Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?

1. Das magische Dreieck

Das magische Dreieck – auch “Eisernes Dreieck” oder “Triple-Constraint-Modell” genannt – ist ein Instrument, mit dem Projektmanager drei wichtige konkurrierende Zielgrößen eines Projekts visualisieren können:

• Umfang (auch Leistungsumfang, Qualität)
• Zeit (auch Dauer)
• Kosten (auch Aufwand)

Änderungen einer Zielgröße wirken sich auf die beiden anderen aus. Wird beispielsweise das Projektbudget gekürzt, kann das schlecht ohne Abstriche am Lieferumfang erfolgen. Wird der Liefertermin nach vorne verschoben, hat das fast immer Auswirkungen auf die Qualität der Ergebnisse.

Eine der Hauptaufgaben eines Projektleiters besteht deshalb darin, soweit wie möglich die durch das magische Dreieck formulierten Ziele zu erreichen, nämlich

• das gewünschte Ergebnis
• innerhalb des geplanten Zeitraums
• unter Einhaltung der geplanten Kosten

bereitzustellen.

Projektmanager versuchen, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Das magische Dreieck hilft, diese Erwartungen in einem realistischen Rahmen zu halten. Es ist deshalb wichtig, dass die durch dieses Modell beschriebenen Zusammenhänge allen Projektbeteiligten klar sind.
Das magische Dreieck setzt die drei Projektdimensionen

• Zeit oder Dauer,
• Kosten oder Aufwand
• sowie Leistungsumfang

miteinander in Beziehung. Dabei ist der Umfang in der Regel proportional zu Dauer und Kosten, während die Zeit oft umgekehrt proportional zu den Kosten ist, d.h. eine kürzere Lieferfrist ist mit höherem Aufwand verbunden.

Will der Kunde z.B. neue Funktionen hinzufügen und damit den Umfang vergrößern, wird wahrscheinlich auch die Projektdauer und das Budget erhöht werden müssen, um den größeren Aufwand zu bewältigen.

Wenn andererseits die Kosten gesenkt werden müssen, ergeben sich evtl. längere Lieferfristen, weil man z.B. auf teure Spezialisten verzichten muss.

Wird die Lieferfrist verkürzt, benötigt man evtl. mehr Geld für spezielle Maschinen oder zusätzliche Mitarbeiter.

Schauen wir uns die drei Variablen mal etwas genauer an. Wir beginnen mit der wohl wichtigsten Dimension des magischen Dreiecks, dem Leistungsumfang.

2. Umfang

Auch wenn Ihre Stakeholder zuerst nach Kosten und Terminen fragen, sollten Sie als Projektleiter insistieren, zunächst zu klären, was zu liefern ist. Das bezeichnen wir im magischen Dreieck als den „Umfang“.

Der Umfang eines Projekts wird bestimmt durch alles, was erstellt werden soll. Dazu gehören die direkt zum Endergebnis gehörenden Elemente wie auch alle Metaprodukte wie Spezifikationen, Tests und Pläne.

Der Umfang eines Projekts sollte in Form einer für alle Stakeholder verständlichen Leistungsbeschreibung vorliegen, bevor eine verbindliche Zeit- und Kostenplanung erfolgt. Denn wenn Sie nicht wissen, was Sie liefern sollen, können Sie auch nicht sagen, wie lange es dauern und was es kosten wird.

Die Bestimmung des Umfangs wird idealerweise außerhalb des eigentlichen Projektes in einem Vorprojekt durchgeführt, mit eigener Planung und eigenem Budget. Erst danach kann es weitergehen zur Planung der Zeit.

3. Zeit

Unter „Zeit“ verstehen wir die Dauer des Projekts vom Beginn bis zum Abschluss. Die Zeit wird durch den Projektzeitplan in Projektphasen unterteilt und mit Meilensteinen weiter strukturiert.

Zeit und Aufwand können gleichzeitig sowohl proportional wie auch umgekehrt proportional voneinander abhängen, müssen es aber nicht. Beton trocknen zu lassen braucht Zeit, aber keinen Aufwand. eine teure Maschine zu mieten kostet Aufwand, braucht aber wenig Zeit.

Die gleiche Arbeit in einem Drittel der Zeit zu schaffen benötigt aufgrund von Koordinationsaufwänden und höheren Friktionen meist mehr als dreimal so viele Ressourcen.

Die „Zeit“-Dimension bedeutet für den Projektleiter die Einhaltung des Terminplans. Zeitpuffer sind dabei eine wesentliche Vermeidungsstrategie gegenüber Risiken, die den Zeitplan gefährden können.

