Was jeder Projektmanager über Abhängigkeiten wissen sollte

In der Welt des Projektmanagements bringt jedes neue Projekt einen eigenen Satz von Abhängigkeiten und Einschränkungen mit sich, die beeinflussen, wie die Aufgaben verwaltet und geplant werden. 

Einfach ausgedrückt, helfen Abhängigkeiten dabei, die Reihenfolge zu bestimmen, in der die Projektaufgaben ausgeführt werden müssen. Wenn sie effektiv verwaltet werden, können Sie Engpässe verhindern, unvorhergesehene Verzögerungen abmildern und das Projekt planmäßig abliefern. 

In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, was Abhängigkeiten sind, welche Haupttypen von Abhängigkeiten auftreten können und wie man erfolgreich mit ihnen umgeht.

Was sind Projektabhängigkeiten?

Abhängigkeiten sind Beziehungen zwischen zwei Projektaufgaben oder Aktivitäten, bei denen die Fertigstellung einer Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen abhängt. Im Allgemeinen beeinflussen Abhängigkeiten, wie Projektmanager Aufgaben planen.

Hier ist ein einfaches Beispiel aus der Praxis, das Ihnen helfen wird, die Funktionsweise von Abhängigkeiten besser zu verstehen:

Stellen wir uns vor, Sie haben gerade ein neues Projekt begonnen. 

Bevor Sie loslegen und jedem Teammitglied seine Aufgaben zuweisen können, müssen Sie einen Projektplan erstellen. 

Das bedeutet, dass Sie die Projektarbeit in kleinere Aktivitäten aufteilen, deren Reihenfolge festlegen und dann die Ressourcen bestimmen müssen, die für die Erledigung dieser Aktivitäten erforderlich sind. 

Mit anderen Worten: Die Zuweisung von Aufgaben an das Team hängt davon ab, dass Sie überhaupt einen Projektplan haben.

Was sind die wichtigsten Arten von Abhängigkeiten im Projektmanagement?

Um einen praktikablen Projektplan zu erstellen, müssen Sie die verschiedenen Arten von Abhängigkeiten verstehen, auf die Sie beim Verwalten eines Projekts stoßen können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Abhängigkeiten zu klassifizieren.

Zunächst einmal kann man, basierend auf dem Grad der Kontrolle, die folgenden zwei Arten von Abhängigkeiten haben:

• Interne Abhängigkeiten

Diese Aufgaben sind von anderen Aufgaben innerhalb des Projekts abhängig und liegen unter der Kontrolle des Projektmanagement-Teams.

• Externe Abhängigkeiten 

Diese Aufgaben sind für die Fertigstellung von Dritten abhängig und liegen außerhalb der Kontrolle des internen Projektmanagement-Teams, was ein hohes Risiko für die Projektabwicklung darstellt.

Dann gibt es, basierend auf den Aufgabenbeziehungen, vier Arten von Abhängigkeiten:

• Beenden bis Starten 

Dies ist die häufigste Abhängigkeit im Projektmanagement, bei der die Nachfolgeaufgabe erst beginnen kann, wenn die Vorgängeraufgabe beendet ist. Wenn Sie z. B. eine Veranstaltung organisieren, können Sie die Einladungen erst verschicken, wenn Sie ein Datum festgelegt und einen Veranstaltungsort gebucht haben.

• Anfang bis Ende 

Dies ist eine selten verwendete Art der Abhängigkeit, bei der die Nachfolgeaufgabe erst beendet werden kann, wenn die Vorgängeraufgabe beginnt. Wenn Sie z. B. in einem Lebensmittelladen in Schichten arbeiten, können Sie Ihre Arbeit nicht beenden und nach Hause gehen, bevor Ihr Kollege, der die nächste Schicht abdeckt, eintrifft und die Aufgabe übernimmt.

• Ende zu Ende 

Diese Art der Abhängigkeit tritt auf, wenn die nachfolgende Aufgabe nicht beendet werden kann, bevor die vorhergehende beendet ist. Zum Beispiel können Sie Ihren Projektbericht nicht fertigstellen, wenn Sie nicht alle gesammelten Daten analysiert haben.

