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Beste Aufgabenverwaltung 2015

Meeting-Protokolle mit Aufgabenverwaltung

In Besprechungen werden oft Aufgaben verteilt und schriftliich festgehalten. Mit Track+ schreiben Sie das Protokoll und erstellen durch einfaches Markieren einen neuen Vorgang im Aufgabenmanagement, mit echter Verknüpfung ins Protokoll.

"Lebendige" Meeting-Protokolle durch aktive Links

Durch die aktive Verknüpfung von Aufgaben in die Protokolle kann in diesen jederzeit der Abarbei­tungs­fort­schritt nach­verfolgt werden. Alle Informationen bleiben so an einer Stelle zusammen gefasst, es wird nichts mehr übersehen.

Aufgabenverwaltung zur Nachverfolgung

Die Aufgabenverwaltung wird für das Management der Punkte aus den Besprechungsprotokollen verwendet. Damit sind Meeting-Protokolle und Nachverfolgung der Aufgaben in einem System zusammen gefasst, mit allen Vorteilen.

Unsere Kunden verlassen sich auf uns

  • Track+ ALM customer ABB
  • Track+ ALM customer AIRBUS
  • Track+ ALM customer Ascom
  • Track+ ALM customer Daimler
  • Track+ ALM customer GMC
  • Track+ ALM customer Northrop
  • Track+ ALM customer Siemens
  • Track+ ALM customer BKA
  • Track+ ALM customer Weidmueller
  • Track+ ALM customer AMF
  • Track+ ALM customer Logica
  • Track+ ALM customer Goodtech
  • Track+ ALM customer NOAA
  • Track+ ALM customer Nokia

Track+ Industrie-Auszeichnungen

Track+ ist Innovationspreis-IT SIEGER 2015 der initiative Mittelstand als bestes Produkt in  der Kategorie Business Process Management. Track+ ALM gewann den Industriepreis Best Of 2016.

Track+ ALM Mittelstand Industry Award

Was unsere Kunden sagen

Track+ ist eine großartige Software. Wir haben es zunächst als Bug-Tracking-Werkzeug eingesetzt. Dabei haben wir gemerkt, dass Track+ viel leistungsfähiger ist. Heute sind wir dabei, sämtliche technischen Aspekte unserer Software und Systeme über den gesamten Produkt-Lebenszyklus mit Track+ zu steuern und nachzuverfolgen.

Dourget Einhorn
Coordinator EDM/PDM - Weidmueller

Wir nutzen Track+ für das Management unserer Projekte im Masters-Programm. Da wir sehr viele Projekte vor allem im Bereich Embedded Systems und Real-Time Development koordinieren müssen, kommen wir ohne dieses Werkzeug gar nicht mehr aus.

R. Tribeck
Engineer - University of Applied Sciences Esslingen

Meeting Protokolle und Aufgabenverwaltung integriert

Sparen Sie Zeit bei der Erstellung und Verwaltung von Protokollen:

  • keine Nacharbeit für die Protokollerstellung
  • Aufgaben werden schon während der Besprechung mit Termin und Zuständigkeit versehen
  • offene Punkte aus einem Meeting sind immer im aktuellen Besprechungsprotokoll ersichtlich.

Besprechungsprotokoll live erstellen

Die bereits geplante Agenda gibt den Ablauf der Sitzung oder Besprechung vor. Bei der Abhandlung der Tagesordnungspunkte erarbeiten die Anwesenden Vorschläge, Beschlüsse und Aufgaben. Diese werden schon während des Meetings durch den Protokollführer dokumentiert. Die Anwesenden können die Protokollierung - z.B. per Beamer oder auf ihren Notebooks - direkt verfolgen.

Das steigert die Qualität der Protokolle von Besprechungen, da die Anwesenden Unklarheiten in der Niederschrift direkt korrigieren können. Ein großer organisatorischer Vorteil ist, dass das Protokoll unmittelbar nach dem Meeting vollständig erfasst ist und allen Teilnehmern online zur Verfügung steht. Zudem entfällt das manuelle Versenden des Protokolls per E-Mail. Dadurch optimieren Sie den gesamten Ablauf Ihrer Meetings.