4. Zeit verhandeln

Als Projektleiter kommen Sie schnell an den Punkt, wo von Ihnen Termine verlangt werden. Oft ist zu diesem Zeitpunkt weder klar, was zu liefern ist noch welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen.

Widerstehen Sie unbedingt der Versuchung, in einer solchen Situation ihren Stakeholdern zum Gefallen die gewünschten Termine verbindlich zuzusagen. Die Unannehmlichkeit, die Sie sich in diesem Moment sparen, müssen Sie später durch einen lange anhaltenden Schmerz bezahlen, der u.a. im Verteidigen vieler Terminverschiebungen sowie einem dadurch erworbenen Ruf der Unzuverlässigkeit besteht.

Für verbindliche Terminzusagen müssen Sie recht genau wissen, was zu liefern ist. Deshalb ist es notwendig, vor Beginn des eigentlichen Projektes eine Phase einzuplanen, in der der Projektumfang für alle Stakeholder verständlich und verbindlich definiert wird.

Deshalb: Ohne Kenntnis des Umfangs keine Termine!

Wenn Sie Ihren Terminplan vorstellen, werden einige Stakeholder versuchen, Sie zu einem früheren Liefertermin zu bewegen. Sie wollen vielleicht den Erwartungen entsprechen und lassen sich überreden, Puffer herauszunehmen oder überall den besten Fall anzunehmen.

Diese Nettigkeit müssen Sie später teuer bezahlen. Es ist in der Regel besser, am Anfang als etwas unflexibel zu gelten und dann aber zuverlässig zu liefern, als am Anfang als jemand dazustehen, der viel verspricht und dann aber am Ende wenig hält.

Der letzte Eindruck wird bleiben, nicht der erste.

Deshalb: Ändern Sie Ihre Zeitplanung nicht in Verhandlungen!

Wenden wir uns nun den Kosten zu.

5. Kosten

Die zulässigen Kosten eines Projekts oder besser der Aufwand sind in der Regel durch wirtschaftliche Überlegungen bestimmt. In der Aufwands- und Ressourcenplanung schätzen Sie die Aufwände für die einzelnen Arbeitspakete des Projekts ab und weisen ihnen die notwendigen und verfügbaren Ressourcen zu.

Wie für die Zeitplanung benötigen Sie für die Aufwandsplanung eine Vorstellung von dem, was Sie im Rahmen des Projekts liefern sollen. Wenn Sie oder Ihr Team nicht schon mal etwas Ähnliches erstellt hat, gehen Sie ein hohes Risiko ein, den Aufwand zu unterschätzen. In diesem Fall müssen Sie genügend Reserven einplanen, um wirtschaftlichen Schaden zu vermeiden.

6. Kosten verhandeln

Als Projektleiter bekommen Sie häufig ein Budget, das aus Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen herrührt. Im Rahmen dieses Budget sollen Sie dann das gewünschte Projektergebnis erzielen.

Wenn Ihnen Budget und Ergebnis fest und unverhandelbar vorgegeben werden, haben sie als Projektleiter praktisch keinen Spielraum mehr und sollten sich vielleicht nach einer anderen Aufgabe umsehen.

Ansonsten ermitteln Sie zunächst zusammen mit Ihren Ressourcen die für die Umsetzung einzelner Leistungsmerkmale notwendigen Aufwände.
Hier besteht die Gefahr, dass Sie Ihre Mitarbeiter herunterhandeln wollen, weil das Ihnen das Leben gegenüber Ihren Stakeholdern vereinfacht.

Widerstehen Sie dieser Versuchung! Ihre Mitarbeiter haben z.T. deutlich mehr Erfahrung als Sie und unterschätzen den Aufwand eher als dass sie ihn überschätzen.

Gegenüber Ihren Stakeholdern müssen Sie die von Ihren Mitarbeitern geschätzten Aufwände vertreten. Sie können über Leistungsmerkmale verhandeln, also den Umfang, aber nicht über Aufwände.

7. Wie hilft Ihnen das magische Dreieck?

Das magische Dreieck ist ein stark abstrahierendes Modell des Projektmanagements, das Ihnen hilft, die wesentlichen Dimensionen eines Projekts gegenüber Ihren Stakeholdern und Mitarbeitern zu kommunizieren und selbst im Auge zu behalten.

Ihren Stakeholdern gegenüber können Sie transparent machen, dass es unauflösliche und nicht verhandelbare Beziehungen zwischen Leistungsumfang, Aufwänden und Lieferterminen gibt.

