Kostenstellen und Konten¶
Allegra erlaubt es, Zeiten und Ausgaben für Vorgänge zu budgetieren und zu verfolgen. Zu diesem Zweck bietet das System Konten und Kostenstellen. Alle Ausgaben werden in Konten kumuliert. Jedes Konto gehört zu einer Kostenstelle. Projekte verbuchen ihre Ausgaben auf den Konten, die sie verwenden dürfen.
Sie können beliebig viele Konten anlegen. Konten können verschiedene Zustände annehmen, z.B. können sie offen sein, so dass berechtigte Personen ihre Ausgaben auf ihnen verbuchen können, oder sie können geschlossen werden, so dass es nicht mehr möglich ist, Ausgaben auf ihnen zu verbuchen.
Ein Konto kann zu einem oder mehreren Projekten gehören. So kann es beispielsweise Konten für allgemeine Aufgaben oder Gemeinkosten wie Abteilungsbesprechungen, Urlaub, Krankheit usw. geben.
Kostenstellen und Konten¶
Allegra ist kein Buchhaltungssystem. Es ist jedoch einfach, ein ERP-System wie SAP oder Oracle mit den in Allegra gespeicherten Informationen zu verbinden. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die Konten- und Kostenstellennummern in Allegra mit denen des Buchhaltungssystems übereinstimmen.
Die Buchhaltung kann für jedes Projekt separat aktiviert werden. Wenn also ein Projektleiter keine Buchhaltung und Budgetierung für sein Projekt benötigt, kann diese Funktion deaktiviert werden.
Kostenstellen können gelöscht werden; in diesem Fall werden ihre Konten auf eine Ersatzkostenstelle übertragen.
Einrichten der Buchhaltung¶
Zuerst müssen Sie Kostenstellen zu erstellen. Allegra verknüpft nur wenige Informationen mit den Kostenstellen: eine eindeutige Nummer, die mit der Nummer der Buchhaltungssoftware übereinstimmen sollte, falls vorhanden, und einen Namen. Oft entsprechen die Kostenstellen den Abteilungen.
Der zweite Schritt besteht darin, Konten anzulegen. Konten haben vier Eigenschaften:
Eine eindeutige Kontonummer
Einen Namen
Eine Kostenstelle
Einen Zustand
Die Kontonummer sollte mit derjenigen des verwendeten Buchhaltungssystems übereinstimmen. Der Kontoname kann eine beliebige Zeichenfolge sein und sollte den Zweck des Kontos kurz beschreiben. Jedes Konto ist genau einer Kostenstelle zugeordnet. Der Verantwortliche für die Kostenstelle ist auch der Verantwortliche für das Konto.
Jedes Konto hat einen Status. Der Status bestimmt, ob das Konto aktiv genutzt werden kann oder ob es geschlossen wird. Wenn das Konto geschlossen ist, erscheint es nicht mehr in den Auswahlfeldern, wenn die Benutzer ihre Ausgaben erfassen müssen.
Konten können gelöscht werden, allerdings muss ihre gesamte Historie dann einem anderen, noch existierenden Konto zugeordnet werden.
Konten können entweder monetäre Ausgaben (Kosten) oder zeitliche Ausgaben (Aufwände) akkumulieren. Jedes Projekt definiert die Basiswährung für die monetären Kosten. Es kann verschiedene Basiswährungen für verschiedene Projekte geben. Die Basiswährung für den Zeitaufwand ist eine Arbeitsstunde. Arbeitstage werden durch die Werte in der Projekttypdefinition, in der Projektdefinition oder in der Definition eines einzelnen Benutzers für die Anzahl der Arbeitsstunden auf Arbeitsstunden abgebildet.
Der dritte Schritt bei der Einrichtung der Buchhaltung für ein Projekt besteht darin, die zuvor definierten Konten den Projekten zuzuordnen. Es ist möglich, ein einzelnes Konto mehreren Projekten zuzuordnen. Es ist auch möglich, Konten von Projekten zu entkoppeln.