Projektphasen und Projektlebenszyklus

Da es sich bei Projekten in der Regel um einmalige Unternehmungen handelt, ist ihre Durchführung mit Risiken verbunden. Im Projektmanagement strukturiert man deshalb den Projektplan in mehrere Projektphasen. Damit lassen sich Projekte besser steuern und die Einbindung eines Projekts in aktuellen Abläufe der durchführenden Organisation lässt sich einfacher realisieren. Die Projektmanagement-Phasen werden zusammenfassend als Projektlebenszyklus bezeichnet.

1. Merkmale der Projektphasen
2. Merkmale des Projektlebenszyklus
3. Repräsentative Beispiele für Projektlebenszyklen
   1. Embedded Systems-Entwicklung
   2. Baugewerbe
   3. Pharmazeutische Industrie
   4. Software-Entwicklung

1. Merkmale der Projektphasen

Nach dem PMBOK ist jede Projektphase durch die Fertigstellung eines oder mehrerer Ergebnisse gekennzeichnet. Ein Deliverable ist ein greifbares, verifizierbares Arbeitsprodukt, wie z.B. eine Machbarkeitsstudie, ein Detailentwurf oder ein funktionsfähiger Prototyp. Die Arbeitsergebnisse und damit die Phasen sind Teil einer allgemein gültigen Logik, die eine korrekte Definition des Projektprodukts gewährleisten soll.

Der Abschluss einer Projektphase wird im Allgemeinen durch eine Überprüfung sowohl der Schlüsselergebnisse als auch der Projektleistung gekennzeichnet, um (a) zu bestimmen, ob das Projekt in seine nächste Phase übergehen soll, und (b) um Fehler kostengünstig zu erkennen und zu korrigieren. Diese Überprüfungen am Ende einer Phase werden oft als Phasenausgänge, Stage Gates oder Kill Points bezeichnet.

Jede Projektphase umfasst in der Regel eine Reihe von definierten Arbeitsprodukten, mit denen die gewünschte Ebene der Managementkontrolle festgelegt werden soll. Die meisten dieser Elemente beziehen sich auf das in der primären Phase zu liefernde Ergebnis, und die Phasen werden üblicherweise nach diesen Elementen benannt: Anforderungen, Entwurf, Aufbau, Text, Inbetriebnahme, Umsatz und gegebenenfalls andere. Mehrere repräsentative Projektlebenszyklen werden weiter unten beschrieben.

2. Merkmale des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus dient dazu, den Beginn und das Ende eines Projekts zu definieren. Wenn z.B. eine Organisation eine Gelegenheit identifiziert, auf die sie reagieren möchte, wird sie oft eine Durchführbarkeitsstudie genehmigen, um zu entscheiden, ob sie ein Projekt durchführen sollte. Die Definition des Projektlebenszyklus bestimmt, ob die Durchführbarkeitsstudie als erste Projektphase oder als separates, eigenständiges Projekt behandelt wird.

Die Definition des Projektlebenszyklus mit seinen Projektphasen wird auch bestimmen, welche Übergangsmaßnahmen am Ende des Projekts eingeschlossen sind und welche nicht. Auf diese Weise kann die Definition des Projektlebenszyklus dazu verwendet werden, das Projekt mit dem laufenden Betrieb der ausführenden Organisation zu verbinden.

Die durch die meisten Projektlebenszyklen definierte Phasenfolge beinhaltet im Allgemeinen eine Form des Technologietransfers oder der Übergabe, wie z.B. Anforderungen an das Design, die Konstruktion an den Betrieb oder die Konstruktion an die Fertigung. Die Ergebnisse der vorhergehenden Phase werden in der Regel genehmigt, bevor die Arbeit an der nächsten Phase beginnt. Manchmal wird jedoch eine Unterphase vor der Genehmigung der Ergebnisse der vorherigen Phase begonnen, wenn die damit verbundenen Risiken als akzeptabel erachtet werden. Diese Praxis der sich überschneidenden Phasen wird oft als Fast Tracking bezeichnet.
Projektlebenszyklen werden im Allgemeinen definiert:

