Getting Things Done für Teams

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Aufgabenmanagement mit System

"Getting Things Done" ist eine Methode für das persönliche Aufgaben­manage­ment nach David Allen. Alles was in Gedanken, auf dem Schreibtisch oder auf dem Computer erscheint (wir nennen das hier "Vorgang"), wird nach einem vorgegebenem Schema klassifiziert.

Beispiele für solche "Vorgänge" sind Aufgaben, offene Punkte, Bug-Reports, Ideen und Kundenanfragen. Der Empfänger kann den Zufluss der eingehenden Vorgänge nicht direkt beeinflussen.

Alle eingehenden Vorgänge werden zunächst im persönlichen Eingangskorb gesammelt. Der "Korb" ist in einer Projektmanagement-Software ein Ordner oder anderer Container. Die dort eingegangenen Vorgänge werden regelmäßig analysiert.

Kategorisieren

Es gibt drei mögliche Ergebnisse dieser Analyse:

  • Ein Vorgang ist "umsetzbar", das heißt, es ist etwas zu tun.
  • Ein Vorgang ist "nicht umsetzbar", das heißt, es muss nur zur Kenntnis genommen und eventuell irgendwo abgelegt werden.
  • Ein Vorgang erfordert eine Sequenz von Aktionen, möglicherweise unter Beteiligung mehrerer Menschen und über einen längeren Zeitraum. Dazu müssen "geplante Vorgänge" erstellt oder geändert werden. "Geplante Vorgänge" können zum Beispiel ein Projektstrukturplan für ein Projekt oder ein Scrum Produkt-Backlog sein.

Für nicht umsetzbare Vorgänge gibt es drei Körbe, in denen diese platziert werden können:

  • Müll, die Vorgänge hier werden nicht weiter betrachtet und irgendwann gelöscht.
  • Inkubator, Vorgänge, die momentan und in naher Zukunft keine Handlung erfordern, aber möglicherweise später betrachtet werden. Diese Vorgänge dienen als Kristallisation für die künftige Arbeit. Beispiel für Vorgänge in diesem Korb sind Ideen, Wünsche, Verbesserungen, etc..
  • Referenz/Favoriten. Dieser Korb enthält Material, das eines Tages wichtig oder gerade häufig benötigt wird, zum Beispiel FAQ, Anforderungen, Standards, etc.

Für umsetzbare Vorgänge haben Sie drei Körbe:

  • Nächste Aktionen. Hier platzieren Sie Vorgänge, an denen Sie in naher Zukunft arbeiten möchten. Es gibt keine echte Planung oder eine Frist für die nächsten Aktionen. Wenn es Fristen oder Termine gibt, die berücksichtigt werden müssen, sollten die Vorgänge in den Kalender-Korb platziert werden.
  • Kalender. Hier platzieren Sie alle Aktionen, die eine strenge Beziehung zu Datum oder Zeit haben, z.B. einen Termin oder eine Besprechung oder ähnliches. Der Kalender enthält drei Arten von Vorgängen: Termine, Aktionen, Tag und Tag-spezifische Informationen.
  • Delegiert/warten. Dieser Korb enthält Aktionen, die Sie an einen anderen delegiert haben.

Der Korb für "geplante Vorgänge" wird regelmäßig überprüft. Ein Teil der Vorgänge in diesem Korb kann evtl. zu einem der umsetzbaren Körbe verschoben werden.

In den Eingangskorb

Posteingang-128 Dieser Korb dient als eine Sammlung für alles, was Ihnen zugeschoben worden ist. Typische Quellen sind E-mails von Kollegen oder Kunden, Telefonate, Besprechungen, eigene Ideen, Dokumente und von anderen an Sie delegierte Vorgänge. Überprüfen Sie Ihren Warenkorb regelmäßig, zum Beispiel jeden Morgen. Solange Sie kein Vorgang aus Ihrem Eingangskorb  in einen anderen Korb verschoben haben, bleibt es im Warenkorb. Es sollte Ihr Ziel sein, Ihren Warenkorb regelmäßig zu leeren, um einen Überblick zu behalten. Vorgänge zeigen in Ihren Warenkorb, wenn Sie für ein Vorgang nach dem RACI-Schema neu verantwortlich sind. Dies ist der Fall, wenn ein Vorgang nur mit Ihnen als eine verantwortungsvolle Person erstellt wurde, oder wenn Sie für ein Vorgang zuständig sind, für das jemand anderes zuvor verantwortlich war.

Nächste Aktionen

Posteingang-128Der "Nächste Aktionen"-Korb ist das Zentrum für Ihre täglichen Aktion-Management-Aktivitäten. Er enthält alle Vorgänge,  um die Sie sich selbst so schnell wie möglich kümmern möchten. Weniger als zwei Minuten lang nichts Sie sofort, ohne in diesem Korb platzieren. Sie selbst können nur Vorgänge in diesem Korb, und niemand anders platzieren. Vorgänge, die von einem bestimmten Datum oder Zeit, die Sie in den Kalender-Korb platzieren erledigt werden müssen. Vorgänge, die Sie Sie in den Warenkorb übertragen/Waiting delegiert haben. Sobald ein Vorgang entweder zu einem anderen verantwortlich übertragen wurde oder abgeschlossen wurde, wird es in der nächsten Aktionsliste entfernt.