• Anfang zu Anfang

Diese letzte Abhängigkeit bedeutet, dass die Nachfolgeaufgabe erst dann beginnen kann, wenn die Vorgängeraufgabe ebenfalls begonnen hat. Wenn Sie zum Beispiel einen Tisch für Ihre Gäste vorbereiten, können Sie mit der Zubereitung der Beilage beginnen, sobald Sie das Hauptgericht zum Kochen in den Ofen geschoben haben.

Zu guter Letzt können Sie je nach Projektbedingungen auf die folgenden Kategorien von Abhängigkeiten stoßen: 

• Logische Abhängigkeiten

Diese Abhängigkeiten liegen in der Natur der an einem Projekt beteiligten Aufgaben und Aktivitäten und lassen sich nicht vermeiden. So können Sie z. B. keine Social-Media-Werbekampagne für Ihr Unternehmen starten, ohne das Bildmaterial und die Texte für die Anzeigen zu erstellen.

• Ressourcenbasierte Abhängigkeiten

Ressourcenbasierte Abhängigkeiten werden durch Projektbeschränkungen bestimmt. Wenn Sie z. B. ein Rebranding Ihrer Website planen, es sich aber nur leisten können, mit einem Freiberufler statt mit einer Agentur zu arbeiten, werden die Aufgaben nacheinander erledigt, da es nur eine Person gibt, die alles macht. 

• Bevorzugte Abhängigkeiten

Diese Abhängigkeiten sind nicht zwingend erforderlich wie die logischen, aber Sie können sie in den Projektplan aufnehmen, um die Qualität der Ergebnisse zu erhöhen. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, einen Artikel zweimal Korrektur zu lesen, bevor er auf Ihrer Website veröffentlicht wird, obwohl technisch gesehen ein gründliches Korrekturlesen mehr als genug sein sollte. 

Warum ist das Verwalten von Abhängigkeiten wichtig?

Aufgrund ihrer Natur neigen Abhängigkeiten dazu, Engpässe zu schaffen und zusätzliche Risiken in Ihre Projekte einzubringen. 

Wenn Sie sie jedoch identifizieren und effizient verwalten, können Sie das Projektrisiko senken, die Ressourcen besser zuordnen und Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abliefern. 

Meistens müssen Sie darauf warten, dass andere Personen innerhalb des Projektteams ihre Aufgaben erledigen, um zur nächsten Phase überzugehen. Aber das ist nichts im Vergleich dazu, wenn Sie mit Verzögerungen umgehen müssen, die von externen Parteien kommen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind. 

Und so sehr Sie auch versuchen mögen, mehrere Aufgaben parallel auszuführen und die Projektabwicklung zu beschleunigen, Ihre Einschränkungen lassen Sie nur so weit gehen. 

Bevor wir uns näher mit Abhängigkeiten und ihrer Rolle befassen, hier eine kurze Anmerkung zu Einschränkungen.

Einschränkungen sind Grenzen, innerhalb derer Projektaufgaben erledigt werden müssen, die häufigsten sind Umfang, Zeit und Budget. Manchmal können Einschränkungen zu Abhängigkeiten führen und Abhängigkeiten können zu Einschränkungen führen, aber das sind völlig unterschiedliche Dinge.

Um nun auf das Abhängigkeitsmanagement zurückzukommen, ist das Verständnis der Beziehungen zwischen den Projektaufgaben entscheidend, um die Dauer Ihres Projekts genau abzuschätzen. Besonders, wenn wir über Aufgaben auf dem kritischen Pfad sprechen. 

Um Ihnen eine kurze Zusammenfassung zu geben: Der kritische Pfad ist die längste Kette von abhängigen Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Wenn sich eine Aktivität auf dem kritischen Pfad verzögert, verzögert sich das gesamte Projekt, es sei denn, andere Aufgaben auf dem Pfad werden früher fertiggestellt. 

Deshalb kann das Erkennen von Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben auf dem kritischen Pfad Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen, welche Aktivitäten Sie genau im Auge behalten müssen, und einen Backup-Plan zu haben, falls die Dinge schief laufen. 

Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben und ihre geschätzte Dauer kennen, ist es außerdem einfacher, die Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden.

Wie man Projektabhängigkeiten wie ein Profi verwaltet

Da wir bereits die wichtigsten Arten von Abhängigkeiten behandelt haben, denen Sie begegnen können, und warum es wichtig ist, diese im Auge zu behalten, lassen Sie uns zum nächsten Schritt übergehen: dem Verwalten von Projektabhängigkeiten. 

