Projektsteuerung: Die Grundlagen

Um im Projektmanagement und dem Projektcontrolling erfolgreich zu sein, muss man genau planen, aber auch konsequent überprüfen, ob alles nach Plan läuft! All dies wird unter dem Begriff “Projektcontrolling” zusammengefasst. Das ist ein ziemlich weit gefasster Begriff für etwas sehr Umfassendes, es geht nicht nur um die Analyse von Kennzahlen. Was bedeutet also Projektcontrolling, und was beinhaltet es wirklich?

Was versteht man unter Projektcontrolling?

Der Begriff ist wie folgt definiert:

“Projektcontrolling bezeichnet alle Tätigkeiten, die zur Steuerung eines Projektes während seiner gesamten Laufzeit notwendig sind. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminplanung sowie die Kommunikation und Finanzierung von Projekten in einem Unternehmen” – REFA-Lexikon.

Anhand der obigen Definition wird deutlich, dass das Projektcontrolling einen großen Teil des Projektmanagements ausmacht.

Wir sagen gerne, dass das Ziel von Projekten darin bestehen sollte, die Erreichung aller vorgegebenen Projektziele zu gewährleisten. Wie bereits angedeutet, erfordert die richtige Steuerung eines Projekts umfassende Überlegungen und Analysen. Das Projektcontrolling ist wie ein Regelkreis. Der Kreislauf des Projektcontrollings ergibt sich aus den Aufgaben des Projektcontrollings und des ständigen Abgleichs, von der anfänglichen Zielformulierung bis zum Abschluss des Projekts.

Voraussetzungen für das Projektcontrolling

Damit Projektcontrolling erfolgreich sein kann, müssen einige Voraussetzungen vor Projektbeginn erfüllt sein. Das Thema Transparenz ist im Projektcontrolling besonders wichtig. Denn sie ist besonders entscheidend für das große Ganze und das eigentliche Ziel. Alle kleinen Aufgaben, die auf das Erreichen des Hauptziels ausgerichtet sind, sollten sich an der SMART-Formel orientieren. Das bedeutet im Wesentlichen, dass das Projekt und seine Teilaufgaben spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch/relevant und terminiert sein müssen! Dies schafft Klarheit für die Zeitplanung, den angemessenen Einsatz von Ressourcen und das gewünschte Endergebnis.

Was sind die verschiedenen Aufgaben des Projektcontrollings?

Zusammengefasst sind die Hauptaufgaben des Projektcontrollings:
– Begleitung der Planung im Hinblick auf die für das Projekt erforderlichen Leistungen, Kosten und Termine.
– Koordinierung und Durchführung von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan.
– Einteilung der Projekte in verbleibende unternehmerische Aktivitäten.
– Überwachung und Kontrolle durch regelmäßige Überprüfung des Fortschritts und der Qualität aller Projektleistungen und -ergebnisse.
Bei der Bearbeitung dieser Aufgaben stellen Sie auch sicher, dass die Kommunikation mit Stakeholdern, Kunden, aber auch dem Projektleiter und allen Kollegen stets auf einer aktuellen und faktenbasierten Grundlage erfolgt.

Je nach Organisation, Größe des Projekts und Auftraggeber muss das Projektcontrolling den Projektleiter und sein Team immer unterstützen. Sie können einen oder mehrere Controller einsetzen, die den Projektfortschritt analysieren und Gegenmaßnahmen koordinieren, damit die Projektleitung in Notfällen eingreifen kann. Sie können auch bestimmte Projektcontroller mit der Erledigung bestimmter Aufgaben beauftragen, um die Koordination und Effizienz zu erhöhen.
Bei kleineren Projekten oder bei einer geringen Anzahl von Beteiligten kann es auch vorkommen, dass der Projektleiter das Controlling übernimmt. In diesem Fall haben die Aufgaben auch viele Überschneidungen, mit dem Ziel, Projekte erfolgreich abzuschließen.

Es liegt auf der Hand, dass die Steuerung eines Projekts von mehreren Faktoren abhängt, die dabei helfen. Da Projekte immer in Verbindung mit der Erreichung von Zielen, der Betrachtung operativer Parameter usw. stehen, gibt es einige Rahmenbedingungen, die bei der Steuerung eines Projekts zu berücksichtigen sind.

• Leistungsfortschritt: Werden die richtigen Aufgaben fristgerecht und im Einklang mit dem Zeitplan erledigt?
• Etappenziele: Werden alle Meilensteine rechtzeitig erreicht, sind sie realistisch gesetzt?
• Termine: Gibt es Verzögerungen bei der Bearbeitung des Projekts, wenn ja, warum?
• Kosten: Ist das geplante und verfügbare Budget ausreichend, um das Projekt erfolgreich abzuschließen?  

Projektcontrolling: Vorbereitung, Planung und Projektkalkulation

Da das Projektcontrolling den Projekterfolg in seiner Gesamtheit, den Projektfortschritt und die Qualität der Projekte messen und sichern soll, muss es gründlich vorbereitet, geplant und kalkuliert werden. Dazu gehören u.a.

• Die Aufgabenverteilung ist fair und bezieht die Beteiligten ausreichend ein, so dass sie den Fähigkeiten der Teammitglieder entspricht.
• Die Zeitplanung enthält realistische Meilensteine und Zeitpuffer.
• Klarheit über die Kosten und die Verteilung des verfügbaren Budgets auf alle Aufgaben, die in den Anwendungsbereich des Projekts fallen.

