Onboarding für Projektleiter

Als Projektleiter wollen Sie Ihr Projekt konfigurieren, strukturieren und steuern. Sie erstellen dazu passende Vorgangstypen, einen passenden Bereichstyp und weisen Team-Mitgliedern Rollen zu.

Bereichstyp auswählen bzw. konfigurieren

Jedes Projekt bzw. jeder Bereich basiert auf einem „Bereichstyp“. Wenn Sie einen neuen Bereich anlegen, müssen Sie den zugrunde liegenden Bereichstyp angeben. Dieser bestimmt u.a., welche Vorgangstypen, Bereichsrollen und Workflows im Projekt zur Verfügung stehen.

Wenn Sie nicht mit einem schon existierenden Bereichstyp zurecht kommen, können Sie als Systemadministrator einen neuen anlegen.

  • Erstellen Sie einen Bereichstyp, z. B. Bauvorhaben (siehe Bereichstypen)

  • Legen Sie fest, welche Vorgangstypen Sie benötigen (z.B. “Aufgabe”, “Ticket”) und konfigurieren Sie diese (siehe Vorgangstypen verwalten)

  • Legen Sie fest, welche Vorgangszustände Sie insgesamt benötigen (z. B. “neu”, “in Arbeit”, “erledigt”) (siehe Vorgangszustände verwalten)

  • Weisen Sie jedem Vorgangstyp die für diesen gültigen Zustände zu (siehe Bereichstypen)

  • Wenn Sie eigene Auswahllisten in Ihren Eingabemasken benötigen, erstellen Sie diese nun (siehe Listen für benutzerdefinierte Vorgangsattribute)

  • Legen Sie fest, welche Vorgangsattribute Sie für jeden Vorgangstyp benötigen und fügen Sie bei Bedarf neue hinzu (siehe Vorgangsattribute)

  • Konfigurieren Sie für jeden Vorgangstyp eigene Eingabemasken (siehe Eingabeformulare)

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Bereichstypen konfigurieren

Bereich anlegen

Im zweiten Schritt legen Sie einen Bereich (Projekt) an und weisen dem neuen Bereich den eben konfigurierten Bereichstyp zu. Damit erbt der neue Bereich die gesamte Konfiguration von seinem Bereichstyp.

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Bereich hinzufügen

Team-Mitgliedern Rollen zuweisen

Damit jemand in dem neuen Bereich Vorgänge erstellen und bearbeiten kann, muss er mindestens eine Bereichsrolle für diesen Bereich zugewiesen bekommen haben.

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Rollen zuweisen

Beispiel-Konfigurationen

Nach der Erstinstallation finden Sie in Allegra einige vorkonfigurierte Bereichstypen und Bereiche. Das sind

  • Helpdesk/Support: Für Anwendungen als Service-Desk

  • Scrum: Für agile Entwicklung insbesondere von Software

  • Task Management: Für allgemeines Aufgabenmanagement

Sie können alle Bereiche und Bereichstypen löschen, die Sie nicht benötigen. Sie können einen Bereich, der Ihrem Anwendungsfall nahe kommt, umbenennen und ihm Benutzer durch Rollen zuweisen.