E-Mail-Filterskripte für Kundenportal

Allegra kann Vorgänge und Kommentare zu Vorgängen aus E-Mails erstellen. Das System selbst versucht weitgehend, E-Mail-Schleifen zu verhindern. Darüber hinaus ist es möglich, E-Mails auf bestimmte Inhalte zu untersuchen und die Erstellung von unerwünschten Vorgängen zu unterdrücken.

E-Mail-Filterskripte verwalten

Um E-Mail-Filterskripte zu verwalten, gehen Sie in der Perspektive „Verwaltung“ > Anpassen > Skripte. Dort finden Sie mindestens drei Skripte:

  • Ein Parameter-Datensatz EmailSubjectRejectRegexps

  • Ein Parameter-Datensatz EmailBodyCutRegexps

  • Ein Parameter-Datensatz EmailAttachmentRemoveRegexps

Diese Datensätze sind keine Skripte im eigentlichen Sinn, sondern werden als Parameter einer im System eingebauten Filterung verwendet. Sie sollen im folgenden erklärt werden.

Parameter-Datensatz EmailSubjectRejectRegexps

Dieser Datensatz muss genauso heißen und enthält eine Reihe von Zeilen mit regulären Ausdrücken. Wird mindestens einer dieser Ausdrücke in der Betreffzeile einer E-Mail gefunden, wird diese E-Mail ignoriert und es wird kein Vorgang daraus angelegt. Mehr Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie z.B. unter https://wiki.selfhtml.org/wiki/Regulärer_Ausdruck.

Die Ausdrücke ignorieren Groß- und Kleinschreibung. Kommentarzeilen beginnen mit einem Doppelkreuz “#”. Pro Zeile darf ein regulärer Ausdruck angegeben werden.

# Kommentar
automatic answer
out of.*?office
out of.*?house
Automatische Antwort
ausser Haus

Wenn Sie diesen Datensatz umbenennen, wird er inaktiv. Das kann zu unerwünschten E-Mail-Schleifen führen.

Parameter-Datensatz EmailBodyCutRegexps

Dieser Datensatz muss genauso heißen und enthält eine Reihe von Zeilen mit regulären Ausdrücken. Der Teil im Haupttext (Body) einer E-Mail, auf den der Ausdruck zutrifft, wird entfernt. Mehr Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie z.B. unter https://wiki.selfhtml.org/wiki/Regulärer_Ausdruck. Die Ausdrücke ignorieren Groß- und Kleinschreibung sowie Zeilenumbrüche. Kommentarzeilen beginnen mit einem Doppelkreuz “#”. Pro Zeile darf ein regulärer Ausdruck angegeben werden. Im folgenden Beispiel wird der Disclaimer-Text am Ende einer E-Mail entfernt, wenn er mit dem Text “This e-mail may contain confidential” beginnt und mit dem Text “We thank you for your cooperation.” endet.

# Kommentar
This\s*e-mail\s*may\s*contain\s*confidential.*?We\s*thank\s*you\s*for\s*your\s*cooperation\.

Wenn Sie den Datensatz umbenennen, wird er inaktiv.

Parameter-Datensatz EmailAttachmentRemoveRegexps

Dieser Datensatz muss genauso heißen und enthält eine Reihe von Zeilen mit regulären Ausdrücken. Wiederholte eingebettete Anhänge wie Logos, Signaturbilder usw. sollen in der Regel nicht als Anhänge gespeichert werden. Allegra bietet drei Möglichkeiten, Anhänge oder Verweise darauf zu filtern:

  • nach Dateinamen

  • Verweise auf Anhänge

  • Hashcode eines Anhangs

Sie definieren die Muster jeweils nach den Zeilen mit den Markern “#fileNames:”, “#referencePatterns:” und “#fileHashes:”. Findet das System einen Anhang, dessen Dateiname mit einem regulären Ausdruck übereinstimmt, wird dieser Anhang nicht gespeichert. Bei den Dateinamenmustern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Um auch die Verweise auf zu entfernende Bildanhänge innerhalb des E-Mail-Haupttextes zu löschen, geben Sie nach dem Marker “#referencePatterns:” Referenzmuster an. Der $cid-Teil wird dynamisch mit dem aktuellen cid-Wert entfernt. Jede Zeile darunter sollte einen regulären Ausdruck bis zum nächsten Marker enthalten. Es kann sein, dass ein E-Mail-Client den Namen einer eingebetteten Datei in einen generische Namen ändert. In diesem Fall können Sie die Datei nicht anhand des Namens abrufen. Hier hilft Ihnen die “#fileHashes:”-Funktion. Nach dem Marker “#fileHashes:” legen Sie eine Liste mit einem Hashcode pro Zeile für jede Datei an, die nicht als Anhang hinzugefügt werden soll.

Bemerkung

Sie können einen Hash für eine Datei beim Editieren eines Vorgangs mit diesem Anhang abrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang des Vorgangs klicken und “Datei-Hashcode” auswählen.

# Kommentar
#fileNamePatterns:
track.*\.png
#referencePatterns:
<a href=\"#\".*?><img.*?src=\"cid:$cid\".*?><\/a>
#fileHashes:
#mailLogo
327623B4C0F43950325B56353D431EBB
#tracklogo
B01CAF8D877E5551AA694897A4C29C36
#reportLogo
5053A46D4188920C77578FE8B75D