Kurzanleitung zur Projektdokumentation: Wichtige Tipps und Beispiele

Die Projektdokumentation ist zwar nicht der glamouröseste Teil der Arbeit eines Projektleiters, aber sie ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. 

Von der Planungsphase über die Erstellung des Projektzeitplans bis hin zur späteren Verwaltung von Aufgaben und Teams stellt die Dokumentation Ihres Projekts sicher, dass die Beteiligten in Bezug auf Ziele, Anforderungen, Ergebnisse und Ressourcen auf dem gleichen Stand sind. 

Außerdem macht die Projektdokumentation jeden Aspekt Ihres Projekts vollständig nachvollziehbar. Diese Klarheit wiederum hilft Ihnen, Hindernisse oder Verzögerungen während der Kontrollphase leicht zu erkennen. 

Aber wie sollten Sie die Projektdokumentation angehen? Im folgenden Leitfaden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Vorteile der Projektdokumentation, die wichtigsten Tipps für die Projektdokumentation und Beispiele für wichtige Projektdokumente, die Sie erstellen sollten.

Was ist Projektdokumentation?

Einfach ausgedrückt ist die Projektdokumentation der Prozess der Erstellung, Organisation und Verwaltung einer Sammlung von Schlüsseldokumenten, die Sie für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts und die Berichterstattung über den Fortschritt an Kunden und Führungskräfte benötigen.

Der Prozess der Projektdokumentation sollte zu Beginn des Projekts beginnen und während des gesamten Lebenszyklus fortgesetzt werden, wobei nicht nur wichtige Informationen, sondern auch etwaige Änderungen aufgezeichnet werden.

Auch wenn die Projektmanager für die Verwaltung dieses Prozesses verantwortlich sind, werden die Projektdokumente in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und anderen wichtigen Beteiligten erstellt.

Einmal archiviert, können die Dokumente eines kürzlich abgeschlossenen Projekts dazu verwendet werden, die Planungs- und Umsetzungsprozesse für künftige Projekte zu optimieren. 

Warum sollten Sie Ihre Projekte dokumentieren?

Ein rigoroser Projektdokumentationsprozess bietet zahlreiche Vorteile, unter anderem:

• Klare Definition und Festlegung von Zielen, Anforderungen und Ausgangssituation, damit alle Beteiligten die gleichen Erwartungen an ein Projekt haben
• Umwandlung der wichtigsten Projektdokumente in einen detaillierten Projektstrukturplan, mit dem Sie realistische Projektzeitpläne erstellen können
• Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt und halten Sie alle Beteiligten über den aktuellen Stand des Projekts auf dem Laufenden.
• Verbessern Sie die Nachvollziehbarkeit des Projektablaufs und sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben bis wann erledigt werden müssen und wer dafür verantwortlich ist.
• Verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team und minimieren Sie Missverständnisse
• Beschleunigen Sie das Onboarding von Mitarbeitern, indem Sie neuen Teammitgliedern Zugang zu all dem Wissen verschaffen, das in früheren und laufenden Projekten aufgezeichnet wurde.
• Seien Sie gut vorbereitet, wenn es darum geht, potenzielle Risiken zu mindern oder Probleme zu lösen, die während der Umsetzung Ihres Projekts auftreten könnten.
• die Leistung des Teams nach Abschluss eines Projekts zu bewerten und die daraus gezogenen Lehren und möglichen Verbesserungen zu ermitteln

Wie man ein Projekt dokumentiert 

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Projektdokumentation vom ersten Tag an auf dem neuesten Stand halten können? Hier sind 3 nützliche Tipps, die Ihnen helfen, gut geschriebene, relevante und aktuelle Projektdokumente zu erstellen, auf die Ihr Team bei Bedarf leicht zugreifen und sie verwenden kann:

• Bewahren Sie wichtige Projektdokumente an einem Ort auf

Niemand mag eine Schnitzeljagd nach projektbezogenen Informationen in Slack-Kanälen, Chats, E-Mails und freigegebenen Laufwerken veranstalten. Mit einer Projektmanagement-Lösung können Sie alle Projektdokumente an einem einzigen Ort zusammenführen. Das spart Ihnen und Ihrem Team viel Zeit und hilft Ihnen, wichtige Informationen übersichtlich und zugänglich zu halten.

