Eingehende E-Mail-Verbindung

Allegra kann E-Mails empfangen und aus ihnen neue Vorgänge erstellen oder Informationen zu vorhandenen Vorgängen hinzufügen. Zu diesem Zweck verhält sich Allegra wie ein Standard-E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird und muss deshalb eine Verbindung mit einer Mailbox auf einem POP3- oder IMAP-Mailserver haben.

Die Verwendung einer eingehenden Mailbox ist optional, Sie müssen sie nicht konfigurieren.

Mailserver-Protokoll

Es gibt zwei populäre E-Mail-Protokolle, um mit einem Postfach zu kommunizieren: POP3 und IMAP. Hier können Sie auswählen, welches Sie bevorzugen. Ihr Server muss das gewählte Protokoll unterstützen.

Mailserver-Name und Port

Postfächer werden von Mailservern verwaltet. Hier geben Sie den Namen des Mail-Servers ein, auf dem sich die Allegra System-Mailbox befindet.

Normalerweise sollten Sie den Standard-Port-Satz (110 für POP3 oder 143 für IMAP und 995 für POP3 über SSL / TLS und 993 für IMAP über SSL / TLS) belassen.

Mailbox Benutzername und Kennwort

Alle Mailbox-Server erwarten, dass Sie sich authentifizieren, bevor Sie E-Mails abrufen. Hier geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein.

Warnung

Verwenden Sie kein bestehendes, privates Konto, dass Sie auch anderweitig benutzen. Sie könnten E-Mails verlieren.

Falls das Erstellen von Vorgängen per E-Mail aktiviert ist, wird dieses Postfach regelmäßig nach neuen E-Mails abgefragt. Die E-Mails werden gelesen und die Vorgänge werden aus den E-Mails erstellt. Der E-Mail-Betreff wird dem Vorgangstitel zugeordnet, der E-Mail-Körper wird der Vorgangsbeschreibung zugeordnet, und alle Anhänge werden dem Vorgang als Anhänge hinzugefügt.

Verschlüsselte Verbindungen

Sie sollten eine verschlüsselte Verbindung zwischen Ihrem Allegra-Server und Ihrem POP3- oder IMAP-E-Mail-Server verwenden. Sie können zwischen SSL, TLS und TLS falls vorhanden wählen.

Für verschlüsselte Verbindungen müssen Sie zunächst ein Zertifikat von Ihrem E-Mail-Server in den lokalen Keystore Ihres Allegra-Servers importieren. Wie dies funktioniert, ist unter Verwenden von SSL- und TLS-Verschlüsselung auf E-Mail- und LDAP-Verbindungen beschrieben.

E-Mail-Eingaben

Allegra kann so konfiguriert werden, dass per E-Mail Vorgänge angelegt oder um Kommentare ergänzt werden können. Das kann sehr nützlich sein, wenn z.B. Kunden keinen Zugang zum Allegra-System haben, und auf diese Weise doch indirekt dort Vorgänge einstellen können.

Sie können E-Mail-Eingaben aktivieren oder deaktivieren. Sie können auch entscheiden, ob Sie E-Mail-Eingaben von Benutzern akzeptieren möchten, die nicht im System registriert sind.

Allegra prüft regelmäßig die konfigurierte Mailbox auf neue Nachrichten und erstellt entweder neue Vorgänge im Standardprojekt, das Sie hier konfigurieren müssen, oder fügt Einreichungen als Kommentare zu vorhandenen Vorgängen hinzu, wenn die Betreffzeile mit einer Nummer versehen ist und diese Nummer einem Vorgang zugeordnet werden kann.

Mails auf Server belassen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie Nachrichten auf Ihrem Mail-Server behalten möchten, obwohl Ihr Allegra Server sie gelesen hat. Dies kann nützlich sein, wenn Sie auf das gleiche Postfach auch mit einem interaktiven E-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook zugreifen.

Unbekannte Absender zulassen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie unbekannten Absendern erlauben möchten, im Allegra-System per E-Mail Vorgänge anzulegen. Die Adresse der E-Mail-Absender wird immer noch auf die Einhaltung der erlaubten Domänenmuster überprüft, aber es ist nicht mehr erforderlich, dass die Absender-E-Mail-Adresse einem Benutzer innerhalb des Allegra-Systems zugeordnet sein muss.

E-Mail Standardbereich

Wenn E-Mail-Eingaben freigegeben sind, muss es einen Bereich geben, dem die eingehenden E-Mails zugeordnet werden können. Dies könnte eine Art „catch all“ -Bereich sein, von wo aus die Vorgänge regelmäßig auf ihre endgültigen Bereiche übertragen werden. In der Regel überwachen ein oder zwei Personen diesen Bereich und entscheiden, wie es dann weitergeht.

Jeder Bereich kann einen eigenen E-Mail-Posteingang konfiguriert haben. In diesem Fall muss kein globaler E-Mail-Posteingang konfiguriert werden.

Zulässige Domänenmuster

Um zu verhindern, dass Benutzer von unbestätigten Domains (z.B. hotmail.com, gmx.com) registriert werden, kann ein Perl5-regulärer Ausdruck definiert werden, so dass nur E-Mail-Domains, die mit diesem Ausdruck übereinstimmen, sich registrieren dürfen. Sie müssen höchstwahrscheinlich die Beispielvorgabe auf der Website-Konfigurationsseite ändern.

Beispiel Muster:

[^@\T]@bosch\.com

Dieses Beispiel erlaubt nur Benutzern aus Domain „Bosch.com“ sich zu registrieren. Einige weitere Beispiele:

[^@\T]@t-online\.de | [^@\t]@computer\.org

passt zu allen Benutzern aus Domains t-online.de und computer.org. Das Muster

\W[-.\W]+\@[-.\W]+\.\W{2,3}

passt sich an alle E-Mail-Domains ohne Einschränkungen an.