Umgang mit eingehenden E-Mails

Das Allegra-System kann E-Mails aus Mailboxen (POP3 und IMAP) lesen und daraus entweder neue Vorgänge erstellen oder Kommentare zu vorhandenen Vorgängen hinzufügen.

Sie können das Allegra-System zentral für das System mit einem E-Mail-Konto verbinden. Sie können auch jedem Bereich ein E-Mail-Konto zuweisen. Allegra wird sich wie jeder andere normale E-Mail-Client wie Outlook, Lotus oder Thunderbird in Richtung des E-Mail-Servers verhalten.

Wenn Sie möchten, kann Allegra E-Mails aus einem Postfach lesen und entweder neue Vorgänge erstellen oder Kommentare zu vorhandenen Vorgängen hinzufügen. Beim Erstellen neuer Vorgänge wird das Subjekt zum Vorgangs-Titel, der Body der E-Mail wird zur Vorgangs-Beschreibung, und alle Anhänge sind an den Vorgang angehängt. Sie können kontrollieren, wer Vorgänge per E-Mails erstellen kann.

../_images/mailboxes.png

Basierend auf Markern in der Betreffzeile kann Allegra erkennen, ob ein Vorgang bereits vorhanden ist. In diesem Fall wird die E-Mail als Kommentar zum vorhandenen Vorgang hinzugefügt. Im folgenden wird der Prozess beim Empfang einer E-Mail erklärt:

  • Ein cron-Job started den Bearbeitungsprozess

  • Die E-Mail-Konfiguration wird geprüft. Falls es gravierende Fehler gibt, erscheinen die im Log und falls möglich als Antwort-E-Mail

  • Falls nur im System bekannte Absender zugelassen sind, werden Nachrichten unbekannter Absender zurückgewiesen

  • Die Absender-Adresse wird gegen das Pattern zulässiger E-Mail-Adressen in der Serverkonfiguration, Reiter eingehende E-Mails, geprüft. Dieses Pattern wird auch benutzt für die projekt-spezifischen E-Mail-Boxen, selbst wenn die System-Mailbox ausgeschaltet ist. Zum Setzen des Patterns muss man kurzzeitig die eingehende E-Mail aktivieren, kann sie danach aber wieder deaktivieren

  • Die Betreff-Zeile wird geprüft; sie darf nicht leer sein.

  • Es wird auf Standard-E-Mail-Fehler-Codes geprüft. Solche E-Mails werden kommentarlos verworfen.

  • Die E-Mail wird mit dem Groovy-Skript EmailGuardScript bearbeitet.

  • Die E-Mail wird mit dem Groovy-Skript EmailActivityScript bearbeitet.