• Bleiben Sie bei der Erstellung Ihrer Projektdokumentation übersichtlich

Wie oft sind Sie schon über ein kilometerlanges Projektdokument gestolpert, das niemand lesen will und das in einem archivierten Ordner liegt? Die goldene Regel bei der Erstellung von Projektdokumenten lautet, nur das Nötigste aufzuschreiben und dabei die Zielgruppe im Auge zu behalten. Schließlich sind diese Dokumente Teil des Wissensmanagementprozesses in Ihrem Unternehmen, d. h. sie müssen als Bezugspunkt für künftige Projekte dienen.

• Setzen Sie regelmäßige Erinnerungen zur Aktualisierung der Dokumente

In den meisten Fällen müssen Projektmanager mindestens ein Dutzend Dinge im Auge behalten, ohne die Aktualisierungen der Dokumentation mitzuzählen. Deshalb ist es am besten, einen Zeitpunkt für die Aktualisierung der Projektdokumente festzulegen, damit sie im Laufe des Projekts auf dem neuesten Stand bleiben. Sie können die Pflege der Dokumentation auch zu einer Teamaufgabe machen, indem Sie den Beteiligten die Möglichkeit geben, Aktualisierungen vorzunehmen, wenn Änderungen auftreten.

Beispiele für Projektdokumente

Sie müssen bedenken, dass die Projektdokumentation je nach Branche, Unternehmensgröße und Art des Projekts, das Sie verwalten, unterschiedlich ist.

Dennoch haben wir auf der Grundlage der fünf Projektmanagementphasen einige der wichtigsten Projektdokumente zusammengestellt, die Sie in jeder Phase Ihres Projekts erstellen müssen:

1. Projektdokumente zu Beginn

• Projektvorschlag: Der Zweck dieses Projektdokuments besteht darin, den Umfang, den Zweck und die Ziele eines vorgeschlagenen Projekts zu umreißen und die Beteiligten davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, Zeit und Ressourcen in das Projekt zu investieren. Wenn das Projekt genehmigt wird, dient der Projektvorschlag als Ausgangspunkt für die Einleitung des Projekts.
• Projekt-Business-Case: Der Business-Case rechtfertigt die Investition in ein bestimmtes Projekt und stellt die damit verbundenen Vorteile, Kosten und Risiken dar. Der Projektsponsor und die wichtigsten Interessengruppen müssen den Business Case prüfen und genehmigen, damit ein Projekt beginnen kann.
• Projektcharta: Die Projektcharta befasst sich mit der Projektplanung auf hoher Ebene. Dieses Projektdokument enthält eine kurze Beschreibung der Projektziele, des Umfangs, der wichtigsten Ergebnisse, der Rollen und Zuständigkeiten des Teams, des Budgets, der potenziellen Risiken und der Einschränkungen. Außerdem genehmigt es den Start eines Projekts und dient als Grundlage für Ihren Projektplan.

2. Planung der Projektunterlagen

• Projektplan: Der Projektplan dient als detaillierter Fahrplan für Ihr Projekt. Er definiert die Hauptziele, die Anforderungen an den Projektumfang, die Ressourcen, die Risiken, die Qualitätskriterien und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten, während er die Aufgaben, die wichtigsten Meilensteine und die zu erbringenden Leistungen in einem Zeitplan festlegt. Die Hauptaufgabe dieses Projektdokuments besteht darin, die Ausführung des Projekts zu steuern und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu erleichtern.
• Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure): Der Projektstrukturplan (PSP) hilft Ihnen, ein Projekt hierarchisch abzubilden und die Phasen, Leistungen und Aufgaben zu bestimmen, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind. Der Projektstrukturplan ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans, der es Ihnen ermöglicht, Ressourcen effizient zuzuweisen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu bestimmen.