Verantwortliche und Termine festlegen

Meetings abzuhalten ist nur dann sinnvoll, wenn die erarbeiteten Aufgaben auch tatsächlich in die Tat umgesetzt werden. Dafür müssen 4 Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Über die Zuständigkeit muss während des Meetings entschieden und diese im Sitzungsprotokoll hinterlegt werden.
  • Die Verantwortlichen benötigen nach der Besprechung eine Liste mit ihren Aufgaben.
  • Der aktuelle Erledigungsgrad und die jeweiligen Fristen müssen ersichtlich sein.
  • Noch nicht erledigte Aufgaben müssen in ein Folgemeeting übernommen werden können.

Zuständigkeiten vergeben

Die Vergabe der Zuständigkeit erfolgt in Track+ über eine einfache Auswahlliste. Neben der Auswahl einer oder mehrerer Personen ist auch die Selektion von Gruppen, wie z.B. Abteilungen oder Teams, möglich. Innerhalb der Abteilung kann der Abteilungsleiter eine solche Aufgabe an einen Mitarbeiter übertragen. Dieses Zuweisungsmanagement, inklusive Benachrichtigungsfunktion, ist zentraler Bestandteil der Aufgabenverwaltung.

Aufgaben nachverfolgen

Die Meeting-Aufgaben sind vollständig in das Aufgabenmanagement von Track+ integriert. Dadurch erscheinen diese in den Fälligkeitslisten der Mitarbeiter. Die Aufgaben aus Besprechungen gliedern sich so in das normale Projekt- und Tagesgeschäft der Mitarbeiter ein. Alle weiteren Funktionen der Aufgabenverwaltung, wie z.B. Benachrichtigungen und Erinnerungen, helfen bei der fristgerechten Umsetzung.

Aktueller Status der Aufgaben

Bei den Aufgaben im Meetingprotokoll sind neben der Zuständigkeit auch die Fristen planbar. Zudem zeigt das Besprechungsprotokoll den aktuellen Status und Fortschritt. Durch einen Wechsel in die Aufgabe sind die vollständigen Informationen innerhalb der Meeting Protokoll Software einsehbar.

Im Gegensatz zu einfachen Protokollvorlagen, aus denen die offenen Punkte nicht übernommen werden, nutzt die Folgemeeting-Funktion in Track+ das letzte Besprechungsprotokoll als Vorlage.

  • Das letzte Meeting dient als Protokollvorlage mit Übernahme offener Punkte.
  • Prüfung des Fortschritts, Dokumentation und evtl. Anpassung nicht erledigter Aufgaben.
  • Abschließende Besprechung und Protokollierung von erledigten Aufgaben.

Offene Punkte in das nächste Besprechungsprotokoll übernehmen

Mit Track+ nutzen Sie vorhandene Besprechungsprotokolle als Protokollvorlage für kommende Sitzungen. Das minimiert den Arbeitsaufwand zur Vorbereitung wiederkehrender Meetings:

   
Projektmanagement Auf ein Kick-Off Meeting folgen die regulären Projektmeetings.
Abteilungsmeetings Regelmäßig werden die anliegenden Abteilungsaufgaben besprochen und vergeben.
Vorstandssitzungen Langfristige firmenpolitische Themen werden regelmäßig in die Tagesordnungspunkte aufgenommen.
Produktbesprechungen Entscheidungen über die Weiterentwicklung von Produkten.
Abnahmetermine Mängel erfassen und bei Folgeterminen im Besprechungsprotokoll abhaken.


In Track+ übernimmt ein Folgemeeting automatisch die Punkte des Vorgänger-Meetings. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Planung Ihrer Besprechungen. Während der nächsten Sitzung können die bis dahin erledigten Aufgaben besprochen und abschließend dokumentiert werden. Erledigte Aufgaben werden direkt im Besprechungsprotokoll abgehakt.

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