Übersicht mit der RACI Matrix

Klare Zuständigkeiten und Kommunikation mit der RACI-Matrix.

Diese Webseite nutzt Cookies für Funktions-, Komfort- und Statistikzwecke. Indem Sie hier fortfahren, stimmen Sie dieser Verwendung zu.

Info

RACI-Matrix: Mehr Übersicht und bessere Kommunikation

In üblichen Projektplänen werden Aufgaben "Bearbeiter" zugewiesen. Die RACI-Matrix erweitert diese Rolle um drei weitere,  so dass ein Mitarbeiter zu einem Vorgang auch andere Beziehungen haben kann als das direkte dafür verantwortlich sein hinaus. Das ist sinnvoll, da die Bearbeiter oft nicht die einzigen sind, die mit einem Vorgang zu tun haben. So möchten vielleicht andere wissen, wann ein Aufgabe fertig ist oder es werden Informationen von anderen Projektbeteiligten zur Erledigung einer Aufgabe benötigt.

Für das Management von Projekten definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI schenkt uns deutlich mehr Flexibilität mit der Fähigkeit, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben.

Die RACI-Methode ersetzt nicht andere Techniken wie Projektstrukturpläne, Gantt-Diagramme oder Netzpläne, sondern ergänzt sie. Die RACI-Matrix wird auch „Responsibility Assignment Matrix“ (RAM) genannt.

Mit dieser Methode lassen sich die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in einem Projekt oder Unternehmen übersichtlich, differenziert und konkret darstellen. Viele berichten, dass diese Technik ihr Projektmanagement effizienter gemacht hat. Insgesamt wurden die Prozesse friktionsärmer und es gab weniger Missverständnisse, da für jeden seine Rolle und die Zuständigkeiten im Projekt klar war.  In Projektbesprechungen gab es weniger längliche und fruchtlose Diskussionen. Entschei­dungen wurden schneller getroffen und die Arbeits­belastung war fairer verteilt.

RACI Matrix

Besseres Management mit dem RACI-Diagramm

In der RACI-Tabelle werden die Vorgänge oder Aufgaben in Zeilen und die Projektbeteiligten in Spalten aufgelistet. Im Schnittpunktfeld von Aufgabe und Bearbeiter wird die jeweilige Rolle eingetragen, die das Teammitglied mit diesem Vorgang verbindet. Es gibt vier Arten von Beziehungen oder Rollen im RACI-System:

  • den Responsible (Bearbeiter) - Wer erledigt die Aufgabe?
  • den Accountable (Manager) - Wer trifft Entscheidungen und ergreift Maßnahmen für die Aufgabe (n).
  • die Consulted (Beratende) - Wer wird zu Entscheidungen und Aufgaben hinzugezogen und darüber informiert?
  • die Informed (zu Informierende) - Wer wird über Entscheidungen und Aktionen während des Projekts informiert?

In die Schnitttpunktfelder trägt man also ein R, A, C oder I ein, oder man lässt es leer. Für jede Aufgabe sollte es nur einen R geben, d.h. pro Zeile sollte nicht mehr als ein R zu finden sein.

RACI Beispiel

Zur Erläuterung des RACI-Prinzips für das Projektmanagement nehmen wir die Tabelle oben zur Hilfe. Der dadurch beschriebene Prozess sieht vor, dass Karl der Entscheider (Accountable) bei Fragen zum Vorgang "Projekt planen" ist. Madeleine ist als Bearbeiterin verantwortlich (Responsible) für die Erledigung der Projektplanung. Und Babette kann als Beratende (Consulted) hinzugezogen werden, weil sie über Abhängigkeiten zwischen diesem Projekt und ihrem eigenen Bescheid weiss und Madeleine auf potentielle Konflikte aufmerksam machen kann.

Desweiteren sieht der Prozess vor, dass Stephen grundsätzlich Kopien der Besprechungsprotokolle (Informed) bekommt, da er diese Information zur Steuerung seiner eigenen Arbeiten benötigt.

Projektmanagement-Berichte

Welche Vorteile bietet Dir das RACI-Diagramm?

Richtig angewendet bietet die RACI-Methode dir eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Transparenz: Die RACI-Chart zeigt klar, wer für was verantwortlich ist. Dadurch werden unnötige Diskussionen vermieden und Missverständnisse ausgeräumt.
  • Faire Aufgabenverteilung: Es wird sichtbar, wenn einzelne Mitarbeiter zu viele oder zu wenig Aufgaben zugewiesen bekommen haben.
  • Keine Flaschenhälse: Es wird deutlich, wenn Mitarbeiter im Prozess an zu vielen Stellen als Beratende erscheinen und dadurch möglicherweise den Projektfortschritt bremsen.
  • Zielgerichtete Kommunikation: Ist ein Mitarbeiter bei fast jedem Vorgang als zu Informierender eingetragen, muss man hinterfragen, ob das wirklich erforderlich ist. Die RACI Methode hilft, in Projekten und in Unternehmen ein effizientes Kommunikationsschema aufzubauen. Informationen gelangen so systematisch genau dorthin, wo sie nützlich sind. Unnötige Kommunikation nach dem Gießkannenprinzip wird vermieden.

