Besprechungsprotokolle im Wiki

Wenn Sie Besprechungsprotokolle eher im klassischen Sinn als Freitext mit Verknüpfung ins Aufgabenmanagement verstehen, eignet sich dafür gut die folgende Vorgehensweise.

Wenn Sie Besprechungsprotokolle hauptsächlich als Listen von Vorgängen wie Aktionspunkte, Aufgaben oder ToDo’s verwalten möchten, verwenden Sie besser Besprechungsprotokolle im Aufgabenmanagement.

Vorbereitung

Um Besprechungsprotokolle in einem Bereich erstellen zu können, muss der zugehörige Bereichstyp folgende Vorgangstypen aktiviert haben:

Vorgangstyp	Beschreibung
Besprechung (Typ-Flag „Documentation“)	Hauptvorgang für die Besprechung
Dokumentabschnitt	Unterpunkte des Besprechungsprotokolls

Um einen Bereichstyp entsprechend konfigurieren zu können, müssen Sie mit Systemmanager-Berechtigungen angemeldet sein. Dann gehen Sie nach Perspektive Verwaltung > Anpassen > Bereichstypen > Vorgangstypen.

Anlegen des Protokolls

Um ein Protokoll im Wiki anzulegen, müssen Sie in die Wiki-Perspektive wechseln. Hier erstellen Sie einfach ein neues Dokument vom Type „Besprechung“. Doppelklicken Sie auf den Dokumentenknoten im Navigationsbaum links und bearbeiten Sie die Felder des Dokuments wie Teilnehmer, Ort etc.

Nun bearbeiten Sie das Dokument im normalen Dokumentmodus. Sie können Aktionspunkte im Aufgabenmanagement anlegen, indem Sie einen Text markieren, auf die +-Schaltfläche in der Editorwerkzeugleiste und den Vorgang anlegen.

Protokollvorlage ändern

Sie können die bestehende Protokollvorlage ändern oder kopieren und dann ändern. Dazu benötigen Sie Systemmanager-Berechtigungen.

Gehen Sie nach Perspektive Verwaltung > Vorlagen > Wiki-Exportvorlagen > HTML-Vorlagen > Minutes. Die Hauptdatei Minutes.html finden Sie links im Navigator. Dort sind auch die Dateien mit den CSS-Stilen und weitere Konfigurationsdateien sowie Logos und andere Grafiken.

Hinweis

Um eine Vorlage anzupassen, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Bericht zu erstellen und ihn auf dem lokalen Computer abzuspeichern. Nun lassen sich die Styles und das HTML lokal bearbeiten und sofort testen. Ist man zufrieden mit dem Ergebnis, können die Styles auf dem Server ersetzt werden und das HTML mit den Freemarker-Markierungen auf dem Server angepasst werden.