Zeitmanagement für effektive Projektmanager

Haben Sie Probleme mit dem Zeitmanagement? Lesen Sie weiter, um die besten Zeitmanagement-Techniken, -Tipps und -Tools kennenzulernen.

Was ist Zeitmanagement?

Das Zeitmanagement eines Projekts wirkt sich direkt auf die Qualität, den Umfang und die Kosten eines Projekts aus und ist damit einer der wichtigsten Wissensbereiche des Projektmanagements. Zeitmanagement trägt dazu bei, den Zeit- und Kostenrahmen eines Projekts einzuhalten.

Zeitmanagement ist die Koordinierung von Aufgaben und Aktivitäten, um die Effektivität der Bemühungen eines Einzelnen zu maximieren. Im Wesentlichen besteht der Zweck des Zeitmanagements darin, Menschen zu befähigen, mehr und bessere Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

Die Fähigkeit zum Zeitmanagement ist entscheidend für den Erfolg. Wenn Sie lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, können Sie an jedem Arbeitstag mehr erledigen, Ihre Effizienz steigern und letztendlich Ihren Wert für Ihr Unternehmen erhöhen.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Mit einem guten Zeitmanagement haben Sie mehr Chancen und Karrieremöglichkeiten. Pünktlichkeit bei der Arbeit erhöht nicht nur Ihre Effektivität, sondern verschafft Ihnen auch einen guten Ruf am Arbeitsplatz. Wenn Manager und Vorgesetzte wissen, dass Sie Ihre Aufgaben immer pünktlich erledigen, könnte dies den Weg für mehr Aufstiegsmöglichkeiten am Arbeitsplatz ebnen.

Zeitmanagement bringt sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams viele erstaunliche Vorteile mit sich. Einige der wichtigsten davon sind:

• Höhere Produktivität dank einer effizienteren Arbeitsorganisation, einer stärkeren Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben und einer optimalen Nutzung Ihres Energieniveaus;
• Weniger Stress, da Sie die Chance haben, Ihre Work-Life-Balance zu verbessern und zu lernen, wie Sie mit intelligent erstellten Zeitplänen Hektik vermeiden können;
• Verbesserte Arbeitsqualität, da es einfacher ist, Fehler zu vermeiden und auf Details zu achten, wenn man nicht ständig in Eile ist;
• Bessere Prognosen aufgrund der regelmäßigen Beschäftigung mit der Einschätzung von Aufgaben, was Ihre beruflichen Fähigkeiten um ein weiteres wichtiges Element erweitert und die Erfolgschancen bei all Ihren Unternehmungen maximiert;
• Stärkung des Selbstbewusstseins, denn wenn Sie nie eine Frist versäumen und Ziele unfehlbar erreichen, fühlen Sie sich selbstbewusster und erfolgreicher.

So verbessern Sie Ihr Zeitmanagement

Legen Sie Ihre SMART-Ziele fest

Der SMART-Rahmen ist sehr nützlich, um sich Ziele zu setzen, die man tatsächlich erreichen kann. SMART-Ziele sind:

Spezifisch – Was genau wollen Sie erreichen?
Messbar – Woran werden Sie erkennen, wie gut Sie Ihr Ziel erreicht haben?
Erreichbar – Ist Ihr Ziel erreichbar?
Realistisch – Können Sie Ihr Ziel realistischerweise erreichen?
verankert in einem Zeitrahmen – Wann wollen Sie Ihr Ziel erreichen?

Eisenhower 4 Ds des Zeitmanagements

Die 4 Ds sind:

• Erledigen (Do)
• Aufschieben (Delay)
• Delegieren
• Löschen (Drop).

Wenn Sie eine Aufgabe oder ein Projekt einer dieser Kategorien zuordnen, können Sie Ihre begrenzte Zeit effektiver nutzen und sich auf das konzentrieren, was für Sie am wichtigsten ist.

Erstellen Sie eine Prioritätenmatrix

Die Zeitmanagement-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Matrix, ist eine Methode, mit der Sie die Priorisierung von Aufgaben verbessern können.

Ein paar grundlegende Schritte zur Erstellung einer Prioritätenmatrix:

Bestimmen Sie die Segmentierung, die erforderlich ist, um die Arbeit kategorisch zu priorisieren.
Identifizieren Sie die Kategorien der Arbeit.
Zuordnung der Arbeitskategorien zu den einzelnen Zellen der Matrix.
Testen Sie die Prioritätenmatrix (“Wasser durch die Rohre laufen lassen”).
Fertigstellung und Abgleich mit der Leitung.

Grenzen setzen

Genießen Sie etwas Selbstreflexion.
Fangen Sie klein an.
Legen Sie sie früh fest.
Seien Sie konsequent.
Schaffen Sie einen Rahmen.

