RACI Matrix Software

Klare Zuständigkeiten und Kommunikation mit der RACI-Matrix.

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Info

Warum RACI-Matrix?

In jedem Projekt sollten die Zuständigkeiten klar definiert sein. Unabhängig von der Teamgröße muss jeder die ihm zugewiesene Rolle verstehen, d.h. jeder muss wissen, für welche Aktivitäten und Aufgaben er zuständig ist.

Eine Möglichkeit, die Rolle jedes Teammitglieds zu definieren, ist die Verwendung einer RACI-Matrix. In der originalen Version ist es ein Diagrammsystem, das für alle anfallenden Aufgaben die Personen benennt, die irgendwie mit dieser Aufgabe zu tun haben. Dadurch soll Verwirrung bezüglich der Verantwortlichkeiten abgebaut und die Effizienz des Projekts erhöht werden. So werden Entscheidungen schneller getroffen, die Verantwortlichkeit ist klar und die Arbeitsbelastung ist gleichmäßig verteilt.

RACI-Matrix / Diagramm

Wenn Sie explizit an einem Projekt kommunizieren möchten, kann die RACI-Matrix dabei helfen. RACI organisiert Ihr Projekt, damit jeder weiß, was passiert. Mit RACI, wer verantwortlich ist, ist verantwortlich, muss mit beraten werden und informiert bleiben.

Lasst es uns weiter brechen. So sieht Ihre Projektdelegation mit RACI aus.

Verantwortlich - Wer erledigt die Aufgabe?

Verantwortlich - Wer trifft Entscheidungen und ergreift Maßnahmen für die Aufgabe (n).

Consulted - Wer wird über Entscheidungen und Aufgaben informiert?

Informiert - Wer wird über Entscheidungen und Aktionen während des Projekts informiert?

RACI Beispiel

Lassen Sie uns RACI mit einem vereinfachten Beispiel besser verstehen. Hans entwickelt die Software-Funktion X, die in die von Jens entwickelte Software-Funktion Y integriert wird. Klaus ist der Projektmanager und Irina ist im Marketing. Für Feature X ist Hans verantwortlich, Klaus ist verantwortlich und Jens muss konsultiert werden, da sich sein Feature in Hans seines integrieren wird. Schließlich muss Irina nur informiert werden, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.

Was macht RACI nützlich?

Sie informiert die Organisation über die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter, da sie zeigt, welche Rolle (n) jeder Person zugewiesen ist. Zum Beispiel kann die Organisation sehen, ob jemand zu oft in die verantwortliche Rolle versetzt wurde oder nicht. Mit anderen Worten, hat diese Person eine Menge oder zu wenige Aufgaben zu erfüllen. So weiß die Organisation, ob jemand zu viele hat oder mehr Verantwortung übernehmen kann.

Verwenden Sie RACI für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts, da alle Beteiligten betroffen sind. Dies reduziert Fehlkommunikation und erhöht die Produktivität. Also, wenn eine Aufgabe falsch abgeschlossen wurde RACI sagt Ihnen, wer beteiligt war und letztlich verantwortlich.

Kurz gesagt, RACI erleichtert Ihnen das richtige Gespräch mit den richtigen Leuten. Im Gegenzug spart jeder Zeit.

 

RACI-Benutzer: Was denken die PMs über diese Art von Verantwortungszuweisungsmatrix?

  • Die Arbeit mit dieser Matrix kann zu Verwirrung über erforderliche Aktionen führen:
    • Dieses Tool erläutert die Rolle jeder Person, aber die für jede Rolle erforderlichen Aktionen können unklar sein. Manche meinen, es sei nicht klar, ob der Verantwortliche oder Verantwortliche die Aufgabe plant. Wenn Sie das sagen, können Sie RACI auf diese Weise betrachten - wenden Sie die Matrix an, wie es nötig erscheint. Sie wählen, ob der Verantwortliche oder der Verantwortliche die Aufgabe plant.
    • Die Beraterrolle ist unklar. Der Projektmanager und die befragte Person müssen entscheiden, ob die konsultierten Personen nur dann eine Richtung geben, wenn sie gefragt werden, oder ob sie eine Richtung angeben, wenn sie sich für geeignet halten, und sicherstellen, dass ihre Eingaben umgesetzt werden.
  • PMs glauben, dass die RACI-Matrix kein Team mit schlechter Moral festlegt. Bevor RACI effektiv sein kann, müssen Sie ein Team haben, das keine Probleme hat. RACI ist kein Werkzeug, das ein dysfunktionales Team repariert. RACI verbessert den Kommunikationsfluss in einer zusammenhängenden Gruppe.
  • Es gibt den Eindruck, dass dies der Fall ist, da es sich um eine separate Rolle und somit eine andere Person handelt. Einige sind der Meinung, dass, wenn Verantwortliche und Verantwortliche unterschiedliche Personen sind, dies bedeutet, dass der Verantwortliche nicht für seine Handlungen verantwortlich ist. Alternativ könnte dies zwischen diesen beiden Rollen aussortiert werden.
  • . PMs kritisieren diese, weil sie das Gefühl haben, dass die Variationen / Alternativen versuchen, das ursprüngliche Design der Matrix zu kompensieren. Wenn es gut entworfen worden wäre, würde eine Version der Matrix ausreichen. Auf der anderen Seite bedeutet die Auswahl von Alternativen / Varianten, dass die Matrix flexibel für die Bedürfnisse des Teams ist.
  • RACI ist ein Werkzeug, um Teammitglieder in Übereinstimmung mit dem Ziel des Projekts zu organisieren. Wenn es Aspekte von RACI gibt, die zu vage sind, betrachten Sie dies als eine Gelegenheit für den PM, außerhalb der "Matrix", alias Box, zu denken und dieses Werkzeug an sein Team anzupassen - vorausgesetzt, das ist geeignet.
  • Fachleute im PM-Bereich haben herausgefunden, dass sie von der Verwendung der RACI-Matrix profitiert haben, indem sie diese 6 Schritte befolgt haben:
    • Liste der Projektaufgaben
    • Identifizieren Sie die Projektbeteiligten
    • Kennen Sie die Verantwortung und die Verantwortung für jede Aufgabe zusammen mit ihren Stakeholdern
    • Mindestens ein Stakeholder, der für jede Aufgabe verantwortlich ist
    • Nur ein verantwortlicher Interessenvertreter
    • Der letzte Schritt beinhaltet eine Diskussion mit allen Beteiligten und wird im nächsten Teil dieses Artikels erläutert. Dies soll sicherstellen, dass die Stakeholder ihre Rolle verstehen. Dies ist eine empfohlene Verwendung von RACI für IT-Projekte.

