Trigger und Bedingungen

Sie können Benachrichtigungen vom Allegra-System erhalten, wenn Vorgänge, an denen Sie interessiert sind, erstellt, geändert oder fällig werden. Sie können mit Hilfe von Benachrichtigungs-Auslösern und Benachrichtigungs-Bedingungen steuern, unter welchen Umständen Sie solche Informationen erhalten.

Die Benachrichtigung bei der Erstellung oder Änderung eines Vorgangs ist ein zweistufiger Prozess, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Benachrichtigungs-Auslöser und Benachrichtigungs-Bedingung

Zunächst wird auf der Grundlage eines konfigurierbaren Auslösers eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst. Anschließend wird der Vorgang, das das Auslöseereignis verursacht hat, durch die Benachrichtigungs-Bedingung geprüft. Nur wenn der Vorgang die Bedingung erfüllt, wird tatsächlich eine Benachrichtigung gesendet.

Im obigen Beispiel wird nur dann eine Benachrichtigung ausgelöst, wenn sich der Status, die verantwortliche Person oder das Enddatum ändert. Aber nur wenn die neue Priorität des Vorgangs, d. h. die Priorität nach der Änderung des Vorgangs, „hoch“ ist und „Susan Doe“ entweder der neue oder der alte Bearbeiter ist, wird tatsächlich eine Benachrichtigung versendet.

Mit Benachrichtigungs-Triggern können Sie für jede Aktionsart (Erstellen, Bearbeiten, Ändern von kosten- und budgetbezogenen Informationen), für jede RACI- und Elementrolle (Manager, Verantwortlicher, Autor, Konsultierter, Informierter, Beobachter) und für jede Elementeigenschaft festlegen, ob eine Nachricht ausgelöst wird oder nicht.

Wichtig

Benachrichtigungs-Auslöser können nicht verwendet werden, um andere von Benachrichtigungen auszuschließen. Jeder Benutzer kann für sich selbst die bereichs- oder systemweiten Einstellungen überschreiben. Benachrichtigungs-Auslöser legen fest, wie SIE oder andere, die denselben Auslöser verwenden, informiert werden sollen.

Als Standardbenutzer müssen Sie keine eigenen Auslöser definieren. In diesem Fall gelten für Sie die Raum- oder Systemvorgaben. Wenn Sie einen eigenen Auslöser definieren möchten, beginnen Sie am besten mit dem Kopieren eines vorhandenen Auslösers.

Mit Benachrichtigungs-Bedingungen können Sie komplexe Filterkriterien definieren, die auf den Werten der neuen und vorherigen Vorgangsattribute basieren. Sie möchten zum Beispiel nur benachrichtigt werden, wenn ein Vorgang neu geöffnet oder geschlossen wurde.

Sie können Ihre eigenen Bedingungen definieren oder bestehende Bedingungen verwenden, und Sie können Ihre persönliche Bedingung speziell für jeden Bereich zuweisen. Wenn Sie dies nicht tun, gelten die vom Raum- oder Systemadministrator vorgegebenen Einstellungen.

Alle Vorgangsattribute können entweder mit ihrem „neuen“ oder ihrem „alten“ Wert ausgewählt werden. „Neu“ bedeutet der Eigenschaftswert, der das Ergebnis der Aktion war, die den Benachrichtigungs-Auslöser verursacht hat, und „alt“ bedeutet den Wert, den die Eigenschaft vor der Aktion hatte.

Auf diese Weise können Bedingungen definiert werden, die auf Übergänge prüfen, z. B. Zustandsübergänge von irgendwo nach „erledigt“ oder verantwortliche Übergänge von Ihnen selbst zu jemand anderem.