1. Identifizieren Sie Abhängigkeiten und Beschränkungen innerhalb Ihres Projekts

Sie können dies alleine tun oder ein schnelles Brainstorming mit Ihrem Team organisieren, um den Prozess zu beschleunigen. Dieser Schritt hilft Ihnen, einen umfassenden Überblick darüber zu erhalten, wie Aufgaben miteinander in Beziehung stehen und welche Einschränkungen sich auf die Projektabwicklung auswirken, bevor Sie mit der Planung Ihrer Projektaktivitäten beginnen.

Nachdem Sie die wichtigsten Abhängigkeiten und Einschränkungen Ihres Projekts identifiziert haben, sollten Sie diese in Ihre Projektcharta aufnehmen, damit alle wichtigen Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Vergessen Sie nicht, externe Abhängigkeiten im Projektrisikoregister aufzulisten, da sie das größte Risiko für Ihr Projekt darstellen.

2. Verwenden Sie die Methode des kritischen Pfades, um Ihren Projektplan zu erstellen

Sobald Sie den kritischen Pfad berechnet haben, können Sie sehen, welche kritischen Aufgaben und Abhängigkeiten Sie priorisieren müssen, um Ihr Projekt rechtzeitig zu liefern. 

Um den kritischen Pfad Ihres Projekts aufzuzeigen, müssen Sie zunächst ein Gantt-Diagramm erstellen. Dieses Diagramm gibt Ihnen einen Überblick über die Projektaufgaben und -abhängigkeiten, die Aufgabeneigentümer, Start- und Endtermine, Meilensteine, Fristen und – am wichtigsten – den Fortschritt.  

Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Allegra kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben und Abhängigkeiten in einer Gantt-Diagramm-Ansicht zu visualisieren und den kritischen Pfad mühelos zu bestimmen.

3. Halten Sie relevante Stakeholder informiert und auf dem Laufenden

Wenn Sie wissen, welche wichtigen Abhängigkeiten die Projektabwicklung beeinflussen, können wichtige Stakeholder realistische Erwartungen an den Projektablauf und die Projektdauer stellen.

Um die neuesten Updates in einem leicht verständlichen Format sowohl für Führungskräfte als auch für Kunden zu präsentieren, können Sie ein Gantt-Diagramm verwenden. Auf diese Weise sieht Ihr Publikum, wie sich die Projektaufgaben zueinander verhalten, während es den aktuellen Fortschritt überprüft.

4. Halten Sie für den Fall der Fälle Notfallpläne bereit 

Manchmal laufen die Dinge nicht wie geplant. Deshalb ist es wichtig, einen Plan B parat zu haben, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und Sie die ursprünglich gesetzten Termine einhalten.

Eine effektive Strategie zur Minimierung der Auswirkungen von Abhängigkeiten auf den Gesamtprojektplan ist das Anlegen von Puffern. Kurz gesagt, das Einfügen eines Puffers – sei es zeit-, budget- oder ressourcenbezogen – in Ihren Projektplan stellt sicher, dass Sie selbst dann, wenn sich eine kritische Aufgabe verzögert, diese ohne allzu große Schwierigkeiten wieder aufholen können. 

Abschließende Gedanken

Abhängigkeiten sind ein unvermeidlicher Teil des Projektmanagements. Ganz zu schweigen davon, dass sie einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Projekte haben.

Der Schlüssel zum effektiven Management und zur Einhaltung von Terminen ist ein Projektmanagement-Tool, das Ihre Arbeit automatisiert und Ihnen das Leben erleichtert.

Allegra ist eine umfassende Lösung, mit der Sie jeden Aspekt Ihres Projekts in Echtzeit planen, organisieren und verfolgen können. Sie können mühelos interaktive Gantt-Diagramme erstellen, die Ihnen helfen, hierarchische Projekte abzubilden, Abhängigkeiten zu visualisieren und den kritischen Pfad zu bestimmen. 

Darüber hinaus verfügt das Tool über fortschrittliche Planungsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, schnelle Änderungen innerhalb Ihrer Projektzeitleiste vorzunehmen und dabei automatisch alle abhängigen Aufgaben oder Aktivitäten neu zu planen. 

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