Das Schema aufsetzen

So setzt du ein entsprechendes Schema für dein Projekt auf:

  • Erstelle eine Liste der Projektaufgaben
  • Identifiziere die Projektbeteiligten
  • Benenne für jede Aufgabe bzw. jeden Vorgang einen Bearbeiter und einen Manager
  • Stelle sicher, dass es pro Vorgang nur einen Bearbeiter gibt
  • Sprich mit allen Bearbeitern und Managern und stelle sicher, dass jeder seine Aufgaben und Rolle verstanden hat
  • Füge ggfs. Beratende und zu Informierende hinzu

Tipps zur RACI-Matrix

  • Die RACI-Matrix darf nicht als Kontrollinstrument missbraucht werden. Mit Hilfe der RACI-Matrix kann kein disfunktionales Team in Ordnung gebracht werden. Der Teamgeist muss stimmen und es muss Vertrauen da sein.
  • Die Aufgaben müssen klar und verständlich formuliert werden. Der Umfang einer Aufgabe muss klar sein.
  • Lege z.B. in einem Projekthandbuch fest, wer für die Erstellung und Pflege der RACI-Chart selbst verantwortlich ist.
  • Lege fest, ob ein Beratender selbst aktiv werden kann und muss oder nur auf Anfrage.
  • Stelle klar, dass nicht der Manager für eine Aufgabe verantwortlich ist, sondern der Bearbeiter. Es ist natürlich auch möglich, dass beide Rollen durch dieselbe Person vertreten werden.
  • Stelle sicher, dass In jeder Zeile sollte genau ein Verantwortlicher (R) genannt wird. Es geht selten gut, wenn mehrere Personen verantwortlich sind. Im Zweifelsfall teile eine Aufgabe in zwei Teilaufgaben auf.
  • Vermeide Flaschenhälse mit zu vielen C's in einer Zeile.
  • Stelle sicher, dass die RACI Methode in die reguläre Projektplanung integriert ist. Es bringt nichts, wenn Du die RACI-Matrix in einer Excel-Tabelle führst und die Projektplanung und Verfolgung in einem anderen Werkzeug erledigst.

RACI und Agile

Es gibt Scrum-Experten, die der Meinung sind, dass RACI nicht ohne Anpassungen zu Scrum passt. Obwohl es viele Variationen von RACI gibt, verspüren einige Praktiker den Drang, neue Scrum-spezifische Rollen (wie „F = Facilitator / Coach“), neue Scrum-spezifische Aktivitäten und Verantwortlichkeiten (wie „Gewährleistung der Konsistenz von Scrum-Praktiken über Teams hinweg oder Beseitigung von Hindernissen“) hinzuzufügen. oder neue Positionen und Rollen (wie „Scrum Team“) in die Matrix aufzunehmen.

Im einfachsten Fall ist nach dem Scrum-Handbuch der Product Owner die einzige Person, die für die Verwaltung des Product Backlog verantwortlich ist.  Auch wenn der Product Owner Arbeiten beim Entwicklungsteam beauftragt, bleibt er doch rechenschaftspflichtig (Accountable).

Nach Scrum sind auch die Stakeholder rechenschaftspflichtig und müssen in den Gesamtprozess einbezogen werden. Sie sind deshalb in der RACI Matrix wie Manager zu behandeln.

Aufgabenmanagement
Auslastung

RACI für sich arbeiten lassen

Die RACI-Methode ist sehr effektiv, wenn sie in ein Aufgabenmanagement eingebunden ist. So wird z.B. automatisch sichergestellt, dass es für einen Vorgang immer genau einen Bearbeiter gibt.

Über ein entsprechendes Automail-Schema im Projektmanagement kann für jede RACI-Rolle genau festgelegt werden, wer wann wie informiert wird. Und über ein Berechtigungsschema kann basierend auf den RACI-Rollen festgelegt werden, wer Zugriff auf einen Vorgang hat und wer nicht.

RACI-Varianten

Es gibt eine ganze Reihe von Varianten der RACI Methode für das Projektmanagement, um Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Eine relativ umfangreiche Liste findest du auf Wikipedia.

DRASCI:  Hier kommen die Rollen "Driver" und "Support" hinzu. Der "Driver" unterstützt den Bearbeiter im Management, während der "Support" ihm in der Ausführungsebene assistiert.

RASCI: Die Standard-RACI-Matrix ergänzt um „Support“, also die Personen, die die „responsible“ Person im Prozess bei der Durchführung einer Aufgabe unterstützen.

RACI-VS: Hier gibt es gleich noch zwei weitere Bereiche: Wird einer Rolle ein „Verify“ zugeordnet, so soll diese überprüfen, ob die definierten Produkteigenschaften wie gewünscht umgesetzt wurden. „Signatory“ bedeutet, dass eine Person das „Verify“-Ergebnis absegnet. Im Vergleich zum Standard-RACI werden hier also noch weitere Prüfschritte eingebaut.

CAIRO: Beinahe das Standard-RACI, lediglich ergänzt um „Omitted“. Wird dieser Wert zugewiesen, werden Beteiligte bewusst von einer Aufgabe ausgeschlossen.

Aufgabenmanagement