Aufgabenverwaltung-Software für Teams

Aufgabenverwaltung oder englisch Task-Management beinhaltet die Planung, Verwaltung, Überwachung und Umsetzung von Aufgabenstellungen.

Aufgabenmanagement ist häufig Teil des Projektmanagements und Prozessmanagements. Ziel ist es, Aufgabenstellungen in einem vereinbarten Rahmen zu erfüllen.

Aufgabenverwaltung Software kann entweder dem Einzelnen helfen, Ziele zu erreichen, oder Gruppen von Einzelpersonen zusammenarbeiten und Wissen teilen, um kollektive Ziele zu erreichen. Aufgaben unterscheiden sich auch durch die Komplexität von niedrig bis hoch.

Effektive Aufgabenverwaltung erfordert das Management aller Aspekte einer Aufgabe, einschließlich Status, Priorität, Zeit, Zuweisung von Personal- und Finanzressourcen, Wiederholung, Abhängigkeit, Benachrichtigungen usw. Diese können in den grundlegenden Aktivitäten des Task Managements zusammengefasst werden. Die Verwaltung mehrerer Einzel- oder Teamaufgaben kann durch spezialisierte Software unterstützt werden, z. B. Workflow oder Projektmanagement-Software. Tatsächlich glauben viele, dass Task Management als Grundlage für Projektmanagementaktivitäten dienen sollte. Die Aufgabenverwaltung Software kann Teil des Projektmanagements und des Prozessmanagements sein und als Grundlage für einen effizienten Arbeitsablauf in einer Organisation dienen. Projektmanager, die sich an ein aufgabenorientiertes Management halten, haben einen detaillierten und aktuellen Projektzeitplan und sind in der Regel gut darin, Teammitglieder zu leiten und das Projekt voranzubringen.

Als Disziplin umfasst die Aufgabenverwaltung mehrere Schlüsselaktivitäten. Es gibt verschiedene konzeptionelle Strukturierungsansätze, die auf hoher Ebene immer kreative, funktionale, Projekt-, Leistungs- und Serviceaktivitäten umfassen.

• Kreative Aktivitäten beziehen sich auf die Erstellung von Aufgaben. Im Kontext sollten diese Aufgabenplanung, Brainstorming, Erstellung, Ausarbeitung, Klärung, Organisation, Reduktion, Targeting und vorläufige Priorisierung ermöglichen.
• Funktionale Tätigkeiten betreffen Personal-, Vertriebs-, Qualitäts- oder andere Managementbereiche, um letztendlich die Produktion von Endwaren und Dienstleistungen für die Belieferung der Kunden sicherzustellen. Im Kontext sollten sie das Planen, Berichten, Verfolgen, Priorisieren, Konfigurieren, Delegieren und Verwalten von Aufgaben ermöglichen.
• Projektaktivitäten betreffen Planung und Zeit- und Kostenberichterstattung. Diese können mehrere funktionale Aktivitäten umfassen, sind aber immer größer und zweckmäßiger als die Summe ihrer Teile. Im Zusammenhang mit Projektaktivitäten sollten Projektaufgaben aufgeschlüsselt werden, die auch als Projektstrukturplan, Aufgabenzuordnung, projektübergreifendes Inventar und gleichzeitiger Zugriff auf Aufgabendatenbanken bezeichnet werden.
• Serviceaktivitäten beziehen sich auf die Erbringung von Dienstleistungen für Kunden und interne Unternehmen, einschließlich Kundenbeziehungsmanagement und Wissensmanagement. Im Kontext sollten dies Dateianhänge und Verknüpfungen zu Aufgaben, Dokumentverwaltung, Zugriffsrechteverwaltung, Bestandsaufnahme von Kunden- und Mitarbeiterdaten, Auftrags- und Anrufverwaltung sowie Anmerkungsaufgaben ermöglichen.
• Leistungsaktivitäten betreffen die Nachverfolgung der Leistung und die Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben. In diesem Zusammenhang sollten sie die zeitliche Verfolgung, Kostenkontrolle, Interessengruppen und Priorität ermöglichen.
• Diagramme, exportierbare Berichte, Statusaktualisierungen, Terminanpassungen und Aktivitätsprotokollierung. Berichtsaktivitäten beziehen sich auf die Darstellung von Informationen zu den anderen fünf aufgeführten Aktivitäten, einschließlich der grafischen Anzeige.