Besprechungsprotokolle im Aufgabenmanagement

Wenn Sie Besprechungsprotokolle hauptsächlich als Listen von Vorgängen wie Aktionspunkte, Aufgaben oder ToDo’s verwalten möchten, eignet sich dafür gut die folgende Vorgehensweise.

Wenn Sie Besprechungsprotokolle eher im klassischen Sinn als Freitext mit Verknüpfung ins Aufgabenmanagement verstehen, verwenden Sie besser Besprechungsprotokolle im Wiki

Vorbereitung

Um Besprechungsprotokolle in einem Bereich erstellen zu können, muss der zugehörige Bereichstyp folgende Vorgangstypen aktiviert haben:

Vorgangstyp	Beschreibung
Besprechung als Vorgang	Hauptvorgang für die Besprechung
Aktionspunkt oder Besprechungspunkt	Unterpunkte des Besprechungsprotokolls

Um einen Bereichstyp entsprechend konfigurieren zu können, müssen Sie mit Systemmanager-Berechtigungen angemeldet sein. Dann gehen Sie nach Perspektive Verwaltung > Anpassen > Bereichstypen > Vorgangstypen.

Anlegen des Protokolls

Um ein Protokoll anzulegen, müssen Sie in der Ansicht „Hierarchische Darstellung“ im Vorgangsnavigator arbeiten. Hier erstellen Sie einfach einen neuen Vorgang mit dem Vorgangstyp „Besprechung als Vorgang“. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.

Die Unterpunkte der Besprechung fügen Sie als Kindvorgänge hinzu. Sie können die Reihenfolge durch Verschieben von Vorgängen ändern.

Protokoll als PDF erzeugen

Um ein PDF-Dokument mit dem Besprechungsprotokoll zu erstellen, gehen Sie im Vorgangsnavigator auf Berichte > Öffentlich > Meeting > Protocol.

Klicken Sie über dem Dokumentsymbol auf die rechte Maustaste und wählen Sie Bericht erstellen. Wählen Sie eine Besprechung aus. Wenn Sie auch schon geschlossene Besprechungen sehen wollen, wählen Sie die entsprechende Option.

Wählen Sie, ob Sie erledigte Unterpunkte mit berücksichtigen wollen. Sie können auch verknüpfte Vorgänge, die nicht Untervorgänge der Besprechung sind, mit einbeziehen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht erstellen, das PDF-Dokument mit dem Bericht wird umgehend erstellt.

Protokollvorlage ändern

Sie können die bestehende Protokollvorlage ändern oder kopieren und dann ändern. Dazu benötigen Sie Systemmanager-Berechtigungen.

Gehen Sie nach Perspektive Verwaltung > Vorlagen > Berichtsvorlagen > Öffentlich > Meeting > Protocol. In der untergeordneten Werkzeugleiste klicken Sie auf die Schaltfläche Öffne Datei-Editor. Die Hauptdatei Protocol.html finden Sie links im Navigator. Dort ist auch die Datei mit den CSS-Stilen. Die Beschreibungsdatei description.html enthält hauptsächlich Meta-Informationen zur Darstellung des Berichts in der Allegra-Oberfläche.

Die Vorlage Protocol.html ist ein Freemarker-Template. Die Vorgangsattribute werden mit ihrer Id als f<Id> referenziert, also z.B. f12. Alternativ kann auch der Attributname in der Form ${Attributname} verwendet werden, also z.B. ${Project}.

Attributname	Id	Beschreibung
Project	1	Projekt
IssueType	2	Vorgangstyp
Status	4	Zustand
Manager	5	RACI Accountable (Manager)
Responsible	6	RACI Responsible (Bearbeiter)
ReleaseNoticed	8	Version in der ein Fehler gefunden wurde
ReleaseScheduled	9	Version mit der der Vorgang erledigt sein soll
Priority	10	Priorität
Severity	11	Auswirkung oder Kritikalität
IssueNo	12	eindeutige Nummer für diesen Vorgang
Originator	13	Autor
CreateDate	14	Erstelldatum
LastModifiedDate	15	Datum der letzten Änderung
SuperiorWorkItem	16	Elternvorgang
Synopsis	17	der Titel des Vorgangs
Build	18	Textfeld für Software-Build-Nummern
StartDate	19	Startdatum, das zugesagte Anfangsdatum. Der Wert wird interpretiert asl der Beginn des Tages. Beispiel: 20.6.2018 bedeutet 20.6.2018 0:00 Uhr.
EndDate	20	Endedatum, der zugesagte Termin. Der Wert wird interpretiert als das Ende des Tages. Beispiel: 20.6.2018 bedeutet 21-6.2018 0:00 Uhr.
Description	21	Beschreibung
AccessLevel	22	nicht benutzt
Comment	23	Kommentar
LastEditedBy	24	zuletzt geändert durch
ArchiveLevel	25	„gelöscht“ oder „archiviert“
SubmitterEmail	26	wenn der Vorgang per E-Mail erstellt wurde oder anstelle von jemand anderem, der dem System nicht bekannt ist, dessen E-Mail
WBS	27	der Produktstrukturcode (PSP)
ProjectSpecificIssueNo	28	eine projektspezifische eindeutige Vorgangsnummer. Ist null, wenn Projektpräfixe ausgeschaltet sind
TargetStartDate	29	der gewünschte Starttermin
TargetEndDate	30	der gewünschte Enttermin
TaskIsMilestone	32	markiert diesen Vorgang als einen Meilenstein (obsolet)
Duration	33	Endedatum minus Startdatum, Feiertage nicht berücksichtigt. Eine Dauer von 0 mit einem leeren Endedatum weist einen Meilenstein aus.
TargetDuration	34	die Wunschdauer