Geplante Vorgänge

Posteingang-128Ein Vorgang erfordern mehr als eine einzelne Aktion zu kümmern, und wird z. B. eine Anzahl von Leuten arbeiten. Solche Gegenstände sind in den Korb "geplant Vorgänge" verschoben und detaillierte weiter gibt. Geplante Vorgänge werden in der Regel in herkömmliche Projektmanagement, Projektstrukturplan, Produktstrukturen, angeordnet oder Produkt-Rückstände, Freigabe Rückstände oder Iteration Auftragsbestände. Es ist nicht Gegenstand dieses Artikels zu beschreiben, wie man solche Strukturen zu entwickeln. Im Allgemeinen ist es ratsam, die geplante Vorgänge gemäß zwischen- und Deliverables, wie Dokumente, Funktionen, Software, Hardware, Mechanik, etc. zu strukturieren. Dies erleichtert später Fortschritt zu messen. Es ist weniger ratsam, die geplante Vorgänge entlang Aktionen, wie "schreiben" Anforderungen zu strukturieren. Anstatt einen wahren Projektstrukturplan entwickeln sollten Sie also mehr wie ein Dokument Projektstrukturplan entwickeln. Ein Projektplan kann über viele Monate oder sogar mehrere Jahre erstrecken. Als die Arbeit am Projekt voranschreitet eventuell der Plan verfeinert und überarbeitet werden.

Kalender

Posteingang-128Der Kalender-Korb enthält drei Arten von Vorgängen:

  • Termine
  • Tag-Aktionen
  • Tag-spezifische Informationen

Termine, die Sie vorgenommen haben, z. B. Teilnahme an einer Projektsitzung oder einen Besuch zu einem Kunden. Dazu müssen Sie es auf eine bestimmte Zeit und Ort zu sein. Tag-spezifische Aktionen sind die Dinge, die Sie tun müssen, irgendwann bis oder während eines bestimmten Tages, beispielsweise um jemanden anzurufen, oder Ende zu schreiben ein Angebot. Die Zeit, wenn Sie dies tun, ist nicht wichtig. Tag-spezifische Informationen ist etwas, was Sie von einem bestimmten Tag wissen wollen. Beispielsweise benötigen Sie etwas Input für Ihr Projekt Planung Aktionen oder Sie versuchen, ein Treffen zu organisieren und Sie brauchen die OK von denen eingeladen. Sie können auch Erinnerungen hier platzieren, z. B. Wenn Sie jemanden anrufen, nach ihrer von einer Geschäftsreise Rückkehr möchten.

Delegiert/warten

Posteingang-128Wenn Sie nicht die richtige Person zu tun, etwas zu einem Artikel sind, können Sie es delegieren. Sie benötigen eine Erinnerung daran, dass Sie das Vorgang an einen anderen übertragen haben. Der Delegierte/Waiting-Korb enthält Vorgänge, die Sie an einen anderen delegiert haben und die nicht abgeschlossen wurden. Im Warenkorb delegiert/Waiting halten Sie eine Kopie des ursprünglichen Vorgangs, während das Original an den neuen Verantwortlichen Person geht. In ein elektronisches System könnten Sie einen Link auf das ursprüngliche Vorgang in Ihre Kopie behalten. Damit Sie daran erinnert werden werden, an einem bestimmten Tag nach diesem Titel suchen, können Sie diese Kopie mit einem persönlichen Follow-up Date tag.

Papierkorb

Posteingang-128Wie Artikel in Ihrem Warenkorb eingeben, möglicherweise gibt es Dinge, die keine Aktion auf benötigen Ihr oder jemand anderes Teil und nicht wertvoll genug, um zu halten Informationen enthalten. Solche Vorgänge können Sie direkt in den Papierkorb verschieben. Sie sollten den Papierkorb regelmäßig leeren.

Inkubator

Posteingang-128Der Inkubator-Korb können Sie Dinge zu sammeln, die nicht dringend sind, sondern dass Sie irgendwann in der Zukunft erreichen möchten. Artikel im Korb Inkubator dienen als Kristallisation Punkte für künftige Aktivitäten und Projekte. Dieser Korb könnte man als "Parkplatz für zukünftige Projekte" vorstellen. Beispielsweise gaben Ihre Kunden Sie einige netten Ideen, wie Sie Ihr Produkt zu verbessern. Jedoch zu diesem Zeitpunkt müssen Sie nicht die Kapazität, solche Features in den nächsten Produktversionen aufzunehmen, da es eine große Neugestaltung erfordern würde. So setzen Sie diese Idee in den Inkubator-Korb. Dieser Korb überprüfen Sie regelmäßig, und einige Zeit in der Zukunft möglicherweise tatsächlich die Idee in einem Projekt umsetzen können.

Referenz/Favoriten

Posteingang-128Der Referenz-Korb dient als ein Ort, wo Sie Informationen sammeln, die ist oder möglicherweise von einigen Wert für Sie oder andere. Es ist wichtig, dass Sie Vorgänge, die hier in den richtigen Kategorien machen es leicht für Sie, um diese abzurufen organisieren. Beispiele für Artikel im Korb Referenz sind Standards, Präsentationen, Verträge und bestimmte Projektdokumentation. Es ist hilfreich, wenn ein Ordner im Warenkorb Referenz für allgemeine Themen, die nicht den anderen Kategorien passen.

Getting Things Done Software

Weitere interessante Ausführungen zu Aufgabenverwaltung und Aufgabenmanagement-Software für Teams  finden Sie hier.

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