Aufwandsschätzung mit Planungspoker

Eine der schwierigsten und folgenreichsten Schritte in einem Projekt ist die Aufwandsplanung. Bevor ich die Aufwandsschätzung mit der Planungspoker Methode vorstelle, möchte ich Dir hier ein paar wichtige Hinweise geben:

  • Damit Du eine verlässliche Aufwandsschätzung erstellen kannst, solltest Du relativ genau wissen, was Du liefern musst; sonst kannst Du nur raten. Nicht genau zu wissen, was zu liefern ist, kann daran liegen, dass Du keine Erfahrung hast, worauf Du Dich einlässt. Es kann auch bedeuten, dass Dein Kunde nicht wirklich weiß, was er will.
  • Wenn Du noch nie etwas Ähnliches erstellt oder geliefert hast, riskierst Du, dass Du mit Deiner Aufwandsschätzung weit daneben liegst. Erfahrung ist durch nichts zu ersetzen, auch nicht durch die im Folgenden beschriebene Methode.
  • Wenn Du denkst, dass es diesmal viel schneller geht als beim letzten Mal, solltest Du eine nüchterne Begründung haben. Neue Tools und Methoden gehören nicht dazu.
  • In manchen Technologiebereichen spielt die Performanz des einzelnen Teammitglieds eine wesentliche Rolle. Insbesondere im Bereich der Wissensarbeit sind Produktivitätsunterschiede von 500% nicht ungewöhnlich. Außer bei sehr großen Teams, wo sich diese Unterschiede ausmitteln, solltest Du deshalb Deine Teammitglieder kennen und bei der Aufwandsschätzung mit einbeziehen.
  • Handel den von Deinen Teammitgliedern genannten Aufwand nicht herunter. In der Regel unterschätzen Deine Mitarbeiter die auftretenden Friktionen und überschätzen ihre Produktivität.

Der Planungspoker ist eine interessante Methode, um in Projekten zu belastbaren Aufwandsabschätzungen für Zeit und Kosten zu kommen, nachdem Du die Punkte oben alle beachtet hast. Voraussetzung für einen Planungspoker ist eine Liste mit den gewünschten Projektergebnissen z.B. in Form von Anforderungen. Diese müssen so genau beschrieben sein, dass die Schätzenden verstehen können, worum es geht.

Für den Planungspoker treffen sich die Schätzenden unter Leitung eines Moderators. Jeder Schätzende erhält einen identischen Stapel Karten. Solche Karten kannst Du kaufen; ein Anbieter verwendet darauf z.B. die Zahlen 0, 1/2, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100 sowie ein ? für die Aussage, dass ein Schätzer sich nicht in der Lage fühlt, eine Schätzung abzugeben. Die Zahlen können den Aufwand in Tagen bedeuten, oder in einem anderen, vorher festgelegten konstanten Verhältnis zum realen Aufwand stehen.

Zu Beginn stellt ein Produktmanager die zu liefernden Projektergebnisse vor, wie sie z.B. mit Hilfe einer Projektmanagement-Software wie Allegra definiert worden sind. Das Team kann nachfragen, wenn ihm etwas unklar erscheint.

Danach schätzen die Teammitglieder die Aufwände. Jedes Teammitglied legt die Karte mit seiner Schätzung verdeckt vor sich auf den Tisch. Wenn jeder seine Karte abgelegt hat, werden die Karten gleichzeitig herum gedreht und die Schätzungen allen Teammitgliedern zugänglich gemacht..

Den Schätzern mit dem höchsten und dem niedrigsten Schätzwert wird Gelegenheit gegeben, ihre Schätzung zu erläutern und zu begründen. Die Gruppe kann über das Vorgebrachte diskutieren. Die Diskussionszeit kann durch den Moderator oder Projektmanager begrenzt werden.

Der Schätzprozess mit anschließender Diskussion wird solange wiederholt, bis die Gruppe einen Konsens zur Schätzung erzielt hat. Der für die Lieferung eines Teilergebnisses zuständige Schätzer hat in diesem Prozess immer ein größeres Gewicht als die anderen Teilnehmer.

Die Nummerierung der Karten berücksichtigt, dass die Schätzungenauigkeit umso größer ist, je größer die Schätzung ausfällt. Der Schätzer kann so bei größeren Werten keine vermeintliche Genauigkeit vorspiegeln, sondern muss sich für einen pessimistischen oder optimistischen Wert entscheiden.

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