Kanban für Einsteiger: Ein kompletter Leitfaden

Kanban für Einsteiger? Warum ist es hilfreich zu lernen, wie und wo man Kanban-Software einsetzt? Kanban-Tafeln helfen allen, sich auf die Fertigstellung bestehender Arbeiten zu konzentrieren, bevor neue Arbeiten begonnen werden. Kanban-Tafeln können verteilte Teams vereinheitlichen. Lesen Sie weiter, um mehr über Kanban für Einsteiger zu erfahren…

1. Was ist Kanban? 

Herkunft 

Kanban kommt ursprünglich aus Japan. Toyota entwickelte das System intern, bereits 1947. Das erklärt auch, wie die Methode zu ihrem Namen kam: eine Zusammensetzung aus den beiden japanischen Silben kan und ban, was grob übersetzt “Signalkarte” bedeutet. Damals setzte das Unternehmen Kanban ein, um den Materialfluss zu optimieren. Toyota wollte damit sowohl Engpässe als auch einen zu hohen Bestand an Produktionsmaterialien vermeiden. Es wurde in den Produktionsstätten von Toyota eingesetzt und beeinflusste auch die agile Entwicklung in der IT und anderen Abteilungen. Das Ergebnis dieser Bemühungen wird heute auch als Pull-Methode bezeichnet, da Nachschub erst dann bestellt wird, wenn sich die Bestände dem Ende zuneigen. Außerdem kann Kanban mit anderen agilen Methoden wie Scrum kombiniert werden (Scrum beschreibt eine Reihe von Meetings, Werkzeugen und Rollen, die zusammenarbeiten, um Teams bei der Strukturierung und Verwaltung ihrer Arbeit zu unterstützen).

Kanban für Anfänger:

• Management-Technik zur Überwachung und Vereinfachung des Aufgaben-Workflows. Es ermöglicht Ihnen, jeden Schritt Ihres Arbeitsablaufs auf einer Tafel, dem “Kanban-Board”, zu visualisieren.
• Organisieren und verwalten Sie den Arbeitsprozess auf eine einfache und angemessene Weise.
• Es soll Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu visualisieren, die Effizienz zu maximieren und sich kontinuierlich zu verbessern. 
• Erkennt, dass bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten einen Wert haben können und erhaltenswert sind.

Beispiel: Work-in-Process- oder WIP-Limits sind ein weiteres wichtiges Kanban-Konzept, das allen Teams, einschließlich Entwicklungsteams, helfen kann, den Arbeitsfluss durch ihr System aktiv zu steuern. In diesem Beispiel für eine Kanban-Tafel verwendet das Team WIP-Limits, um die Anzahl der Arbeitselemente zu begrenzen, die in einem bestimmten Schritt zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden sein können. 

 2. Vorteile von Kanban 

Kanban ist großartig, um den Workflow zu verbessern und den Zeitzyklus zu minimieren, aber es erhöht auch die Prozessflexibilität. Wenn Sie nach einer Methodik suchen, die sich mit dem Wind der Veränderung biegen und nicht brechen kann, dann ist Kanban genau das Richtige für Sie.

Eines der ersten Prinzipien von Kanban ist es, kleine inkrementelle Änderungen an bestehenden Prozessen vorzunehmen. Teams, die eine neue Herangehensweise an das Projektmanagement starten wollen, ohne bestehende Prozesse auf den Kopf zu stellen, werden natürlich eine gute Passung mit der Kanban-Methodik finden.

3. Elemente

• David Anderson stellte fest, dass Kanban-Boards in fünf Komponenten unterteilt werden können: 

1. Visuelle Signale, 
2. Spalten, 
3. Grenzen für den Arbeitsfortschritt, 
4. einen Bereitstellungspunkt 
5. und einen Lieferpunkt.

Und drei Ebenen der Unterstützung in einem Workflow:

Der Umfang, in dem Kanban in einem Unternehmen eingesetzt wird, lässt sich durch “Flugebenen” darstellen. Dr. Klaus Leopold, ein weiterer Kanban-Pionier, veranschaulicht anhand von drei verschiedenen Ebenen, wo Kanban Arbeitsabläufe unterstützen kann:

• Flight Level 1 – Operative Ebene: Auf dieser Ebene – der niedrigsten – befindet sich das Team von Spezialisten, deren tägliche Arbeit sich um die Herstellung des Produkts oder die Erbringung der Dienstleistung dreht. 
• Flug-Ebene 2 – Koordination: Die zweite Ebene betrifft also die Koordination zwischen den Teams. Hier wird im Kanban sichergestellt, dass alle Teams die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge bearbeiten und ständig mit Arbeit versorgt werden.
•  Flight Level 3 – Strategisches Portfoliomanagement: Die dritte Ebene ist erreicht, wenn nicht nur ein Projekt mit Kanban koordiniert wird, sondern das gesamte Portfolio nach der agilen Methode organisiert wird. 

