Produktivität steigern im Team: 5 einfache Schritte | Allegra

Produktivität steigern im Team: 5 einfache Schritte

Die Produktivität steigern ist für viele Arbeitende ein wichtiges Ziel, das für jeden Einzelnen etwas anderes bedeutet. Wenn Sie jedoch in Teams arbeiten, müssen Sie wissen, wie Sie Ihr Team dazu ermutigen können, 100 % seines vollen Potenzials zu geben und die schädlichen Aspekte des Burnouts um jeden Preis zu vermeiden – alles zur gleichen Zeit. Verrückt, oder?

Nun, nicht so sehr. Einige der neuesten Studien auf dem Markt zeigen, dass es einige Hauptpfeiler gibt, wie man produktiver sein kann, die berücksichtigt werden müssen, damit Ihr Team jedes Quartal mit großartigen Ergebnissen startet – weil es motiviert genug ist, dies zu wollen, und nicht nur, weil es einfach seinen Job behalten will.

Eine Gallup-Umfrage ergab, dass 23 % der Arbeitnehmer sagen, dass sie sich öfters ausgebrannt fühlen, während 44 % angaben, sich manchmal ausgebrannt zu fühlen.

Hier ist, was Sie tun können, um die Produktivität Ihres Teams in unglaubliche Höhen zu steigern.

1. Verlagerung der Arbeitslast

Ja, da haben Sie recht. Sie können die Produktivität steigern, indem Sie den Mitgliedern Ihres Teams ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln, bedeutet mehr als nur die jährliche Weihnachtsfeier, bei der man lustige Mützen trägt und Geschenke austauscht.

Es bedeutet, ihnen Ihr Vertrauen zu schenken, indem Sie sie mit ernsthafteren Aufgaben betrauen, ihnen mehr Verantwortung anvertrauen und sie ihre eigenen Entscheidungen treffen lassen. Das Unternehmen selbst wird sowohl von glücklichen Mitarbeitern als auch von zufriedenen Kunden profitieren, die ihren eigenen Weg finden, wie sie produktiver sein können.

Die Übertragung der Arbeitslast auf einige Mitglieder Ihres Teams wird ihnen das Gefühl geben, wichtig zu sein und zu erkennen, dass sie in der Lage sind, eine bestimmte Aufgabe zu bewältigen.

Sie können damit beginnen, sie nach ihrer Meinung zu einem bestimmten Thema zu fragen oder ihnen die Verantwortung für eine schwierigere Aufgabe oder ein Projekt zu übertragen.

2. Lösen Sie Abhängigkeiten von Aufgaben

Ihr Workflow wird immer dann überfüllt sein, wenn Ihr Team auf die Antwort eines Kunden, ein Feedback oder irgendeinen anderen Aspekt warten muss, der ewig dauern würde, um den Prozess in Gang zu bringen.
Um die anstrengende Wartezeit und all die toten Zeitlücken bei der Zusammenarbeit mit einer anderen Partei zu überwinden, müssen Sie unbedingt Ihre Aufgabenabhängigkeiten berücksichtigen.

Sparen Sie viel Zeit durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen, z. B. in Freigabeprozessen oder im Kundensupport.

Eine Möglichkeit, dies effizient zu tun, ist ein nützliches Tool wie das Gantt-Diagramm von Allegra.

Die Integration unterstützt das Scaled Agile Framework (SAFe). So können Sie auch in großen Projekten agile Methoden anwenden und damit die Produktivität steigern, wenn Sie in größeren Teams arbeiten.

3. Verteilen Sie Ihre Zeit und Ihren Aufwand

Die Zeit Ihres Teams zu überwachen, ist ein entscheidender Aspekt, wie Sie produktiver sein können, was letztendlich das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens steigern würde.

Aber vorher müssen Sie verstehen, wohin diese Zeit geht und ob sie in die richtigen Bahnen gelenkt wird.