3. Dokumente zur Projektdurchführung

• Projektstatusbericht: Da Projekte regelmäßige Statusberichte erfordern, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg bleibt, können Sie diese Art von Dokument verwenden, um die relevanten Interessengruppen über die bisherigen Fortschritte und die geplanten nächsten Schritte zu informieren.
• Projekt-Kommunikationsplan: Der Kommunikationsplan beschreibt, wie der Projektleiter und das Projektteam während der Projektlaufzeit kommunizieren werden. Dieses Projektdokument sollte die verwendeten Kommunikationsmethoden, die Häufigkeit des Informationsaustauschs innerhalb des Teams oder mit anderen Beteiligten sowie die Kontaktinformationen enthalten.
• Protokoll der Risiken und Probleme: Dies ist ein wesentliches Instrument des Risikomanagements, um Hindernisse innerhalb eines Projekts und andere potenzielle Probleme, die sich negativ auf die Durchführung des Projekts auswirken könnten, zu ermitteln und zu verfolgen. Projektmanager verwenden dieses Protokoll, um Probleme zu priorisieren, die erforderlichen Maßnahmen zur schnellen Lösung jedes Problems festzulegen, ein Teammitglied mit der Bearbeitung zu beauftragen und den Status des Problems bis zu seiner Lösung im Auge zu behalten.

4. Kontrolle der Projektdokumente

• Verwaltung von Änderungsanträgen: In diesem Dokument werden Änderungen am ursprünglich vereinbarten Projektumfang festgehalten. Jede Änderung sollte hier festgehalten werden, wobei anzugeben ist, worum es sich handelt, wer sie beantragt hat, warum sie beantragt wurde, wie sie sich auf andere Bereiche des Projekts auswirkt (Budget, Zeitplan usw.) und wie viel die Umsetzung kosten wird. Nachdem die vorgeschlagenen Änderungen geprüft wurden, können sie genehmigt und ausgeführt oder abgelehnt werden.

5. Projektabschlussdokumente

• Projekt-Abschlussdokument: Dieses Dokument hat die Aufgabe, ein Projekt formell abzuschließen. Es wird auch als Projektüberprüfungsdokument bezeichnet und enthält einen Überblick über das Projekt mit Angaben zu Umfang, Budget, Leistungen, Zeitplan und gewonnenen Erfahrungen. Anhand dieses Berichts können die Projektmanager und andere wichtige Beteiligte beurteilen, ob die Leistung des Projekts den ursprünglichen Zielen entspricht und ob die Ergebnisse die zuvor festgelegten Erwartungen hinsichtlich der Qualität erfüllen.

Neben den oben genannten Dokumenten gehören auch Tagesordnungen und Protokolle zu den Projektunterlagen. Während die Tagesordnungen festlegen, was in einer Projektsitzung besprochen wird und wer daran teilnimmt, wird im Protokoll festgehalten, was als Ergebnis der Sitzung beschlossen wurde.

Verwaltung der Projektdokumentation mit Allegra

Allein der Gedanke an die Menge an Papierkram, die Sie vom Beginn eines Projekts bis zum Abgabetermin organisieren und verwalten müssen, kann Sie überfordern.

Deshalb ist es am besten, ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, das Ihnen hilft, alle Dokumente von einer Projektphase zur nächsten an einem Ort zu verwalten und dabei alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Der Enterprise-Plan von Allegra enthält die Wiki-Perspektive, mit der Sie Projektdokumente wie Tagesordnungen, Protokolle und Notizen gemeinsam erstellen und mit Ihrem Team, Ihren Führungskräften oder Kunden teilen können.

Wiki kann die häufigsten Aufgaben bei der Dokumentenerstellung wie jedes andere Textverarbeitungsprogramm bewältigen und unterstützt daher Abbildungen, Standardtabellen (keine verschachtelten Tabellen), Textstyling (fett, kursiv und unterstrichen), Überschriften, Codeblöcke sowie geordnete und ungeordnete Listen. Sie können auch zwischen der Inline-Bearbeitung eines einzelnen Dokumentabschnitts und dem vollständigen Bearbeitungsmodus wechseln, in dem Sie das gesamte Dokument auf einen Blick sehen können.

Wiki-Dokumente können mit Hilfe von Word-Vorlagen einfach in Word-Dokumente oder mit Hilfe von LaTeX-Vorlagen in PDF-Dokumente exportiert werden, so dass Sie mühelos Dokumente mit einem sauberen und ansprechenden Layout erstellen können. Außerdem können Sie Ihre Sammlung von Wiki-Dokumenten in Ordnern für jeden Arbeitsbereich organisieren, um den Zugriff zu erleichtern. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, können Sie alles mit ein paar Klicks archivieren.

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