Ihnen selbst ermöglicht es, Projekte umfassend zu planen und dabei die Entwicklung jeder der drei Zielgrößen im Auge zu behalten. Darüber hinaus hilft Ihnen ein tieferes Verständnis der drei Zwänge, die Grenzen des Projekts zu erkennen und bessere Entscheidungen zu treffen, wenn sich Änderungen ergeben. Dadurch können kostspielige Verzögerungen vermieden werden.

Mit anderen Worten: Sie können das magische Dreieck nutzen, um Folgendes zu bewältigen:

• Aufgaben: Projektplanung und -steuerung, agiles Projektmanagement, Änderungsmanagement und Kapazitätsplanung
• Herausforderungen: Zeit (z. B. externe oder interne Verzögerungen), Kosten (z. B. Überschreitung der Budgetzuweisungen) und Umfang (z. B. Anfragen für zusätzliche Funktionen oder geänderte Spezifikationen)

8. Das magische Dreieck ausbalancieren

Die Aufrechterhaltung des Gleichgewichts zwischen den drei Variablen des magischen Dreiecks gewährleistet, dass ein Projekt reibungslos abläuft und die Ergebnisse den Erwartungen der Stakeholder entsprechen. Um dieses Gleichgewicht zu erreichen, müssen Sie zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Kompromisse eingehen, um die widersprüchlichen Dimensionen des Projektdreiecks zu auszuregeln.

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass kein Projekt erfolgreich sein kann, wenn alle drei Zielgrößen festgelegt sind. Mindestens eine von ihnen muss flexibel sein, damit Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Schauen Sie sich die folgenden Szenarien an, um zu verstehen, wie sich die Randbedingungen Ihres Projekts gegenseitig beeinflussen und welche Kompromisse sich daraus ergeben können:

• Wenn Sie sich auf die Zeit konzentrieren, um das Projekt so schnell wie möglich abzuschließen, muss der Umfang reduziert werden, oder Sie müssen mehr Ressourcen bereitstellen, um die Arbeit rechtzeitig zu erledigen.
• Wenn die Kosten im Vordergrund stehen und Sie Ihr Projekt im Rahmen des Budgets abschließen wollen, müssen Sie den Umfang des Projekts verringern oder die ursprünglichen Fristen verlängern, da Sie weniger oder billigere Mitarbeiter beschäftigen werden.
• Wenn Sie den Umfang in den Vordergrund stellen und qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen mit vielen Funktionen liefern wollen, benötigen Sie zusätzliche Mittel und Zeit, um die damit verbundenen komplexen Aufgaben zu bewältigen.

Zweifellos wird jeder Projektmanager die Aufgabe, die drei Dimensionen im Gleichgewicht zu halten, ohne eine Projektmanagementlösung, die ihn bei der Planung, Verwaltung und Verfolgung von Projekten unterstützt, als unmöglich bezeichnen.

9. Magisches Dreieck und Projektmanagementsoftware

Ein umfassendes Projektmanagement-Tool wie Allegra hilft Ihnen dabei, die Projektaufgaben im Vergleich zum Projektzeitplan zu visualisieren, Abhängigkeiten hervorzuheben und wichtige Meilensteine mit Hilfe von interaktiven Gantt-Diagrammen zu verfolgen.

Ein Gantt-Diagramm bietet Ihnen und Ihren Kunden nicht nur einen Überblick über den Projektzeitplan, sondern hilft Ihnen auch, Ihrem Team den Projektumfang zu vermitteln, die Kosten genau zu schätzen und die Ressourcen besser zuzuordnen.

Apropos Ressourcen: Allegra bietet Ihnen mit Hilfe von Basiskalendern und persönlichen Kalendern für jedes Teammitglied vollen Einblick in die tägliche Arbeitsbelastung. Mit dieser Funktion können Sie die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen im Auge behalten und bei Bedarf schnell Änderungen vornehmen.

Halten Sie die Projektkosten mit Hilfe von Ampeldiagrammen unter Kontrolle, die Ihnen helfen, den aktuellen Stand Ihres Projekts in Bezug auf Liefertermine, Budgeteinhaltung und Produktqualität in einem ansprechenden visuellen Format zu sehen. Darüber hinaus können Sie diese Diagramme auch verwenden, um Kunden und Führungskräften über den Projektfortschritt zu berichten.

Weitere Informationen über die Funktionen der Projektmanagement-Software Allegra finden Sie in diesem vollständigen Leitfaden für Einsteiger.