Stackfield Aufgabenmanagement-Software Test

Aufgabenmanagement-Software mit Projektmanagement-Fähigkeiten

Stackfield ist eine einfach zu bedienende Software für allgemeines Aufgabenmanagement in Teams. Mit Stackfield lassen sich Aufgaben strukturieren, zuweisen und nachverfolgen. Stackfield bietet Grundfunktionalität für Projektmanagement, ist aber vom Funktionsumfang her kein echtes Projektmanagement-Werkzeug.

Pro und Contra

Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Stackfield kann auf einem eigenen Server betrieben (On Premises) oder als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller angebotenen Cloud genutzt werden. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich ausschließlich in der EU.

Projekte und Projekttypen

In Stackfield verwaltet man Aufgaben in Gruppen, die zu einem Bereich gehören. Es können beliebig viele Bereiche und Gruppen angelegt werden. Bereiche haben keinen Typ, so dass sich keine zentralen Einstellungen an allen Bereichen eines Typs vornehmen lassen.

In Stackfield lassen sich Vorlagen für Projekte bzw. Bereiche anlegen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Stackfield sind die Vorgangstypen fest vorgegeben und können nicht ergänzt oder geändert werden.

Es können auch eigene Vorgangstypen erstellt werden.

Vorgangstypen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Stackfield bietet genau eine Hierarchieebene an. Diese „Sub-Tasks“ werden z.T. anders behandelt und dargestellt als die „richtigen“ Vorgänge. Eine hierarchische Strukturierung von Arbeitspaketen lässt sich damit nicht realisieren.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich nicht abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. nicht verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet wird.

Benachrichtigungen

Stackfield besitzt ein einfaches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem.

Zugangsberechtigungen

Es lassen sich eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen defnieren.

Attribute

In Stackfield kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Dafür stehen ein paar einfache Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label und Datumsfelder. Das Verhalten der Standardattribute ist vorgegeben und nicht konfigurierbar.

So kann man z.B. ein Auswahllistenfeld erstellen, das alle Benutzer, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, anbietet.

Für verschiedene Projekte lassen sich für die Attribute unterschiedliche Voreinstellungen konfigurieren.

Eingabemasken

In Stackfield können keine eigenen Eingabemasken definiert werden.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Stackfield gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Berichtsfunktion

In Stackfield gibt es keine Berichtsvorlagen.

Berichte lassen sich in Stackfield in den Formaten Excel und PDF erstellen.

Benutzerverwaltung

Zur Verwaltung der Benutzer kann Stackfield mit einem LDAP-System verbunden werden. Benutzer und Gruppen können mit einem LDAP-Server manuell oder automatisch synchronisiert werden.

Es können auch mehrere Verzeichnisserver verbunden werden.

Stackfield bietet keine Integration mit gängigen Single-Sign-On-Systemen.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Stackfield vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Stackfield kann nicht vom Nutzer erweitert werden, es gibt dafür keine passenden Schnittstellen.

Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Stackfield ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Stackfield erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Stackfield erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Stackfield unterstützt die GTD-Methode leider nicht, d.h. persönliche Kennzeichnungen oder Wiedervorlagetermine sind nicht möglich.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://www.trackplus.com/en/task-management/raci-matrix.html).

Stackfield bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Stackfield unterstützt die erste Variante mit einem etwas schwer zu bedienenden Tabellen-Editor. Es gibt keine einfache Möglichkeit, Aufgabenmengen zu kopieren und dann anzupassen.

Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Stackfield erlaubt es, Bereiche beliebig tief hierarchisch anzuordnen und unterstützt so ein einfaches, pragmatisches Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

Stackfield unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Sub-Tasks. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Stackfield bietet eine einfache, interaktive Gantt-Komponente. Es ist nicht möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt auch keine Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand nicht mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Es gibt in Stackfield die Möglichkeit, Projektfortschritt über die Menge der schon erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge zu messen. Es ist darüber hinaus für noch offene Aufgaben möglich, den geschätzten Restaufwand bis zur Fertigstellung anzugeben.

Damit ist in Stackfield eine rudimentäre, unaufwändige Art der Fortschrittsbeobachtung vorhanden, die jedoch für ein etwas anspruchsvolleres Projektmanagement nicht ausreichend ist.

Agiles Projektmanagement

Für Software-Entwickler fehlen Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Weitere Informationen

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