• Welche technische Arbeit sollte in jeder Phase geleistet werden (z.B. ist die Arbeit der Ar-
  chitect Teil der Definitionsphase oder Teil der Ausführungsphase?).
• Wer sollte an jeder Phase beteiligt sein (z.B. erfordert Concurrent Engineering
  dass die Umsetzer an den Anforderungen und der Gestaltung beteiligt werden).
  Die Beschreibungen des Projektlebenszyklus können sehr allgemein oder sehr detailliert sein. Beschreibungen mit hohem Detaillierungsgrad können zahlreiche Formulare, Diagramme und Checklisten enthalten, um Struktur und Konsistenz zu gewährleisten. Solche detaillierten Vorgehensweisen werden oft als Project Man-
  Altersmethodiken.
  Die meisten Beschreibungen der Projektphasen weisen eine Reihe von Gemeinsamkeiten auf:
• Die Kosten und der Personalbestand sind zu Beginn niedrig, zum Ende hin höher und sinken
  schnell, wenn das Projekt zu einem Abschluss kommt. Dieses Muster ist in Abb. dargestellt.
• Die Wahrscheinlichkeit, das Projekt erfolgreich abzuschließen, ist am geringsten, und daher sind das Risiko und die Unsicherheit zu Beginn des Projekts am größten. Der erfolgreiche Abschluss wird im Allgemeinen mit fortschreitender Projektdauer immer höher.
• Die Fähigkeit der Interessenvertreter, die endgültigen Eigenschaften des Projektprodukts und die Endkosten des Projekts zu beeinflussen, ist zu Beginn am höchsten und wird im weiteren Verlauf des Projekts immer geringer. Ein Hauptfaktor für dieses Phänomen ist, dass die Kosten für Änderungen und Fehlerkorrekturen im Allgemeinen steigen, wenn das Projekt weitergeführt wird.

Es sollte darauf geachtet werden, den Projektlebenszyklus vom Produktlebenszyklus zu unterscheiden. Zum Beispiel ist ein Projekt, das unternommen wird, um einen neuen Desktop-Computer auf den Markt zu bringen, nur eine Phase oder Stufe des Produktlebenszyklus.

Obwohl viele Projektlebenszyklen ähnliche Phasennamen mit ähnlichen erforderlichen Arbeitsprodukten haben, sind nur wenige identisch. Die meisten haben vier oder fünf Phasen, aber einige haben neun oder mehr. Sogar innerhalb eines einzelnen Anwendungsbereichs kann es erhebliche Unterschiede geben – der Softwareentwicklungs-Lebenszyklus einer Organisation kann eine einzige Design-Phase haben, während der einer anderen Organisation getrennte Phasen für Funktions- und Detaildesign aufweist.

Auch Teilprojekte innerhalb von Projekten können unterschiedliche Projektphasen haben. Zum Beispiel ist ein Architekturbüro, das mit dem Entwurf eines neuen Bürogebäudes beauftragt wurde, zunächst in der Definitionsphase des eigenen Gebäudes beteiligt, wenn es den Entwurf durchführt, und in der Implementierungsphase des Eigentümers, wenn es die Bauarbeiten unterstützt. Das Entwurfsprojekt des Architekten hat jedoch eine eigene Reihe von Phasen von der konzeptionellen Entwicklung über die Definition und Umsetzung bis zum Abschluss. Der Architekt kann sogar den Entwurf der Anlage und die Unterstützung des Baus als separate Projekte mit eigenen Phasen behandeln.

3. Repräsentative Projekt-Lebenszyklen

Die folgenden Projektlebenszyklen mit ihren Projektphasen wurden ausgewählt, um die Vielfalt der verwendeten Ansätze zu veranschaulichen. Die gezeigten Beispiele sind typisch; sie werden weder empfohlen noch bevorzugt. In jedem Fall sind die Phasennamen und wichtigsten Ergebnisse die vom Autor beschriebenen.