4. Erstellen eines Kanbans  (Aufgabendauer und kritische Teile) 

Die Kanban-Methode ist ein Mittel zum Entwerfen, Verwalten und Verbessern von Ablaufsystemen für Wissensarbeit. Die Methode ermöglicht es Organisationen auch, mit ihrem bestehenden Arbeitsfluss zu beginnen und evolutionäre Veränderungen voranzutreiben. Sie können dies tun, indem sie ihren Arbeitsfluss visualisieren, die unfertige Arbeit (WIP) begrenzen und mit dem Anfangen aufhören und mit dem Fertigstellen beginnen.

• Methodik, die sich auf die Just-in-Time-Lieferung von Funktionalität und die Verwaltung der Menge an unfertiger Arbeit (WIP) konzentriert.

5. Abhängigkeiten 

Aufgabenabhängigkeiten ermöglichen es, Beziehungen zwischen Karten herzustellen, um Arbeitselemente, die in Paketen erledigt werden müssen, visuell zu verbinden. Auf diese Weise wird komplexe Arbeit in Elemente von überschaubarer Größe zerlegt und Sie erhalten ein klares Bild davon, wie weit ein großer Job fortgeschritten ist.

6. Steuernde Projekte 

Dies kann in der praktischen Anwendung durch die folgenden Aktivitäten bewerkstelligt werden:

1. Kanban-Karten zwischen Listen und Tafeln verschieben.
2. Personen zu Kanban-Boards einladen, dann Kanban-Karten zuweisen und abonnieren.
3. Notizen hinzufügen und Diskussionen auf Kanban-Karten-Rückseiten führen.
4. Checklisten oder Aufgaben an Karten anhängen.
5. Grenzen für laufende Arbeiten einbeziehen. 
6. Kanban-Karten beschriften oder kennzeichnen.
7. Setzen Sie Fälligkeitsdaten auf Kanban-Karten.

Prinzipien und Praktiken sind wichtig, um zu differenzieren:

Prinzipien in Kanban für Anfänger:

Prinzip 1: Beginne mit dem, was du jetzt tust

Prinzip 2: Einigen Sie sich auf inkrementelle, evolutionäre Veränderung

Prinzip 3: Respektiere den aktuellen Prozess, die Rollen und Verantwortlichkeiten

Prinzip 4: Ermutigen Sie zu Handlungen der Führung auf allen Ebenen

6 Praktiken in Kanban für Anfänger:

1.Visualisierung: Die K.-Tafel ist eine Visualisierung von Arbeitsabläufen. Die Gestaltung selbst ist relativ flexibel. Wichtig ist jedoch, dass die Stationen übersichtlich sind und zu jeder Spalte die entsprechende Grenze angezeigt wird. Um Ihren Prozess mit einem K.-System zu visualisieren, benötigen Sie eine Tafel mit Karten und Spalten.

2. Begrenzung: Jede Spalte darf nur eine maximale Anzahl von Aufträgen enthalten. Erst wenn eine Auftragskarte nach rechts gewandert ist, kann das Team eine neue Karte von links nehmen. Dies führt zwangsläufig zu einem effizienteren Arbeitsablauf. Die Begrenzung des WIP bedeutet die Implementierung eines Pull-Systems auf Teile oder den gesamten Workflow. Das Festlegen von maximalen Positionen pro Stufe stellt sicher, dass eine Karte nur dann in die nächste Stufe “gezogen” wird, wenn freie Kapazitäten vorhanden sind.

3. Verwaltung: Während des Arbeitsprozesses kann es zu Blockaden und Engpässen kommen. In solchen Situationen ist es notwendig, das Team auf die Beseitigung dieser Hindernisse zu fokussieren. Außerdem kann die Beobachtung des Arbeitsablaufs helfen, die Kapazitäten langfristig richtig zu verteilen.

Feedback: Feedback ist ein notwendiger Bestandteil von Arbeitsabläufen und eine Voraussetzung für deren Verbesserung. Aus diesem Grund sollten regelmäßige Meetings (sog. Kadenzen) abgehalten werden. Im Gegensatz zu Scrum gibt es bei Kanban keinen strikten Rahmen für diese Meetings.

Kaizen: Prozesse innerhalb eines Teams sollten immer ein “work in progress” sein, da nach der Theorie kein Optimum erreicht werden kann. Stattdessen ist es wichtig, eine kontinuierliche Verbesserung anzustreben.

Zusammenfassung von Kanban für Anfänger

Kanban ist ein wesentliches Werkzeug, um einen Arbeitsfortschritt zu visualisieren und die Arbeitsfortschrittsstufen in einem zu überwachen. Dies ist eine hilfreiche Praxis, die den Teammitgliedern helfen kann, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, ohne Ablenkungen oder Druck zum Multitasking.

Hier geht’s weiter mit den den anderen wichtigsten Projektmanagement-Methoden. 

Und alle Projektmanagement-Methoden, die man kennen sollte, sind hier zu finden.