Zentralisieren Sie die Geschäftsabläufe

Zentralisierung bezieht sich auf den Prozess, bei dem Aktivitäten, die Planung und Entscheidungsfindung innerhalb einer Organisation beinhalten, zentralisiert werden. …
Wenn eine Organisation eine zentralisierte Managementstruktur hat, kann sie sich mit Leichtigkeit auf die Erfüllung ihrer Visionen konzentrieren.
Konkret schlagen wir vor zu fragen: “Trägt die vorgeschlagene Initiative 10 Prozent zur Marktkapitalisierung oder zum Gewinn des Unternehmens bei?” Diese Hürde ist hoch genug, um es den Befürwortern einer Zentralisierung zu erschweren, die Analyse zu “manipulieren”, und spart dem Top-Team Zeit, indem es kleine Chancen schnell aus der Diskussion ausschließt. Überlegen Sie zunächst, ob die Aktivität für sich genommen die 10-Prozent-Hürde erfüllt.

Die Prioritätenmatrix

Die Projektprioritätenmatrix ist ein strukturierter Ansatz für die Arbeit an dem, was für die Projektbeteiligten am wichtigsten ist. Sie zeigt auch deren relative Bedeutung auf, indem sie ein Mittel zur Einstufung von Projekten (oder Projektanfragen) auf der Grundlage von Kriterien bietet, die als wichtig eingestuft werden.

Die besten Tools für Zeitmanagement

#1 Scoro

Scoro ist eine Cloud-basierte professionelle Dienstleistungslösung für kleine bis mittlere Unternehmen in der Werbe-, Beratungs-, IT- und anderen Branchen. Die Lösung bietet ein Kontrollzentrum, das ausstehende Aufgaben, Kontoinformationen, Leistungskennzahlen (KPIs), Kalenderereignisse und mehr auf einem einzigen Bildschirm anzeigt.

#Nr. 2 ActiveCollab

ActiveCollab ist eine Projektmanagementlösung für Kreativprofis. Es bietet Cloud-basierte Abonnementpläne oder eine Lizenz zum Selbsthosten. Projekte werden in Aufgaben und Unteraufgaben aufgeteilt. Aufgaben können nach Fälligkeitsdatum, zugewiesenen Benutzern oder benutzerdefinierten Etiketten gefiltert werden.

#3 ProofHub.

ProofHub ist eine Online-Projektmanagement-App, mit der Teams den Status von Projekten organisieren und verfolgen und dabei zusammenarbeiten können. Sie können mehrere Projekte verfolgen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in einer Gantt-Diagramm-Ansicht erstellen und Zeitschätzungen von Ihren Teammitgliedern erhalten.

#4 Clarizen.

Clarizen bietet die Möglichkeit, Ansichten wie Roadmaps, Modulansichten, Projektansichten, Berichte und Dashboards gemeinsam zu nutzen. Clarizen bietet eine gute projektübergreifende Sichtbarkeit sowie Roll-up-Berichte. Außerdem bietet es Tools für das Ressourcenmanagement und die Finanzverwaltung.

#5 Harvest.

Harvest ist ein cloudbasiertes Zeiterfassungstool, das für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde. Die Lösung bietet Funktionen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Zeit- und Kostenmanagement, Teammanagement, Projektmanagement, Terminplanung und Rechnungsstellung.

Nicht nur auf persönliche Entwicklungsziele konzentrieren

Tragen Sie Ihre Prioritäten zuerst in Ihren Kalender ein
Bestimmen Sie Ihre wichtigsten Prioritäten und Ereignisse (sowohl privat als auch beruflich) und tragen Sie sie so weit wie möglich im Voraus in Ihren Kalender ein (idealerweise 1-2 Monate im Voraus).
Die Herausforderung besteht jedoch nicht nur darin, effizienter zu sein und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. Es geht vielmehr darum, einen Tag, eine Woche oder einen Monat zu gestalten, in dem Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren. Wenn wir diesen mentalen Wandel vollziehen, können wir unsere Effektivität am Arbeitsplatz und darüber hinaus grundlegend verändern.

Zusammenfassung

Zeitmanagement ist einer der Schlüssel zu besseren Arbeitsergebnissen, Zeitmanagement-Techniken fördern berufliches Wachstum, ein erfüllteres und glücklicheres Leben. Diese Praxis hilft, das Chaos des heutigen Lebens mit Leichtigkeit zu bewältigen, auch wenn man etwas Engagement investieren muss, um zu verstehen, wie Zeitmanagement funktioniert und wie man es richtig umsetzt.

Weitere Informationen zu Projektmanagement-Tipps finden Sie in unseren Allegra-Blog-Beiträgen. Wenden Sie sich an einen Allegra-Berater, um Software-Tools zu erhalten, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Zeit und Aufgaben helfen.