenverwaltung muss von ihrer Struktur her daher sowohl eine erstklassige Scrum-Software bzw. Kanban-Software sein  wie auch ein klassisches Aufgabenverwaltung-Werkzeug sein.

Aufgabenmanagement für Profis: darauf musst du achten!

Moderne Projektorganisation ist heute keine Sache einsamer Projektleiter mehr. Insbesondere wenn man auf die agile Softwareentwicklung schaut, erkennt man, wie sehr sich die Rolle des Teams mit Aufgabenverwaltung befasst. Diese Entwicklung dringt gerade auch in andere Arbeitsbereiche vor, wobei in vielen Fällen eine Mischung aus agilen und bewährten Praktiken als erfolgversprechend angesehen wird.

Eine moderne Aufgabenverwaltung ist deshalb von vornherein auch eine Collaboration Software, die den Gedanken der Zusammenarbeit auch bei der Leitung eines Projektes in ihrer DNA verankert haben muss.

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