Multitasking im Projektmanagement

Sie sind Hans Dampf in allen Gassen? Ihr Team arbeitet unter Hochdruck und Sie kommen dennoch nicht voran? Dann könnte es sein, dass Sie Ihr Multitasking im Projektmanagement überdenken sollten.

Lange Zeit hatte man es zwar vermutet, doch nie systematisch erforscht. Nun jedoch ist es wissenschaftlich bestätigt: Wer sich mit zu vielen Dingen gleichzeitig beschäftigt, wird uneffektiv. Und dieses Negative Multitasking schadet auf Dauer dem Unternehmenserfolg.

Wer hat sich nicht schon einmal über die ständigen Unterbrechungen geärgert, die dazu führen, dass man eine Aufgabe beim besten Willen nicht in der vorgegebenen Zeit fertigstellen konnte? Oder über ständig wechselnde Prioritäten: Stets brennt es an einer anderen Stelle, ständig müssen Aufgaben hinten angestellt werden, die gestern noch höchste Dringlichkeit hatten. Eine vielleicht tröstliche Nachricht: Sie sind nicht allein!

Ganz im Gegenteil: Das parallele Arbeiten an vielen verschiedenen Projekten stellt nach einer im von April bis Juni 2016 in deutschen Unternehmen durchgeführten Studie das Hauptproblem in der Unternehmenssteuerung dar. 60 Prozent der 500 befragten Projektverantwortlichen sind der Überzeugung, dass ein erheblicher Anteil des Aufwandes nicht wertschöpfend eingesetzt wird. Und mehr noch – fast 70 Prozent der Teilnehmer schätzt ein, dass rund ein Drittel der Projektlaufzeit eingespart werden könnte. Hätte man nicht mit den typischen Problemen zu kämpfen, denen Führungskräfte und Mitarbeiter in Multiprojektumgebungen tagtäglich ausgesetzt sind.

Negatives Multitasking als Effektivitätskiller

In den meisten Unternehmen müssen die Mitarbeiter nicht nur ein Projekt innerhalb eines Zeitrahmens bearbeiten. Meist ist es ein und derselbe Mitarbeiter, der zur gleichen Zeit in verschiedene Projekte eingebunden oder sogar mit Verantwortlichkeiten versehen ist. Nur ein Fünfzigstel (!) der befragten Teilnehmer gibt an, nicht an mehreren Aufgaben parallel arbeiten zu müssen. So wird es schwer, sich auf eine einzelne Zielsetzung zu konzentrieren und diese bis zur vorgegebenen Deadline zu erreichen.

Die Probleme sind symptomatisch und werden in der erwähnten Studie „Multitasking im Projektmanagement. Status Quo und Potentiale“ auf den Punkt gebracht. Die von dem deutschen Unternehmen VISTEM in Kooperation mit der Hochschule Koblenz durchgeführte Befragung von Geschäftsführern, Projektleitern, Portfoliomanagern, PMO-Verantwortlichen und anderen mit dem Projektmanagement betrauten Personen stellt die erste wissenschaftlich fundierte Erhebung zum Thema Multiprojekt-Management dar.

Multitasking im Projektmanagement ist schädlich

Ständig wechselnde Prioritäten, Unterbrechungen und die fehlende Unterstützung durch das Management führen nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, sondern ganz klar zu höheren Aufwänden in den Projekten – ein harter Fakt, der durch deutliche Zahlen untermauert wird:

Nur ein Zehntel der Befragten kann Aufgaben ohne Unterbrechungen fertigstellen.
Fast 70 Prozent der Gruppenleiter stehen häufig wechselnden Prioritäten gegenüber.
Sogar 80 Prozent der Befragten gaben an, dass häufige Änderungen der operativen Prioritäten zu ständigen Unterbrechungen im Projektablauf führen.

Hinzu kommt die fehlende Unterstützung durch das Management, auf die in rund 70 Prozent der Fälle gewartet werden muss – beziehungsweise durch die sich das Projekt verzögert.

Und noch eine Zahl, die nachdenklich stimmt: Mehr als drei Viertel der Projekte startet nur unzureichend vorbereitet – was zu Nachbesserungen und Mehraufwand führt.

Fazit: Ein Viertel der Befragten aus Firmen mit einem hohen Multitasking-Anteil schätzt seinen Unternehmenserfolg als deutlich schlechter ein.