Wrike Projektmanagement-Software Test

Wrike Projektmanagement-Software: bewährte Lösung

Wrike ist eine funktional umfangreiche, leistungsfähige Projektmanagement-Software. Mit Wrike können auch größere Projekte gesteuert werden. Die Komplexität dieses Projektmanagement-Tools fordert ihren Tribut bei der Einarbeitungszeit. Die Konfiguration des Systems und seine Anpassung an die eigenen Bedürfnisse benötigt am Anfang etwas Zeit.

1. Allgemeine Funktionalität

Betrieb

Wrike wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich in der EU.

Projekte und Projekttypen

In Wrike Projektmanagement-Software verwaltet man Vorgänge in Projekten bzw. Arbeitsbereichen. Bereiche haben einen Typ, womit sich zentral Einstellungen an allen Bereichen dieses Typs vornehmen lassen. In Wrike lassen sich Vorlagen für Projekte bzw. Bereiche anlegen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Wrike haben die Vorgänge einen Vorgangstyp, der das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflussen kann. Es gibt z.B. „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“.

Eigene Vorgangstypen können nicht erstellt werden.

Vorgangstypen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Wrike unterstützt hierarchische Vorgänge in beliebiger Tiefe. Durch die Hierarchie entstehen auch funktionale Abhängigkeiten; z.B. kann ein Vorgang nicht geschlossen werden, wenn noch untergeordnete Vorgänge offen sind. Oder der Endtermin eines untergeordneten Vorgangs kann nicht hinter den Endtermin eines übergeordneten Vorgangs gelegt werden.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich nicht abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. nicht verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet wird.

Benachrichtigungen

Wrike besitzt ein einfaches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem. Die E-Mail-Benachrichtigungen beruhen auf Vorlagen, die angepasst werden können. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Das Benachrichtigungssystem ist nicht in der Lage, E-Mails nur an den Manager des betroffenen Vorgangs zu schicken, wenn der Vorgang erledigt war und nun wiedereröffnet wurde.

Zugangsberechtigungen

Die Gewährung von Zugriffsrechten erfolgt in Wrike rollenbasiert und projektspezifisch. Berechtigungen können vergeben werden für

• ein komplettes Projekt bzw. einen Arbeitsbereich
• Vorgangstypen wie Tasks, offene Punkte oder Problemberichte
• einzelne Attribute wie z.B. das Budget für einen Vorgangs

Das Berechtigungssystem erlaubt es, sehr genau zu steuern, wer was sehen oder ändern darf. Es lassen sich eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen definieren.

Attribute

In der Wrike Projektmanagement-Software kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Es steht eine umfangreiche Auswahl an Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label, Personenauswahl oder Datumsfelder. Zusätzlich lässt sich das Verhalten der Standardattribute sinnvoll anpassen, z.B. der voreingestellte Wert für ein Anfangs- oder Enddatum.

So kann man z.B. ein Auswahllistenfeld erstellen, das alle Benutzer, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, anbietet.

Für verschiedene Projekte lassen sich für die Attribute unterschiedliche Voreinstellungen konfigurieren.

Eingabemasken

In Wrike können beliebig viele Eingabemasken definiert werden. Die Eingabemasken können mit Reitern und Panels strukturiert werden.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In Wrike gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen. Über Plug-Ins können eigene Verknüpungstypen eingebracht werden.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Cockpits lassen sich als Vorlagen speichern und können zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Durchschnittliche Antwortzeit
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

Berichte lassen sich in Wrike basierend auf Berichtsvorlagen oder durch direkten Export nach Excel oder PDF realisieren. Die Berichtsvorlagen lassen sich relativ einfach an eigene Bedürfnisse anpassen und unterstützen Ausgaben in PDF, Excel, Word und HTML.

Benutzerverwaltung

Eine Synchronisation von Wrike mit einem Verzeichnisserver ist nicht vorgesehen. Wrike lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS und Shiboleth integrieren. Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von Wrike vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in Wrike nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

Wrike kann nicht vom Nutzer erweitert werden, es gibt dafür keine passenden Schnittstellen.

2. Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Wrike ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Wrike erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Wrike Projektmanagement-Software erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Wrike unterstützt die GTD-Methode leider nicht, d.h. persönliche Kennzeichnungen oder Wiedervorlagetermine sind nicht möglich.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben.

Wrike bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Wrike Projektmanagement-Software unterstützt die erste Variante mit einem etwas schwer zu bedienenden Tabellen-Editor. Es gibt keine einfache Möglichkeit, Aufgabenmengen zu kopieren und dann anzupassen.

3. Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Wrike erlaubt es, Bereiche beliebig tief hierarchisch anzuordnen und unterstützt so ein einfaches, pragmatisches Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Wrike Projektmanagement-Software erlaubt es, Projekte beliebig tief hierarchisch zu strukturieren. Den verschiedenen Teilprojekten können eigene Projekttypen mit entsprechender Anpassung an die spezifischen Teilprozesse zugeordnet werden. So lassen sich auch hybride Projekte realisieren, also Mischungen aus klassischem und agilem Projektmanagement.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

In Wrike können WBS komplett dargestellt werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann auf jeder Ebene frei definiert werden.

Interaktives Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme helfen, den zeitlichen Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festzulegen und darzustellen. Wrike bietet eine leistungsfähige, interaktive Gantt-Komponente. Es ist möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Kalender, aus dem die Verfügbarkeit hervorgeht. Die Verfügbarkeit wird bei der Ressourcenplanung vom System berücksichtigt.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt ist in Wrike auf drei unterschiedlich genaue und aufwändige Weisen darstellbar:

• Über die Anzahl schon erledigter Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge
• Über den Zustand von Aufgaben mit zugeordnetem Fertigstellungsgrad
• Über die Leistungswertmethode (Earned Value)

Die letzte Methode erfordert es, den tatsächlich geleisteten Aufwand nachzuhalten. Dafür erhält man eine sehr zuverlässige, konservative Schätzung der aktuellen und zukünftigen Planabweichung. Der Fortschritt und die Planabweichungen werden in entsprechenden Diagrammen übersichtlich und leicht verständlich dargestellt.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt komplett ein agiles Projektmanagement nach Scrum und Kanban. Es gibt nicht nur die entsprechenden Ansichten wie ein Taskboard oder Burn Charts, sondern im Kern des Systems sind alle für ein agiles Arbeiten notwendigen Elemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints implementiert.

Backlog-Priorität, Sprint-Kapazität und Team Velocity werden durch entsprechende Anwendungslogik unterstützt. Aus einem vorhergehenden Sprint übrig gebliebene Tasks können automatisch in den nächsten Sprint übernommen werden. Sprints können automatisch im Voraus erstellt werden.

Für Software-Entwickler gibt es Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Weiterführende Artikel

Noch unschlüssig? In diesem Artikel über Allegra und OpenProject erfahren Sie mehr über diese beiden ernsthaften Alternativen zu Wrike.

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