Betrachten Sie Ihre Zeit als eine unbezahlbare Ressource, die, einmal verloren, nicht wiederhergestellt werden kann. Sie können nur verschiedene Werkzeuge nutzen, um einen Blick darauf zu werfen, wo Sie sie besser investieren sollten.

Mit der Aufgabenmanagement-Software von Allegra können Sie Arbeitsabläufe automatisieren, ohne etwas programmieren zu müssen.

Automatisches Beantworten von E-Mails, Wiedervorlagen, Eskalationen und Genehmigungsverfahren: der grafische Workflow-Editor und die Task-Engine machen es Ihnen leicht, auch komplexe Aufgaben zu automatisieren.

Plus, Sie werden Ihre Zeit maximieren, indem Sie weniger für mehr tun.

4. Immer kommunizieren

Kommunikation ist das A und O – aber wie genau können wir sie zu unserem Vorteil nutzen? Die meisten Mitarbeiter haben das Gefühl, dass ihre Vorgesetzten nicht ausreichend kommunizieren und sie sind verwirrt, was sie zuerst tun sollen und wie sie ihre Aufgaben bewältigen sollen.

Dieser Aspekt kann letztlich zu verlorenen Stunden mit schwachen Ergebnissen und einem Verlust der Gesamtproduktivität des Teams führen.

Außerdem haben sie nicht die Zeit, alle ihre Fragen zu beantworten, so dass eine Menge Verwirrung entstehen kann. Zum Glück ist der beste Weg, mit allen Mitarbeitern in direktem Kontakt zu bleiben und über die Termine auf dem Laufenden zu bleiben, der Einsatz eines Aufgabenmanagement-Tools.

Die GTD-Methode von Allegra zum Beispiel ermöglicht es, dass alle immer in Echtzeit informiert sind und eine identische Sicht haben. Sie können den Zugriff auf alle Informationen im Detail steuern.

So vermeiden Sie, Ihr Team mit Nachrichten zu belästigen, die es nicht interessieren. Mit Workflows können Sie vieles automatisieren. Sie erreichen eine angenehme Transparenz und schnellere Prozesse.

5. Fragen und Feedback geben

Es kann ein riskantes Unterfangen sein, mit seinem Team auf einer Wellenlänge zu sein, ohne zu versuchen, sowohl die arbeitsbezogenen Aspekte als auch die allgemeine Arbeitseinstellung zu verbessern.

Nach der Erledigung einer Aufgabe um Feedback zu bitten oder es zu geben, ein schwieriges Projekt abzuschließen oder sogar die Initiative für ein internes Incentive zu ergreifen, kann ein Game Changer sein, wie man produktiver sein kann und wird höchstwahrscheinlich die Produktivität des Teams erhöhen.

Es wird die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich mehr zu öffnen und transparent zu sein, wann immer sie auf ein Problem stoßen oder einfach nur Dankbarkeit zeigen und zu einer gut gemachten Arbeit gratulieren wollen.

Plus, Sie können leicht herausfinden, ob sie erweiterte Unterstützung bei einer bestimmten Aufgabe benötigen oder ob sie es schätzen würden, mehr Freiraum für sich selbst zu haben, um einen Kreativitätsschub zu bekommen.

Last but not least: Setzen Sie die Leute nicht zu sehr unter Druck!

Am Ende des Tages müssen Sie nur sicherstellen, dass jeder sein Bestes gegeben hat und bereit ist, konsequent zu sein und sich jeden Tag zu verbessern.

Die Arbeitskultur muss neben der Teamarbeit und den täglichen Aufgaben auch Raum für die persönliche Entwicklung lassen.

Erlauben Sie den Menschen, ihre Individualität zu leben und gleichzeitig im Team zu arbeiten, indem Sie sich auf Lösungen statt auf Probleme konzentrieren. Helfen, überwinden, anpassen, selbst sein. Das ist es, was ein gewöhnliches Team zum ultimativen Dreamteam macht.

Weitere Informationen

Lesen Sie mehr über Meilensteintrendanalyse und bekommen Sie eine Übersicht über Projektmanagement Methoden hier.

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