Hinweis

Um eine Vorlage anzupassen, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Bericht zu erstellen und ihn auf dem lokalen Computer abzuspeichern. Nun lassen sich die Styles und das HTML lokal bearbeiten und sofort testen. Ist man zufrieden mit dem Ergebnis, können die Styles auf dem Server ersetzt werden und das HTML mit den Freemarker-Markierungen auf dem Server angepasst werden.

<!DOCTYPE html [ <!ENTITY nbsp "&#160;"> ]>
<html>
    <head>
        <meta charset="utf-8" />
        <link href = "${cssBasePath}/style.css" rel = "stylesheet"  type="text/css" />

        <#if (locale)?has_content && locale=="de">
        <#assign
            StrDatum = "Datum"
            StrTime = "Zeit"
            StrLocation = "Ort"
            StrAuthor = "Leiter"
            StrParticipants = "Teilnehmer"
            StrOnTime = "Zeitweise:"
            StrAbsent = "Abwesend"
            StrAgenda = "Agenda"

            StrThema = "Thema"
            StrPriority = "Priorität"
            StrStatus = "Status"
            StrDuration = "Dauer"
            StrPage = "Seite"
            StrMore = "Mehr"
            StrCopyrightText = "Copyright &copy;${.now?string('yyyy')} Steinbeis GmbH &amp; Co. KG, All rights reserved"
        >
        <#else>
        <#assign
            StrDatum = "Datum"
            StrTime = "Time"
            StrLocation = "Location"
            StrAuthor = "Author"
            StrParticipants = "Participants"
            StrOnTime = "On time"
            StrAbsent = "Absent"
            StrAgenda = "Agenda"

            StrThema = "Synopsis"
            StrPriority = "Priority"
            StrStatus = "Status"
            StrDuration = "Duration"
            StrPage = "Page"
            StrMore = "More"
            StrCopyrightText = "Copyright &copy;${.now?string('yyyy')} Steinbeis GmbH &amp; Co. KG, All rights reserved"
        >
        </#if>
    </head>

    <body>
        <div id="topRight" class="margin-box">
            <img class = "headerLogo" src = "${serverBaseUrl}/logoAction.action" />
        </div>

        <div id="bottomCenter" class="margin-box">
        <#if tplDescription??>${tplDescription}</#if> <#if f17??>${f17}</#if> <br />
            <span class = "copyrightText">${StrCopyrightText}</span>
        </div>

        <#if tplDescription??><h2 class = "redText">${tplDescription}</h2> <br/></#if>
        <#if f17??><h1 class = "redText">${f17}</h1> <br /></#if>

        <table class = "meetingTable">
            <thead>
                <tr>
                <th>${StrDatum}: <#if f14_date??>${f14_date}</#if></th>
                <th>${StrTime}: <#if f14_time??>${f14_time}</#if></th>
                <th>${StrAuthor}: <#if f13??>${f13}</#if></th>
                </tr>
            </thead>
            <tbody>
                <tr><td colspan = "3" >${StrParticipants}: <#if participants??>${participants}</#if></td></tr>
                <tr><td colspan = "3">${StrLocation}: <#if location??>${location}</#if></td></tr>
                <tr><td colspan = "3" >${StrAbsent}: <#if absent??>${absent}</#if></td></tr>
            </tbody>
        </table>

        <#if f21_unescaped??>
            ${f21_unescaped}
        </#if>

        <div class = "itemsList">
        <#list linkedItems as linkedItem>
            <table class = "linkedItemsTable">
                <tr>
                    <td>
                        <h2 id = "${linkedItem.f12}_title" class = "redText"><#if linkedItem.f17??>${linkedItem.f17}</#if> [${linkedItem.IssueNo}]</h2>
                        <#if linkedItem.f21_unescaped??>
                            ${linkedItem.f21_unescaped}
                        </#if>
                    </td>
                    <td style = "text-align: right;">
                        <#if linkedItem.f13??>${linkedItem.f13} <br /></#if>
                        <#if linkedItem.f14??>${linkedItem.f14}</#if>
                    </td>
                </tr>
            </table>
        </#list>
        </div>
    </body>
</html>