  • . Zusammenfassend organisierte die Person in der F-Rolle, Facilitate, die Aktivitäten für das Scrum-Projekt, wie in der Abbildung unten dargestellt. Die Verwendung von RACI in einem Scrum-Kontext stimulierte eine interessante Diskussion zwischen PM-Fachleuten. Einige waren der Ansicht, dass dieses Modell die Anerkennung einer gut ausgeführten Arbeit oder die Schuld an einer schlecht ausgeführten Arbeit für eine Person bedeuten würde - was den Teamzusammenhalt beeinträchtigen würde. Diese Art der Organisation würde die Grundlagen von Scrum - Selbstorganisation - beeinflussen. Gegenargumente eingeschlossen, muss man das Ausmaß betrachten, in dem RACI angewendet wird. Um RACI zu seinem Potenzial zu nutzen, wird vorgeschlagen, dass Sie ein Gleichgewicht zwischen gestärkten Rollen und Verantwortlichkeiten und Flexibilität in einem sich selbst organisierenden Team finden. Ist das möglich?

 

Wie man RACI für Sie arbeiten lässt

Wie oben erwähnt, ist diese Art von Verantwortungszuweisungsmatrix effektiv. Um zu wissen, wie man dieses Modell anwendet, sollten Sie analysieren, analysieren, analysieren! Balance ist Ihr Schlüssel zum Erfolg mit RACI. Wenn in jeder Rolle zu viele oder nicht genügend Personen vorhanden sind, verlangsamt dies die Fertigstellung Ihrer Projektaufgaben oder verhindert sogar die Fertigstellung.

  • Eine Verantwortung pro Aufgabe. Wenn Sie mehr als einen haben, wäre es so, als hätten mehrere Leute ein Auto. Es funktioniert nicht! Wenn es keinen Fahrer gibt, wird es schwierig sein, dieses Auto vorwärts zu bewegen - es werden keine Entscheidungen oder Maßnahmen für das Projekt getroffen.
  • Die richtige Menge an Verantwortlichen. Zu viele Personen sind der gleichen Aufgabe zugeordnet, und Sie haben eine hervorragende Möglichkeit, Zeit zu verschwenden. Sie können auch doppelte Arbeit bekommen. Wenn Sie eine schnelle und einfache Aufgabe haben, könnte der Verantwortliche auch verantwortlich sein.
  • Haben Sie nicht zu viele Konsultationen: Es könnte den Abschluss der Aufgabe verlangsamen. Wenn Sie vor der Ausführung Ihrer Aufgabe mehrere Personen konsultieren müssen, haben Sie einen anderen Zeitverschwender. Oder widersprüchliche Eingabe zur Ausführung der Aufgabe.
  • Halten Sie die Menschen informiert. Vielleicht müssen Sie sich nicht mit Personen beraten, Sie müssen sie lediglich aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Personen in dieser Rolle haben, sonst könnten Sie Probleme mit einem Mangel an Kommunikation haben.
  • Wie erhalten Sie die richtige Balance mit RACI?

Machen Sie es zu einer gemeinschaftlichen Anstrengung. Jeder sollte sich mit jeder Rolle, die er und seine Kollegen haben, wohl fühlen. Kurz gesagt, verbessern Sie die Kommunikation und Effizienz mit der RACI-Matrix. An sein Potenzial gewöhnt, gewinnt jeder. Sie erhalten keine unnötigen Informationen mehr, wie zum Beispiel eine Fülle von E-Mails, die Sie möglicherweise nicht lesen müssen. Sie erhöhen auch die Arbeitszufriedenheit mit klar definierten Rollen.

Zusammenfassung

In der Summe ist es offensichtlich, dass ein gut organisiertes Team entscheidend ist, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Eine Verantwortungszuweisungsmatrix ist vorteilhaft, wenn nicht gar vorrangig, um dies zu erreichen. RACI hat sich als vorteilhaft erwiesen, hat jedoch seine Nachteile. Bedenken Sie jedoch, dass bei jedem PM-Tool der Schlüssel zu finden ist, der am besten für Sie funktioniert. Ich hoffe, dieser Artikel war von Vorteil. Und jetzt bist du dran, ich würde gerne von dir hören. Hast du RACI benutzt? Was war deine Erfahrung?