3.1 Embedded Systems

Die Direktive 5000.2 des US-Verteidigungsministeriums in der revidierten Fassung vom Februar 1993 beschreibt eine Reihe von Meilensteinen und Phasen der Beschaffung.

• Bestimmung des Missionsbedarfs mit Genehmigung der Konzeptstudien.
• Konzeptexploration und Definition – Endpunkte mit Konzeptdemonstration.
• Demonstration und Validierung – endet mit der Entwicklungsgenehmigung.
• Konstruktions- und Fertigungsentwicklung – endet mit der Produktionsfreigabe.
• Produktion und Einsatz – überlappen den laufenden Betrieb und Support.

3.2 Baugewerbe

Morris [1] beschreibt den Lebenszyklus eines Bauprojekts:

• Machbarkeitsprojektformulierung, Machbarkeitsstudien und Strategieentwurf und ap- proval. Am Ende dieser Phase wird eine Go/No-Go-Entscheidung getroffen.
• Planung und Entwurf – Basisdesign, Kosten und Zeitplan, Vertragsbedingungen und -konditionen und Detailplanung. Größere Aufträge werden am Ende dieser Phase vermietet.
• Produktion-Herstellung, Lieferung, Bauarbeiten, Installation und Prüfung. Am Ende dieser Phase ist die Anlage im Wesentlichen fertig gestellt.
• Umsatz und Inbetriebnahme – abschließende Tests und Wartung. Die Anlage ist vollständig fertiggestellt. Der Betrieb beginnt am Ende dieser Phase.

3.3 Projektphasen bei der Pharmazeutika-Entwicklung

Murphy [2] beschreibt die Projektphasen für die Entwicklung neuer pharmazeutischer Produkte in den Vereinigten Staaten:

• Discovery and Screening- umfasst Grundlagen- und angewandte Forschung zur Identifizierung von Kandidaten für präklinische Tests.
• Präklinische Entwicklung – schließt Labor- und Tierversuche zur Bestimmung der Sicherheit und Wirksamkeit sowie die Vorbereitung und Einreichung einer Investigational New Antrag auf Arzneimittelzulassung (IND).
• Registrierung(en) Workup – umfasst klinische Tests der Phasen I, II und III sowie Vorbereitung und Einreichung eines Antrags für ein neues Medikament (NDA).
• Aktivität nach der Einreichung – umfasst zusätzliche Arbeiten, die zur Unterstützung der Überprüfung der NDA durch die Food and Drug Administration erforderlich ist.

3.4 Projektphasen in der Software-Entwicklung

Für die Softwareentwicklung gibt es nach dem ursprünglichen “Waterfall”-Modell und dem Spiralmodell durch die Verbreitung agiler Methoden eine große Anzahl von Lebenszyklusmodellen und entsprechenden Projektphasen. Hier ein Beispiel:

• Der Proof-of-Concept-Zyklus erfasst die Geschäftsanforderungen, definiert die Ziele für den Proof-of-Concept, erstellt den konzeptionellen Systementwurf, entwirft und konstruiert den Proof-of-Concept, erstellt Abnahmetestpläne, führt eine Risikoanalyse durch und spricht Empfehlungen aus.
• Erster Build-Zyklus – Ableitung der Systemanforderungen, Definition der Ziele für den ersten Build, Erstellung des logischen Systemdesigns, Entwurf und Konstruktion des ersten Builds, Erstellung von Systemtestplänen, Bewertung des ersten Builds und Abgabe von Empfehlungen.
• Zweiter Build-Zyklus: Ableitung von Subsystemanforderungen, Definition der Ziele für den zweiten Build, Erstellung des physischen Designs, Erstellung des zweiten Builds, Erstellung von Systemtestplänen, Bewertung des zweiten Builds und Abgabe von Empfehlungen.
• Endgültiger Zyklus – Anforderungen an die Einheit, endgültiger Entwurf, Konstruktion des endgültigen Aufbaus, Durchführung von Einheits-, Subsystem-, System- und Abnahmetests.

Weitere Informationen zu Projektmanagement Phasen

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