Erfassen, Überprüfen und Anpassen von Kennzahlen

Es versteht sich von selbst, dass alle nachvollziehbaren Zahlen, die während der Projektdurchführung auftauchen, sorgfältig überprüft werden müssen. Dies lässt Raum, um die als Zielvorgabe genannten Kennzahlen gegebenenfalls zu korrigieren und so Fehlentwicklungen rechtzeitig angehen zu können, bevor zu viel Schaden entstanden ist.

Damit das Projektcontrolling über aussagekräftige Messungen und Analysen verfügt, ist eine regelmäßige Überprüfung aller wichtigen Parameter unabdingbar. Dazu gehört u.a. eine ständige Überprüfung, z.B. ein Soll-Ist-Vergleich, von Daten wie erbrachte Leistungen, erledigte Aufgaben und Teilprojekte oder Zeitfortschritt.

Projektcontrolling Methoden & Beispiele

Controlling haben wir einige Beispiele zusammengestellt, die dies verdeutlichen. Es gibt konkrete Verfahren und Methoden im Projektcontrolling. Welche Methode für das eigene Projekt am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B.:
– Umfang und Bedeutung des jeweiligen Projekts
– Größe des Unternehmens und Größe des am Projekt beteiligten Teams
– Relevante Kennzahlen und Messwerte für das Projekt

Projektcontrolling: Projektstrukturplan

Die Grundlage für alle Pläne und späteren Erfolgsmessungen ist eine gute und gründliche Projektplanung. Dazu wird in der Regel der Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Man braucht eine durchdachte Detaillierung des Projekts in seiner Grundstruktur. Der PSP schafft eine logische Verbindung zwischen den einzelnen Elementen des Projekts, z. B. nach einer bestimmten Projektphase oder inhaltlichen Zuordnung. Der Projektstrukturplan ermöglicht eine genaue Priorisierung, Ressourcenzuweisung und eine angemessene Terminplanung mit fortschrittlichen Methoden.

Projektsteuerung: Earned-Value-Analyse

Eine weitere Methode für ein effektives Projektcontrolling ist die Earned-Value-Analyse. Der Zweck dieser Analyse ist die Überprüfung und Bewertung des Fortschritts bis zum Endwert des Ergebnisses. Die grundlegenden Elemente sind der geplante Wert, die tatsächlichen Kosten und vor allem der verdiente Wert.
Die Vorteile der EVA liegen in der objektiven Gegenüberstellung von Terminen und erbrachten Leistungen. Er ermöglicht es, Kosten und Fertigstellungstermine während der Projektlaufzeit zu bewerten. Damit diese Methode überhaupt angewendet werden kann, muss das Projekt sehr genau und praktisch vollständig geplant sein. Insgesamt erfordert diese Methode sehr gute Kenntnisse des Projektmanagements und möglichst viel Erfahrung im Projektmanagement.

Ampelsteuerung

Eine weitere Möglichkeit, laufende Projekte zu überwachen, ist das sogenannte Ampelcontrolling (auch Ampelsystem oder Ampelmethode). Diese Variante ist durch ihre Übersichtlichkeit wie auf einer Straße besonders hilfreich. Der Status von Aufgaben wird anhand der drei Ampelfarben grün (los), gelb (stockend) und rot (gestoppt) bewertet.
Das Ampelcontrolling ermöglicht eine exakte Bewertung mit besonderem Fokus auf das Zeitmanagement und eignet sich daher besonders für Projekte mit vielen gleichzeitig anstehenden Terminen, deren Erreichung stets überprüft und sichergestellt werden soll. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass die Ampelphasen immer aktuell sind und Sie sofort auf dem neuesten Stand sind.

Andere Methoden

Wenn Sie daran interessiert sind, finden Sie hier einige andere Methoden, die Menschen anwenden, wenn sie versuchen, ein neues laufendes Projekt zu kontrollieren:
– Meilenstein-Plan
– Meilenstein-Trend-Analyse (MTA)
– Risikoanalyse
– Soll-Ist-Vergleich

Software zur Projektsteuerung

Nachdem Sie nun ein wenig darüber gelesen haben, was Projektcontrolling und Projektmanagement im Allgemeinen ausmacht, denken Sie wahrscheinlich über Software nach, die Ihnen dabei helfen könnte. Kurz gesagt: Allegra Software ist genau das, was Sie suchen. Mit einer extrem fortschrittlichen Software, die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann, haben Sie die volle Kontrolle über die Verwaltung und Planung Ihres Projekts.

Zusammenfassung

Projektcontrolling ist komplex und geht weit über die Überwachung oder Steuerung eines Projekts hinaus. Die Methoden vereinfachen Entscheidungen und sichern Wirtschaftlichkeit und Termintreue. Dies ist jedoch nicht ohne präzise Planung und umfassende Transparenz möglich. Sind diese Rahmenbedingungen jedoch erfüllt, profitieren Sie u.a. von:
– Frühzeitiges Erkennen von Risiken, die Ihr Projekt bedrohen
– Klare Ziele, die es zu erreichen gilt
– Vereinfachte Kommunikation mit Stakeholdern und Kunden durch Genauigkeit im Projektverlauf
– Transparente Analyse von Leistung, Kosten und Termintreue

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