Projektmanagement vs. Aufgabenmanagement

In diesem kleinen Beitrag möchte ich den Unterschied zwischen Software für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ticket-Systemen erläutern, da die Begriffe von Software-Anbietern oft unpräzise verwendet werden.

Projektmanagement

Projektmanagement-Software zeichnet sich gegenüber Aufgabenmanagement-Software und Ticketing-Software durch folgende Merkmale aus:

• Aufgaben können hierarchisch strukturiert und nicht nur in einfache Teilaufgaben unterteilt werden.
• Projekte können beliebig tief hierarchisch strukturiert werden.
• Aufgaben können voneinander abhängen und diese Abhängigkeiten entsprechend dargestellt werden (Gantt-Ansicht).
• Es gibt die Möglichkeit, zwischen einem Basisplan und einem aktuellen Plan zu unterscheiden.
• Es gibt eine Ressourcenplanung.

Projektmanagement-Software ist in der Regel komplexer als Issue-Tracking-Software und erfordert damit mehr Zeit für die Einarbeitung. Eine gute Projektmanagement-Software sollte eine Übermenge der Funktionalität einer Aufgabenmanagement-Software aufweisen.

Aufgabenmanagement-Software

Aufgabenmanagement-Software kann viel leisten, was auch eine Projektmanagement-Software bietet. Task Management-Software, Aufgabenmanagement-Software und Issue-Tracking-Systeme sind begrifflich nicht scharf voneinander zu trennen. Der zweite Begriff wird vor allem in der Software-Entwicklung genutzt. Moderne Issue-Tracking-Systeme unterstützen meistens die in der Software-Entwicklungswelt populäre Scrum-Methodik des Projekt-Managements. Dafür werden keine Projekt- und Aufgabenhierarchien benötigt und auch der Planungsaspekt entfällt weitgehend durch die getaktete Vorgehensweise und die kurzen Release-Zyklen.

Aufgabenmanagement-Software unterscheidet sich von Projektmanagement-Software vor allem durch folgende Punkte:

• Oft bessere Unterstützung von Softwareentwicklungsprozessen
• Leichter zu bedienen
• Wenig Unterstützung für Projektplanung
• Schlechte Unterstützung bei großen, hybriden (agil/klassisch) Projekten
• Keine Logik für die Berücksichtigung von Abhängigkeiten

Ticketing-Software

Ticketing-Software wird oft im Helpdesk-Bereich eingesetzt und dann als Helpdesk-Software oder Service-Desk-Software bezeichnet. Der Fokus liegt auf der Abarbeitung von Warteschlangen, in die Kunden Tickets eingestellt haben. Dabei sind folgende Leistungsmerkmale hilfreich:

• Unterscheidung von Agenten und Klienten
• Automatische Zuordnung von Tickets zu Warteschlangen
• Unterstützung von Workflows mit Eskalationen und SLAs
• Reports über Prozessmetriken wie durchschnittliche Antwortzeit
• Erzeugung von Tickets per E-Mail, Web-Anwendung und Telefon

Das Fazit: Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ticket-System

Ganz kurz: Eine Projektmanagement-Software bietet weitaus mehr Möglichkeiten für klassisches Projektmanagement als eine Aufgabenmanagement-Software. Issue-Tracking-Systeme werden vor allem gerne in der Softwareentwicklung eingesetzt. Einfache Ticketing-Systeme wie Freshdesk sind für Projektmanagement-Zwecke nicht geeignet.

Weitere Themen im Bereich Aufgabenmanagement

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